对现代公文的理解与把握.docx
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对现代公文的理解与把握
对现代公文的理解与把握
主讲人：
杨宝章
主持人：
刘东斌
杨宝章老师简介
出生于河南南阳农村，小时候不爱干活，害怕受苦，于是发奋读书。
1989年7月河南大学中文系毕业，随即入伍从军，在部队当过教员，干过政工，从事文秘工作多年，度过了15年的军旅生活。
2004年9月转业到河南省档案局后，一直从事办公室文秘工作，对文字材料比较熟悉。
现任河南省档案局政策法规处副处长。
倡导先做人、后做事，看重老实人、低调者，主张严谨点、凭本事，不会抽烟，能喝二两，喜欢跑步，爱打篮球，对体育节目钟爱有加。
平时喜欢写点东西，自娱自乐，偶有短文发表。
近几年，计有三四十篇各类文章见诸报刊。
如《档案工作创新的内容方向》、《和谐的资本》、《老实之人》、《思路、责任与创新》《从“六个不适应”到“七个转变”》等。
第一部分：
现代公文作为一种应用文，在日常工作和生活中，特别是对于在党委、政府部门从事文案工作的人员来说，具有举足轻重的作用，了解、掌握、使用好现代公文，可以说是每个机关工作人员的基本功、必修课。
那么，公文写作中应注意哪些重点？
如何把握？
容易出现的问题是什么？
笔者结合实际工作，谈一些更具可操作性的认识，以期与大家共同探讨。
至于公文的格式、结构等，教科书上写得很清楚，此不赘言。
一、公文的语言
概括地讲，可以用庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范这六个词描述，至于何为庄重、如何准确等，书上都有具体的解释。
笔者想说的是实际运用过程中的一些东西。
在词语的运用方面，公文多用规范的现代书面语言，不用或者很少有口语词、方言词、土俗俚语及生造语词等。
这是由公文的性质决定的，用口语词、方言词、土俗俚语及生造语词等既不够庄重，更容易发生歧义，特别是一些法规性的公文，更注重词语意义的唯一性、准确性、科学性，否则就降低了公文的法律权威和实际作用。
譬如，某领导讲话中的一段：
“同志们（诸位），2009（牛）年的工作任务（要干的事）十分繁重。
让我们（咱们要）更加紧密地团结在以胡锦涛同志为总书记的党中央周围，认真贯彻落实党的十七大精神，坚持以科学发展观统领档案事业发展全局，推动全省档案事业又好又快（又快又好）发展，为实现中原崛起（河南崛起）做出新的更大的贡献！
”
在这里，括号内的词语，在正式公文中使用就不恰当。
公文词语的音节也有讲究。
一般情况下，多使用双音节词，显得明快、有力、节奏感强。
同时，还常用一些单音节词、多音节的公文专用词和介宾词组、“的”字结构等。
单音节词和多音节词如果用得好，能起到更好的作用。
譬如，某单位在总结学习实践科学发展观活动的收获时，有这么四个标题：
一是把学习实践活动作为提高理论素质的“加油站”，全面掌握了科学发展观的内涵本质；
二是把科学发展观作为检验具体工作好坏的“试金石”，找到了档案工作存在的各种问题；
三是把不适合学习实践活动的传统教育模式“格式化”，采取了符合本身实际的有效教育方法；
四是把科学发展观作为促进档案事业发展的“航海灯”，看清了档案工作科学发展的前进方向。
在这里，“加油站”、“试金石”、“格式化”、“航海灯”就用得比较好，有使人产生耳目一新之感。
在语句的运用方面，句子含义完整确切，具有较强的独立性，关键句脱离上下文不生歧义；过渡句比较少，一般都是直奔主题，直截了当；大多数都有表达公文中心的主题句。
这种句子，一般都以标题或者黑体字的形式出现；句子中带有较多的限定性修饰词，特别是在讲到成绩或者缺点的时候，这些限定性的修饰词是不可或缺的。
譬如，某单位在总结先进性教育活动存在的问题时是这样讲的：
一是理论学习上，党委重视程度比较高、抓得比较紧、要求比较严。
但是还存在着个别党员学习时间抓得不够紧、工学偶尔矛盾的问题。
二是通过先进性教育活动，收到了良好效果，大多数党员干部纯洁了思想、改变了作风、提高了认识、促进了工作。
但是还存在着发展不够平衡的问题。
这里的“比较”、“不够”是不能少的，之所以要限制，目的是确保说出的话既不过头，又显得到位。
此外，现代公文中泛指性无主句较多，对于这一点，不能严格地按现代汉语的语法要求对待，这种无主句效果更好，如果加上主语，那就有画蛇添足之嫌，可谓此时无“主”胜有“主”，这一点大家要切记。
譬如下面这段话，这是某单位一个报告中的一段，标题是：
加强制度建设，维护人民群众长远利益。
具体内容是：
以解决群众最关心、最直接、最现实的利益为题为重点，坚持纠建并举，着力改革体制机制，切实加强制度建设，逐步建立防止不正之风的长效机制，努力让人民群众得到实实在在的利益，共享改革发展的成果。
坚持科学决策、民主决策，进一步完善常委会民主科学决策机制，充分发挥市委全会的作用。
围绕权力运行机制，加大制度规范力度，完善重大决策的规则和程序，对与人民群众利益密切相关的重大事项实行公示、听证制度，确保民主决策、科学决策。
围绕重点领域和关键环节，加大制度创新力度，创新用人选人机制，深化干部人事制度改革，推行民主推荐、公开选拔等用人制度，遏制干部选拔任用中的不正之风。
不断深化财政体制改革，强化预算管理和监督，继续完善土地、矿产资源开发使用、政府采购、国有产权交易等制度。
完善领导“四会一课”廉政教育制度，有针对性地对领导干部开展廉政教育。
建立体现科学发展观的干部考核评价体系，发挥考核体系的导向作用，真正使“干净”和“干事”能够有机地统一起来。
大家注意，这段话里，如果严格按照现代汉语的语法要求，必须加上几个主语，请大家捉摸一下，要加的话应加在哪里？
然后比较一下，加上主语好还是不加好？
很显然，要加主语的话应该在“（）”的位置，即“（）以解决群众最关心、最直接、最现实的利益为题为重点……（）围绕权力运行机制，加大制度规范力度……（）围绕重点领域和关键环节，加大制度创新力度……（）不断深化财政体制改革，强化预算管理和监督……（）建立体现科学发展观的干部考核评价体系……”
请注意，加上主语就显得罗嗦，破坏了意蕴的连贯性。
还有就是“是……的……”形式的判断句较多，用以表达作者的见解、态度和解释。
譬如：
最近国家档案局发出的“国家档案局中央档案馆关于开展向刘义权同志学习活动的决定”中，在讲到刘义权精神时有这样四句话：
“向刘义权同志学习，就是要学习他献身使命、忠诚事业的进取精神……”
“向刘义权同志学习，就是要学习它直面人生、分秒必争的拼搏精神……”
“向刘义权同志学习，就是要学习他执著事业、魂系档案的敬业精神……”
“向刘义权同志学习，就是要学习他舍己为人、廉洁正派的自律精神……”
这里就是用了四个“是……的……”判断句。
在修辞方面，追求准确鲜明、质朴平匀、精炼顺达，反对含糊暧昧，繁冗堆砌，重内在美；修辞以消极修辞为主，重在选词炼句，慎用修辞格。
从实际工作中不难发现，现代公文中，使用较多的是排比、对偶、引用、借代等，比喻、拟人、夸张等使用较少。
需要说明的是，修辞格运用恰当，能够使公文更加明快，富有韵味。
下面这段文字是一位领导在纪念焦裕禄同志逝世45周年大会上讲话一段：
学习和弘扬焦裕禄同志牢记宗旨、心系群众，“心里装着全体人民、唯独没有他自己”的公仆精神，大兴服务群众之风；勤俭节约、艰苦创业，“敢叫日月换新天”的奋斗精神，大兴艰苦奋斗之风；实事求是、调查研究，坚持一切从实际出发的求实精神，大兴求真务实之风；不怕困难、不惧风险，“革命者要在困难面前逞英雄”的大无畏精神，大兴知难而进之风；廉洁奉公、勤政为民，为党和人民的事业鞠躬尽瘁、死而后已的奉献精神，大兴敬业奉献之风。
这段话中：
“公仆精神，大兴服务群众之风”
“奋斗精神，大兴艰苦奋斗之风”
“求实精神，大兴求真务实之风”
“大无畏精神，大兴知难而进之风”
“奉献精神，大兴敬业奉献之风”
形成排比，显得有力、有势，而“心里装着全体人民、唯独没有他自己”、“敢叫日月换新天”、“革命者要在困难面前逞英雄”几句引用，也恰到好处。
如果没有排比、引用修辞格的恰当运用，焦裕禄的形象就显不出那么高大、神圣、感人。
二、公文的标题
绝大部分公文，尤其是比较大的材料，比如年终总结、工作安排等，每一部分都有不同的标题，有的在大标题下还有小标题。
可以说，好的标题，对材料的作用是非常大的，能够起到提纲挈领、突出主题、层次清晰、立意新颖的作用。
因此，制定好标题势在必行。
标题的制定，要注意以下三点：
首先，围绕主题定标题。
标题是为主题服务的，主题的需要是确定标题的根本原则，主题不需要，再好的标题也不能要。
一般来说，一个材料有一个总的主题，而每一部分，都要表达一个相对独立的意思。
那么，每一部分的小标题，都要为这一部分的需要服务。
其次，简洁明快定标题。
标题一般比较简短明了，意蕴集中，以四字组合的比较多，比如，“领导重视”、“重点突出”、“组织严密”等。
当然，根据需要，有的材料的标题也比较长，比如，有位领导在总结2008年统战工作成绩时使用了“坚持学用结合、突出特色，学习实践活动取得新成果”；“坚持锁定中心、围绕大局，服务科学发展取得新成效”；“坚持以人为本、改善民生，统战十件实事取得新进展”等六个标题，这样的标题就比较长，但并不显得多余。
第三，工整对仗定标题。
一般情况下，材料中某一部分的标题，其格式、字数、结构都要一致，这样更富于表现主题，显得张力十足。
比如，有位省领导在某厅局工作会议上的讲话中有这样几个标题：
“头脑清醒，在把握特殊形势上着力”
“围绕中心，在推动科学发展上发力”
“牢记责任，在促进和谐稳定上助力”
“关注民生，在维护群众利益上出力”
“改进方法，在协调各方关系上尽力”。
这五个标题的组成结构、具体字数等都一样，很有特色，极具感染力，人们一看到这些标题就会被吸引着。
三、观点的提炼
要想成为一个材料高手，关键就在于观点的提炼上。
高手提炼观点，同样的事情，总能写出和别人不一样的东西，要么是有新意，能够写出别人想不到的东西；要么是比别人写得更深刻、更细致。
从实际工作中笔者感受到，提炼观点要注意以下四点：
一是要善于寻找最佳角度。
观察问题、思考问题的角度非常重要，如果找到了最适合表达、揭示事物本质的角度，那么你的文章就是最好的、你的观点就是最有说服力的。
我们大家都照过像，同样一个人，选取的角度不一样，照出来像的效果相差甚远。
那么，写文章也是这样，同一个事情，看问题的角度不同得出的结果也不同，必须找到最佳的角度才能更好地表现作者想要表达的意蕴。
二是要努力发现独特角度。
从别人没有发现的角度去挖掘、去揭示、去描述，你的观点一定是新颖的、独特的，这就需要充分利用求异思维，就是人们常说的标新立异、另类的意思。
必须清楚，“最佳”的不一定是“独特”的，“独特”的也可能不是“最佳”的，这就是人们常说的“个性”，具有单个的、唯一的、独具的特性。
三是要对老材料、旧事物进行新发掘，横向上多联系，纵向上再深入，就可能找到一些以前没有发现的东西。
做到这一点是比较难的，必须要有深邃的眼光、深入地思考、深刻地发掘才可能新发现。
四是在文字的组合上多思考，总结出一些有规律的东西，尤其是要善于概括，在松散的文字里看出关键的“点”、抽出互连的“筋”、结出开花的“果”，而且要收放自如，水到渠成，不留痕迹，不感牵强。
下面这段文字是某单位在先进性教育活动中对分析评议阶段主要做法的总结：
一是抓好载体，广泛征求意见。
努力在求深、求真、求实上下功夫，做到“四个延伸”、抓好“六个载体”、突出“五个重点”。
“四个延伸”即征求意见向市、区档案局（馆）延伸；向省直部分厅局、企事业单位档案部门延伸；向离退休老干部延伸；向群众代表和服务对象延伸。
“六个载体”即开通热线电话、设立意见箱、发放征求意见表、组织谈心、召开座谈会、开展专项调查，并做到六个载体联合驱动。
“五个重点”即突出征求学习贯彻“三个代表”重要思想、加强执政能力建设、创新意识和精神状态、党性观念和组织纪律、艰苦奋斗和廉洁自律等五个方面的意见，使征求意见工作横到边、纵到底。
经汇总整理，共征求不同意见58条。
二是敞开心扉，开展谈心活动。
把握谈心具有个别性、随时性和双向性的特点，做到“三个充分”，即谈心之前，工作准备充分。
要清楚跟谁谈、谈什么、怎么谈，以及谈话的时间、地点；谈心之中，思想准备充分。
强调要具备“五心”，即要有诚心、真心、关心、爱心、虚心；谈心之后，彼此了解充分。
通过谈心活动，同志之间敞开心扉，畅所欲言，化解了矛盾，增进了团结，彼此融洽了，同志之间和谐了。
整个过程中，按照规定谈心范围，做到领导带头，坦诚相见，特别是局级领导谈心都在20人以上。
三是找准原因，认真撰写党性分析材料。
每名党员都在“三查”（自我对照查、党员互相查、群众帮助查）的基础上，写出问题准确、剖析深刻、态度鲜明的党性分析材料。
强调分析材料要有“四度”，即有高度、有深度、有力度、有端正的态度。
提出“七个重来”：
格式不规范的、问题找不准的、原因分析不深刻的、努力方向不明确的、只讲成绩不讲问题的、只强调客观原因不分析主观原因的、只谈表面想象不深挖思想根源的一律推倒重来，确保了党性分析材料的质量。
党委书记专门把自己的党性分析材料印发给各支部，广泛征求意见。
四是认真召开专题组织生活会和民主生活会。
对待专题组织生活会和民主生活会，我们紧密联系自身的思想和工作实际，查问题要做到“三从三找”：
从思想作风中找不足、从工作实践中找差距、从存在问题中找教训。
自我批评要做到“三讲三不讲”：
讲问题、讲原因、讲努力方向；不讲成绩、不讲优点、不讲功劳。
批评同志要做到“三诚三无”：
心诚、话诚、帮得诚；无私心、无偏心、无害心。
从这段文字中我们可以体会到提炼观点之必要。
归根结底，一个好材料，要想出思路、有亮点，那就要在扎实工作的基础上，多思考、善总结。
如果工作做了总结不出来，人们会感到窝气，也很窝囊；反之，那叫瞎吹虚夸，难以服人。
四、写作的程序
这个问题似乎不是那么重要，但对于写材料的人来说，又必须非常熟悉，做到驾轻就熟。
从实践中可以看出，公文写作的程序，大致有三个阶段。
首先，准备阶段。
从接受任务到开始起草就是准备阶段，这个阶段中，有三件事必须要做：
第一，在确实弄清任务（什么任务、什么用途、什么要求）的前提下，征求主要负责领导的意见，了解领导的思路和要求，做到符合领导的口味，以免走弯路。
这一点是初学者容易忽视的问题。
初学者往往一受领任务就动笔起草，想早点完成任务，辛辛苦苦写完了不合领导意图，被“枪毙”了，还得重写，欲速不达。
有一种情况也会遇到，那就是去问领导有什么思路要求时，领导什么也没说，或者说“你先弄吧”。
这种情况下，要主动把自己的思路向领导讲一下，征得同意后再写更好。
第二，最大限度地搜集素材，把可能用到的东西尽可能地搜集到、占有了，以备所需。
现在都是电脑办公，很多东西都在电脑里，可以把可能用到的东西临时打包放在一起，用的时候也很方便。
搜集素材从路径上说，大致有两个，一个是横向的，就是关于你要写的“这个”材料从整体横面上去寻找所需的东西；一个是纵向的，就是“这个”材料中某一个方面、某一个问题需要的东西。
所谓“占有”搜集到的材料，也是有讲究的，一般情况下，对搜集到的材料知道哪些用得上，哪些用不上，有的可以确定用在什么地方、用到什么程度，这才叫“占有”。
第三，列出一个理想的写作提纲。
提纲越详细，起草的时候就越省事，提纲就像盖楼的框架，“框架”竖起来了，成竹在胸，其他的就是填“砖头”了。
诸位，这列提纲，决不是一个简单的事情，一个好的提纲，不仅能突出主题，提纲挈领，而且要崇尚创造，富有新意，还要周到全面，没有遗漏。
其次，起草阶段。
前期的准备工作就绪后，关键的就是起草了。
起草是个苦差事，经常写材料的都深有体会。
起草的过程中一定要处在一个安静的环境中，不受干扰，全心投入。
一般来说，起草有两种方式，一种是一气呵成式。
这种方式好处是比较连贯，思路的连续性较强，适合于起草中小型的材料。
另一种是间断起草式，写一部分停一停，思考一下，审视一下，对照一下，然后再写。
这种方式的好处是更具目的性、深刻性和针对性，不会跑题，适合于起草大型的材料。
再次，审稿修改阶段。
这一阶段，要对成型的材料初稿进行认真地修改，修改内容包括主题立意、语言文字、主要内容、篇章结构等方面，修改方式包括自己修改、请人修改、领导审改，最后签发文件，定稿打印。
一般情况下，材料自己写好后，自己立即修改，不容易发现问题，因为你的思路、感觉，甚至视觉都处在原有的状态下，先入为主，对存在的问题容易“视而不见”，这种情况下，应该隔一段时间再回过头进行修改，最好是换一个人进行修改。
领导审改作为最后一关，一般情况下，按主要领导的意见办理。
当然，一般来说，大型的材料，都要成立一个写作班子，思路、提纲等都是集体研究确定的，每个人负责一部分，最后由一个人统筹。
五、常见问题及解决办法
公文写作过程中常见的问题不少，笔者认为，主要可归结以下三个方面。
一是基础性问题。
所谓“基础性”问题（也称“常识性”问题），就是没有掌握或者不太熟悉公文写作的基本内容、基本要求、基本格式，譬如，行文的字、词、句，规定的语言、结构、程序等。
出现这类问题者，一般都是初学者，对公文还没有感性认识。
有的人可能平时喜欢写点论文、散文、杂文之类的东西，所谓“能写”者，但未必能写好公文，其实，公文和论文、散文、杂文之类的文章有着相当大的差别。
机关里有不少人，平时能说会道，好像什么都懂、什么都会，可一遇到要写点什么，比如，每年年终考评的个人总结、述职报告，有很多人都作难，不知如何下手、写点什么，勉强写出来要么逻辑混乱，要么是流水账，更不要说单位里的工作总结、计划方案之类的大材料。
出现基础性问题说明还不具备公文写作的基本功，也可以说还不入门。
如何解决这个问题？
俗话说，冰冻三尺，非一日之寒，基本功是靠一点一滴积累的、一招一式练就的，就说这字、词、句吧，能够达到文丛字顺就不是一个简单的事情。
要说这些东西，也没什么难的，就是要多写多练多记，多了就熟了，熟了就巧了。
只是这个过程看似简单却难做到，不但需要坚强的毅力，能够坚持下去，不因单调枯燥吃苦而放弃；而且要有承受挫折的勇气，挫折面前不气馁，不因挨批失败反复而灰心；还要虚心学习，以人为师。
可先从简单的材料练起，譬如通知、请示之类的，写好“小”的，循序渐进，再到“大”的。
基本功没有捷径，也不可能有捷径，可以毫不夸张地说，材料高手都是经过艰苦努力练就的，这中间吃过多少苦、受过多少累无法用准确的数字表达。
二是技巧性问题。
相对于基础性问题，技巧性问题是在此基础上写作的技巧方面出现的问题。
如果说基础性问题是解决公文写作“会”的问题，那么，技巧性问题就是解决公文写作“好”的问题。
公文写作的技巧，体现在很多方面，而且因文种的不同而不同。
譬如，单说语言这一点，总体上说，公文的语言要庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范，但具体到不同的文种，还有不少差别，有的还很细微，体现出较强的技巧性，比如，上行文、平行文与下行文的语气，这三者就很有讲究，必须拿捏准确，否则就收不到预期之效果。
上行文是向上级机关反映情况、请求指示的，自然要谨慎、虚心；平行文是同级之间交流信息、互通情况的，做到自然、认真即可；下行文是向下级机关发布指示、布置任务的，需要严肃、正规。
再譬如，公文的论述，如何做到观点统帅材料、材料证明观点，二者浑然一体，让人看后觉得圆润、得体，客观、自然，有“量体裁衣”的舒适感。
为什么同样一件事情，不同人写出来味道不一样呢？
显然，差别就在于是否掌握了其中的窍门。
举个例子说吧，前一段进行的“学习实践科学发展观活动”，各单位最后都要有个总结，这个总结怎么写？
同样是总结，新手和高手之间的差别自然很大，都知道要写活动的基本情况、活动有什么特点、活动是怎么做的等，但具体怎么写就显出“道行”了，基本情况怎么写才能详略得当、活动特点怎么写才能真有特点、具体做法怎么写才能抓住根本，而且要做到三者基本不重复，这中间的技巧性是不能忽视的。
公文写作中的技巧还有诸如文字的技巧、结构的技巧等，不一而足。
出现技巧性问题，主要原因是能力水平不够造成的，因此，解决这一问题的根本方法，就是提高自己公文写作的能力素质。
如何提高？
一是要善于学习。
虚心向高手学习、向实践学习，努力提高自己的写作水平；二是要勤于动手。
写得多、练得多肯定经验就多，熟能生巧；三是要长于总结。
注意把自己写作中的一些收获、心得及时进行整理，变成自己的经验之谈。
三是深层性问题。
这方面的问题，是指在能够写好公文的基础上，更高标准要求下出现的不足，是精益求精的结果。
具体表现为思想是否更深邃、表达是否更完美、风格是否更突出等，解决了这方面的问题，那才真正是公文写作的大家、高手。
当然，从发展的角度看，什么事都没有“最好”，只有“更好”。
避免出现深层性问题的关键，是要做到“三个不断”，即不断学习--掌握新知识、新观念、新方法；不断思考--善于发现问题、解决问题、总结问题；不断创造--敢于突破、敢于尝试、敢于标新。
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