会计电算化系统操作管理制度.docx

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会计电算化系统操作管理制度

会计电算化系统操作管理制度

一、系统使用管理

     1.保证会计电算化系统的安全可靠运行，必须对系统的操作使用做出严格的控制。

     2.在会计电算化系统投入运行前，由财务主管根据单位主管的要求确定本系统的合法有权使用、人员及其操作权限，并报单位主管审核批准后地系统内授权其使用权，运行中需按同样手续办理。

     3.对各使用人员明确划分使用操作权限，形成适当的分工牵制，健全内部控制制度。

     4.为每个操作人员都设置不同操作密码，谢绝无并人员用机器做其他工作。

     5.设立“计算机使用登记簿”，任何人均须登记方可用机。

     6.任何人员不得直接打开数据库文件进行操作，不允许随意增删改数据、原程序和数据库文件结构。

     7.出纳人员不允许进行系统性操作。

     8.操作人员应按规定范围内对系统进行操作，负责数据的输入、运算、记帐和打印有关帐表。

     9.会计档案管理员负责应对存档数据、软盘、帐表和文档资料进行统一复制、核对和保管。

     10．系统管理员应做好日常检查监督工作，发现不规范应及时制止，并采取措施避免同样情况再次发生。

  二、上机操作规程

     1.上机人员必须是会计有权使用人员，经过培训合格并经财务主管正式认可后，才能上机操作。

     2.操作人员上机操作前后，应进行上机操作登记，填写真实姓名、上机时间、操作内容，供系统管理员检查核实。

     3.操作人员上机前应做好各项准备工作，尽量减少占用机器时间，提高工作效率。

     4.操作人员的操作密码应注意保密，不能随意泄露，密码要不定期变更。

     5.操作人员必须严格按操作权限操作，不得越权或擅自上机操作。

     6.操作人员应严格按照凭证输入数据，不得擅自修改凭证数据。

     7.每次上机工作完毕后都要作好工作备份，以防意外事故。

     8.在系统运行过程中，操作人员如要离开工作现场，必须在离开前退出系统，以防止其他人越权操作。

   三、帐务处理程序

     1.帐务系-统初始化：

在初次建立会计电算化系统时，需要进行系统初始化工作，在会计主管授权下按《XXXXXXXXXXX企业会计制度》设置会计科目、帐本格式、凭证类型、期初余额等项内容的设定。

     2.帐务系统更改：

系统正常运行期间，任何对帐务系统的修改变动，必须得到会计主管的批准。

（1）凭证处理：

     A.记帐凭证的编制：

     3.日常帐务处理：

           专职会计员根据原始凭证采用手工办法编制的记帐凭证，通过集成帐务系统用键盘输入。

记帐凭证包括：

现金收付款凭证，银行收付款凭证和转帐凭证。

     a.编制的记帐凭证必须做到：

     b.原始凭证必须是合法凭证，经济业务内容、摘要应规范化，其中标准摘要按规范填写正确。

     c.帐户使用正确。

     d.借贷方金额相等。

     e.原始凭证同记帐凭证金额一致。

      记帐凭证必须填写清楚借方和贷方科目代码。

     B．现金日记帐和银行日记帐可以由机器直接登记，出纳人员不登记帐簿。

为了工作方便，出纳人员可自行设置辅助帐。

     A.记帐凭证的审核与保管：

     a.记帐凭证必须经凭证审核员严格审核无误后方可进行登记处理。

     b.输入计算机的凭证、单据应由制单人、审核员、记帐员、财务部负责人签字后方可为效凭证。

     c.已输入的凭证应在输入操作完毕装订成册后，交会计档案保管员存档保管。

     d.同一张凭证，制单和复核不能为同一个人。

（2）帐表的打印和结帐：

     a.现金、银行存款日记帐需要每天打印，应与出纳库存现金核对无误。

     b.银行余额调节表每月打印一次。

     c.科目汇总表、总分类帐和明细分类帐每月打印一次。

     d.在结帐前按有关规定做好当前各类帐务数据和报表的备份工作。

     e.月底，以上工作正确完成后，由系统管理员进行结帐，系统自动生成下月余额。

     f.每年年末必须将全部帐簿打印输出，装订成册，作为会计档案保存。

     （3）会计报表：

     A.单位应根据帐簿数据准确编制或由计算机自动生成会计报表，但帐表之间的数据必须衔接一致。

     B.会计报表、计算表，按管理要求打印输出，经有关财会负责人审核无误后签字盖章方可生效。

     C.单位必须以软盘或书面形式上报报表的，软盘和书面报表的数据必须一致，书面报表必须由机器打印并按规定有关人员签字盖章。

根据开展会计电算化的工作需要，在本单位建立健全了以下管理制度：

　　（l）岗位责任制。

会计电算化岗位包括直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。

工作岗位包括电算主管、软件操作、审核记帐、电算维护、电算审查和数据分析等。

（2）操作管理制度。

操作管理制度主要内容包括：

①明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，指定专人定期更换密码，杜绝XX人员操作会计软件；②预防已输入计算机的会计凭证等会计数据未经审核而登记机内帐簿；③操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计软件；④由专人保存必要的上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。

　　（3）硬件、软件和数据管理制度。

硬件、软件和数据管理制度主要内容包括：

①保证机房设备安全和计算机正常运行，对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，防止意外事故的发生；②确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除；③对正使用的会计软件进行修改、升级等要有审批手续；④健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施；⑤健全必要的防治计算机病毒的措施。

　　（4）电算化会计档案管理制度。

电算化会计档案包括存储在计算机硬盘中的会计数据以 及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的以书面形式保存的会计数据。

建立电算化会计档案管理制度的主要内容包括：

①由专人负责；②防磁、防火、防潮和防尘，重要的会计档案应有备份，存放在两个不同的地点；③采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制；④会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的5年。

会计电算化内部管理制度

一、会计电算化岗位责任制

明确各个工作岗位的职责范围，切实做到事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查。

会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。

基本会计岗位可包括：

会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等工作岗位。

电算化会计岗位包括直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。

会计电算化岗位包括直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。

工作岗位包括电算主管、软件操作、审核记帐、电算维护、电算审查和数据分析等。

二、电算化会计岗位和工作职责

１．电算主管：

负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识，以及相关的会计电算化组织管理的经验。

电算化主管可由会计主管兼任。

２．软件操作：

负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据处理工作，要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级水平；各单位应鼓励基本会计岗位的会计人员兼任软件操作岗位的工作。

３．审核记账：

负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认；此岗要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级水平，可由主管会计兼任。

４．电算维护：

负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据；此岗要求具备计算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训合格；此岗在大中型企业中应由专职人员担任。

５．电算审查：

负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊；要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级水平，此岗可由会计稽核人员兼任。

６．数据分析：

负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级水平，此岗可由主管会计兼任。

三、会计电算化操作管理制度

１．明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，指定专人定期更换密码，杜绝XX人员操作会计软件。

２．预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登记机内账簿。

３．操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计软件。

４．根据单位实际情况，由专人保存必要的上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。

四、计算机硬件、软件和数据管理制度

１．保证机房设备安全和计算机正常运行是进行会计电算化的前提条件，要经常对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，防止意外事故的发生。

２．确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除；对磁性介质存放的数据要保存双备份。

３．对正在使用的会计核算软件进行修改、对通用会计软件进行升版和计算机硬件设备进行更换等工作，要有一定的审批手续；在软件修改、升级和硬件更换过程中，要保证实际会计数据的连续和安全，并由有关人员进行监督。

４．健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施，保证会计数据的完整性。

５．健全必要的防治计算机病毒的措施。

五、电算化会计档案管理制度

１．电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据以其它磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据。

２．电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责。

３．对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。

４．采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。

５．通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。

 二〇〇五年九月一日