保证金办理流程.docx

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保证金办理流程

保证金办理流程

一、保证金分类

从功能来说可以分为投标保证金、履约保证金和预付款保证金三类；从提交保证金的形式上来说可以分为电汇、汇票以及保函；保函又可以分为敞口保函和闭口保函。

二、电汇保证金办理流程

1、接投标科通知

2、复印招标文件中相关内容，电汇形式一般用于办理投标保证金和履约保证金，预付款保证金一般为保函形式，不采用电汇形式；

①投标保证金电汇所需资料：

招标文件封面、保证金汇入账户信息（名称、开户行、账号）、保证金约定退还条件、保证金有效期、开标日期

②履约保证金电汇所需资料：

招标文件封面、保证金汇入账户信息（名称、开户行、账号）、保证金约定退还条件、保证金有效期、中标通知书

3、填写许继电气股份有限公司请款单（格式见下图）

此请款单为两联，一为存根，黑色印刷体；二为冲账，绿色印刷体；填写时两联中间放置“复写纸”，

填写方法：

①请款单位：

新能源水利；

②请款人：

填写在财务处备案的相关人员名单，具体填写该项目的营销人员姓名，如果营销人员非水利营销人员，填写朱磊；如遇相关请款人员欠款，具体再临时协商；

③用途：

投标保证金或者履约保证金，以实际用途为准；

④账号、地点、汇入银行按照招标文件提供的信息填写；

⑤金额（小写）：

按照招标文件要求金额填写，如果填写金额不能顶格，在首个数字前填写人民币“￥”符号；

⑥金额（大写）：

按照招标文件要求金额填写，如果填写不能顶格，在空白的全部填写“

”符号；

⑦复核：

由投标科主管签字确认；

⑧经办人：

由经办人签字确认；

9）单位负责人：

由刘军伟刘总签字审核，如遇刘总出差，到韩春燕处加盖刘军伟刘总签章，请款单两联均需盖章；

4、根据招标文件相关内容，填写“新能源水利保证金台账”，并发送至许继电气财务处傅云霞邮箱，然后根据“新能源水利保证金台账信息管理”Excel表格规定内容填写保证金相关信息；

5、将“已复印的招标文件相关内容材料”和“已填写的请款单”递交至许继电气财务处傅云霞处，傅师傅在请款单上加盖其个人签章后，再将请款单递交至许继电气财务处出纳处即可办理保证金；

6、及时跟踪，与出纳联系，将银行电汇底单复印或传真给我方；

7、将电汇底单复印件（传真件）交给投标科主管，由投标科主管交给相关人员扫描放入投标文件中。

附：

请款单填写样式

三、汇票保证金办理流程

汇票保证金办理流程前五项同电汇保证金办理流程，

6、及时跟踪，与出纳联系，待财务处从银行处取得汇票原件后，我部门经办人前往财务处出纳处签字领取汇票原件；

7、拿到汇票原件后交给投标科主管，由投标科主管交给相关人员扫描放入投标文件中。

特别注意：

汇票的付款有效期为一个月，收款方在一个月内持汇票原件到收款方银行才能将款项入账。

汇票原件必须妥善保管，切勿丢失。

如果收款方不入账，待保证金期限到时，必须将原件拿回，银行见票退款。

若汇票丢失，我方需经过半年的法院司法程序并花费1500元左右才能将保证金退回我方账户。

附：

汇票样式扫描件

三、闭口保函保证金办理流程

闭口保函有明确的保函失效期，风险及资金占用较小，许继电气财务处规定，办理闭口保函业务需在中国工商银行办理。

1．需要准备的材料：

①《申请办理银行保函内部申请表》，见下样表：

需要填写处：

（1）“申请出具保函单位名称”：

许继电气股份有限公司；

（2）“申请办理银行保函部门”：

许继电气股份有限公司新能源公司；

（3）“合同（招标）币种及金额（大小写）”：

将合同金额按上述表格样式填写；

（4）“保函币种及金额”：

按招标文件中的要求填写，招标文件中有关保函担保金额都会有约定；

（5）“保函种类”：

闭口保函根据功能一般有预付款保函和投标保函两种；

（6）“项目名称”：

合同协议上的名称；

（7）“保函有效期”：

闭口保函都有明确的截止日期，若是投标保函，招标文件中对日期都有约定，若是预付款保函，招标文件中无明确日期时，可与业主方商议确定一个明确的截止日期；

（8）“敞口保函预计到期退还保函正本承诺”：

此项不填；

（9）“申请部门主管领导”由刘军伟刘总签字审核，“申请部门会计主管”由研究所财务处杜丹丹杜科长签字审核，“申请部门经办人”由经办人签字确认。

②《担保业务申请书》，见下样表：

需要填写处：

上述申请书中根据下述的1、公司名称、合同编号；2、合同名称；

主要条款的1、保函种类；2、受益人全称及地址按合同或招标文件上填写；3、担保金额；4、有效期，与《申请办理银行保函内部申请表》中的保函效期一致。

落款处“申请人”为许继电气股份有限公司，“法定代表人/授权代理人”由马保洲马总签字，日期为当天办理日期，准备材料时直接打印即可。

③《开立保函/备用信用证协议》两份（注：

双面打印，一份给资金管理中心办保函人员留存、一份是由资金管理中心办保函人员交给银行。

）见下：

上面样板中，标黄的部分按合同实际情况填写，落款处“乙方法定代表人（授权代理人）”由马保洲马总签字确认，“乙方（公章）”盖许继电气行政章，其它不作改动。

④复印件：

投标保函：

招标文件封皮、有关办理保函条款页、保函格式

预付款保函：

合同封皮、有合同金额页、有买卖双方签字盖章页（复印件的章必须清晰，否则银行不认可）、招标文件封皮、有关办理保函条款页、保函格式

将以上复印件按上述顺序装订好。

2.闭口保函办理流程：

1．带齐《申请办理银行保函内部申请表》、《担保业务申请书》、；《开立保函/备用信用证协议》、复印件；

2．《申请办理银行保函内部申请表》由刘总、杜科长签字确认，然后到集团3楼常务副总办公室找马保洲马总在《担保业务申请书》和《开立保函/备用信用证协议》上签字。

3．盖章

《担保业务申请书》右下角落款处盖公章

《开立保函/备用信用证协议》最后页乙方处盖公章，另这两份协议各自再盖骑缝章。

复印件盖骑缝章。

最后，将以上材料交给资金管理中心沈师傅。

闭口保函样例：

四、敞口保函保证金办理流程

敞口保函没有指定保函失效期，或效期不明确（例交货后多少月），自动展期，见索即付，风险及资金占用较大。

1.需要准备的材料

需要填写处：

和闭口一样，不同之处在于“保函效期”按招标文件约定填写，“敞口保函预计到期退还保函正本承诺”中的“有效截止日期”与销售员联系确定，“合同签订人员”由该项目销售员签字。

②《开立保函/备用信用证申请书》两份（注：

一份给资金管理中心办保函人员留存、一份是由资金管理中心办保函人员交给银行。

）见下：

需要填写处：

左页标黄部分按合同实际情况填写，右页落款处“联系人”由经办人、销售员签字，日期为当天办理日期。

“有权签字人”找马保洲马总签字。

④复印件：

履约保函：

合同封皮、有合同金额页、有买卖双方签字盖章页（复印件的章必须清晰，否则银行不认可）、招标文件封皮、有关办理保函条款页、保函格式

将以上复印件按上述顺序装订好。

2.敞口保函办理流程：

1．带齐《申请办理银行保函内部申请表》、《开立保函/备用信用证申请书》、复印件；

2．《申请办理银行保函内部申请表》由刘总、杜科长签字确认，然后到集团3楼常务副总办公室找马保洲马总在《开立保函/备用信用证申请书》上签字。

3．盖章

《开立保函/备用信用证协议》最后页乙方处盖公章，另这两份协议各自再盖骑缝章。

复印件盖骑缝章。

最后，将以上材料交给资金管理中心沈师傅。

注：

若招标文件中无保函格式，则须与业主商议保函格式，如果业主不能提供格式，则由我方提供格式给业主，由业主在格式上盖章确认，然后将此格式放入准备的复印材料中。

敞口保函样例：