第2篇行政部管理制度.docx

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第2篇行政部管理制度

第二章行政管理制度2

2.1总则2

2.2行政管理职责2

2.3办公用品管理制度3

2.3.1总则3

2.3.2办公用品的申请3

2.3.3办公用品的购买4

2.3.4办公用品的领用4

2.3.5办公用品的保管4

2.3.6附则5

2.4固定资产管理制度10

2.4.1总则10

2.4.2固定资产的预算管理10

2.4.3固定资产请购办法11

2.4.4固定资产的清查11

2.4.5固定资产处置转移制度12

2.4.6固定资产的维护和维修14

2.4.7附则15

2.5车辆管理制度18

2.5.1总则18

2.5.2车辆调度管理18

2.5.3车辆日常管理19

2.5.4车辆日常保养、维修管理19

2.5.5车辆违规与事故处理办法20

2.6加油卡制度24

2.6.1总则24

2.6.2管理细则24

2.6.3油卡申请、发放、充值流程25

2.6.4附则26

2.7安全管理制度29

2.7.1总则29

2.7.2保密范围和密级确定29

2.7.3保密措施31

2.7.4解除和降低密级32

2.7.5责任与奖罚32

2.7.6营业安全管理制度33

2.7.7公司值班管理33

2.7.8现金、票证的安全管理34

2.7.9对机动车辆的管理34

2.7.10消防安全管理34

2.7.11职业健康安全管理35

2.8环境管理制度36

2.8.1制度内容36

2.9宿舍管理制度36

2.9.1总则36

2.9.2住宿申请及宿舍管理36

2.9.3住宿人员管理37

2.9.4附则39

2.10就餐管理制度40

2.10.1总则40

2.10.2就餐规定41

2.10.3食堂卫生制度41

2.10.4附则42

第二章行政管理制度

2.1总则

1、目的

为规范乐博公司办公管理秩序，加强行政后勤事务的管理，有效利用公司资源，配合公司制度化、标准化建设，加强公司文化建设和植入，特制定本制度。

2、适用范围

本制度适用于乐博公司总部及乐博下属全资分子公司。

2.2行政管理职责

1、根据领导意图和企业发展战略，负责起草公司重要文稿；

2、负责公司资料、信息管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作；

3、负责行政物业费用预算的编制与费用审核；

4、负责公司行政物资的管理与调拨发放；

5、负责固定资产管理和物资的配备，计划的制定实施和实物管理工作；

6、负责组织设计并完善公司组织结构、业务流程、质量标准、操作规范、管理制度；

7、负责审核各级机构制度规范文件；

8、负责协助各级部门完善内部管理体系；

9、负责保障营业场所水、电等系统的正常运行及相关设施设备的维护与检修；

10、负责公司环境卫生及宿舍财产、员工安全管理工作；

11、负责食堂及宿舍的日常管理工作；

12、负责总务后勤、车辆等保障事务的综合管理工作；

13、负责开展员工活动，促进企业文化宣传工作；

14、负责公司各种证照的办理、年审等工作；

15、负责建立公司与员工良好的沟通渠道。

2.3办公用品管理制度

2.3.1总则

1、目的

为规范乐博公司办公用品的申请、发放流程，有效的控制办公费用，降低成本，针对公司实际情况，特制订本制度。

2、适用范围

本制度适用于公司总部各部门、各分子公司所有的办公用品的申请、发放和管理工作。

2.3.2办公用品的申请

1、对于常规性办公用品的申请，根据部门上报的月度《办公用品需求计划表》（附件二），直接由申请部门统一上报至行政部门登记，行政部门做出物品需求计划清单转交采购部进行审批。

采购部入库后，各部门根据需求进行申领，由行政部统一发放。

2、对于临时性办公用品的申请，由申请部门填写《办公用品申请采购单》（附件一）经部门经理签字确认后，到行政部办理申领手续。

3、各部门当月月底须提报下个月所有办公用品申领计划，填写《办公用品申请采购单》提交行政部。

4、行政部须制定每月办公用品计划及预算，提交《办公用品需求计划表》（附件二）由采购部及相关领导审批后方可采购。

在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则，选择直接去购买或者订购的方式。

2.3.3办公用品的购买

1、办公用品原则上由采购部统一采购后转交给行政部进行入库登记，行政部专人负责办公用品的分发和登记。

如有特殊情况，可由各分子公司、各部门提交《办公用品申请采购单》，经采购部同意后自行采购，采购部根据办公用品的库存情况以及消耗水平，确定订购数量和采购的价格。

2、采购部门在购买办公用品时，要货比三家，选择其中价格，质量最优者。

3、办公用品管理员遵循品种齐全、量足质优、库存合理、开支适当的原则。

4、乐博所有新开门店的物品配备，由新开门店负责人根据《新店办公用品标准配备清单》（附件三）提出申请，报公司采购审核同意后自行采购，采购时不得超出既定的价格和数量范围。

如有未囊括的物品价格和数量需求增减的情况，由新开门店负责人在第一时间电话上报至行政部，经采购部审核同意后方可增补门店采购物品。

2.3.4办公用品的领用

1、各部门、各子公司指定专人负责办公用品的领用，领用人在领用时需在登记表签字。

2、除正常配给的办公用品外，若有特殊需要须经行政部经理批准后方可领用。

3、公司新聘员工的办公用品由行政部门根据各部门负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作。

4、员工离职时应将可持续使用的办公用品移交接任者或交还公司。

5、各种印刷品及打印、复印用纸张由行政部统一购置，各子公司、各部门领用后自行管理，由行政部登记数量，各部门节约使用、杜绝浪费和公为私用。

2.3.5办公用品的保管

1、行政部必须对所有入库办公用品一一填写《物品入库单》见表四。

建立领用账本，办好入库及领用手续。

2、办公用品存放应定期清点，清点工作由行政部专人负责，行政部经理进行抽查。

清点要求做到账物一致，发现短少不符必须查找原因，查明责任、调整清单。

3、对决定报废的办公用品，要作好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。

4、行政部经理要对各部门各分子公司办公用品的使用情况进行不定期检查，杜绝浪费办公用品的行为。

2.3.6附则

本制度自发布之日起实行，由总部行政部负责解释和修订。

附：

办公用品管理流程图

附件一：

乐博琴行办公用品申请采购单

请购单位：

部门：

申请日期年月日

物品名称

型号

单位

数量

请购量

估计单价

估计总价

备注

需要日期：

年月日用途：

审批：

财务：

部门：

总务：

申请人：

附件二：

办公用品需求计划表

日期：

年月

物品名称

型号

单位

数量

单价

总价

备注

行政部经理签字确认：

分管副总签字确认：

附件三：

新店办公用品标准配备清单

请购单位：

部门：

申请日期年月日

物品名称

核定型号

单位

核定量

核定单价

核定总价

备注

申请物品确认“√”

申请量

日常生活类

经理办公桌

张

400

办公室椅子

把

200

办公室铁皮文件柜

个

300

洽谈的玻璃圆桌

套

400

一圆桌四椅子

折叠椅（搞活动用）

把

小琴房家长坐凳

张

视琴房数量而定

小琴房学生用脚下小凳

张

视琴房数量而定

饮水机

台

300

电取暖器

台

200

沙发

套

1500

柜式空调

台

6000

挂式空调

台

3000

热水器

台

1500-2000

微波炉

台

400

假花

打印纸

箱

190

中性笔＋铅笔＋圆珠笔

盒

垃圾桶

个

垃圾袋

卷

1.5

胶带（大小）

个

5\0.5

双面胶

卷

胶棒

个

2.5

拖把

个

抹布＋擦琴布

块

扫帚＋簸箕

套

软面抄本子

本

1.5

文件盒

个

档案袋

个

0.5

档案盒

个

文件夹

个

文件柜

个

保鲜膜

卷

小篮子

个

放小件

乐博钟

个

—

白板

块

白板笔

支

白板磁铁

板

点钞机

台

400

被子+床垫

床

60\50

床（上下铺）

张

300

枕头

个

四件套

套

50-60

计算器

台

回形针

盒

订书机

个

曲别针＋订书机钉

盒

1\1

皮筋

包

票夹子（大小）

盒

12\10

标贴（大小）

本

纸巾

提\3包

裁纸刀＋剪刀

个

5.5\9

接线板

个

抽杆夹

个

盆

个

水桶

个

电池

个

洗洁精

瓶

橡皮

个

印泥

台

盆景植物

盆

15-30

视店面情况定数量

宣传类

台历

本

—

信封

个

—

手拎袋

个

—

纸杯

个

—

公司荣誉证（iso9001、周广仁题词…）

—

乐博标志

个

—

工作服

套

200-250

名片＋名片台

个

—

报刊架

个

120-150

乐博黑色册子

本

—

X展架（琴行、艺校、售后）

个

—

宣传单页

—

售后宣传单页

本

—

售后宣传手册

本

—

商品价格牌

—

小礼品

50-100

软件类

刷卡机

台

—

电话

部

耳麦、小音箱

套

35\100

电脑+键盘+鼠标

套

3000

经理＋前台+教务

传真打印一体机

台

1500

前台

投影仪

台

1500

功放、音响、DVD话筒等

套

6000

电视

台

3000

售后类

售后服务信息凭证

本

—

调律卡

张

—

售后服务卡（绿卡）

张

—

亮光腊

盒

乐博琴行配送服务单

本

—

针对苏皖地区

送货单

—

全部适用

财务类

费用报销单

本

—

一大本含五小本

粘贴单

本

—

一大本含五小本

借款单

本

—

一大本含五小本

差旅费报销单

本

—

一大本含五小本

门店备用金申请表

本

—

一大本含五小本

分管领导审批：

财务：

部门：

采购人：

申请人：

附件四：

物品入库单

日期：

年月日

物品名称

型号

单位

数量

备注

采购部签字:

行政部签字：

2.4固定资产管理制度

2.4.1总则

1、目的

为规范公司固定资产管理，降低公司运营成本，使公司固定资产管理透明化、科学化、规范化操作，特制定本制度。

2、固定资产定义范围

公司固定资产分为房屋、设备、车辆、电子产品四大类。

3、职责

（1）公司行政部负责公司运固定资产的购置、维护和使用管理，做好固定资产的分类，统一编号、固定资产的标贴，建立固定资产档案，登记账卡。

（2）财务部负责审批并办理验收、调拨、报废、封存、启用等事项。

（3）各固定资产使用部门负责对固定资产的使用、保管、维护工作，建立固定资产明细帐，固定资产的领用、调出、报废必须经行政部及分管副总批准，未经批准，不得擅自调动、报废，更不能自行外借和变卖。

2.4.2固定资产的预算管理

1、预算编制管理

（1）固定资产的使用部门于每年年底编制本部门固定资产预算方案，经部门经理（区域经理）审核后提交至行政部。

（2）行政部人员进行整理和汇总，编制固定资产预算。

（3）固定资产的使用部门在编制预算方案时应考虑固定资产的使用情况、公司发展战略和经营目标等因素，对投资和购置项目可行性进行研究和分析；对于重大的固定资产投资项目，应当考虑聘请独立的中介机构或专业人士进行可行性研究与评价。

2、预算审批管理

（1）预算审批实行集体决策审批，由行政部经理将预算报告提交至计采购部，经计采购部审核后提交至财务部，最后审批通过后下发至相关部门进行集中采购。

（2）预算报告应从低到高层层审批，每一级审批都应在报告上签名并提出修改建议，防止因出现决策失误而造成严重损失。

3、预算执行管理

（1）各相关部门应严格执行固定资产投资预算。

对于预算内固定资产投资项目，有关部门应严格按照预算执行进度办理相关手续。

（2）对于超预算或预算外固定资产投资项目，固定资产相关责任部门应提出申请，经审批后再办理相关手续。

2.4.3固定资产请购办法

1、一般固定资产指购置价格在每台（件）5万元以下的固定资产。

2、重大固定资产指购置价格在每台（件）5万元以上（包括5万元）的固定资产。

3、由于经营的需要，各部门、各分子公司购置固定资产必须提前向行政部提出申请，填写《固定资产购置申请表》（附件一），报经分管副总经理批准后，由行政部负责购置。

4、固定资产使用部门应根据年度固定资产预算以及实际的使用需要详细填列《固定资产请购单》。

5、请购审核审批的内容：

购置目的、购置金额大小、购置的数量、是否符合公司实际需要、请购申请是否经部门经理审核，是否属于预算外购置、是否超预算和超预算原因等。

6、固定资产使用部门必须进行充分的市场调研，编制可行性研究报告，报告的内容包括：

详细论述购置理由、效益预测、使用效率、选型依据、安装及使用条件等。

7、重大固定资产请购必须经过董事会审议通过后方可执行。

2.4.4固定资产的清查

1、为了保护固定资产的安全与完整，各部门必须对固定资产进行定期清查、盘点，以掌握固定资产的实有数量，查明有无丢失、毁损或未列入帐的固定资产，保证账实相符。

2、固定资产每年至少清查一次。

遇有下列情况，应当对有关固定资产进行全部或部分的临时清查：

（1）直接经管固定资产的人员调动工作；

（2）因机构、业务变动，办理财产交接；

（3）固定资产发生非常损失事故；

（4）部门负责人根据工作需要决定进行的临时抽查。

3、固定资产清查应当逐一点清实物，包括查明固定资产的实有数与账面结存数是否相符，固定资产的保管、使用、维修、报废和转让等情况是否正常等等。

发现没有入账的固定资产，应当查明原因，及时入账。

在清查中发现毁损情况，应当查明毁损的程度、原因和责任以后，在清查表内加以注明，并提出处理意见。

4、各分公司不得将固定资产私自转借、调换或挪用，必须配合总公司进行不定期地固定资产清查工作，行政部负责公司所有固定资产的统计归档，并要不定期进行追踪统计，以保持《固定资产登记表》（附件二）的及时和全面。

2.4.5固定资产处置转移制度

1、固定资产购置后由使用部门开箱检查、验收。

2、凡列入公司的固定资产未经公司行政部和分管副总经理，任何单位不得擅自调拔、转移、借出和出售。

3、公司内部资产的调拨与转移，必须通过行政部办理资产转移手续，同时由调出、调入单位的双方分管领导及经办人签字后，由财务部门办理转帐手续，并通知相关的会计进行帐、卡交接。

4、固定资产处置与转移的界定

（1）公司固定资产的处置是指公司对其占有、使用的固定资产进行产权转让及注销产权的一种行为。

其主要包括以下内容。

固定资产报废

固定资产报损和报失

固定资产出售

固定资产捐赠

（2）固定资产转移指固定资产内部调拨和固定资产出借

5、固定资产报废

申请报废的固定资产应符合下列条件之一。

（1）已经超过使用年限，且不能继续使用。

（2）因工艺设置改变和技术进步而遭淘汰，需要更新换代的。

（3）严重毁损，是固定资产失去了原有的功能并且无法恢复到可正常使用的状态。

（4）申请报废的固定资产虽未超过使用年限，但实际工作量超过其产品设计工作量，且继续使用易发生危险的。

6、固定资产报废申请

（1）对于使用期满、正常报废的固定资产，固定资产管理员根据报废计划填制固定资产报废单。

（2）对于使用期未满、非正常报废的固定资产，由固定资产使用部门填写《固定资产报废申请表》（附件三）。

7、固定资产出售

（1）固定资产出售是指固定资产以有偿转让的凡是变更所有权或使用权，并收取相应费用的处置方式。

（2）在资产出售前由固定资产使用部门对资产出售的必要性、可行性及原因进行说明，并在此基础上编制出售申请，报行政部门审核。

申请中应注明该项固定资产的原价、已计提折旧、预计使用年限、已使用年限、预计出售价格或转让价格等。

（3）行政部经理签字后，财务总监填写处置意见，由总经理审批后组织执行。

（4）行政部应会同各部门和采购部门摸清市场行情并编制销售计划，分析销售的效率性，必要情况下应聘请专业的评估机构对固定资产的余值进行评估。

（5）行政部门应该根据销售计划及相关核准清单编制《固定资产销售明细表》，详细记录固定资产的数量、种类、存放地点和使用历史等。

（6）对于已销售固定资产，计财部应及时取得其销售发票和有关税、费票据，记录和报告固定资产的销售情况，防止出现资产已处置而固定资产账面未注销情形，同时要对固定资产的销售收入进行管理和监控。

8、固定资产捐赠

（1）固定资产捐赠是指无偿的产权装让，行政部填写《固定资产捐赠申请表》，报财务总监，总经理审核审批后办理捐赠手续

（2）公司办理固定资产捐赠手续必须取得固定资产捐赠接受方的相关接受凭证，以次作为计财部进行财务处理的凭证。

（3）计财部在处理捐赠固定资产账务时应严格按照国家相关规定执行。

9、固定资产内部调拨

（1）公司内部调拨固定资产范围

（2）土地、房屋及建筑物

（3）运输设备、专用设备、其他设备等

10、固定资产内部调补的审核和批准

（1）《固定资产内部调拨单》经使用部门经理审核签字后报行政部。

（2）行政部对使用部门提出的调拨单进行审核，并核对年度固定资产购置预算，若为预算外采购，须在调拨单上注明，并由行政部经理在调拨单上签字批准。

（3）政部审核批准后交计财部，财务部长审核调拨单，对预算进行监督，同时审核其价值。

（4）经审核的调拨单呈报财务总监审批，财务总监在权限范围内进行审批，财务总监无审批权限的，应附上自己的审核意见，报总经理进行审批。

（5）移出部门收到经批准的《固定资产内部调拨单》后，资产移出方负责人办理固定资产交接手续。

（6）行政部收到审批的资产调拨单后办理相关固定资产调拨手续。

（7）计财部固定资产会计对固定资产的内部调拨进行账务处理

（8）行政部固定资产资产管理员及时更新固定资产管理台帐。

2.4.6固定资产的维护和维修

1.固定资产在使用寿命内自然损坏的应以维修为主，不能维修或已到使用寿命的方可申请添置。

2.固定资产使用人及公司其他员工不得恶意损坏或遗失公司财产，一经查实，公司将追究当事人和相关领导责任，并照原价赔偿。

3.各分公司如发现有损坏或闲置不用的办公设备时，应及时向总公司行政部报备，以便及时补充、调换及考虑其他处理方案。

4.公司所有营业场所和办公区域的内部设施由相关责任人进行维护和维修。

总公司由行政部完成，各分公司由第一责任人完成，如遇特殊情况，可请求总公司行政部协助完成。

2.4.7附则

本制度自发布之日起实行，由总部行政部负责解释和修订。

附件：

一

固定资产购置申请表

部门/分公司:

填表日期：

年月日

申请部门

申请固定资产名称

申请原因

申请要求说明

领导审批意见

部门经理

行政部经理

财务部经理

年月日

分管副总审批意见：

年月日

附件二：

固定资产登记表

部门/分公司:

日期：

年月日

序号

固定资产名称

型号

生产厂家

使用年限

单位

数量

单价（元）

总价（元）

购置

时间

使用

方向

使用

状态

存放

地点

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