山西档案职称考试操作题.docx
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山西档案职称考试操作题
操作题：
一、档案部门几种常用公文的写法。
请示、报告、工作制度
1、报告的格式：
1、标题。
一般不写发文机关，只写事由和文种。
2、正文。
正文的开头先顶格写受文机关，然后转告写正文。
3、结尾。
有时写上一句结语。
如：
“以上报告，如无不妥，请批转各地”；“以上报告，请指正。
”等
2、请示的格式：
请求必须一文一事，只有一个主送机关。
请示的文件题名，由事由和文种（请示）构成，一般不写发文机关（即请求机关）。
事由写明请示的事项，文种即写“请示”。
受文机关在题名下一行顶格书写，用受文机关的全称或通用的简称。
请示的正文，一般开头先写明请示问题的理由，接着写提出请示的事项，最后用“妥否，请批示”、“请批复”、“请予审批”作结。
3、通知的格式：
标题一般应写明事由和公文文种。
受文单位，即被通知的单位，一般写在正文的第一行，顶格。
通知的正文，一般由三个部分组成：
缘由、事项、结尾，用特此通知之类习惯语作结。
4、通报：
关于某某县档案馆发生火灾情况的通报接着写正文落款时间
5、函：
标题由事由和文种两部分组成。
正文，先顶格写主送单位的全称或通用的简称，接着回行写发函的原因或根据，说明要回复的事项，最后用“请复函”、“特此函复”作结。
6、计划：
标题，由适用时期、计划内容两部分组成。
正文，一般写三段：
一是前言，写为什么要制定计划，总的任务是什么，用“为此，要做好以下工作”一语来领起下述事项；二是计划事项，写要完成的任务;三是措施和步骤，写要做哪些具体工作，用什么办法完成任务。
末尾，写制定计划的日期。
7、档案利用制度
第一条为充分发挥档案的作用，更好地提供档案为单位的领导和各部门的工作服务，特制定本制度。
第二条档案室要根据工作需要编制必要的档案检索工具和参考资料，供查找档案使用。
第三条档案室保管的档案和内部资料，主要供本公司的领导和有关工作人员利用，一般不对外提供利用，如外单位确需利用，须持其单位介绍信，并经本公司办公室领导批准。
第四条利用档案应在档案室阅览，如需借出利用，须办理借阅手续。
第五条利用者查阅档案时要爱护档案，不许拆卷，不许在档案文件上勾划、作标记。
第六条利用者借、还档案时，档案员要当面核对数量，发现问题须及时处理。
8、档案统计制度
第一条为了及时、全面、准确地了解室存档案情况，实现对档案的科学管理，特制定本制度。
第二条档案室所存档案和资料均须建立登记簿，做到有物有账，账物相符。
第三条档案的收进、移出、销毁须及时进行登记，定期进行统计分析。
第四条档案室要坚持做好平时的提供利用和档案利用效果的登记工作，研究利用规律，改进利用工作。
第五条按上级档案行政管理部门的要求，准确填报档案工作情况统计年报。
第六条档案室应定期汇总档案增减、变化情况，向领导汇报。
9、档案保密制度
第一条为了保证档案信息安全，不失密，不泄密，特制定本制度。
第二条所有依法从事档案工作的人员，即事关档案的形成、积累、收集、整理、保管、鉴定、统计、查阅利用的人员，均须遵守国家《保密法》的要求，保守档案秘密。
第三条档案查阅利用一律在可监控的环境下进行。
第四条对涉密档案一定要控制利用，严格履行审批手续。
第五条档案管理人员一定要严格遵守档案管理各项制度，不能在无关场合或无关人员跟前泄漏档案信息。
第六条单位全体人员都要保证计算机网络中档案信息的安全。
第七条对因不负责任造成泄密后果的，将根据具体情节，严肃处理。
二、编制归档公文的分类方案
1、党政群团机关档案分类编号方案
一级类目
二级类目
类号
名称
类号
名称
01
文书档案
1
2
3
（可按保管期限分设可按年度分设）
02
**（专业）档案
1
2
3
（根据实有专业设）
03
会计档案
1
2
3
4
凭证
账簿
报告（报表）
其它
04
科技档案
1
2
3
基建
设备
科研
05
声像档案
1
2
3
照片
录音
录像
06
荣誉实物档案
1
2
3
4
5
锦旗
奖状
奖杯
证书
印章
2、企业事业单位档案分类编号方案
一级类目
二级类目
类号
名称
类号
名称
01
党群工作档案
01
党务综合
02
组织工作
03
宣传工作
04
统战工作
05
纪检工作
06
工会工作
07
共青团工作
08
其它
02
行政工作档案
01
行政综合
02
公安保卫
03
监察工作
04
审计工作
05
人事工作
06
教育工作
07
医疗卫生
08
后勤福利
09
外事工作
03
经营管理工作档案
01
经营决策
02
企业管理
03
计划工作
04
统计工作
05
财务管理
06
物资管理
07
产品销售
08
股份制管理
04
生产技术管理档案
01
生产调度
02
质量管理
03
劳动管理
04
能源管理
05
安全管理
06
科技管理
07
标准管理
08
计量工作
09
信息管理
05
产品档案
01
。
。
（按产品种类或型号设置，种类和型号的名称即类名称）
06
科研档案
01
。
。
（按课题或课题类型设置课题或课题类型名称及类名称）
07
基建档案
01
。
（按工程项目设置，项目的名称类名称）
08
设备仪器档案
01。
。
。
（按设备仪器和种或型号设置，种类或型号的名称即类名称）
09
会计档案
01
凭证
02
账簿
03
报告（报表）
04
其它
10
干部职工档案
01
干部档案
02
工人档案
03
离退休职工档案
04
死亡职工档案
11
声像档案
01
照片
02
录音
03
录像
12
荣誉实物档案
01
锦旗
02
奖状
03
奖杯
04
证书
05
印章
3、高等院校档案分类编号方案
一级类目
二级类目
01
党群工作档案
01
02
03
同表1
02
行政工作档案
同表1
03
教学档案
01
教学与实验室建设
02
招生工作
03
学籍档案
04
课堂教学与教学实践
05
学位管理
06
毕业生工作
07
教材管理
04
科研档案
01
。
。
（按课题或课题类型设置课题或课题类型名称及类名称）
05
基建档案
01
。
（按工程项目设置，项目的名称类名称）
06
设备仪器档案
01。
。
。
（按设备仪器和种或型号设置，种类或型号的名称即类名称）
07
会计档案
01
凭证
02
账簿
03
报告（报表）
04
其它
08
干部职工档案
01
干部档案
02
工人档案
03
离退休职工档案
04
死亡职工档案
09
声像档案
01
照片
02
录音
03
录像
10
荣誉实物档案
01
锦旗
02
奖状
03
奖杯
04
证书
05
印章
4、中国人民银行**市支行档案分类编号体系表
一级类目
二级类目
名称
代号
名称
代号
文书档案
1
公元纪年代号
年度
业务档案
2
货币发行股
1
会计股
2
计划股
3
国库股
4
金融管理股
5
稽核股
6
调研室
7
会计档案
3
国库会计
经费会计
业务会计
1
2
3
干部职工档案
4
在职干部职工
1
离退干部职工
2
专业职务干部
3
死亡干部职工
4
科技档案
5
基本建设
设备仪器
科学研究
1
2
3
声像档案
6
照片
录音带
录像带
1
2
3
荣誉实物档案
7
奖状证书
锦旗
奖牌
奖杯
其它
1
2
3
4
5
5、中共某某省直工委档案分类编号示意图
一级类目
二级类目
名称
符号
名称
符号
文书档案
01
永久
定期（30年）
定期（10年）
01
02
03
科技档案
02
基建
科研
01
02
专业档案
03
案件审理
案件检查
01
02
会计档案
04
凭证
账簿
报告（报表）
其它
01
02
03
04
声像档案
05
照片
录音
录像
01
02
03
实物档案
06
锦旗
奖状
奖杯
证书
印章
01
02
03
04
05
三、请你画出公文四分四注意立卷示意图。
四、如何编制卷内备考表？
（请设计一份卷内文件目录和卷内备考表）
卷内文件目录
表4 卷内文件目录
顺序号
文号
责任者
文件题名
日期
页号
备注
表5 卷内备考表
本卷情况说明：
立卷人：
检查人：
立卷日期：
年月 日
五、案卷封面的编目改错题。
或补充题。
1、全宗名称，填写立档单位全称或通用简称。
如是联合全宗，要填两个立档单位的全称或通用的简称。
2、类目名称，填写案卷在其所属的档案分类方案中末级类目的名称
3、案卷题名一般由责任者、问题、文件名称三个部分组成。
如：
山西省档案局与山西省人事厅关于档案职称改革问题的来往文书；某某某会议文件;关于某某某同志违纪问题的案卷；如果是计划、总结类公文组成的案卷，案卷题名应由责任者、时间（年度或起止年度）、问题、文种四部分组成。
（全宗名称）
（类目名称）
（案卷题名）
自 年 月至年月
保管期限
本卷共 件 页
归档号
全宗号
目录号
案卷号
六、归档章的填写
归档章的填写方法
七、编制会计档案封面格式
会计档案
会计档案
立卷部门
类别
案卷
标题
起止时间
卷内张号
第号至第号
保管期限
全宗号
类目号
案卷号
（卷脊）
全宗号：
类目号：
案卷号：
类别：
19年月
本月共有册
本册是第册
八、会计档案保管期限表
会计档案保管期限表
企业和其他组织会计保管期限表
序号
档案名称
保管期限
备注
一
会计凭证类
1
原始凭证
15年
2
记帐凭证
15年
3
汇总凭证
15年
二
会计帐簿类
4
总帐
15年
包括日记总帐
5
明细帐
15年
6
日记帐
15年
现金和银行存款日记帐保管25年
7
固定资产卡片
固定资产报废清理后保管5年
8
辅助帐簿
15年
三
财务报告类
包括各级主管部门汇总财务报告
9
月、季度财务报告
3年
包括文字分析
10
年度财务报告（决算）
永久
包括文字分析
四
其他类
11
会计移交清册
15年
12
会计档案保管清册
永久
13
会计档案销毁清册
永久
14
银行余额调节表
5年
15
银行对帐单
5年
财政总预算、行政单位、事业单位和
税收会计档案保管期限表
序号
档案名称
保管期限
财政总预算
行政单位事业单位
税收会计
一
会计凭证类
1
国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证
10年
10年
2
各收入机关编送的报表
10年
3
行政单位和事业单位的各种会计凭证
15年
4
各种完税凭证和缴、退库凭证
15年
5
财政总预算拨款凭证及其他会计凭证
15年
6
农牧业税结算凭证
15年
二
会计帐簿类
7
日记帐
8
总帐
9
税收日记帐（总帐）和税收票证分类出纳帐
25年
10
明细分类帐或登记簿
15年
15年
15年
11
现金出纳帐、银行存款帐
25年
12
行政单位和事业单位固定资产明细帐（卡片）
三
财务报告类
13
财政总决算
永久
14
行政单位和事业单位决算
10年
永久
15
税收年报（决算）
10年
永久
16
国家金库年报（决算）
10年
17
基本建设拨、贷款年报（决算）
10年
18
财政总预算会计旬报
3年
19
财政总预算会计月、季度报表
5年
20
行政单位和事业单位会计月、季度报表
5年
21
税收会计报表（包括票证报表）
10年
四
其他类
15年
15年
15昕
22
会计移交清册
永久
永久
永久
23
会计档案保管清册
永久
永久
永久
24
会计档案销毁清册
15年
15年
15年
案卷题名
档号
保管期限
序号
文件编号
责任者
文件材料题名
日期
页次
备注
九、全引目录表
十、某某某（专题名称）文件目录表格式【人事任免专题文件目录】
顺序号
责任者
文件编号
文件日期
文件题名
档号
备注
全宗号
目录号
案卷号
所在页码
十一、
分类号档案馆代号
档号电子文档号缩微号
正题名=并列题名：
副题名及说明题名文字：
文件编号/责任者+
附件-稿本；文种-密级：
保管期限-时间-载体形态：
数量及
单位：
规格。
-附注
提要
主题词或关键词
段落标识符号式条目格式
十二、档案著录卡格式
分类号档案馆代号
档号电子文档号缩微号
正题名=并列题名：
副题名及说明题名文字：
文件编号/责任者+
附件-稿本；文种-密级：
保管期限-时间-载体形态：
数量及
单位：
规格。
-附注
提要
主题词或关键词
十三、档案著录表格格式
分类号
档案馆代号
档号
电子文档号
题名
并列题名
副题名及说明文字
文件编号
责任者
附件
稿本
文种
密级
保管期限
时间
载体形态
数量及单位
附注
提要
主题词
十四、写出本单位的几个大事条目
十五、编写档案利用效果实例
利用时间
年月日
单位名称
利用目的
利用档案案卷或文件名称
利用效果
档案利用效果登记簿（表）格式
十六、写出10条永久保管的文件材料名称或列出条目确定保管期限
本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录 永久
4 本机关召开的工作会议、专题会议的文件材料
4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久
4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年
5 机关联合召开会议的文件材料
5.1 本机关为主办的
5.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久
5.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年
5.2本机关为协办的
5.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本 30年
5.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本 10年
本机关工作时形成的文件材料
7.重要的 永久
7.2 一般的 30年
7.3 本地区、本机关工作汇报材料 30年
8 本机关业务文件材料
8.1 本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料 永久
8.2 本机关的请示与上级机关的批复、批示
8.2.1 重要业务问题的 永久
8.2.2 一般业务问题的 30年
8.6 本机关编辑、编写的文件材料
8.6.1 大事记、组织沿革等 永久
8.6.2 简报、情况反映、工作信息等 10年
8.7 行政管理、执法活动中形成的文件材料
8.7.1 行政管理工作制度、程序、规定等文件材 永久
8.7.2 执法检查情况汇总、通报，整改通知等 永久
8.7.3 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料
审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料 永久
8.7.3.2 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料 永久
8.7.3.3 20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等审批、管理文件材料 永久
8.7.3.4 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等审批、管理文件材料 30年
8.7.4 行政管理工作中形成的备案文件材料 10年
8.7.5 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料
8.7.5.1 重要的 永久
8.7.5.2 一般的 30年
8.8 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料
8.8.1 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 永久
8.8.2 年度以下的计划、总结、统计材料 10年
8.8.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料 永久
8.8.4 一般活动的总结、一般问题的调研材料 10年
9.3 人事任免文件 永久
9.4.1 受县级（含）以上表彰、奖励的
9.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料永久
9.4.2 受县级以下表彰、奖励的 30年
9.5.1 受到警告（不含）以上处分的 永久
9.5.2 受到警告处分的 30年
9.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料 永久
9.7 人事考核、职称评审工作文件材料 永久
9.8 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 永久
9.9职工名册 永久
9.10 党、团、工会工作活动中形成的文件材料
9.10.1 工作报告、总结、换届选举结果 永久
9.10.2 重要专项活动的报告、总结等 永久
9.10.3 党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料 永久
10.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料 永久
10.3.1 重要的 30年
10.3.2 一般的 10年
10.4 机关财务预算 30年
11 上级机关制发的文件材料
11.1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料
11.1.1 重要的 永久
11.1.2 一般的 10年
11.2 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年
11.3 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料 永久
12 同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年
13 下级机关报送的文件材料
13.1 重大问题的专题报告 30年
13.2 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 10年
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