技术部文件归档制度及表格Word格式文档下载.docx
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六、涉密技术档案文件保存年限为5年。
一、技术部的文件范围
1、行政文书。
技术部会议纪要；
工程技术部工作计划、规划和工作总结；
公司下发文件等。
2、技术部管理文件。
包括技术部人员任命书及调动文件、管理文件等。
3、技术文件。
包括原始数据类（甲方提供或现场勘查的各种技术资料、现场图纸、技术要求等）；
方案类（提交甲方或加工方的加工方案、设备材料预算、图纸及技术交底文件）；
验收文件类（包括验收资料及验收图）；
图片、音像类（包括现场/产品照片、技术交流录音）等。
4、技术文件。
包括技术科研报告、专利申请文件、各种部门内部形成技术标准/规范等。
5、涉密文件。
包括涉密公文、涉密技术文件等。
6、电子版文档。
包括以上5条所述的电子版文档。
二、技术部文件管理体制
工程技术部不另设文件专职管理人员，当完成技术阶段性成果后或项目结束后经经办人根据项目立档；
依据文件来源（项目名称）、时间、内容、形式、是否涉密分成若干层次和类别，编制文档目录，然后提交至办公室负责统一管理。
三、技术部文件归档制度
1、文件的收集：
收集工作是建立在归档制度上的。
2、文件归档范围：
凡是本部门具有存档价值的文件材料。
包括工程管理文件、图纸、验收报告、往来文件及交接单、客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、单据，以及工作总结、工作计划、现场照片等各种形式、载体的文件。
3、归档时间：
办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档：
（1）技术研发类文件，形成阶段性成果后必须及时分类、归档。
（2）凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。
（3）项目文件，根据需求按进度安排归档。
4、归档要求
（1）材料完整齐全。
归档做移交记录，填写《文件存档档登记表》。
办公室在收到各部门需归档的文件后，进行分类归组，作进一步的整理和局部调整等。
（2）系统、条理，凡是归档文件材料，均要按其不同类别，不同年份，归档文件分类准确、归类合理。
编制归档项目，将办理完毕的归档文件按相关项目归档。
归档文件按时间顺序排列，最近的在最上面，尽量保持归档文件易寻找。
（3）归档要求将文件的正件与附件，印件与定稿统一归档，不得分散。
（4）归档时，要合理安排文件的先后秩序，按项目、时间先后排列，统一进行归档。
（5）在文件存档办理移交手续过程中，双方需在移交登记表签字。
四、文件入档流程
1、经手人移交办公室存档，填写《文件入档登记表》；
2、办公室填写（入档日期、文件名称、存档人、份数等）；
3、办公室根据文件是否涉密分别进行存档（注明存档位置）。
4、流程示意图：
五、文件图纸借阅、调用流程
1、凡需借阅档案，均须填写《文件借阅、调用登记表》，依据借阅权限和档案密级,经各级领导签批后方能借阅。
《文件借阅、调用登记表》注明借用文件的借用时间、项目、文件名称、用途、数量、借用人（还回时填写返还时间）。
2、保密文件的借阅人必须为涉密人员。
3、文件借阅、调用方式有：
借调文件原件；
借调文件复印件；
借调其它资料等。
4、借阅及调用流程
a、使用人填写《文件借阅、调用登记表》；
b、使用人签字；
c、部门经理签字；
4、流程示意图
六、技术部涉密文件销毁制度
1、纸介质涉密文件应由档案室统一销毁，不得出售给废品收购站和商贩；
2、废弃的涉密光盘、软盘、硬盘应采取物理或化学方法彻底销毁，不得给境外敌对
分子和间谍搜集情报可乘之机o
文件存档登记表（技术部）
序号
文件编号
文件名称
份数
移交人
存档人
存档日期
备注
1
2
3
4
5
6
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8
9
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25
保密文件借阅、调用登记表（技术部）
借阅人
借阅日期
归还日期
不归还签字
保密文件存档登记表（技术部）
领导
签字
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