公司单位政府档案管理办法.pdf

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XXXX公司公司档案管理办法档案管理办法文件编号：

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档案管理办法档案管理办法第第11章章总则总则编编制制审审核核核核准准批批准准第1条目的为规范公司档案管理工作，特制定本制度。

第2条职责1、公司档案实行集中与分级管理相结合的原则，综合部为公司档案的归口管理部门，负责全公司主体档案的管理，并对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。

为保护公司机密文件，确保档案的安全，人事档案分由人力资源部直接保管，财务档案由财务部直接保管。

所有以部门名义存在的部门制度、通知、决定、计划、单据等有保存意义的文件由各部门直接保管。

2、所有档案的分类目录及编号原则由综合部统一制定。

第第22章章文件、档案整理文件、档案整理第3条公司档案归档范围。

1、以公司名义发布的规划、年度计划、会议记录、决定、通知、规章、制度。

2、财务报表、财务审计、凭证。

3、劳动工资、人事档案。

4、各类签约合同。

5、项目实施过程中形成的施工方案、竣工资料、验收报告、工程图纸等（含外包部分资料）。

6、荣誉证书、奖牌、奖状等实物。

7、具有保存价值的其他文件资料。

第4条资料归档时间1、财务资料及各项管理工作形成的公文、文件等材料，按年度归档，需在次年的三月底前归档完毕。

2、已完成的工程技术资料每季度归档一次，即每年的一、四、七、十月，由各部门装订成册后归档。

3、合同资料必须先按项目性质分类编号，在次年的十二月统一送正本到综合部归档。

4、对人事资料的归档时间，由人力资源部每半年进行一次归档保存。

5、对各类荣誉证书的归档时间，由资质管理人员收到证件后一个月内归档。

第5条文件点收文件结案移送归档时，根据如下原则点收1、移交部门必须以文本及电子版形式提交移交清单，标明移交文件名称、数量、性质。

2、检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查并退回。

3、与档案无关的文件或不应随档案归档的文件，应立即退回经办部门。

4、归档文件核对无误后，必须与移交部门做好签收移交手续。

第6条文件整理点收文件后，应依下列方式整理。

1、中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

2、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢。

3、文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。

第第33章章档案分类档案分类第7条档案分类应根据公司、内容、业务项目等因素，按公司、大类、小类三级分类。

先以公司区分，然后依归档性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。

第8条档案分类应力求切合实用，如果因档案较多、三级分类不够应用时，须在第三级之后增设第四级“细类”；如档案不多，也可仅使用“公司”及“大类”或“小类”二级。

第9条同一“小类”的档案以存放于一个档案盒为原则，如档案较多，一个档案盒不够使用时，可分为两个以上的档案盒存放，并于小类之后增设“卷次”编号，以便查考。

第10条档号的表示方式如下。

ABCDE。

其中A为公司代号；B为大类号；C为小类号；D为档案年份；E为档案卷次。

如：

归档资料为XX公司工程合同，则表示为：

TWIG2010001，即TW（A：

XX）I（B：

合同类）G（C：

工程类）2010（D：

年份）001（E：

第一份合同）。

第第44章章档案名称及编号档案名称及编号第11条档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

第12条档案分类各级名称经确定后，应编制档案分类编号表，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序一次排列，以便查阅。

第第55章章档案归档管理档案归档管理第13条保存期限文件保存期依下列规定办理。

1、永久保存。

（1）公司章程。

（2）股东名册（3）董事会及股东会记录。

（4）财务报表。

（5）政府机关核准文件。

（6）不动产所有权及其他债权凭证。

（7）其他经核定须永久保存的文书。

2、十年保存。

（1）会计凭证。

（2）合同文件。

（3）其他经核定须保存10年的文书。

3、五年保存。

（1）工程资料。

（2）其他经核定保存5年的文书。

4、一年保存：

已废止无长期保存必要的公文。

第第66章章档案调阅档案调阅管理管理第14条各部门经办人员因业务需要需调阅该部门业务范围内档案时，应填写档案借阅申请表，经其部门负责人核准后向档案保管人员调阅。

为保障档案的安全性及完好性，减少对档案的损坏，有制定电子版扫描档案的，原则上只允许调阅档案的扫描文件。

第15条调阅非本部门业务范围的档案时，必须经该档案保管部门负责人批准后调阅。

第16条经公司领导确认为秘密级以上的档案文件，必须经公司领导批准方能借阅。

第17条调阅档案原件期限不得超过两星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续。

第18条调阅档案的人员必须爱护档案，要保护档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、扫描、转借或损坏。

第19条调阅的档案交还时必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，直接责任人必须负全部责任外，并给予相应处罚。

第第77章章档案清理档案清理第20条档案管理人员应及时擦拭档案柜，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽；每年依规定清理一次，已到保存期限的档案，给予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，并于目录附注栏内注明销毁日期。

第21条保管期限届满的文件，经核定仍有保存参考价值的，档案管理人员应在档案目录表上注明为保留文件。

第22条每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，及时更新档案信息。

第23条对于已失去作用的档案进行销毁采用碎纸机进行处理，销毁档案材料要认真鉴定，确定销毁档案材料已列册登记。

第24条销毁档案材料时，必须指派专人连同档案保管人一起监销，防止失密。

第第88章章罚则罚则第25条任何违反本制度的行为，公司将给予直接责任人通报批评，并根据损失程度给予经济处罚或按违反保密法追究法律现行责任。

第第99章章附则附则第26条档案管理部门应积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。

第27条本办法由综合部负责解释和修订。

第28条本办法自发文之日起执行。

附件1：

档案分类编号表档案分类编号表公司大类小类合同：

I工程类：

G销售类：

S外包类：

W服务类：

F订货类：

D零星类：

L其他类：

Q工程资料：

G综合应用:

A应用集成:

B基础业务:

C计量业务:

D咨询监理:

EIT服务:

F电网应用:

G多媒体:

H其它业务:

I财务资料：

D报表：

A审计报告：

B凭证：

C其他：

D公文：

A公司发文：

A规章制度：

B总结计划：

C其他：

D人事资料：

E按级别人名分类证书实物：

H资质证书：

A奖状证书：

B奖牌：

C其他：

D其他有保存意义的资料：

Q相片：

A光碟：

B设备：

C其他：

D附件2：

档案借阅审批表档案借阅审批表部门：

编号编号档案名称档案名称密级密级借阅时限借阅时限借阅原因借阅人（签字）年月日借阅部门意见年月日分管领导意见年月日档案保管部门意见年月日总经理意见年月日附件3：

档案目录表档案目录表序号序号档案号档案号名称名称建档日期建档日期存放位置存放位置保管期限保管期限备注备注附件4：

档案移交清单档案移交清单序号序号档案号档案号名称名称附件附件份数份数经办人经办人备注备注移交人：

接收人：

日期：

日期：

附件5：

作废档案销毁明细表作废档案销毁明细表序号序号档案号档案号名称名称保存起至时间保存起至时间销毁理由销毁理由销毁日期销毁日期审核：

审批：

监督：

执行：