文件与记录管理程序Word文件下载.docx
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制作
审核
批准
日期
文件修订履历
版本
页次
修订内容
制作人
制作/修订日期
10
第一次制订
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
L
M
N
O
P
Q
R
1、目的：
1.1规范体系文件的管控流程，确保文件正确而有效的被管理与使用。
1.2有效管理质量记录制作，标识、书写，变更，储存、保护、检索、保留和处理之规范，以显示所需质量之达成，且证明质量管理系统之有效运作。
2、范围：
2.1适用于公司所有与体系有关的文件，包括公司内部文件和外部文件。
2.2适用于与本公司质量/环境/职业健康安全管理体系内所使用之表单记录与法律性文件（如合约、专利等）皆属之。
3、定义:
3.1文控中心：
简称文控，英文缩写为DCC，是指公司内部对体系文件管理单位。
3.2内部文件：
由公司自行规划或参考外部资料制订的文件。
3.3外部文件：
由外部机构编制，公司运作中必须加以参考或引用的文件，如行业标准、顾客资料等。
3.4质量管理体系文件分类及定义：
3.4.1一阶文件：
即质量管理手册，依据GB/T19001标准建立的公司总要求，包含质量体系的描述、质量方针、质量目标等。
3.4.2二阶文件：
即程序文件，对质量管理手册的内容作具体展开说明的文件。
3.4.3三阶文件：
即指导文件、标准、规范、管理制度，过程分解出来的具体而详细说明性文件。
3.3.4四阶文件：
即表单、记录，表单是指在体系运行过程中能够阐明所取得结果或提供活动的完成证据的空白载体；
记录是指阐明在运体系过程中所取得结果或提供活动完成证据的文件。
4、权责:
4.1体系各阶文件制订、会签、审批权限表
文件层级
文件类别
制订
审核
核准
上传
一阶
管理手册
管代
/
总经理
文控
二阶
程序文件
职能部门
负责人
文件中涉及的权责部门负责人、
体系管理部部长
管理者代表
各部门文件管理员
三阶
作业指导书
技术中心
生产工部
品质部
主管及上人员
根据文件内容确定
部门负责人
标准/规范
管理制度
四阶
表单/记录
4.2职能部门：
即对应组织架构中明确的各部门，负对对记录的制定、使用、保存等事宜。
4.3文控中心（DCC）：
负责记录之编号，原稿之管理，及所有体系文件的受控、归档、分发、回收作废、记录。
5、流程图:
无
6、作业程序：
6.1文件制作：
各部门视业务需要组织职责，由部门负责人或指定人员依各类文件标准格式制作。
6.1.1文件名称要求:
Ø
一阶文件名称为XXXX手册，如：
品质手册。
二阶文件名称为XXXX程序，如：
文件控制程序。
三阶文件分作业指导书、规范/标准、制度三大类，所有三阶文件名称后缀只能选择其中一种。
表单/记录，依据使用的情形，自主选用名称。
6.1.2新增文件编号申请：
6.1.2.1新增文件初稿已确认完成的情况下,由制订部门人员以邮件形式发给文控中心（同时抄送给部门负责人）申请文件编号，邮件内容：
填写文件名称、类别、创建原因。
文控按照下表编码原则进行编号，并记录在《文件编码清单》中。
类别代码
文件编号
一阶文件
质量手册
QM
HZ-QM-（流水号,从001开始
环境/职业健康安全手册
EM
HZ-EM-（流水号，从001开始）
二阶文件
QP
HZ-QP-（流水号，从001开始）
三阶文件
MR
HZ-MR-（流水号，从001开始）
SOP
HZ-部门代码-日期-（流水号，001）
ST
ST-部门代码-（流水号，从001开始）
四阶文件
部门代码-M-（流水号，从001开始）
6.1.2.2外来文件编号:
HZ-WL-日期-XXX（流水号，从001开始）。
6.1.2.3原则上，各部门使用的表单都必须有支持文件，通过邮件或钉钉通用申请流程，由文控统一编号。
6.1.2.4公司各主要职能部门代码：
部门
销售部
市场部
研发部
计划物控部
采购部
生产部
代码
SD
MD
RD
PMC
MP
PR
售后服务部
人事行政部
财务部
总经办
QC
AS
HR
FD
DC
HQ
6.1.3文件版本拟定：
6.1.3.1各类别文件版本，首次发行版本为A，之后每修订一次版本由A到B、C、D、E、F…..Z进行更新，共计26版，循环使用。
6.1.3.2作业指导书版本管理：
文件封面版本与最新修订版本保持一致。
单页不同时间修订时，页版本不能重复或倒回。
同一工序页版本必须一致。
每次修订，版本以A、B……、Z递加升级，以封面版本为基准：
如封面版本为A（内容均同步为A），修订页的版本以封面版本A为基准升级到B，封面版本同步升级为B；
如再次修订时，修订页的版本仍以封面版本B为基准升级到C，封面版本亦同步升级到C；
未修订页的版本保持不变，升级的内容须在封面履历中予以描述。
字母26版使用完，则从头循环，即再次从A开始递次使用。
6.1.4文件格式要求：
6.1.4.1为使同类别文件格式做到统一，各类文件按照对应的格式要求制作。
6.1.4.2管理手册格式请参考《质量手册》。
6.1.4.3二、三阶文件（作业指导书除外）按照附件《二、三阶文件模板》制作。
6.1.4.4作业指导书（检验类、制造类）分别按照《检验规范之制作规定》和《制造作业规范之制作规定》执行。
6.1.4.5四阶表单格式不限，以适用要求为准。
6.1.5文件内容排版：
排版格式不限，以方便阅读与美观基调。
6.1.6文件字体与版面要求：
6.1.6.1文件标题字体依据模板设置为华文中宋28号字体，标题尽量言简意赅，控制在十字以内；
其余字体均为华文中宋12号字体；
段落间距为一倍行距。
6.1.6.2文件版式需设计边框，所有文件、流程图及文件中的表单需在边框范围内。
文件版面应布局合理、美观，设定适当之边距，预留出装订边。
6.2文件的审核、会签、批准：
6.2.1文件的生效必须经过相关的权责人员进行审核、批准；
如需会签，则必须呈相应的部门负责人会签，方可发放生效。
6.2.2二、三阶文件（作业指导书除外）会签由制订部门根据文件内容在封面页选择书面会签或会议研讨。
如是书面会签，需附上《文件会签单》给到文件中涉及的权责部门签审，会签部门将有异议的条款与修订意见填写在《文件会签单》中，制订部门根据会签意见对文件进行部分修订，修订后的文件需得到之前的意见确认，才能进行核准。
如选择会议研讨方式会签，需附件会议决议。
如呈最高管理者批准的管理制度则无须会签。
6.2.3一般情况下，作业指导书不需会签，如部门领导要求，可在文件封面页会签区域进行会签。
6.3文件变更与修订：
6.3.1职能部门如发现文件规定与操作流程已不能适用现阶段各项工作处理，或文件规定与部门职责不一致，由原制订部门对文件进行修订。
6.3.2修订后的文件需详细填写《文件变更升版与旧版对照表》，连同《文件会签单》给到相关部门签审。
修订的签审流程与初次制订相同。
6.4文件电子化管理：
6.4.1文件生效日期以最终批准（核准）日期为准，或以约定生效日期为准，但约定日期必须晚于批准（核准）日期。
6.4.2职能部门在文件完成所有审批后，由文控将电子档上传中转站程序文件夹，电子档文件编号、名称、版本、制定部门、制订日期、页数须填写完整，封面页制订、审核、批准按照实际人员将名字打印上去，不能空白。
同时，将审批完的原稿、《文件会签单》和《文件变更升版与旧版对照表》一起交到文控保存。
6.4.3文件归档：
上传到服务器中转站的文件统一由文控核对原稿与电子档一致后，审批通过进行归档。
6.4.4为确保现场使用文件为最新有效版，上传到服务器中转站的体系文件不得随意下载和打印。
下载权限现只授权给文控和各部门文件管理员；
上传到服务器中转站的作业指导书由文控归档之后统一打印印章发行至相关单位。
6.4.5体系管理部定期对受控文件进行检查、整理，当发现文件有破损或遗失现象，要求使用部门及时更换，确保现行文件有效。
6.4.6文控对公司所有文件编制《文件目录》进行管理，纸档文件按类别归档。
各用文单位将收到的纸档文件编制目录表，以便查阅。
6.5文件受控分发：
6.5.1文件分发部门与数量：
二、三阶文件分发部门与份数按照文件封面页上的勾选部门和数量执行。
6.5.2文件受控：
文控收到制订部门提交的审批完的原稿附《文件会签单》（如选择书面会签）、会议记录（如文件以会议方式会签）、《文件变更升版与旧版对照表》（如文件有修订）后印“受控文件”章分发。
分发记录登记在《文件分发、回收记录表》中。
6.5.3接收部门在《文件分发、回收记录表》上签名。
6.5.4文件补发：
已发行之纸档文件如遗失、破损或其它原因需补发，可通过填写《文件补发申请单》经部门负责人审批，由文控补发，损坏的旧版文件退回文控处理。
6.5.5现场使用的文件必须置于现场，方便指导操作。
6.6文件作废回收：
6.6.1文件作废由部门文件管理员在中转站中启动“文件报废流程”，经相关人员审批通过后，由文控执行作废。
6.6.2电子档文件作废后，文控须对纸档文件按发放记录进行回收。
6.6.3文件变更升版，文件管理员上传新版文件，文控在中转站中通过修改文件状态，进行作废。
同时，发行新版文件对旧版纸档回收。
6.6.4回收的文件印“作废”章，记录在《文件分发、回收记录表》中，作废文件复印件可直接销毁也可作再生纸利用。
作废文件原稿印“参考文件”章，单独保存，保存期限至下次变更时。
文件升至C版时，可将A版原稿进行销毁，保留B版原稿，印“参考文件”章。
6.7外来文件管理：
6.7.1与质量管理体系策划和运行有关的外来文件（如：
法律法规、国家标准、行业标准和其它要求、相关方的要求等书面文件），由体系管理部不定期进行收集，经部门负责人识别鉴定后，登记在《外来文件清单》中。
产品有关外来文件由技术中心负责收集和管理。
6.7.2外来文件中的法律法规收集与管理，依据《法律法规管理程序》规定执行。
6.7.3经识别的外来文件由文控上传服务器中转站共享和保存，必要时，组织相关部门对外来文件要求进行培训。
各部门如需纸档外来文件，可向文控申请，由文控印“外来文件”章发给需求部门，同时做好发放记录。
6.7.4外来文件的废止，根据政府机关或其它信息确定废止，同时经适用部门经理确认后，由文控对过期的外来文件进行作废处理。
如外来文件升版更新，收集最新版本后，将旧版作废。
6.8记录管控：
6.8.1总要求：
各种用于记录的表单由各部门自行设计制定，经部门负责人核准后，将已制订的空白表单交文控中心编号存档,并由文控中心登录于《记录一览表》。
6.8.2记录的填写：
6.8.2.1职能部门需对使用规定的记录进行准确、真实、规范地填写其内容，要求字迹清楚，不能使用易褪色和易擦去的书写工具作记录，并保证表单清晰易读。
6.8.2.2填写内容的表单，必须经过相关的权责人员审核、批准（核准）后才能生效。
6.8.2.3记录不得随意涂改，若的确需修改时，应将需修改的文字划两斜杠去后，在旁边填写正确内容，修改内容之处（如料号、品名、数量等）须由修改人签名，否则视为无效。
6.8.3记录的收集、整理、标识、保存与维护：
6.8.3.1记录表单经相关的权责审查核准后,应按相应的类别（如表单名称、客户别、产品别、车间别、生产线别、日期别等）用档案夹或卷宗装订成册，并作好标识。
6.8.3.2重要的记录（如客诉）,可以必要时建立一览表,并将其名称、日期、追查状况等列表，便于跟踪。
6.8.3.3职能部门之记录应予以标示、摆放整齐（可于档案内编制索引），以利检索。
6.8.3.4记录应予以妥善保存于易于查阅之场所。
6.8.3.5记录之储存环境，应以防潮湿、防虫害、腐蚀、以避免资料之毁损。
6.8.4记录之保存期限及逾期处理：
6.8.4.1记录须依规定的保存期限（各部门提供所属部门记录的保存期限,由文控中心汇总《记录一览表》）保存之，逾期由保管部门经部门相关权责人员（主管及以上）审核后，印上作废章后自行销毁或再利用，其保存期限依《记录一览表》执行，若无特别之规定则至少保存壹年,当客户有要求时,以客户要求的保存期限为准。
6.8.4.2相关之记录文件，由各单位自行整理保管。
6.8.4.3当客户和法律法规有要求时，记录的保存时间应需满足要求，可与产品寿命周期等相适应。
产品品质记录保存期限，必须在产品保固期基础上至少增加1年，如保固期为4年，则该产品的品质记录保存期限为5年或以上。
6.8.5记录调阅：
6.8.5.1厂内调阅：
内部人员因工作需要查阅记录时，查要求相关保存人员调出现场查看。
非本单位人员调阅记录，需经负责人同意后，可以调阅，并于规定期限内归还。
6.8.5.2厂外调阅：
外部人员查阅，须经管理者代表批准。
6.8.5.3当合同有要求时，经管理者代表批准在规定期限内，记录可以提供复印件给顾客。
7、参考文件:
8、附件:
8.1《二、三阶文件模板》
8.2《文件编码清单》DC-M-001
8.3《文件会签单》,DC-M-002
8.4《文件变更升版与旧版对照表》DC-M-003
8.5《文件分发、回收记录表》DC-M-004
8.6《文件补发申请单》DC-M-005
8.7《临时文件清单》DC-M-006
8.8《临时文件延期申请单》DC-M-007
8.9《外来文件清单》DC-M-008
8.10《文件目录》DC-M-009
8.11《记录一览表》DC-M-010
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