A一文件控制程序.docx
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A一文件控制程序
1、目的：
建立本公司质量文件及资料的一致性，确保相关单位及人员持有最新之文件，以及防止不适宜的文件及资料被使用。
2、适用范围：
适用于对本公司质量体系文件的编制、评审、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识回收和作废等全过程的控制。
3、定义：
外来文件是指外部组织制定的与产品有关的法律、法规或标准等。
4、机构与职责：
4.1ISO推行小组：
负责管理手册、程序文件、指导书、表格的发放，并保管其原件，负责外来文件的编号。
4.2行政部：
负责外来文件的接收，转交给相关部门。
4.3各部门：
负责将外来文件交ISO推行小组编号，识别和发放文件给予相关部门使用.
注：
（客供的图纸、样板等可参照以下外来文件的相关规定进行管理，由业务部/板房责负）
5、程序
5.1文件的分类与编号
5.1.1文件分为受控文件和非受控文件两种。
5.1.2文件从内容上分为四个阶段：
管理手册
一级
程序文件
二级
三级
作业指导书、规范
记录、表格和外来文件
四级
5.1.3文件的编号
5.1.3.1文件种类代号：
管理手册：
QE
程序文件：
QS
作业指导书：
WI
记录表格：
FR
外来文件：
WG
5.1.3.2.文件编号构成方法
（1）、管理手册编号：
QE-2.0
QS––
程序文件顺序号（用阿拉伯数字排序，如01，02，03……）
（2）、程序文件编号方法：
-
-
程序文件代号
（3）、三级文件（作业指导书）编号方法：
三级文件顺序号
三级文件代号（作业指导书）
注：
外来文件的编号方法：
WG（外来文件代号）—（外来文件的顺序号，采用阿拉伯数字排序）
（4）程序文件对应的记录表格的编号方法：
注1：
程序文件未涉及的其它质量记录表格的编号方法：
FR—（部门代号）—流水号
（记录表格的流水号，用阿拉伯数字排序）
（5）、版本号
修订次第，阿拉伯数字排序，如：
1为第一次修改，…）
版本号，阿拉伯数字排序，第一版为1）
（注：
因外部审核发现需修改的，修改后直接改版本号；内部修改文件则变更修订次第，次数达5次的则改版本号；为了版本号的统一必要时由管理者代表作出规定）
5.2文件的制定
5.2.1文件的样式
管理手册、程序文件首页和正文的格式如附表一所示。
三级文件不拘形式，但需有明显显示文件编号、文件名称、版本、页码、实施日、制定日和制定、审核、核准签署栏。
四级文件随上级文件制定和审批。
5.2.2文件的制定
管理手册、程序文件、作业指导书、记录和表格制定、审核、核准如下表所示。
文件种类
制定
审议机构
审核
核准
管理手册
ISO推行小组
ISO工作小组会议
总经理
董事长
程序文件
ISO推行小组
ISO工作小组会议
部门责任者
总经理
作业指导书
各部门
ISO工作小组会议
部门负责人
总经理
记录、表格
各部门
部门内部会议
部门责任人
部门负责人
ISO工作小组会议由总经理、ISO推行小组全体成员（含文控）和相关责任人参加。
5.3文件的发放
为有效推进品质管理工作，应及时向各部门发放文件的最新有效版本。
5.3.1管理手册、程序的发放
5.3.1.1管理手册、程序经核准后，由ISO推行小组统一复印、受控分发并建立发放记录”，管理手册、程序文件的原件保管在ISO推行小组（文控）。
5.3.1.2由ISO推行小组将原件副本盖上“ISO推行小组”的红印以示受控，发放给各部门及总经理，正、副管理者代表。
各部门应指定文件管理责任人。
5.3.1.3如果公司组织机构发生变化时，新增设的部门责任人向ISO推行小组申请管理手册和程序文件，已裁减部门的管理手册和程序文件由ISO推行小组负责收回。
5.3.1.4管理手册、程序发放的场所见附表二所示。
5.3.2作业指导书、表格的发放
5.3.2.1作业指导书批核后、由ISO推行小组（文控）负责复印、受控，分发至相关使用部门（制定部门），原件保管在ISO推行小组。
5.3.2.2各部门经批核后的表格，由ISO推行小组负责收集、编号、建立表格清单。
原件备案，复印件分发至相关使用部门，ISO推行小组每三个月与相关使用部门核对表格的使用情况，确保表格得到有效识别、控制。
5.3.3管理体系文件发放的登记
管理手册、程序文件、作业指导书、由ISO推行小组发放并登记、登记表的格式如附表三所示。
表格发放的登记以部门表格清单的形式进行确认。
各部门也可用代码表示，部门缩写代码为：
ISO推行小组：
IS
设备部：
SB
业务部：
YW
品管部：
PG
生产部：
SC
财务部：
CW
行政部：
XZ
5.3.4外来文件的发放
各接收部门收到外来文件并识别选取后，由ISO推行小组统一编号登记，并保存，若需发放则按5.3.3执行。
5.4文件的修改、废弃
5.4.1管理手册每三年进行一次整体评审，根据具体情况进行修订。
但是，当总经理提出修订的指示后应进行修改。
5.4.2程序文件每三年进行一次整体评审，根据具体情况进行修订。
但是，当管理者代表提出修订的指示后应进行修改。
5.4.3作业指导书、表格每年进行一次整体评审，根据具体情况进行修订。
但是，当管理者代表提出修订的指示后应进行修改。
5.4.4如果管理手册、程序文件、作业指导书和表格在管理体系运行中被认为不再适用，由提出人填写《文件变更申请表》（附表四），经原文件审核责任人核准后，由文控按5.3条款重新发放并建立文件回收发放记录。
5.4.5管理手册、程序部分修订时，需换页。
5.4.5.1每次修订须由ISO推行小组重新制作首页，采用打印的形式增填该次修订内容，相关人分别在制定/审核/批准栏签名，替换旧首页（此原件盖“作废”蓝印保存）。
5.4.5.2ISO推行小组将最新修订后的文件页页码确认后替换旧文件页（此原件盖“作废”蓝印保存）。
5.4.5.3ISO推行小组将最新修订后的首页和文件页复印后盖上“ISO推行小组”的红印，按5.3发放。
撤换下来的废弃旧首页、文件页复印件，集中回收盖“作废”蓝印，作废处理。
5.4.6作业指导书、表格修订时，由ISO推行小组重新打印，重新按5.3发放。
旧原件盖“作废”蓝印保存，撤换下来的废弃作业指导书、表格复印件，盖“作废”蓝印，集中回收作废处理。
5.4.7文件作废时在原稿上每页盖“作废”蓝印并由文控保存，废弃的复印件集中回收盖“作废”蓝印，作废处理。
注：
保留的作废文件的保存期为一年；管理者代表有要求时，按其规定保存。
5.5文件的保管
5.5.1各部门文件管理责任者应对文件认真保管，如有遗失，填写《文件记录遗失登记表》（附表五）备案。
5.5.2文件、记录应放入文件夹中，文件夹上一般应附有样式如附表六的标签纸。
5.5.3为了便于查阅，不同文件必要时用分隔纸隔开。
5.5.4文件夹的第一页一般应夹入文件的一览表。
5.5.5不能装入文件夹的文件可用其他方法保存。
5.5.6作废文件原件应予以明显标识，并与有效文件分开管理。
6、记录
《文件指导书及表格发放签收表》
《文件、记录遗失登记表》
《文件、程序文件发放部门一览表》
《文件变更申请表》
6、相关文件
《记录管理程序》（QS-WR-02）
7、附件
《手册、程序文件首页、正文格式说明》（QS-01-01）附表一
《手册、程序文件发放部门一览表》（QS-01-02）附表二
《文件、指导书及表格发放签收表》（QS-01-03）附表三
《文件变更申请表》（QS-01-04）附表四
《文件、记录遗失登记表》（QS-01-05）附表五
文件首页格式编号：
QS-01-01附表一
润兴发时装（深圳）有限公司
种类：
（1）
编号：
（2）
版本号：
（3）
名称：
（4）
共（6）页
制定日：
（7）
制定
（9）
审核
（10）
核准
（11）
实施日：
（8）
修订记录
编号
修订实施日
修订页
主要修订内容
制定
审核
核准
（12）
（13）
（14）
（15）
（9）
（10）
（11）
文件正文格式：
名称：
（4）
编号:
（2）
第（5）页共（6）页
记载内容：
（1）种类：
文件（手册、程序）的种类。
（2）编号：
填写手册、程序的编号。
（3）版本号：
现行版本号。
（4）名称：
填写文件的名称。
（5）第页：
当前页页序。
（6）共页：
文件页数总和（含目录页和附页,首页不计）。
（7）制定日：
填写现行版的制定日
（8）实施日：
填写现行版的实施日
（9）-（11）：
属签署栏，根据5.2.2的规定，分别由有关人员盖红印。
修订记录栏：
现行版本未作修改时，不用填。
（12）编号：
记入现行版本的修订次数，第一次修订时用+1表示。
（13）修订实施日：
填写最新修订实施日期。
（14）修订页：
填写修订页码。
（15）主要修订内容：
修订内容提要。
除（9）-（11）检印栏外，其余均由ISO推行小组填写。
手册、程序文件发放部门一览表附表二
编号：
QS-01-02
手册、程序名称
文件编号
发放部门
总经理
管理者表
ISO小组文控
设备部
业务部
品管部
财务部
行政部
生产部
管理手册
QE-WR-01
文件控制程序
QS-WR-01
记录管理程序
QS-WR-02
合同（订单）评审程序
QS-WR-03
管理评审程序
QS-WR-04
培训、意识与能力控制程序
QS-WR-05
客户满意不满意控制程序
QS-WR-06
采购控制程序
QS-WR-07
过程控制程序
QS-WR-08
产品标识与可追溯性程序
QS-WR-09
产品防护程序
QS-WR-10
产品测量和监控程序
QS-WR-11
管理体系审核程序
QS-WR-12
过程测量和监控程序
QS-WR-13
不合格品控制程序
QS-WR-14
不符合、纠正与预防措施程序
QS-WR-15
客户财产管理程序
QS-WR-16
测量和监控设备控制程序
QS-WR-17
生产计划控制程序
QS-WR-18
样板制作、确认程序
QS-WR-19
设备/治具管理程序
QS-WR-20
外注管理程序
QS-WR-21
注：
■：
为原件保管部门△：
为复印件保管部门（由ISO小组下发）
文件、指导书及表格发放签收表编号：
QS-01-03附表三
名称
编号
版本
发放日
发放
部门
数目
接受
部门
接收人
备注
编号：
QS-01-04文件变更申请表附表四
申请人：
申请部门：
日期：
文件名：
编号：
变更内容：
变更理由：
文件编写部门意见：
责任人：
日期：
审核人意见：
审核人：
日期：
核准人意见：
核准人：
日期：
文件、记录遗失登记表编号：
QS-01-05附表五
名称
编号
遗失部门
数目
时间
责任人
升级会员 