OA办公自动化系统管理说明书.docx
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OA办公自动化系统管理说明书
iOAv2004功能说明书
版本号：
1.1
2004年4月
重要须知
本文档旨在针对客户需求而呈交产品的基本功能描述。
本建议书提及的系统及系统实施的细节仅在同时兼备有法律效力的合同约束下才有效。
本系统阅读者不得将系统之全部或系统之部分内容在未经创新通软书面允许的情况下披露于第三方。
深圳市创新通软科技有限公司版权所有，保留所有权利。
在本建议书内提及的公司及产品可能是相关拥有者的注册商标。
1.产品概述1
1.1.业务价值1
1.2.系统实施要求3
1.3.系统的先进性3
2.业务系统组成及系统模块介绍5
2.1.系统功能结构图5
2.2.系统功能描述5
3.系统管理15
4.系统安全17
5.系统技术体系和性能参数18
5.1.系统运行方法18
5.2.技术体系18
5.3.开发平台20
5.4.运行环境20
1.产品概述
iOAv2004，全新理念设计，为企业业务目标的实现提供强大的交流、协同、工作任务、统一信息管理平台。
iOAv2004，全面提升办公效率！
业务价值
通过实施创新通软iOA系统，企业能够轻易获得如下好处：
●通过电子化实现文档的管理、传递和审批，改变传统手工办公模式，提高办公效率
●提供电子邮件、电子论坛等方便灵活的交流方式，让员工及企业更具活力。
●利用公共信息库和讨论组，共享信息和知识，将所有员工的智慧积累和发扬。
●协调和协同工作，让工作组的所有人员都能掌握工作进度，发挥群体工作的威力。
个人信息和日程管理，协助员工工作更出色。
●通过集中的信息处理，加强公司的管理和控制能力。
解决传统办公存在的难题，面向企业实际业务应用
传统办公中，信息以纸张，口头话语存在于不同的人手中，分散的信息需要集中的管理和共享。
当组织跨越多个地域时，交流沟通变得困难，通讯成本提高。
采用创新通软iOA，能够：
⏹集中管理信息，使有用的知识得到不断积累
⏹通过简单的方式共享信息，使每个员工都能够得到更多的支持和帮助
⏹通过Email、论坛、留言等手段，加强交流和沟通，让员工和企业更具活力
⏹摆脱时间空间限制，提供更加灵活的办公方式和手段
⏹有效的管理各种行政事务，提高办公效率
⏹通过工作周报，及时总结工作进展，发现问题，并不断改善
投入少，收益大
创新通软iOA办公系统作为企业信息化的基石，不需复杂庞大的实施工作和高额的费用，却能获得众多实在的收益：
⏹网络远程办公节约纸张、差旅、会议、通讯等方面的费用
⏹提高员工日常办公效率
⏹提高政策、制度、任务指标等信息的传播、共享速度
⏹提高各部门协同工作能力
⏹增强对下属部门人员的业务监管能力，提高其信息透明度
另外，创新通软iOA还能带来增值的战略性投资回报：
⏹建设透明化、协作型、学习型、以市场为中心的企业办公文化
⏹提高员工业务水平；提高企业对市场的服务质量与反应速度
⏹建设国际标准的IT基础平台，建立开放性的业务模式
融合知识管理思想，采用先进.NET体系架构开发
创新通软iOA基于知识管理理念设计，实现了消息、文档、知识的统一管理，并能够与人力资源管理、客户关系管理等其他企业信息系统融合，提供源源不绝的办公动力。
系统采用.NET体系开放式架构设计开发，能够更好的与其他系统进行整合。
系统实施要求
创新通软iOA作为一个IT软件系统，能够帮助企业实现办公自动化。
但为了使实施工作更加顺利，并能够达到有效的目标，企业在实施系统前应该加强办公基础管理，使其达到一定的规范，这些规范具体体现在以下几个方面：
1）办公组织体系的设计要有利于办公业务过程的工作流。
按照办公信息流的要求进行岗位设置和工作安排；
2）提高人员的办公专业素质。
要提高人员的经营管理、办公管理、商务应用技术的专业素质水平；
3）要尽快制定办公业务过程工作流的标准，办公自动化是办公过程的规范化、标准化、程序化的工作，如果业务过程存在着不合理现象、不规范现象，难以实现办公自动化的规范管理；
4）要完善办公自动化的管理制度。
如办公信息化的标准、内容、人员的管理权限以及涉及办公业务流的岗位权限、信息流向；
5）要建立与办公自动化管理相配套的奖罚管理条例。
用管理措施进行落实和检查。
6）要建立统一的办公自动化管理思想和意识。
系统的先进性
以下从技术和功能的角度说明系统的特性：
先进性
系统的先进性体现为系统架构的健壮性。
iOA采用当前先进并且成熟的体系架构（如三层结构），以支持企业级的计算需求、以及面向网络/互联网的分布式计算，并且能够很好地支持将来的扩展和新技术/新系统的引入和整合。
可伸缩性
可扩展性指的是在实施系统中，系统的功能和性能可以在适当的加注相应的硬件和配置的投资便可得到相应的提高。
我们的策略是通过实施基于三层结构的系统系统，优化从而能够提供极好的扩展能力，以满足业务迅速增长和变化的需要。
随着业务的发展，企业的规模壮大，必然会导致办公场所的变化，分支机构的扩张等。
创新通软的系统系统构筑在分布式计算技术和Internet技术上，能支持：
一套系统的多个功能模块可以实现物理上的（地理上的）灵活部署：
即可集中一地，也可以分布式运行。
高安全性
就系统体系而言，创新通软提供的基于三层结构的系统系统具有如下的安全特性：
⏹更多层次的保护
⏹中间层的设置隔离了客户端对数据库的直接访问。
⏹安全敏感信息实行集中式管理。
⏹业务系统中的用户身份验证、权限控制与操作系统、数据库系统进行优化集成。
⏹在网络通信中设置防火墙（Firewall），以及应用端到端的高强度加密保护。
界面友好性（FriendlyUI）
系统将在各功能模块的基础上建立统一的用户操作界面：
所有用户操作界面将具有统一的形象和排列风格；建立集成各模块功能和信息的门户界面（Portal）。
系统提供人性化的操作界面，方便使用，并会对各种需要办理的任务进行通知提示。
2.业务系统组成及系统模块介绍
系统功能结构图
系统功能描述
（一）信息门户
信息门户为系统用户提供人性化的操作界面，更快更方便的访问需要的公共信息，信息门户包含公共门户和个人门户。
公共门户含最新公告、最新的文档、常用网站链接等信息摘要，个人门户含待办事宜、日程安排、邮件、留言消息等信息摘要。
通过摘要链接，可以快速访问这些新的重要信息。
系统提供自定义公共信息栏目功能。
（二）个人信息
提供各种工具协助个人更好地管理日常的各项任务，使工作更有条理，更富效率。
包括：
电子邮件、留言消息、个人通讯录、便签等。
1）电子邮件
提供个人电子邮件的收发、转发、删除、保存等功能。
系统的主要功能特点包括：
⏹有新邮件时，系统会自动进行提示。
⏹HTML格式文本支持
⏹邮件系统支持POP3邮件和INTERNET邮件
注：
电子邮件需MicrosoftExchangeServer2000支持。
2）留言消息
留言信息指系统用户相互之间的交流沟通的简要信息，它不象Email一样需要强大的服务系统的支持，但能够方便地传递各种简要的信息。
具体内容包括：
⏹发送留言通知
可同时发送给多个人员
⏹留言通知回复
添加回复内容
⏹留言通知转发
3）工作任务/日历
为用户提供灵活的日历、周历和月历方式显示、有效地安排和组织办公日程。
具体内容包括：
⏹任务日历视图
日、周、月视图
⏹任务状态视图
待办、办理中、结案、延期任务视图
⏹任务定义
定义任务
4）个人文档/便签
用于存储和管理私有的个人文档和信息。
（三）知识/信息中心
将企业内的各种有用信息和文档发掘出来集中管理和共享，使需要的人能够方便的获得，以免花费时间和精力在同一问题的解决上。
包括：
通知公告、公共信息和文档库等。
功能特点：
●信息根据栏目进行权限划分，有效控制信息受控的共享和集中管理
●能够定义多层栏目，更好的组织信息将企业内的各种有用信息和文档发
1）通知公告
发布重大通知及公告到工作台首页的固定信息栏目，可选择发送给全体或某一组人。
2）公共信息/文档库
公共信息文档提供多层次栏目，对公司内部的公共信息和文档进行管理，使员工能够迅速方便地查阅到需要的公共信息。
具体内容包括：
⏹公共/团队/个人文档库栏目管理
支持多级栏目
⏹信息的发布管理
新增、删除、编辑
⏹信息推送
推荐、转发信息
（四）交流园地
提供多种方便灵活的方式，加强员工的交流，共同探讨，创造新的思想火花，让员工及企业更具活力。
1）论坛
为用户提供进行思想交流和技术探讨的场所，既可以作为专项的业务讨论、意见交流的非正式的会议室，是用户单位实施知识管理战略的重要一环。
在讨论区中，可根据用户单位的需要创建多个讨论栏目，使得用户单位知识资源有效地存储起来。
能够维护论坛各种属性，发布和回复各种类型的帖子功能以及全文检索管理等。
文章支持图片、附件上传。
具体内容包括：
⏹公共/团队论坛栏目管理
支持多级栏目
定义栏目管理员
发表、回复、删除帖子
⏹帖子推送
推荐、转发信息
2）意见建议
通过专门的意见建议收集和处理渠道，集思广益，不断地发现和改善存在的问题。
具体内容包括：
⏹意见建议的发表
⏹意见建议的回复
（五）工作流管理
企事业单位内部存在许多涉及多个工作岗位、成员的文档审批流程，如请假申请、出差申请、需审批的报告等等。
我们把这些统称为工作流。
创新通软办公自动化系统能够对这些流程进行统一的定义和管理。
系统管理员可以定义企事业单位存在的工作流程，并发布交付各业务处理人员使用。
1、工作流定义：
通过简单的操作，即可定义应用于特定机构的工作流程。
系统支持多种工作流程定义。
每种工作流程可以指定其特定的文档模板，并配置处理步骤，及各步骤处理人员。
2、待办事宜：
所有工作流操作均会通过邮件通知相关处理人，形成处理人员的待办事宜列表，通过点击待办事宜提示中的连接，即可快速访问需要处理的工作。
iOA工作流支持多种流程类型，能够处理公文流转过程中的各种情况：
●直流：
按照一步接一步的形式流转
●会流：
指会签，一份文档需要同时有多个会签人签署验证
●并流：
并发任务的处理及汇总
iOA工作流管理方便：
●提供简单易用的流程定义工具
●基于记录的安全性控制
●中间处理结果日志保存
●流程的逆转
●流程监控，查看流程的状态
具体内容包括：
⏹工作流自定义
可自行选择路径
条件路径选择
多人处理
工作流提醒设置
⏹工作流提醒
够通过各种消息机制，对待办的工作人员进行提醒提示
（六）行政资源管理
使各种日常行政事务通过电子化的手段完成，既能提高效率，又能改善管理。
包括：
会议室管理、图书资料管理、车辆管理、办公设备等管理。
具体内容包括：
⏹资源信息
录入所有资源的基本信息情况
⏹资源占用情况
⏹资源预定
需要使用资源的人员进行预定；资源管理员能够查看所有未处理的预定情况，并进行审批
⏹资源占有
使用者使用资源时，资源管理者录入使用情况，如果已事先预定，则能够从预定信息中导入使用信息
⏹资源归还
资源使用完毕后，使用者归还资源，资源管理者录入归还情况及资源使用后是否完好等资源状态信息
⏹查询历史资源使用记录
3.系统管理
系统管理模块是系统的核心管理库，在系统管理模块中系统管理员可以进行系统初始化，配置系统的各种参数；动态维护各种项目如：
部门组织结构、系统用户和用户角色等。
同时，可以根据企业的需要自行设置系统的功能结构，自定义每个模块所在的子系统名称和位置及用户权限，并且动态增减功能模块及链接各种形式的应用。
系统管理包括：
系统用户管理；公共信息、交流园地、文档中心栏目管理；工作流管理。
1）基础数据配置
基础数据维护提供各种系统数据的配置功能。
通过对基础数据进行修改配置，用户能够自行定义系统的操作和显示方式，各种参数的候选项，论坛、文档的栏目类别，工作流程等等，使系统能够满足变化中的业务需求。
2）权限设置
iOA提供强大完善的权限设置功能，能够将权限级别定义到具体每个业务实体的每一项操作上，并能够通过灵活的配置适应各种权限分配需求。
具体包括如下功能：
⏹用户组管理
能够定义将用户分类，归入不同的组别。
组别能够进行配置修改。
⏹权限的分配
可以将权限分配给个人、组，并能实现组的嵌套集成。
3）系统日志
创新通软iOA系统提供完备的日志记录功能。
系统能够记录用户的登陆、登出、业务数据的查看、修改、删除等存取操作进行记录。
系统管理员通过查看日志，就能够有效的跟踪系统安全上出现的各种异常情况，找出问题的原因。
4）数据备份
iOA采用SqlServer进行数据的存储，提供手工和自动定期备份两种手段，对所有数据进行备份。
通过备份能够在数据发生意外丢失时进行恢复。
4.系统安全
由于办公处理工作具有保密性、严肃性的特点，因而办公系统必须使用与之相适应的身份验证技术和安全保密技术。
要使系统安全运行，就要保证网络的传输安全、内容的安全访问以及系统本身的安全性。
创新通软iOA提供多种手段，确保系统安全：
●口令验证
●用户权限控制
1）口令验证
用户在进入系统时需要输入口令，无法输入正确口令的用户不能进入系统，利用单向加密的方式进行口令验证，保证口令的内容无法被破译。
口令可以由系统管理员重新设定，用户自己也可以随时更改口令。
2）权限控制
系统供了多层的权限控制机制，确保授权的人员访问授权的功能及信息。
系统首先提供功能级的权限控制，可以授权使用人员可以使用系统的那些功能，没有被授权的功能不能被使用者访问和使用。
系统提供文件级的权限控制，首先文件上在发布时可以设置发送给那些人和部门，这样只有选定的人和部门才能访问该文件，其他人无法访问和查看，其次，文件本身设定有密级的文件，无法越级查看文件。
5.系统技术体系和性能参数
系统运行方法
创新通软iOA采用B/S架构，只要服务器、客户端能够直接接入Internet，则可以在任何地方通过浏览器访问系统。
只有拥有能够连入Internet的计算机设备，不需要安装任何程序，直接通过浏览器，就能够进行录入、查询、修改、分析等各种相关业务操作。
技术体系
创新通软系统产品均采用三层/n层结构体系实现，以满足企业长期的、分步骤的信息系统建设。
三层/n层结构体系系统能够提供最佳的伸缩性（Scalability）、开放性（Openness）、安全性（Security），能够支持企业中长期的业务增长目标。
三层体系结构，简单而言，就是数据服务（DataService），业务逻辑（BusinessLogic）和用户界面的（UserInterface）的分离和独立设计。
三层结构最大的好处就是能灵活采用多种系统平台，方便的实现不同风格的业务系统，例如：
Windows风格和Web风格，等等。
图表3：
三层结构体系
在实践三层体系的业务系统中，创新通软具有丰富的应用经验。
数据服务
实现数据的存储、管理功能，通常由关系性数据库系统提供。
创新通软的三层结构系统在数据服务层次，支持广泛的标准关系型数据库产品，并具有对多种存储方式的扩展能力。
应用服务
实现与业务相关的处理功能。
业务逻辑（业务对象和相关业务规则）将会以组件的形式封装并部署在应用服务器中运行。
在某些环节，需要将应用服务层次进一步细分为：
与数据相关的应用服务（Data-CentricApplicationService）
与用户界面相关的应用服务（UI-CentricApplicationService）
就进一步扩展为四层结构，或甚至n层结构。
用户服务
实现用户操作界面（UI,UserInterface），收集用户的操作、并将系统的处理结果以多种形式表现、反馈至用户。
创新通软的三层结构系统能够广泛支持多种类型的客户端操作界面，包括：
标准的MicrosoftWindows应用程序，标准Web浏览器，标准Email处理程序等。
开发平台
创新通软iOA采用先进的.NET技术架构实现，核心业务部件均采用Web浏览器作为客户端，易于部署，并能够随时随地使用，无论你是在办公室，还是在外地出差，只有你有能够接上互联网的设备，就能进行业务办理。
通过webService扩充，创新通软iOA能够容易与其他业务系统进行集成和数据交换。
作为面向企业级的系统架构，创新通软iOA有着很好的扩充性，能够满足不断扩大的业务交易处理需求。
运行环境
系统将建立在微软（Microsoft）系统平台上。
具体的运行环境如下：
项目
说明
服务器操作系统
（ServerO/S）
MicrosoftWindowsServer2000或2003
Microsoft.NETFramworkv1.1
数据库服务器（DatabaseServer）
MicrosoftSQLServer2000
客户端操作系统
（ClientO/S）
MicrosoftWindows98/ME（简体中文版）
MicrosoftWindowsNT4Workstation（简体中文版）
MicrosoftWindows2000Professional
MicrosoftWindowsXPProfessional
Web客户端
（WebBrowser）
任何支持标准HTTP及HTML的Web浏览器平台
Microsoft各操作系统下的MicrosoftInternetExplorer
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