第八章 会计电算化的规范与管理.docx

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第八章会计电算化的规范与管理

第八章　会计电算化的规范与管理

第一节　会计电算化的法规制度

　　会计电算化法规制度是指国家及会计电算化方面的法律与制度。

我国20世纪80年代以来，按照《会计法》规定，财政部制定并发布了《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》、《会计电算化工作规范》、《会计基础工作规范》和《会计档案管理办法》等一系列国家统一的会计电算化法规制度。

　　一、与会计电算化相关的法规

　　我国政府通过颁布统一的会计法规制度，对单位会计工作做出了具体规范。

其中与会计电算化相关的法规条款如下：

（一）中华人民共和国会计法

　　1999年10月31日颁布的《中华人民共和国会计法》中以法律形式规定：

　　1.使用电子计算机进行会计核算的，其软件及其生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料，也必须符合国家统一的会计制度的规定

　　2.使用电子计算机进行会计核算的，其会计账簿的登记、更正，应当符合国家统一的会计制度的规定。

（二）会计基础工作规范

　　1996年6月17日由财政部发布的《会计基础工作规范》，有如下条文对会计电算化工

　　作做了具体规范：

　　1.开展会计电算化和管理会计的单位，可以根据需要设置相应工作岗位，也可以与其他工作岗位相结合。

　　2.清册中列明会计软件及密码、会计软件数据磁盘（磁带等）及有关资料、实物等内容。

　　3.移交人员从事会计电算化工作的，要对有关电子数据在实际操作状态下进行交接。

　　4.实行会计电算化的单位,对使用的会计软件及其生成的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料的要求，应当符合财政部关于会计电算化的有关规定。

　　5.实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。

　　6.实行会计电算化的单位，对于机制记账凭证，要认真审核，做到会计科目使用正确，数字准确无误。

打印出的机制记账凭证要加盖制单人员、审核人员、记账人员及会计机构负责人、会计主管人员印章或者签字。

　　7.实行会计电算化的单位，用计算机打印的会计账簿必须连续编号,经审核无误后装订成册，并由记账人员和会计机构负责人、会计主管人员签字或者盖章。

　　8.实行会计电算化的单位，总账和明细账应当定期打印。

发生收款和付款业务的，在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印出现金日记账和银行存款日记账，并与库存现金核对无误。

　　9.实行会计电算化的单位，填制会计凭证和登记会计账簿的有关要求，应当符合财政部关于会计电算化的有关规定。

　　（三）会计档案管理办法

　　采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。

具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。

　　二、会计电算化专门法规

　　依据<中华人民共和国会计法>，财政部于1994年6月颁布《会计电算化管理办法》、

　　《会计核算软件基本功能规范》，于1996年6月10日颁布《会计电算化工作规范》等一系列有关会计电算化的专门制度，对会计电算化工作的各个方面进行了具体规范。

第二节　会计核算软件的规范

　　各单位施行会计电算化时应选取会计核算软件，无论是自行研发还是市场购买，核算软件的基本功能必须符合国家的规定。

会计核算软件的规范是指在会计数据的输入、输出、处理、安全几大方面的基本功能应符合财政部《会计核算软件基本功能规范》的要求，以保证会计核算软件质量。

　　会计核算软件基本功能是指会计核算软件必须具备的功能和完成这些功能的基本步骤。

其主要规范性要求如下：

　　一、会计核算软件总体性要求

（一）合法性方面的要求

　　会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于提高会计核算工作效率。

（二）功能性方面的要求

　　1.会计核算软件应当按照国家统一会计制度的规定划分会计期间，分期结算账目和编

　　制会计报表。

　　2.会计核算软件可以根据用户需要同时具有提供按照其他会计年度生成参考性会计资

　　料的功能。

　　3.会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，也可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。

　　4.会计软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。

　　（三）技术性方面的要求

　　1.会计核算软件应当符合GB/T19581－《信息技术－会计核算软件数据接口》国家标准的要求。

接口标准按国际标准XBRL（网上财务报告标准）在我国尚处于研讨阶段,但其代表将来的发展方向。

XBRL标准是指以扩展性标记语言XML为基础，开发的可扩展的商务报告标准。

　　2.会计核算软件在设计性能允许使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非

　　正常退出等情况。

　　3.会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。

　　（四）管理性方面的要求

　　1.单位修改、升级正在使用的会计核算软件，改变会计核算软件运行，应当建立相应的审批手续。

　　2.会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。

　　二、会计数据输入功能的基本要求（重点）

　　会计核算软件中会计数据输入可以采用会计核算软件的会计数据输入采用键盘手工输入、软盘转入和网络传输等几种形式。

（一）会计核算软件必须具备初始化功能。

　　会计核算软件初始化功能主要包括以下内容：

　　1.输入会计核算所必需的期初数字及有关资料，包括：

总分类会计科目和明细分类会计科目名称、编号、年初数、累计发生额及有关数量指标等；会计核算软件中采用的总分类会计科目名称、编号方法，必须符合国家统一会计制度的规定。

　　2.输入需要在本期进行对账的未达账项。

　　3.选择会计核算方法，包括：

记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等。

　　4.定义自动转账凭证（包括会计制度允许的自动冲回凭证等）。

　　5.输入操作人员岗位分工情况，包括：

操作人员姓名、操作权限、操作密码等。

　　6.会计核算软件必须提供必要的方法对初始数据进行正确性校验。

（二）会计核算软件应当提供输入记账凭证的功能

　　1.输入项目包括：

填制凭证日期、凭证编号、经济业务内容摘要、会计科目或编号、金额等。

输入的记账凭证的格式和种类应当符合国家统一会计制度的规定。

　　2.记账凭证的编号可以由手工输入，也可以由会计核算软件自动产生。

会计核算软件应当对记账凭证编号的连续性进行控制。

　　3.在输入记账凭证过程中，会计核算软件必须提供以下提示功能：

（1）正在输入的记账凭证编号是否与已输入的机内记账凭证编号重复；

（2）以编号形式输入会计科目的，应当提示该编号所对应的会计科目名称；

　　（3）正在输入的记账凭证中的会计科目借贷双方金额不平衡，或没有输入金额，应予提示并拒绝执行；

　　（4）正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应予提示并拒绝执行；

　　（5）正在输入的收款凭证借方科目不是“现金”或“银行存款”科目、付款凭证贷方科目不是“现金”或“银行存款”科目的，应提示并拒绝执行。

　　4.会计核算软件应提供对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证（不包括会计核算软件自动产生的机内记账凭证）进行修改的功能。

　　5.会计核算软件应当提供对已经输入但未登账记账凭证的审核功能，审核通过后即不能再提供对机内凭证的修改。

会计核算软件应当分别提供对审核功能与输入、修改功能的使用权限控制。

　　6.发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，可以采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正；记账凭证输入时，红字可用“－”号或者其它标记表示。

　　7.采用直接输入原始凭证由会计核算软件自动生成记账凭证的，应当经审核确认后生成记账凭证。

　　8.由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据的，应当经审核确认后生成记账凭证。

　　（三）会计核算软件对需要输入的原始凭证，按照以下方法进行处理

　　1.输入记账凭证的同时，输入相应原始凭证；输入的有关原始凭证汇总金额与输入的记账凭证相应金额不等，软件应当给予提示并拒绝通过；在对已经输入的记账凭证进行审核的同时，应对输入的所附原始凭证进行审核；输入的记账凭证通过审核或登账后，对输入的相应原始凭证不能直接进行修改；

　　2.记账凭证未输入前，直接输入原始凭证，由会计核算软件自动生成记账凭证；会计核算软件应当提供对已经输入但未予审核的原始凭证进行修改和审核的功能，审核通过后，即可生成相应的记账凭证；记账凭证审核通过或者登账后，对输入的相应原始凭证不能直接进行修改；

　　3.在已经输入的原始凭证审核通过或者相应记账凭证审核通过或者登账后，原始凭证确需修改，会计核算软件在留有痕迹的前提下，可以提供修改和对修改后的机内原始凭证与相应记账凭证是否相符进行校验的功能。

　　4.会计核算软件提供的原始凭证输入项目应当齐全，主要项目有：

填制凭证日期、填制凭证单位或填制人姓名、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额等。

　　三、会计数据处理功能的基本要求（重点）

　　会计电算化后数据处理主要由计算机自动进行，对内部数据处理的总要求是符合国家统一会计制度的规定，具体体现为：

（一）账簿登记功能

　　会计核算软件应当提供根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿的功能。

在计算机中，账簿文件或者数据库可以设置一个或者多个。

　　1.根据审核通过的机内记账凭证或者计算机自动生成的记账凭证或者记账凭证汇总表登记总分类账；

　　2.根据审核通过的机内记账凭证和相应机内原始凭证登记明细分类账；

　　3.总分类账和明细分类账可以同时登记或者分别登记，可以在同一个功能模块中登记或者在不同功能模块中登记；

　　4.会计核算软件可以提供机内会计凭证审核通过后直接登账或成批登账的功能；

　　5.机内总分类账和明细分类账登记时，应当计算出各会计科目的发生额和余额。

（二）银行对账功能

　　会计核算软件应当提供自动进行银行对账的功能，根据机内银行存款日记账与输入的银行对账单及适当的手工辅助，自动生成银行存款余额调节表。

　　（三）会计核算方法选择功能

　　通用会计核算软件应当同时提供国家统一会计制度允许使用的多种会计核算方法，以供用户选择。

会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内应有相应的记录。

　　（四）会计报表编制功能

　　会计核算软件应当提供符合国家统一会计制度规定的自动编制会计报表的功能。

通用会计核算软件应当提供会计报表的自定义功能，包括定义会计报表的格式、项目、各项目的数据来源、表内和表间的数据运算和核对关系等。

　　（五）结账功能

　　会计核算软件应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能。

结账前，会计核算软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账，全部登记入账后才能结账。

　　1.机内总分类账和明细分类账可以同时结账，也可以由处理明细分类账的功能模块先结账、处理总分类账的功能模块后结账。

　　2.机内总分类账结账时，应当与机内明细分类账进行核对，如果不一致，总分类账不能结账。

　　3.结账后，上一会计期间的会计凭证即不能再输入，下一个会计期间的会计凭证才能输入。

　　4.会计核算软件可以提供在本会计年度结束，但仍有一部分转账凭证需要延续至下一会计年度第一个月或者第一个季度进行处理而没有结账时，输入下一会计年度第一个月或者第一个季度会计凭证的功能。

　　四、会计数据输出功能的基本要求（重点）

　　会计数据一般有屏幕查询、打印输出、磁盘输出及网络传输等输出形式。

屏幕查询与打印输出是最基本的输出形式，网络传输主要用于下级分支机构向上级传送账簿与报表时采用，对会计数据输出的一般要求是输出内容完整可靠，格式符合规范。

财政部在《会计核算软件基本功能规范》中具体要求是：

（一）查询输出

　　会计核算软件应当提供对机内会计数据的查询功能。

　　1.查询机内总分类会计科目和明细分类会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和余额等项目；

　　2.查询本期已经输入并登账和未登账的机内记账凭证、原始凭证；

　　3.查询机内本期和以前各期的总分类账和明细分类账簿；

　　4.查询往来账款项目的结算情况；

　　5.查询到期票据的结算情况；

　　6.查询出来的机内数据如果已经结账，屏幕显示应给予提示。

（二）打印输出

　　会计核算软件应当提供机内记账凭证打印输出的功能，打印格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。

　　1.会计核算软件可以提供机内原始凭证的打印输出功能，打印输出原始凭证的格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定；

　　2.会计核算软件必须提供会计账簿、会计报表的打印输出功能，打印输出的会计账簿、会计报表的格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定；

　　3.会计核算软件应当提供日记账的打印输出功能；

　　4.会计核算软件应当提供三栏账、多栏账、数量金额账等各种会计账簿的打印输出功能；

　　5.在机内总分类账和明细分类账的直接登账依据完全相同的情况下，总分类账可以用总分类账户本期发生额对照表替代；

　　6.在保证会计账簿清晰的条件下，计算机打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少；

　　7.会计核算软件可以提供机内会计账簿的满页打印输出功能；

　　8.打印输出的机内会计账簿、会计报表，如果是根据已结账数据生成的，则应当在打印输出的会计账簿、会计报表上打印一个特殊标记，以示区别。

　　（三）非直接修改

　　对根据机内会计凭证和据以登记的相应账簿生成的各种机内会计报表数据，会计核算软件不能提供直接修改功能。

　　（四）强制备份

　　会计年度终了进行结账时，会计核算软件应当提供在数据磁带、可装卸硬磁盘或者软磁盘等存储介质的强制备份功能。

　　五、会计数据的安全功能的基本要求（重点）

　　会计核算软件应当具有确保会计数据安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除功能。

（一）使用权限控制

　　会计核算软件具有按照初始化功能中的设定，防止非指定人员擅自使用的功能，和对指定操作人员实行使用权限控制的功能。

（二）提示功能

　　会计核算软件遇有以下情况时，应予提示，并保持正常运行：

　　1.会计核算软件在执行备份功能时，存储介质无存储空间、数据磁带或者软磁盘未插入、软磁盘贴有写保护标签；

　　2.会计核算软件执行打印时，打印机未联接或未打开电源开关；

　　3.会计核算软件操作过程中，输入了与软件当前要求输入项目不相关的数字或字符。

　　（三）程序恢复

　　对存储在磁性介质或者其他介质上的程序文件和相应的数据文件，会计核算软件应当有必要的加密或者其他保护措施，以防止被非法篡改。

一旦发现程序文件和相应的数据文件被非法篡改，应当能够利用标准程序和备份数据，恢复会计核算软件的运行。

　　（四）数据恢复

　　会计核算软件应当具有在计算机发生故障或者由于强行关机及其他原因引起内存和外存会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。

第三节　会计电算化岗位及其权限设置的基本要求

　　会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。

基本会计岗位可包括：

会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位。

电算化会计岗位包括直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。

　　一、电算化会计岗位及其工作职责

（一）电算主管岗位

　　负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识，以及相关的会计电算化组织管理的经验。

电算化主管可由会计主管兼任，采用中小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位。

（二）软件操作岗位

　　负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表，和进行部分会计数据处理工作。

　　（三）审核记账岗位

　　负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认；此岗可由主管会计兼任。

　　（四）电算维护岗位

　　负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据；此岗在大中型企业中应由专职人员担任。

　　（五）电算审查岗位

　　负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊；此岗可由会计稽核人员兼任。

　　（六）数据分析岗位

　　负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识培训的水平；此岗可由主管会计兼任。

　　二、中小企业实行会计电算化后的岗位设置原则

　　中小企事业单位会计部门人数较少，业务较简单，应根据实际需要对电算化岗位进行适当合并，提高工作效率，节约人力。

　　中小企业实行会计电算化后的电算化会计岗位设置也应注意满足内部牵制制度的要求，如出纳和记账审核不应是同一人，软件开发人员不能操作软件处理会计业务。

会计主管可兼任电算主管和审核记账岗位，会计人员可任软件操作员与电算维护员，但应单独设出纳员岗位。

　　三、电算化会计岗位及权限设置方法

　　电算化会计岗位及权限设置一般在系统初始化时完成，电算主管负责定义各操作人员的权限，具体操作人员只有修改自己口令的权限，无权更改自己和他人的操作权限。

第四节　计算机代替手工记账的基本要求

　　采用电子计算机替代手工记账，是指应用会计软件输入会计数据，由电子计算机对会计数据进行处理，并打印输出会计账簿和报表。

替代手工记账是会计电算化的目标之一。

财政部在《会计电算化管理办法》及《会计电算化工作规范》中指出，计算机替代手工记账的，应具备以下条件：

　　一、对单位的基本要求

（一）有严格的操作管理制度

　　单位操作管理制度的主要内容包括：

　　1.操作人员的工作职责和工作权限；

　　2.预防原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而输入计算机的措施；

　　3.预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经核对而登记机内账簿的措施；

　　4.必要的上机操作记录制度。

（二）有严格的硬件、软件管理制度

　　主要内容包括：

　　1.保证机房设备安全和电子计算机正常运转的措施；

　　2.会计数据和会计核算软件安全保密的措施；

　　3.修改会计核算软件的审批和监督制度。

　　同时还需要使用的会计核算软件达到财政部发布的《会计核算软件基本功能规范》的要求；配有专门或主要用于会计核算工作的电子计算机或电子计算机终端并配有熟练的专职或者兼职的操作人员；用电子计算机进行会计核算与手工会计核算同时运行三个月以上，取得相一致的结果并报当地财政局备案。

　　二、对人员的要求

　　人才是会计电算化成功的关键，在替代手工记账前必须完成会计电算化岗位人员的配置和培训并取得相应的国家认可的电算化资格证书。

目前会计电算化岗位培训主要有三种形式：

财政部组织全国开展的初、中、高级会计电算化培训；软件公司提供的针对购买的会计软件的培训；企业自己组织的培训。

第五节　会计电算化的档案管理

　　会计档案是指会计凭证、会计账薄和会计报表等会计核算专业资料，它是记录和反映经济业务的重要史料。

　　会计电算化档案管理指实行会计电算化后，各企业应结合《会计档案管理办法》、《会计基础工作规范》、《会计电算化管理办法》、《会计电算化工作规范》的要求，对电算化会计档案进行管理，专人负责，制订相应的档案管理制度。

　　一、会计电算化档案的主要特点及形式

　　电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据以其它磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。

会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据。

　　系统开发资料、会计软件系统、软件操作权限分配表、软件操作运行日志等也应视同会计档案，都应列入会计档案进行管理

　　二、会计电算化档案的存储介质

　　采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。

具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。

　　采用计算机打印输出的书面会计凭证、账薄、报表，应符合国家统一会计制度要求，保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行；采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，不再定期打印输出会计账簿，应征得同级财政部门的同意。

　　在会计资料生成方面有一些灵活规定，如：

（一）现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。

如每天业务较少，可按旬打印输出。

（二）一般账薄可根据实际情况和工作需要按月或按季、按年打印；发生业务少的账薄，可满页打印。

　　（三）在所有记账凭证数据和明细分类数据都存储在计算机内的情况下，总分类账可以从这些数据中产生，可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代总分类账。

　　（四）在保证账薄清晰的条件下，计算机打印输出的账薄中表格线可适当减少。

　　三、会计电算化档案管理基本要求

　　各单位每年形成的会计档案，应由会计机构按归档要求，整理立卷，装订成册，并编制会计档案保管清册。

　　对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。

　　采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。

　　严格执行安全和保密制度，会计档案不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

　　会计档案的借阅，应经领导同意并履行相应的借阅手续，查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封、抽换。

　　存放在磁介质上的会计资料借阅归还时还应认真检查杀毒，防止感染病毒；存有会计信息的磁性介质及其他介质，在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并留副本。

　　四、会计电算化档案的后期检查

　　对采用存储介质保存的会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于存储介质损而使会计档案丟失。

对系统开发资料和会计软件系统，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。

　　模拟练习

　　【例题1·判断题】

　　会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。

（　）

[答疑编号2285080101]

　　『正确答案』对

　　【例题2·判断题】

　　会计核算软件中采用的各级会计科目名称、编码方法，必须符合国家统一会计制度的规定。

（　）

[答疑编号2285080102]

　　『正确答案』错

　　【例题3·单选题】

　　下列职责中，（　）岗位是不相容职责。

　　A.电算化主管与审核　　　　　B.凭证录入与修改

　　C.凭证录入与审核　　　　　　D.电算化主管与记账

[答疑编号2285080103]

　　『正确答案』C

　　【例题4·单选题】

　　操作人员要严格遵守计算机的操作程序，并遵循（　）的要求。

　　A.操作制度　　　　　　　　　B.机房管理制度

　　C.会计制度和会计准则　　　　D.会计电算化

[答疑编号2285080104]

　　『正确答案』C

　　【例题5·多选题】

　　会计电算化岗位是指直接管理、操作、维护计算机以及会计核算软件的工作岗位。

大中型企业和使用大规模会计电算化系统的单位，可以考虑设立如下岗位（　）。

　　A.电算主管　　B.审核记账