供应商档案的管理.docx

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供应商档案的管理

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供应商档案的管理（总8页）

供应商档案管理是公司采购管理的重要内容，而不能把它仅仅理解为是供应商资料的收集、整理、存档。

建立完善的供应商档案管理系统和供应商管理制度，有利于更好的了解供应商之制程能力、品管功能，更清楚地确认其是否有提供符合成本、交期、品质之产品的能力，是建立长期供需合作关系决策的重要依据。

第一条

供应商档案管理对象：

1、从时间序列来划分：

老供应商、新供应商、未来供应商。

新供应商和未来供应商为重点管理对象。

2、从交易过程来划分：

包括曾经有过交易业务的供应商、正在进行交易的供应商和即将进行交易的供应商。

对于第一类供应商，不能因为交易中断而放弃对其的档案管理；对于第二类的供应商，需逐步充实和完善其档案管理内容；对于第三类供应商，档案管理的重点是全面搜集和整理资料，为即将展开的交易业务准备资料。

3.从供应商性质来划分：

特殊公司（与本公司有特殊业务等）、普通公司等。

这类供应商因其性质、供应特点、供应方式、供应量等不同，对其实施的档案管理的特点也不尽相同。

4.从供应数量和市场地位来划分：

包括主力供应商（供货时间长、供应量大等），一般供应商。

不言而喻，供应商档案管理的重点应放在主力供应商上。

第二条  供应商管理内容

1.供应商基础资料，即公司所掌握的供应商最基本的原始资料，是档案管理应最先获取的第一手资料。

这些资料，是供应商档案管理的起点和基础。

供应商基础资料主要包括公司名称、地址、电话、传真、E-mail、网址、负责人、联系人；公司概况、设备状况、人力资源状况、主要产品及原材料等。

2.供应商特征：

供应能力、发展潜力、企业规模和知名度等。

3.业务状况：

主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。

4、交易活动现状：

主要包括供应商的交货状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策；企业信誉与形象、信用状况、财务状况等。

第三条供应商档案管理方法

1、建立供应商档案卡。

作为供应商档案管理的基础工作，是建立供应商档案卡（又称供应商管理卡、供应商资料卡等）。

采用卡的形式，主要是为了填写、保管和查阅方便。

供应商档案卡主要记载各供应商的基础资料，这种资料的取得，主要有三种形式：

①提供供应商资料卡，由供应商填写。

②由采购员通过平常的业务活动或其他各种渠道了解、收集供应商的相关资料。

③通过本公司和供应商已发生的采购情况（包括产品性能、产品质量、售后服务等实际情况）。

然后根据这三种渠道反馈的信息，对供应商的相关资料进行整理、核实汇总，填入供应商档案卡。

2、通过采购员与供应商沟通建立供应商档案卡的主要做法是：

编制供应商信息周报，由汇总整理，周会时上报总经理，据此建立综合的供应商档案。

第四条供应商档案管理应注意问题1.供应商档案管理应保持动态性。

供应商档案管理不同于一般的档案管理。

如果一经建立，即置之不顾，就失去了其意义。

需要根据供应商情况的变化，不断地加以调整，消除过旧资料；及时补充新资料，不断地供应商的变化，进行跟踪记录。

2.供应商档案管理的重点不仅应放在现有供应商上，而且还应更多地关注意向供应商，为公司选择新应商，开拓新市场提供资料。

3.供应商档案管理应“用重于管”，提高档案的质量和效率。

不能将供应商档案束之高阁，应以灵活的方式及时全面地提供给业务人员和有关人员。

同时，应利用供应商档案，作更多的分析，使死档案变成活资料。

4、借阅供应商档案时，必须办理借阅手续。

请借阅人员注明借阅期限。

如何选择办公用品的供应商

最佳答案

办公用品/打印耗材/办公文具的使用是每个企业事业单位都必不可少的，如何选择合适的办公用品供应商就成为各企业事业单位行政部及采购部的一件头等大事。

在这里玛丽办公用品网来告诉您如何科学的选择办公用品供应商。

一、首先正规的办公用品公司是前提

正规公司的进货渠道一般都比较好，因为有销量和代理的权限较高更容易得到厂家的支持，属于销售链的上层，所以他们比办公用品店拿到的价格更低，质量也能得到保证；另外正规公司能提供正规发票，也许有许多小办公用品店也能提供发票，但很多小店为了省税，往往大头小尾，开阴阳票，有可能会引起税务部门对企业的不必要的麻烦。

二、量身定做，寻找适合自己供应商

大公司尽量使用竞标的形式来选择供应商，在选择好办公用品供应商之后一定要签署完善的合同，用合同来约束供应商，常用的物品尽量写明供货的价格，以防有不守规矩的供货商在合作中间以次充好，蒙混过关。

这里有一个小决窍，大公司不要上来漏底，可以是以小公司的名义去跟对方商谈，看清楚对方是否是一个守信重承诺的办公用品公司，尝试性的合作，如果他们能把一个小公司也服务的相当周到，那你就不用担心他们的服务质量了。

小公司尽量选用口碑好，服务好的办公用品公司来进行合作，服务体现在各个方面，售前售中和售后，最终选择合适的供货商，并签订供货合同，最好约定为月结，这样对企业更加有利。

三、同样是办公用品配送公司选软硬件过关的公司

现在注册公司非常方便，所以很多个人都会花上几千元注册一个有限公司，很难分辩，在此有一个方便的方法，要求注册资金50万或100万以上，有自己的配送车辆。

有公司独立的商品发布平台，有相对完整和稳定的价目表，等等。

具备这些硬性条件的公司应该可以放心尝试与其合作。

许多办公用品配送公司已经开始注意自己的软实力，网上订货，线下服务，逐渐成为潮流。

公司安装了400或800免费电话，提升了服务品质，服务至上的理念成为这一小部分走在前面的配送企业中的制胜法宝。

时代在进步，企业的需求也在提高，在挑选办公用品供应商的时候不能一味的追求低价，往往正规的办公用品公司在产品的价格基础上所包含的附加值要远远大于一些非正规的供应商。

比如售后服务，响应时效等等。

软硬件都好的办公用品配送商已经成为趋势。

也许一些小规模的企业要求对方出示众多的相关文件会让对方感觉烦感。

但要相信一个正规公司在对待大公司也好小公司也罢，除了供货价格，在服务理念上应该是一事同仁的。

所以那些不愿出示文件的公司也不会是你理想的合作伙伴。

供应商合约主表

． 接到本订单，请尽速确认，并回复本公司。

2． 经确认而逾期交货者，本公司有权取消订单。

3． 订单号码，请务必注明于送货单及发票等资料上。

4． 出货请勿超交，若超交超过5%，超交部份本公司将不付款，且不负保管之责任。

付款条件依本公司规定。

5． 如有任何问题，请与本公司采购人员洽询。

 采购经办：