公文格式说明.docx

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公文格式说明

公文格式说明

东府文件（平行文和下行文）格式说明

一、用纸：

A4型、70g/m2的胶版印刷纸。

二、版式：

天头地白（上下白边）为36mn,左右白边为

27mn,版心为156mrK225mm（不含页码）。

三、组成公文的各要素：

组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

（一）公文份数序号：

阿拉伯数码，顶格标识在版心左上角第1行。

带有密级的公文要编制份数序号；如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号。

发文机关在发文和收文机关在收文时，都要登记份数序号。

一般来说，应根据公文的份数来决定编几位，但至少应不少于两位。

（二）密级：

根据需要标识。

用15.5号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用15.5号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，秘密等级的两字间不空1字距离。

（三）紧急程度：

根据需要标识。

用15.5号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行，此时两行之间行距缩小，使发文机关上方至紧急程度标识间多留出空位。

（四）发文机关：

即“东莞市人民政府文件”红头，使用56

号加粗华康简标题宋体字（国家机关公文格式推荐使用小标宋体字，字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般高X宽应小于22mmi5mm，用红色标识。

发文机关标识位置为上边缘至版心上边缘25mm（即距公文纸上边缘62mm,也就是留出25mm（约2行）位置用于标识份数序号、密级和紧急程度，即使上述3项要素均不需要标识，也要留出这段空白。

（五）发文字号：

由发文机关代字、年份和序号组成；位

于发文机关标识下第3行（上空2行），使用15.5号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

（六）红色反线：

位于发文字号之下4mn处，与版心等宽，粗1.25磅。

（七）公文标题：

位于红色反线下第3行（上空2行），

使用21号华康简标题宋体字；可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（八）主送机关：

位于标题下第2行（上空1行），使用15.5号仿宋体字，左侧顶格，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

如果因仅差一行就可以不挤出正文时，主送机关与标题之间也可以不空1行。

（九）公文正文：

主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。

数字、年份不能回行。

正文用15.5号仿宋体字，文中如有小标题可用15.5号华康简标题宋体字或黑体字。

正文（含主送机关）一般每面排22行，每行排28个字，字距、行距据此确定（一般可为30磅）。

（十）附件：

在正文下空1行、左空2字、用15.5号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。

附件的左上角第1行顶格标识“附件”（使用15.5号黑体字），有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致

（十一）落款：

落款处不署发文机关名称（联合行文除外，另行说明），只标识成文日期，加盖印章。

成文日期右空4字，用汉字将年、月、日标全，“零”写为“0

加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，

红色。

当印章下弧内无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧内有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（十二）附注：

公文如有附注（如“此件可公开发表”、联系人、联系电话等），用15.5号仿宋体字、居左空2字加圆括号标识在成文日期下1或2行。

（十三）版记：

应置于公文最后一页（不管前面的空白页有多少面），版记的最后一个要素置于最后一行。

版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心，上下线粗1磅，中间线粗0.5磅。

主题词：

“主题词3”字用15.5号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用15.5号华康简标题宋体字，各词目之间空1字。

“主题词”一栏为正常行距。

抄送机关：

在主题词下1行、左右各空1字、用15.5号

仿宋体字标识，后标全角冒号；抄送机关间一般用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

印发机关和印发日期：

位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占一行位置；使用15.5号仿宋体字。

印发机关左空1字，印发日期右空1字。

印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数码标识。

不标注印发份数。

四、页码：

小4号半角白体阿拉伯数码，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条小4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。

单页码居右空1字，双页码居左空1字。

首页、空白页和空白页以后的页不标识页码。

五、印刷、装订：

（一）双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。

（二）公文应左侧装订，不掉页。

两页页码之间误差不超

过4mm骑马订或平订的订位为两钉外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差土4mm平订钉锯与书脊间的距离为3mm--5mm

（三）附件的装订：

附件应与公文正文一起装订。

如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

公文如需附表，对横排A4纸表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。

六、特别说明：

（一）省政府目前使用华光文件处理系统，其制定的公文格式对应该系统。

我们办公室（以及我市大部分单位）目前使用的文件处理系统是MicrosoftWord，我们制定的公文格式，各项数值均指在MicrosoftWord2000文件编辑系统中数值。

因此，我们的公文格式与省政府的公文格式在字号、字距、行距以及个别特殊符号方面，有微小差别。

这些差别限于技术原因目前暂无法改变，但对公文的规范性影响不大。

（二）市政府、市府办其他公文格式以此为基础，凡未作说明外均以上述标识方法相同。

联合行文格式说明

一、本说明所指包括市政府、市府办的联合行文的上行文、平行文和下行文；

本说明未列之要素的标识方法，均与东府文件（平行文和

下行文）格式相同。

二、发文机关标识：

使用华康简标题宋体字，字号依据联合行文单位的数量以

醒目美观为原则酌定，但高X宽应小于22mmi5m（如市政府、

市府办的样文，当两个单位联合行文时，单位名称用小初号加

粗华康简标题宋体字，“文件”两字用56号加粗华康简标题宋体字）联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保

证公文首页显示正文。

平行文或下行文的天头同东府样文，即发文机关标识上边

缘距公文纸上边缘62mm。

上行文的天头同东府上行文，即发文机关标识上边缘距公

文纸上边缘117mm。

三、联合行文公文首页必须显示正文，发文机关过多只能挤发文机关，不能挤正文，可将发文机关字号缩小，行距缩小，直至保证公文首页显示正文为止（还要考虑留出发文字号、主送机关、标题以及最少一行正文的位置）

四、印章使用：

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关在前；两个印章均压成文日期。

只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。

两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。

主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

东府、东府办文件（上行文）格式说明

、本说明中未列之要素的标识方法，均与东府文件

（平行文和下行文）格式相同。

二、天头：

发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm距公文纸上边缘117mm（不论份数序号、密级和紧急程度标识与否，均要留出这段空白）。

三、文号和签发人：

签发人姓名平行排列于发文字号右侧。

发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用15.5号仿宋体字，“签发人”字样后标全角冒号，冒号后用15.5号楷体字标识签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机

关顺序依次顺排，下移红色反线，使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，并使红色反线与之的距离为4mm。

会议纪要格式说明

一、本说明中未列之要素的标识方法，均与东府文件（平行文和下行文）格式相同。

二、我们目前使用的会议纪要类别主要有市政府常务会议纪要、市长办公会议纪要、市政府工作会议纪要，各项要素标识方法基本相同。

三、会议纪要标识由“XXX会议纪要”组成，使用0号加粗

华康简标题宋字体，红色。

四、会议纪要不加盖印章

市政府、市府办信函式格式说明

一、本说明中未列之要素的标识方法，均与东府文件（平行文和下行文）格式相同。

二、我们目前使用信函式格式公文的类别主要有东府函、东府办函、东府办复、东府党、东府案、东府办会函等。

三、信函式格式公文格式：

（一）天头地白：

天头为30m（即发文机关标识上边缘距

公文纸上边缘30mr）i,地白为20mm左右白边为20mm

二）发文机关：

发文机关名称（即“东莞市人民政府”、“东莞市人民政府办

公室”红头）上边缘距公文纸上边缘距离30mm使用小初号加粗华康标题宋体字；

发文机关全称下4mn处为一条2.25磅武文线（上粗下细），

距下页边20mm处为一条2.25磅文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。

发文机关名称及双线均为红色。

（三）正文：

发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。

发文字号下空1行标识公文标题。

如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心

左边缘顶格标识。

四、部分信函式公文的差别：

（一）东府党：

发文机关名称即红头使用“东莞市人民政

府”，落款为东莞市人民政府党组。

适用于与党组织的公文来往。

（二）东府案：

落款有两种形式，凡属提请人事任免、审议财政预决算等重大事项，落款为市长签章；一般的如报告工作等事项，则盖市政府印章（两者不同时使用）。

（三）东府办会函：

用于市委市政府联席会议、市政府常务会议、市政府工作会议等交办和知照事项。