技术部文件归档制度及表格Word格式文档下载.docx

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六、涉密技术档案文件保存年限为5年。

一、技术部的文件范围

1、行政文书。

技术部会议纪要；

工程技术部工作计划、规划和工作总结；

公司下发文件等。

2、技术部管理文件。

包括技术部人员任命书及调动文件、管理文件等。

3、技术文件。

包括原始数据类（甲方提供或现场勘查的各种技术资料、现场图纸、技术要求等）；

方案类（提交甲方或加工方的加工方案、设备材料预算、图纸及技术交底文件）；

验收文件类（包括验收资料及验收图）；

图片、音像类（包括现场/产品照片、技术交流录音）等。

4、技术文件。

包括技术科研报告、专利申请文件、各种部门内部形成技术标准/规范等。

5、涉密文件。

包括涉密公文、涉密技术文件等。

6、电子版文档。

包括以上5条所述的电子版文档。

二、技术部文件管理体制

工程技术部不另设文件专职管理人员，当完成技术阶段性成果后或项目结束后经经办人根据项目立档；

依据文件来源（项目名称）、时间、内容、形式、是否涉密分成若干层次和类别，编制文档目录，然后提交至办公室负责统一管理。

三、技术部文件归档制度

1、文件的收集：

收集工作是建立在归档制度上的。

2、文件归档范围：

凡是本部门具有存档价值的文件材料。

包括工程管理文件、图纸、验收报告、往来文件及交接单、客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、单据，以及工作总结、工作计划、现场照片等各种形式、载体的文件。

3、归档时间：

办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档：

（1）技术研发类文件，形成阶段性成果后必须及时分类、归档。

（2）凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。

（3）项目文件，根据需求按进度安排归档。

4、归档要求

（1）材料完整齐全。

归档做移交记录，填写《文件存档档登记表》。

办公室在收到各部门需归档的文件后，进行分类归组，作进一步的整理和局部调整等。

（2）系统、条理，凡是归档文件材料，均要按其不同类别，不同年份，归档文件分类准确、归类合理。

编制归档项目，将办理完毕的归档文件按相关项目归档。

归档文件按时间顺序排列，最近的在最上面，尽量保持归档文件易寻找。

（3）归档要求将文件的正件与附件，印件与定稿统一归档，不得分散。

（4）归档时，要合理安排文件的先后秩序，按项目、时间先后排列，统一进行归档。

（5）在文件存档办理移交手续过程中，双方需在移交登记表签字。

四、文件入档流程

1、经手人移交办公室存档，填写《文件入档登记表》；

2、办公室填写（入档日期、文件名称、存档人、份数等）；

3、办公室根据文件是否涉密分别进行存档（注明存档位置）。

4、流程示意图：

五、文件图纸借阅、调用流程

1、凡需借阅档案，均须填写《文件借阅、调用登记表》，依据借阅权限和档案密级,经各级领导签批后方能借阅。

《文件借阅、调用登记表》注明借用文件的借用时间、项目、文件名称、用途、数量、借用人（还回时填写返还时间）。

2、保密文件的借阅人必须为涉密人员。

3、文件借阅、调用方式有：

借调文件原件；

借调文件复印件；

借调其它资料等。

4、借阅及调用流程

a、使用人填写《文件借阅、调用登记表》；

b、使用人签字；

c、部门经理签字；

4、流程示意图

六、技术部涉密文件销毁制度

1、纸介质涉密文件应由档案室统一销毁，不得出售给废品收购站和商贩；

2、废弃的涉密光盘、软盘、硬盘应采取物理或化学方法彻底销毁，不得给境外敌对

分子和间谍搜集情报可乘之机o

文件存档登记表（技术部）

序号

文件编号

文件名称

份数

移交人

存档人

存档日期

备注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

保密文件借阅、调用登记表（技术部）

借阅人

借阅日期

归还日期

不归还签字

保密文件存档登记表（技术部）

领导

签字