离线工具操作手册.docx

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离线工具操作手册

离线工具用户操作手册

1使用说明

1.1离线录入整体流程图

1.离线客户端工具使用流程图如图2.1.1所示：

图：

2.1.1

2.离线客户端工具档案录入使用流程如图2.1.2所示：

图：

2.1.2

1.2主要业务功能

1.2.1档案类型数据管理

点击左侧目录树中的全宗节点，展示档案类型管理面板。

1、系统更新功能

系统更新的流程和初始化程序有些相似，点击按钮后，需要选择离线配置包文件，之后选择想要修改的档案类型，需要注意的是，不被勾选的档案类型，不会被更新，也不会被删除。

1.2.2项目基础管理

点击左侧目录树中的档案类型节点，展示项目数据管理面板

1、增加项目，功能参见1.2中增加项目部分。

2、项目编辑，只能修改项目名等一部分显示信息，无法修改分类表、代码表、整理规则等信息

3、删除项目，将项目从系统中删除，当项目中含有档案数据时，该项目不可删除。

1.2.3档案数据展示

1、分页功能

案卷视图和文件视图包含分页功能，页数需要到“设置”中去进行配置，排序使用默认排序方式，不可更改

分页功能可以使用首页、尾页、上一页、下一页、直接转跳到某页等功能。

2、卷/盒内文件展示

单击某卷/盒后，将在卷内文件视图中将该卷/盒所包含的文件全部显示出来，按照卷内序号进行排序

3、数据筛选

点击分类表或项目下的分支时，数据会根据选择项进行筛选。

Ø在项目树中进行保管期限、归档部门筛选

Ø在分类树宗进行分类号筛选

4、整理状态

目前不区分已整理状态和未整理状态，可根据是否包含编号来判断

1.2.4新增档案

1、零散文件新增：

在零散文件的面板中单击右键“新增”（或先用鼠标点击零散文件面板，然后在工具条点击“新增”或菜单中“新增”），就会弹出新增零散文件的面板，新增面板中“上一条”、“下一条”等按钮是继承其他条目的数据（电子文件除外）。

“增加”按钮是保存当前条目，但不会关闭面板，可以继续增加，“保存”按钮是保存当前条目，并关闭面板。

2、卷内文件新增：

卷内文件的新增和零散文件的类似，只是在新增卷内文件的时候要先选择所属案卷。

，新增的卷内文件会继承所属案卷的立卷字段信息，并同时更新所属案卷信息。

3、案卷新增：

案卷新增和零散文件操作类似，只是没有电子文件。

4、当选中一个条目后点击新增，新增的条目会继承被选中条目的信息

5、没有被选中条目时点击新增，新增的条目会继承数据筛选条件的信息。

1.2.5编辑档案

1、零散文件编辑：

右键点击选中要编辑的文件（或者选中要编辑的文件后，点击工具栏上的“编辑”或菜单栏上的“编辑”），会弹出编辑面板，修改完数据后点击“保存”或“确定”（“保存”：

保存数据，不会关闭面板；“确定”：

保存数据并关闭面板），“上一条”，“下一条”等按钮是转到对其他条目的编辑。

2、卷内文件编辑：

和零散文件编辑类似，可以参考零散文件编辑。

3、案卷编辑：

和零散文件编辑类似，可以参考零散文件编辑。

1.2.6删除档案

删除可以通过右键删除菜单和工具栏删除按钮完成。

这里所有的删除只是逻辑性删除，将数据库中的状态位改变。

删除卷内文件数据后会更新所属案卷信息

1.2.7电子文件管理

1、新增：

在新增面板的电子文件表格，右键选择“增加”，会弹出电子文件的管理面板（或者在条目表格中点击

，也会弹出电子文件面板），用户点击

选择电子文件，填写数据后，点击“提交

2、编辑：

在新增或编辑条目面板中，右键选中的电子文件“编辑”则会弹出电子文件的面板，可以对电子文件数据进行编辑，然后点击“提交”。

在电子文件面板中，对表格中的条目点击右键编辑按钮，也可以进入编辑状态。

3、删除：

在文件面板或电子文件面板的电子文件表格，选择条目，直接右键点击“删除”，可以删除该电子文件条目

4、浏览：

在文件面板或电子文件面板的电子文件表格，选择条目，直接右键点击“浏览”，可以使用本地操作系统的软件，打开该电子文件。

1.2.8批量修改

批量修改主要包括：

案卷的修改，卷内文件的批量修改，零散文件的批量修改。

用户多选欲修改的条目，点击批量修改按钮，进入修改界面（图2.2.22-1）。

批量修改针对不同的数据提供不同的选择框。

当数据类型为日期型，整数型，分类表，代码表时候，修改方式为全部修改。

当数据位字符型时，用户可以根据需求选择全部修改，替换修改（填写查找内容和目标内容），首插入，尾插入。

一个字段只能选择一种修改方式。

点击添加表格中会显示用户的修改信息。

确定完成批量修改过程。

图2.2.22-1

1.2.9即时修改

表格上很多字段都可以进行即时修改，在所要修改的单元格上进行单击，根据字段可能会出现不同的情况，对于文本字段出现输入框，单击后面的按钮会出现多上输入框，对于日期型，出现日期选择框，对于分类号，会出现分类树，对于代码表字段，会出现下拉框等。

当修改以后，焦点离开时自动验证和保存。

1.2.10编号

选中可编号的条目信息。

会弹出窗体，输入编号的起流水号。

点击确定会根据编号规则编号。

1.2.11组卷

当选择多条零散文件的时候，满足组卷规则，组卷规则和加入规则类似。

当案卷面板没有选中的条目时候，会进行组卷操作，当案卷有选中的时候进行加入操作。

也可以根据右键菜单和工具栏的组卷按钮进行操作。

当满足组卷条件，会弹出卷盒规格窗体，选中符合的规格，确定，弹出新案卷的配置信息，如新案卷分类表，新案卷的题目，保管期限确定组卷成功。

若取消，新增案卷所有配置信息为空。

1.2.12加入

选择文件，点击加入后，将弹出列表框，框中显示所有符合加入规则的案卷信息，选择某一案卷后，点击确定，该文件就会加入该案卷中、

1.2.13抽出

选中案卷，在卷内文件中选中自己要抽出的条目，右键菜单的抽出，工具栏出，拖拽操作一致。

1.2.14打散

选中需要打散的条目，拖拽到零散文件面板。

或者通过右键菜单或者工具栏的打散按钮进行操作，被打散的案卷消失，案卷包含的卷内文件回归到零散未见状态。

1.2.15拆分

该功能暂时支持一个案卷拆2卷。

用户点击卷内文件，选择一个卷内文件作为拆分的。

如图2.2.23-1所示：

图2.2.23-1

点击拆分，确定拆分。

拆分成功后会生成2个案卷。

如上图所示拆分结果是卷内序号为2,3,4会组成一个新案卷。

1.2.16位置调整

拖拽实现操作如图：

图3.5.1图拖拽中

当1拖到3的时候，会将1插入到3以前，2以后。

调整玩得顺序因为2.1.3.4。

拖拽后如图

图3.5.2图拖拽后

位置调整完，若涉及到卷内文件，同步卷内的文件。

1、对于案卷和零散文件，拖拽后会暂时变动条目位置，如果被拖动的对象已经编号，而根据情况编号也会调整

2、对于卷内文件，拖拽后会同时改变卷内文件的卷内序号

1.2.17快捷拖拽

拖拽操作可以进行很多方便的业务操作，包括组卷、加入、抽出、位置调整等。

1、组卷：

选择多个文件，向案卷视图中拖拽

2、加入：

选择文件，想卷内文件视图中拖拽

3、抽出：

选择卷内文件，向文件视图中拖拽

4、位置调整：

同一视图中拖拽

1.3辅助功能

1.3.1字段设置

字段展示使用个性化设置，可以使用“字段设置”功能进行修改。

在主工作区中，案卷视图和文件视图可以使用字段设置功能，可以将某些字段隐藏，也可以改变现实的顺序和宽度，目前字段设置方式有两种

1、在视图的表格中进行修改（修改宽度和顺序），点击字段设置后，选择“保存当前列表样式”，然后点击确定，优点，所见即所得、方便快捷，确定无法隐藏字段。

2、点击字段设置后，选择“自定义设置”。

优点，可以更改字段的宽度、隐藏状态、顺序、和显示名称，即可以满足所有需求，缺点，设置没有前者方便

3、添加删除用来管理字段是否显示，上移、下移调节顺序，名称和长度可以更改显示名称和显示长度

1.3.2列空

1、点击案卷，点击列空，则在案卷的窗口中列出空案卷（没有卷内文件的案卷）。

2、点击零散，点击列空，则在案卷的窗口中列出空零散文件（没有电子文件的的零散文件）

3、点击卷内文件，点击列空，则案卷窗口列出含有空卷内文件的案卷，卷内文件窗口列出第一个含有空卷内文件的案卷下的空卷内文件。

点击案卷条目，列出空卷内文件。

1.3.3报表

勾选案卷或文件条目。

点击工具栏的报表按钮。

弹出报表窗口。

选择一个报表：

可以进行导出EXCEL，导出PDF，预览，打印操作。

导出EXCEL：

选择一个报表，点击导出EXCEL按钮（第一个按钮图标）

选择EXCEL文件路径（导出的EXCEL文件名为报表名加.xls）。

点击确定。

导出PDF和导出EXCEL相似。

不再赘述。

预览：

选择一个报表，点击预览按钮（第三个按钮图标）

打印：

选择一个报表，点击打印按钮（第四个按钮图标）

1.3.4任务管理

数据上传功能，往往需要很长的时间来完成，而当这些功能因多种原因停止后，无法继续进行，因此需要建立任务管理系统，来完成未完成的任务。

1、所有由任务管理系统管理的功能，必须满足特定的接口，并按照一定的过程去实行，已完成的功能需要根据接口做一些改造。

2、当任务因人为或其他因素停止时，可以在任务管理对话框中，找到该任务，点击“执行”，即可继续该任务。

3、用户也可以点击“删除”，把未完成的任务清除掉。

1.4档案数据迁移

1.4.1数据上传

数据上传以一个项目单位进行上传，上传的步骤如下

1、选择一个项目，点击项目树中的项目节点或在项目列表中点击该条记录。

2、选择菜单中的系统菜单->数据上传，进入如下页面

3、按上图填写信息，上传需要管理员权限，因此需要管理员输入账号和密码，点击下一步。

选择“转到已整理”，所有档案的状态改为已整理，

选择“忽略已上传”，曾经上传过得数据，不会再次上传

4、档案系统会根据你提交的权限和项目信息，寻找时候的项目，并显示出来，若账号密码不匹配，或找不到合适的项目，系统将给与提示信息，此处需要档案系统已开启，并成功配置FTP存储信息。

当找不到项目和条件不足时页面如下：

当成功获取项目列表时，如下

5、选择一个项目后，点击完成，进入目标选择页面

选择范围有两种，一种是项目下所有数据，一种是根据复选框进行选择。

6、选择完毕后，点击开始，打开上传进程页面

页面中会显示上传事件和进度条，除此之外，上传文件的结果页会记录下来。

1.4.2数据导出

数据导出以一个项目单位进行，导出的步骤如下

1、进入某个项目后，点击数据导出按钮，进入数据选择页面。

2、选择完导出的内容后，点击下一步，进入导出信息填写页面

3、按上图填写信息，导出文件的扩展名为omp，导入文件扩展名与之相同。

填写完毕后，点击结束进入导出过程页面。

1.4.3数据导入

数据导入以一个项目单位进行，导入的步骤如下：

1、获得由数据导出时生成的数据文件。

2、选择菜单中的系统菜单->数据导入，进入如下页面

选择步骤1中提到的数据导出文件，点击下一步，进入以下页面

页面中左半部分为数据导出文件的基本项目信息，右边有符合条件的本地项目列表

3、选择所要导入到的目标项目，点击结束，进入数据导入过程页面

5、目前只支持相同全宗和相同档案类型数据的导入。