百怡行商品部工作手册.docx
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百怡行商品部工作手册
百怡行服饰有限公司
商品部工作手册
审核：
审批：
编号：
编制日期：
适用范围：
杭州百怡行服饰有限公司商品部员工。
编制目的：
规范公司数据化管理流程。
目录
第一章商品部工作简介
第二章商品部工作操作流程细则
第三章相关工作流程及要求
第四章员工内购流程
第五章直营店铺盘点操作流程
第六章商品部岗位职责说明书
第一章商品部工作简介
1、简介：
主要负责公司回货、出货、数据分析、库存控制，协助各分区做好销售分析及库存控制的工作。
2、商品部工作职能：
2.1制定公司各季节产品结构需求；
2.2订货会前期基础资料及价格资料的核实；
2.3订货会前各区域销售资料的统计，各区域销售目标的初步拟定。
2.4订货会后订单的统计汇总，货品进仓时间的确认，下生产单到生产部；
2.5货品进仓的跟进、汇报；
2.6客户上货计划的审核，客户分波段出货的跟进；
2.7客户出货进度的跟进，直营店上货情况的跟进；
2.8公司数据资料的收集、汇总、存档；
2.9制订年、季、月度工作计划、销售计划、并监控实施情况
2.10月度、季度、年度销售资料的汇总、汇报；
2.11执行上级交办事项
2.12月底工作总结及下月工作计划
3、部门员工工作要求：
3.1要求有计划性地工作，各项工作要求日清月结，公司相关部门、客户反馈的问题，必须在0.5个工作日内给予回复，如果不能及时解决的问题，必须及时向上级领导报告，并回复相关部门、客户预计解决日期。
3.2要求工作责任心强，提倡高工作效率和高工作质量；
3.3提升独立处理日常工作的能力,多提对本部门工作有利的意见和建议;
3.4每位员工都要熟悉本部门其他同事的工作内容、掌握本部门每个职位的工作技能，了解本部门其他同事的工作情况；提倡部门员工之间互相帮助、互相关心。
在其他同事工作量大的时候，能主动为同事分担部分工作；
3.5学会与人沟通的技巧，注意与客户沟通的方式方法，处理问题是要考虑到客户的满意度和承受能力；
3.6要求分区管理人员按规定定期对客户进行综合评估，主要内容为；客户对本部门工作支持度、客户销售情况、客户店铺发展情况、客户回款情况、客户货品销售情况等等；
3.7要求加强本部门之间的信息共享和沟通，及时为相关同事提供有效的信息资源；
3.8要求本部门员工不断提升自身的综合素质，从多方面学习各项工作技能，改进现有工作方法中的不好之处。
4、商品部工作描述：
商品部工作分为四个大方面的内容：
生产、出货、直营、销售分析。
内容
主要工作描述
生产
订货会前基础资料的整理、核对，价格资料的核对；
订货会各项事情的跟进；
客户订单汇总，生产下单；
确认货期，并跟踪回货进度；
跟生产部进行货品迟期问题的沟通；
回货进度报表的更新，汇报；
客户次品问题的跟进，处理；
各工厂回货完成的评估分析；
本职工作的完成进度汇报。
店铺管理
区域数据库的建立、存档；
日销售报表的建立、更新；
日常配、补、调工作的完成；
新店的货品安排；
盘点工作的通知、跟进工作，进销存帐务的核对；
各店畅滞销情况分析、存销结构合理分析及调整；
开季货品上市安排及过季货品退仓安排；
每次推广、减价活动的的利润分析及评估；
公司库存物料的消化，公司零散货品的集中清理，
本职工作的完成进度汇报。
数据建立及商品分析
公司整体数据库的建立、存档；
公司整体货品的销售及流转情况。
滞销货品的预警反馈工作；
检查分区各品种存销结构的合理性，并及时提出建议；
关注分区库存率是滞达标，了解分区库存压力款式，协助调货；
协助各区做好买货计划，提供相关数据信息的支持；
完成每周的周例会报告资料；
每次订货会后订货总结的完成；
每季度客户销售情况调查问卷的发出、回收、汇总；
每个季度销售情况分析资料的完成。
本职工作的完成进度汇报。
第二章商品部工作操作流程细则
1、生产
1.1订货会
订货会时间确认后，每周固定跟研发部沟通版衣进度，以便合理安排后序工作，为了能够使工作更加完善，要求设计部必须在订货会开始前三天，将需要的资料给到商品部。
1.2订货会后
为了能够保证货期准时，每次订货会后三个工作日内下生产单到生产部。
要求有详细的款号、颜色、尺码、数量、要求回货日期。
按照相应的工厂进行下单，生产单必须由刘总签名，方可下到生产部。
要求生产部确认货期时间、能否按量生产，如不能按量生产的款式，由生产部以书面形式通知商品部，商品部将资料汇总，以书面形式通知销售部，要求销售部确认收到并签名回传。
1.3货期跟踪
根据前期和生产部确认的货期，提前一周时间以书面形式和生产部门再次确认，并要求以书面形式
确认具体回货时间，以便提前安排物流中心做好收货准备。
1.4、回货进度报表
按照生产回货进度，将回货资料建档，并完成相关报表内容。
A、分波段、品种生产回货达成%；
作用：
了解每波段、品种回货进度，检查回货结构，方便后期按波段发货，以免品种缺少无法
正常出货，如遇到这种情况，应及时跟生产厂家沟通，是否可以优先缺少品种的回货。
回货进度跟进报表
波段
品种
生产下单
实际回货
款数
数量
款数
数量
回货达成
第一波段
T恤
衬衫
小计
第二波段
T恤
衬衫
小计
合计
T恤
衬衫
小计
B、分波段、厂家回货达成%；
作用：
评估工厂是否要以继续合作，如果该工厂一直有出现回货进度慢的问题，必须跟上级领导
汇报，做出评估。
C、分款式回货达成%；
单款回货进度的跟进，出现多回、少回、回货差异较大的情况，必须及时跟上及领导汇报，以做
出相应安排。
多回：
尽早做出判断，在销售一段时间后，了解客户销售情况，向客户推销此款。
少回：
分客户进行减单。
D、报表的更新：
回货进度报表要求每天更新，每天下午5：
00钟之前更新当天的数据资料，发送给老板，要求数
据及时、准确；
E、在回货过程中出现的各种问题及时向上级领导反馈，以便得到及时的解决。
1.5客户次品问题的处理
客户跟公司反映某款出现质量问题，商品部要求客户拍照并写明次品原因，过来做初步了解，同时要求客户将衣服寄至公司，查实际情况。
商品部在一个工作日内将信息反馈给生产部，由生产部质检人员进行检测；生产部在一个工作日内回复，并以书面形式将质检及处理意见传真到商品部；商品部在收到回复后第一时间通知客户。
1.6各工厂回货完成评估分析
每个季度回货完成后，要对工厂的回货做出分析，以考核工厂是否可以继续合作。
A、每个波段回货的准时性，允许有前后五天的差异；
B、单款回货数量多或少差异；
C、由于迟期给公司造成的库存，由于多回或少回给公司造成的库存；
D、生产率：
每次下生产单取消的款量占比。
E、要求每个季度回货完成后半个月完成此资料，并发送至部门经理，由部门经理审核后交总经理。
1.7、完成本职工作及进度汇报
A、所有工作必须做到当日事、当日毕；
B、工作完成进度，及时跟上级报告；
C、客户反映的问题必须是以书面形式，并且第一时间给予解决及回复；
D、发现工作中的不足之处，并提出整改意见；
E、协助部门经理做好工作的规划及发展。
2、代理出货
2.1店铺新款上市计划的沟通及建议
每季度开季之前一个月，要求客户提交分波段的上货计划，根公司安排的出货计划进行核对。
了解
分区实际情况，并给出建议。
2.2公司出货进度的安排
按公司制定的波段、店铺前期制定的上货计划进行出货安排，店铺订单内出货，根据客户提供的上
货计划表，商品部跟单人员在店铺计划日期，至少提前三天通知店铺预计出货款数、数量。
2.3物流进度的跟进
货品发出后，跟单人员了解物流进度，并及时通知店铺货品已发出，预计到达时间。
到了预计到达日期，必须打电话询问货品是否收到，确认客户收到后，此批发货工作完成。
2.4客户少货问题的跟进、协调、回复
店铺收到货后，量少的要求一个工作日内完成清点工作，量多的必须在两个工作日内完成清点作。
如有少货问题，要求客户写清包号、款号、颜色、尺码、数量，并以书面形式通知商品部。
商品部收到
客户传真，第一时间将少货单传真给物流中心，要求物流中心在一个工作日内查明原因，并以书面形式
回复调查结果，由商品部第一时间将物流中心的回复及公司处理结果回复给客户。
2.5出货报表的更新、汇报
根据店铺上货进度，每天更新出货报表，并发送至相关人员处。
A、出货汇总资料报表
分大区、店铺订货、上货货、余货、达成率、情况。
大区
店铺
订货
出货
备注
数量
金额
数量
金额
总计
B、分波段出货资料报表
分大区、店铺、波段订货、出货、余货、达成率情况
大区
店铺
第一波
第二波段
合计
订货
出货
金额达成
订货
出货
金额达成
订货
出货
金额达成
数量
金额
数量
金额
数量
金额
数量
金额
数量
金额
数量
金额
区域小计
区域小计
区域小计
总计
C、分区域、分店铺、波段、品种出货跟踪
此报表多数是商品跟单人员自己看，了解店铺上货明细资料，以方便后期跟进。
2.6、完成本职工作及进度汇报
A、所有工作必须做到当日事、当日毕；
B、工作完成进度，及时跟上级报告；
C、客户反映的问题必须是以书面形式，并且第一时间给予解决及回复；
D、发现工作中的不足之处，并提出整改意见；
E、协助部门经理做好工作的规划及发展。
3、店铺的管理
3.1新货进仓安排：
此项工作属于季节性的工作，要求在每季新款出货这一时间段及时跟踪。
A、订货发货：
根据回货情况及上市计划，按品种结构合理的进行上货；
B、公司回仓多余数发货安排，如部分款回货多回，销售负责人需要注意此部分货品及时安排到店。
C、新款上货也要注意旧款的退仓及调店安排；
D、跟踪新款上市销售情况。
3.2邮件收发和业绩登记：
负责销售的同事负责每天上午10：
00前将单店销售情况填写至每日销售报表上面，关注销售达标情
况，并于每天上午11：
00之前将此份报表发送给老板、市场部相关人员。
A、关注销售分区整体达标情况；
B、关注各店销售及整体达标情况；
C、同类店铺对比，销售达标、日均销售。
3.3日常补货、新款发货；
A、日常补货：
根据店铺上传的补货单进行日常补货。
要求每次补货下单前确认店铺的销售情况，没有及时上传销售
数据的店铺，要求其上传销售数据，看到实际销售良好之后方可补货。
原则上日常补货要求当天上午
完成，当天要求发货。
B、新款发货：
（1）、按各店正、特价的配货比例来确定新款发货的铺场量，季初以铺场量+（10-20％）为各店首批
发货量；
（2）、此（10-20％）的货品作为分区补货用，如销售好，预留库存不够补货，按以销定补的形式补货
（即按上市分析预留销售期和全区剩余库存分析能卖多少补多少）。
（3）、总部在补货时必须看到准确的销售和库存，分区在提交补货单时必须先考虑能否在区域内自行
调配（是否区内有店铺滞销）。
（4）、每次收到新款进货信息，要求根据进仓总量和南北气候差异进行新款发货，所有新款发货必须
以书面形式将《新款发货通知单》传到客户处，要求客户及是汇款到公司方可发货。
C、发货原则：
（1）、所有日常补货根据分区/店铺现有库存及销售情况，了解分区/店铺货品周转期，补足在周转期
内所需要的货品数量。
3.4核对电脑帐：
A、核对发/退货单店铺有没有及时入仓；
B、检查店铺日销售，价格有否按公司要求做帐；
C、核对店铺进销存数据是否正确。
4、每周必做工作：
4.1货品上市分析：
表格内容和作用：
此表包含内容：
款号、款式形容、标价、订货数量、公司货期、客户自定货期、发货期、发货数量、到货、上市日期、上市天数、不同时间段单款销量、销售合计、剩余库存、日均销量、预留天数、预计销量、库存压力（需补货量）。
即：
单款上货销售分析；分类汇总分析；图表分析。
表格要求完成时间：
每周一下午。
表格要求：
A、做此表之前要求尽量收齐数据，核对数据的准确性；
B、要求整理好页面和每页格式，保证报表美观；
C、此表要求做完后放到服务器上规定位置并发到相关部门。
4.2对数表：
店铺要求每天完成。
根据电脑帐，核对每笔入、出、销数据，保证分区和店铺帐务清楚、准确。
4.3每周工作总结：
要求总结一周存在的问题和一周内已完善的工作（日常工作除外）。
5、每次必做工作：
5.1周销售排名：
分为畅销排名和滞销排名。
要求每周二中午12：
00之前完成上周销售排名。
要求有单款类分类排名；类别汇总，新旧款汇总。
5.2《综合销售分析》：
表格内容和作用：
此表包含分区仓库、店铺单款货品一段时间内的销售和库存，通过此表可直观地看出单个店铺不同款式货品的销售情况和库存情况，以及区域各店款数/销量/库存类别汇总情况。
表格要求完成时间：
每周一下午完成，如有数据不齐的情况，需要在报表最后详细注明。
表格要求：
A、做此表之前要求尽量收齐数据，核对数据的准性；
B、要求整理好页面和每页格式，保证报表美观；
C、此表要求做完后放到服务器上规定位置并发到相关部门。
5.3调价通知、促销单：
根据公司和分区推广方案，在推广前制作相应的调价通知和电脑调价单、促销单，保证推广入机的顺
利进行。
5.4推广效果评估：
长期推广以一周为单位进行评估，短期推广以三天为单位进行评估。
推广效果评估主要针对推广的目的来进行，对开展成功的活动往后进行借鉴；不成功的原因进行总结，
以便于往后开展促销活动更加有效。
具体包含以下内容：
A、业绩提升/资金回收情况；
B、货品销量的增长情况（是否以清货为目的）；
C、毛利的增长情况。
如下表：
分区7折活动评估
类别
上周（X月X日-X月X日）
本周（X月X日-X月X日）
增长比
销量
销售金额
毛利
销量
销售金额
毛利
销量
销售金额
毛利
上装
1489
85668
1594
92016
7％
7％
下装
890
51070
1673
79033
88％
55％
特价款
2553
48507
3753
71307
47％
47％
其它
609
24402
581
23912
-5％
-2％
合计
5541
209647
7601
266268
37％
27％
D、推广整体效果评估（优、良、一般、差）
E、推广目的是否达到及推广的经验和教训。
5.5每季上市计划
A、每季上货前半个月，总部将当季货品生产信息，包括商品信息、货期信息、上市计划信息等提供
给各分区。
B、各区在接收到信息后，拟定一份货源组织安排和上市节奏安排初步计划，并由区域经理组织区内
各成员对货品结构（能否满足市场需求）是否完善、上市时间是否合理等多方面进行详细的分析，
提出各自的意见。
C、分析人员汇总讨论意见，进行修改，由区域经理确定分区当季货源组织和上市计划方案，并报货
品部备案，以便于后期的配发、上市的跟进，以及其他相关信息的传递。
D、货品部和其他四个区域保存紧密联系，将货品进仓情况及时传达到各区。
E、如实际市场和原计划发生改变，各区分析人员要第一时间向区域经理反映，及时的调整货源组织
和上市时间安排，并将调整方案报货品部进行备案。
F、货品上市的过程中，各分析人员需要制定一份“新货上市分析”，目的是使每位员工了解目前每类货品上市情况，了解已经上市了哪些款式，还有哪些货品没有上市，计划下一批有哪些货品上市、上市货品销售情况等。
及时更新“新货上市分析”资料，达到信息共享，以便于每位同事工作的开展，另一方面可以避免部分款式漏上、错上等。
5.6上市前“提前备货”工作流程：
A、了解公司生产的整盘货品（明细至款式）：
货品结构、货品款式特点、货品价位、定位等；
B、做好上述上市计划；
C、确定每款商品销售、配发比重，比重可参考往年的销售数据，同时参考公司本季做货的主辅款定
位（比重确定后，平均售价就可以确定了）；
D、确定分区新品总需求量；
E、确定货品的订购计划（春夏比重小、秋冬比重大；同时也会考虑铺场因素、仓容因素）；
F、总部新品到货，马上进行货品组织。
5.7单个区域/店铺货品分析及调配：
区域大规模的货品调配可一个月一次，要求根据以下内容对重点店铺，每星期至少看一次库存及销售情况，发现问题及时解决调整；非重点店铺可十天左右一次。
A、检查分区/店铺库存结构的合理性及存销的协调性；
B、检查重点店铺库存结构的合理性及存销的协调性；
C、检查畅销货品分区仓库及各各店铺的存货情况及店铺覆盖率；
D、检查单店（特别是重点店铺）销售、配发、库存是否合理；
E、对比两周以内各类别（特别是畅销货品）销售走势；
F、分区各店铺10大畅销款，从类别（哪个类别销售好）、颜色（哪个颜色销量好）、销售（十大畅
销款占整个店铺销售数量的比例）、销售金额（十大畅销款占整个店铺销售金额的比例）、销售折扣
等不同之处，根据对比情况了解各店铺的特色（合适的款式、类别、价位）。
G、根据以上内容检查出店铺货品存在的问题，及时进行调配。
5.8畅销及滞销货品调货：
A、畅销款式：
及时补货或从其他店铺调货，以哪个店铺销售好优先哪个店铺为调货原则。
（1）、畅销货品要及时关注分区销售情况，在库存只够货品周转期销量的时候，及时写补货单到公司申请补货。
（2）、如果分区畅销款已没有库存，也无法在其他区域或公司找到货品支援，可将本区内所有货品根据剩余库存量集中到一家或几家店铺销售。
（3）、找本区内与畅销款款式相似、价位相同的款式补充；
B、滞销货品：
查找滞销原因（款式、颜色、价位、员工推销、陈列、覆盖率、码数是否齐全等方面），
对症下药，进行有效的调整或促销，促销四部曲：
（1）、货品组合陈列，并多处重点陈列；
（2）、配送小礼品促进滞销货品的销售；
（3）、组合销售降低少许利润促进销量；
（4）、一步到位保留少许利润清货。
C、公司整体滞销货品（每个区域都滞销的款式）：
（1）、各区域定期进行库存压力分析，对于库存压力大或特别滞销的款式提供销售资料（发货、
销售、现有仓库/店存、店铺覆辙率、码数是否齐全、做过何种推广活动、效果如何、所了解滞销的原因？
）到货品部；
（2）、货品部定期检查各区货品销售情况及总公司库存压力情况；
（3）、对于库存压力大或每个区域都滞销的款式（货品部查、分区提供），查找原因并报市场总监，
由推广部、营业部、货品部及各区共同协商并确定促销方案。
5.9新开店铺配货：
根据公司新开店铺配货要求，检查店铺面积、首批铺货金额是否符合要求，根据当地区天气情况
及以下详细资料进行合理的配货。
A、店铺基本资料；
B、配货要求（建议）；
C、店铺地理位置概述；
D、商圈人流情况；
E、商圈竞争品牌价位分析（高，中，低）；
F、预估月销售额；
G、有无仓库，店铺最多存货量；
H、开业推广促销方案。
5.10特卖场配货：
A、特价场货量要求充足，要让顾客感觉到货源足，有购卖欲望和进店挑选的欲望；
B、特价场的定价时要注意单类货品的零售价不能太多，即价位要相对统一，便于店铺集中类别货品
的价位去陈列；
C、特价场的特卖主体要明确，尽可能不超过两个特卖主题；
D、特价场的货品要定期（最长每半个月）更新，让顾客对特价货品有新鲜感；
E、特价场的补货一定要及时，缺色断码的货品要尽快补充货源；
F、每周要关注特价场的单款销售和库存情况，如果遇到滞销款，要及时查明原因（陈列/价位/款式
/员工推销等），及时调整。
5.11正价场特价价货品配货：
A、正价场的定义：
特价货品只占整个店铺货量20-30％的店铺。
B、正价场特价配货要求：
（1）、配货类别：
因特价场货量只占整个卖场的20-30％，配特价货品时只能针对按当地气温情况，
针对单类别的货品做特价主推，根据天气的变化和仓库特价存货量定期（每十天或半个月）更换特价
款配货款式和类别，以保持特价货品的新鲜感；
（2）、配货款数和数量：
特价款配货时，数量要比平常正价款的单码配货量要多一些，因特价款以跑
量取胜，必须有充足的货量；
（3）、特价款定价：
特价款价格为优势，正价店特价配货时，尽可能配价位相同的货品，便于货品陈
列在一起，同时以醒目的价格标识做宣传；
（4）、价格执行要求：
在特价货品销售过程中，各区统计要针对单店特价货品定期（每周）进行评估，
如发现有特价货品滞销现象，必须要求市场人员和店铺店长找原因，及时调整（调整陈列宣传方式或
调整价位）。
6、每月必做工作：
（1）直营店铺月销售总结汇总
（2）直营店铺每月盘点前进销存帐务核对
完成本职工作及进度汇报
（1）所有工作必须做到当日事、当日毕；
（2）工作完成进度，及时跟上级报告；
（3）客户反映的问题必须是以书面形式，并且第一时间给予解决及回复；
（4）发现工作中的不足之处，并提出整改意见；
（5）协助部门经理做好工作的规划及发展。
7、销售分析
7.1公司整体数据库的建立
A、日销售报表：
以月为单位，单月每天、每店销售金额
了解各区店铺销售情况，此报表每日发给老板及区域经理。
店铺
1
2
3
4
月合计
店铺1
店铺2
区域合计
合计
B、月销售汇总、季度销售汇总、年度销售汇总
每月、每季、每年度进行总结汇总，发给销售经理及总经
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