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目录
摘要1
介绍2
NavigantConsultingInc.价值效益分析框架3
参与机构4
传统方法的评估5
回报5
每单位用户净现值6
内部回报率6
OfficeSystem解决方案中内含的有价值的实际选择权7
协作与门户9
允许所有人获取信息9
促成有效的团队组合12
工作管理15
自动化的报告加速信息到每个人的传递15
流程管理解决方案使生产力提高且周期时间缩短17
标准化流程辅助下的高效团队20
商业智能22
为每个人提供信息及分析信息的能力22
流程管理改进使信息得以在全球范围内传递26
企业整合27
数据收集自动化提供信息给每个人28
通过流程管理与自动化将各个孤立的数据相互连接起来29
个人工作效率30
结论和建议32
建议32
更多信息33
作者34
附录A－有关本报告35
NavigantConsultingInc.–价值效益分析方法35
评估IT投资价值的传统方法35
关键假设36
通过在“协作与门户”、“工作管理”、“商业智能”、“企业集成”和“个人工作效率”等领域内促成工作流程的改进，部署了Microsoft®
OfficeSystem解决方案的机构可同时达到显著地降低成本和提高回报的目标。
在确定的14家机构所作的商业价值研究的主要结论如下：
▪回报快速–对MicrosoftOfficeSystem解决方案所作投资的中线回报为8个月。
对被研究的67%的IT投资项目，企业计划在不到一年的时间内收回他们在解决方案中的投资成本。
▪每单位用户价值巨大–本次研究中的所有机构都从部署MicrosoftOfficeSystem解决方案中实现了直接的商业利益。
中线成本和收益净现值（NPV）估计为每单位用户$4,000。
▪回报率显著–MicrosoftOfficeSystem投资的中线内部回报率估计为142%。
即使较低的46%也远远超过了任何公司的回报率下限。
MicrosoftOfficeSystem解决方案证明了巨大的商业价值
在14家机构所作的商业价值研究证明，MicrosoftOfficeSystem应用程序能够为投资带来持续的积极回报。
传统方法
中线
范围
内部回报率（IRR）
142%
46%到460%
回报期
8个月
3到19个月
净现值（NPV）
$600,000
$78,000到$18,000,000
每单位用户净现值
$4,000
$280到$65,000
受影响的用户数量
85
9到1,500
示例1
这些结论以NavigantConsultingInc.的价值效益分析（VIA）方法论为基础。
NavigantConsultingInc.于2003年春季和夏季在企业机构进行了访查。
请参阅附录A以便获取更多关于NavigantConsultingInc.的VIA方法论的信息。
介绍
此报告有一个单一目标：
证明MicrosoftOfficeSystem能够在“协作与门户”、“工作管理”、“商业智能”、“企业集成”和“个人工作效率”等领域内促成工作流程的改进，进而能够为任何企业带来经济价值。
评估MicrosoftOfficeSystem解决方案的价值时，采用了为14家机构的MicrosoftOfficeSystem投资所计算的标准经济指标。
投资回报指标包括净现值（NPV）、内部回报率（IRR）和回报。
MicrosoftOfficeSystem包括设计用于共同工作以便解决大量商业难题的程序、服务器、服务和解决方案。
这些解决方案通常结合经过定制的软件，能够极大地提高基本MicrosoftOfficeSystem产品的价值。
研究结果分为六个部分：
▪传统方法的评估–使用标准的、被业界所接受的经济分析方法，提供了一个详细的总结。
▪协作和门户–总结了与提高协作质量有关的商业价值成果。
▪工作管理–突出能够简化商业流程和自动化工作流程的解决方案。
▪商业智能–探讨在访问信息中获得的改进，并借助这一信息驱动商业决策。
▪企业集成–提供能够从完全不同的系统和数据库中抽取信息的解决方案。
▪个人工作效率–展示源于这些解决方案和新产品特点的个人工作效率增长。
需要获得有关本报告中所使用的评估方法的详细信息，请参见附录A中的“关于本报告”。
NavigantConsultingInc.价值效益分析框架
NavigantConsulting对这些项目进行了定量评估，以便估算每个项目的经济效益。
通过与项目参与人员进行广泛的访谈，记录了每个解决方案所影响的商业流程的当前和未来的状态。
对这些流程进行了单独分析，以确定在每一步骤所产生的效益。
流程效益与明确的主要性能指标（KPI）对应。
选定的KPI为实际使用的测量标准，这些标准常常已经在这些机构中用到。
下面是部分使用到的KPI的样例：
▪周期–一个流程从开始到结束的时间。
缩短周期可以提前获得流程结果。
▪利用率（或生产力）–为进行一项活动所投入的力量。
提高利用率意味着用相同的人数能够获得更多的产出或者用较少的人数获得同样的产出。
▪结单率–销售成功记录与销售机会之比。
更高的结单率的结果就是销售量得到提高，并能直接转换为更高的收益。
所运用的每个KPI的变化随后在财务时段中被量化。
标准的项目经济分析方法论被用于将成本和收益计算在内，并且确定财务标准，如：
回报、IRR和NPV。
在某些情况下，收益是基于前导程序的，然后逐渐扩展为一个全面铺开的状态。
另一些情况下，收益是基于RAP参与者所作的部署前的评估。
与成本相关的硬件、软件、部署和训练都包括在研究中。
经过标准化的软件和硬件成本反映出为一个特定解决方案购买新设备和软件的基本状态。
对参与本研究的每个客户而言，固定的软件费用已经被计算在内，即使客户已经有了该软件，或者凭着软件保证书或企业协议许可已经免费升级过了。
这样便于研究结果能建立在可比费用的基础之上。
某些公司已经许可MicrosoftOfficeSystem产品用于他们正在考虑的解决方案中，对于这些公司，财务结果或许更加明确。
参与机构
参与商业价值研究的机构
下列14家公司参与了商业价值研究。
政府和非赢利机构
财经和其他
营销和出版
奥地利内政部（BM.I）
FranklinsSolicitorsLLP
CommonHealth
大不列颠哥伦比亚持续法律教育
协会
NordeaAB
EniroAB
ElsevierScience
医疗卫生
制造
技术
GuidantCorporation
WortmannAG
Accenture
SolutiaInc.
惠普公司（HP）
StevensHealthcare
FraserHealthAuthority
示例2
本报告是经过对多种不同的机构样本进行研究而得出的，这些机构从本地服务提供商到大型跨国公司各不相同。
这些机构也代表了各种国藉，其中大部分还有重要的国际业务。
研究证明MicrosoftOfficeSystem应用程序能够为IT投资提供持续的积极回报。
传统方法的评估
本节通过使用回报、NPV和IRR等传统经济分析方法，展示了部署MicrosoftOfficeSystem解决方案所带来的经济价值。
财务结果基于商业流程发生的变化，及对企业施行或计划的财务标准的最终影响。
尽管每个评估方法各不相同，但有一点是共同的—每种方法都明确地表明MicrosoftOfficeSystem解决方案为本报告中述及的参与商业价值研究的企业带来了积极回报。
▪回报–中线回报为8个月，对于所有参与机构，其范围从3至19月不等。
▪每单位用户净现值（NPV）–中线每单位用户NPV大约为每单位用户$4,000。
每单位用户NPV范围从$280至$65,000。
▪内部回报率（IRR）–IRR范围从46%至460%不等，其中线值为142%。
快速中线回报8个月证明低风险
14家被研究企业的商业数据显示回报期范围在3至19个月之间。
示例3
要了解每种计算方法的定义及其使用环境，请参考附录A“关于本报告”。
回报
在被研究的机构中，MicrosoftOfficeSystem解决方案的中线回报于8个月后出现，范围从3至19个月不等。
经营者通常有一个预期回报时间的最大值。
如果回报期短于一个公司可接受的时间，那么这项投资就可认为是一个成功。
例如，GuidantCorporation，一个世界领先的心血管医学产品设计开发商，根据商业价值研究，预期将在5个月后获得回报。
对于Guidant公司，如果所需回报期为12个月或者更少，5个月的回报期表明投资将比所需时间更加迅速地带来回报。
中线每单位用户NPV为$4,000
NPV有很多影响因素。
对于本研究，为保证一致性，使用了三年的项目生命周期和15%的折扣率。
示例4
计划的每单位用户NPV范围在$280至$65,000之间。
中线每单位用户NPV为$4,000。
总NPV范围从$78,000至$18,000,000，其中线值为$600,000。
NPV数据特别依赖大量的可变因素，包括折扣率、机构大小和复杂程度，以及受影响的流程。
所部署的产品、部署的范围和受影响的流程等各方面的差异使解决方案也完全不同。
但是，这些研究表明MicrosoftOfficeSystem解决方案已经为类型各异的企业带来了巨大价值。
内部回报率
MicrosoftOfficeSystem解决方案产生一个142%的中线IRR
MicrosoftOfficeSystem解决方案的内部回报率的范围在46%至460%之间。
即使是最低的IRR值也大大高于资金成本。
示例5
企业中线计划IRR为142%。
IRR值的范围在46%至460%之间—与每个解决方案和被研究企业的大量特定因素有关。
注意，即便IRR范围很宽，该范围的低端仍大大高于资金成本–或由任何企业制定的利率下限。
较高的IRR结果表明无法从MicrosoftOfficeSystem解决方案的投资中获回报的风险较小。
OfficeSystem解决方案中内含的有价值的实际选择权
除了传统的利益之外，MicrosoftOfficeSystem解决方案还包含重要的未实现价值，它们以实际选择权的形式存在。
实际选择权是权利–而不是义务–是在将来选择一项特殊行动路线的权利。
商业决策者必须采取一种等待-观望的方式制定战略，然后对商业环境中出现的变化作出反应，因此他们能够限制下降损失或投资于上升潜力，选择的价值正是源于这种灵活特性。
这些选择的经济价值虽然没有包括在为本报告所作的分析中，但当决策投资于IT解决方案或基础建设时，选择的价值则应受到重视。
本报告中总结的解决方案只使用了MicrosoftOfficeSystem中现有的一部分功能。
另外，这些解决方案通常经过定制以便适应特定商业流程，因此，只利用了所用产品中已有功能的很小部分。
目前这些企业已经为McrosoftOfficeSystem解决方案进行了最初的投资，同时他们还有很多附加选择，可以用很少的附加投资进一步产生利益。
这些选择权包括如下几个类别：
▪选择在企业范围内扩展使用解决方案–在几乎所有被调查的企业中，在将MicrosoftOfficeSystem解决方案扩展到更广泛的用户之前，都使用了小型测试组来指导软件使用。
当软件已经证明有益，则随即可以部署到更大的用户群，通常不需要附加的部署成本。
oBM.I–奥地利内政部开发和安装了一种导引解决方案，用于其下一个部门的行政流程管理。
通过在导引解决方案中的投资，该部不仅捕获了与其特定部门有关的利益，而且还“获得”（实际）选择的权利，扩展这一解决方案到机构的其他部门，其中工作流程完全与前者相同。
oCommonHealth–CommonHealth，医疗卫生行业的多种市场销售服务的提供商，在其HealthLearningSystems子公司安装了一种解决方案，用于辅助项目协作。
这一解决方案包括MicrosoftSharePoint™PortalServer，该方案现在已经在CommonHealth的其余15家分公司全面展开，并将用于提供企业门户。
通过后续扩展解决方案到其他领域，该公司执行了“价内”实际选择权。
▪选择使用已安装软件的附加功能–对于所提出的特定商业问题，这些解决方案中的每个产品都有未使用的功能。
在被研究的很多企业中，产品的附加功能已经购买并安装，能够用于解决商业问题，同时只需要很少或不需要附加成本。
o信息权利管理（IRM）–MicrosoftOfficeProfessionalEdition
2003中的IRM功能能够帮助保护敏感的内部商业信息，如秘密计划文档或财务报告。
由用户设置的策略可以控制谁能打开、复制、打印或转送由MicrosoftOfficeWord
2003、MicrosoftOfficeExcel
2003、MicrosoftOfficePowerPoint®
2003和MicrosoftOfficeOutlook®
2003创建的信息。
IRM功能没有内置于任何被研究的解决方案内，但单个用户可以利用这一功能为他们的机构增添价值。
o智能文档–智能文档功能可以为MicrosoftOfficeWord2003或MicrosoftOfficeExcel2003文件增添价值，Guidant的解决方案就提供了一个很好的例子。
所有安装了Office2003的机构都可以利用这一功能。
▪
选择扩展使用当前解决方案–许多解决方案当前正用于一个企业的某个部分，但也可以用于其他领域的类似场合。
oGuidant–Guidant使用Excel2003创建一个自动化的报告，用以从后端财务系统生成销售信息，为报告的使用者带来了极大好处。
Guidant拥有成千上万的类似报告，也可以用同样的方式自动生成。
oStevensHealthcare–StevensHealthcare是华盛顿艾德蒙社区的医药服务提供商，为达到HIPAA的规定实施了协作解决方案。
此解决方案现在可以进行扩展，使医院的其他领域受益，如风险管理。
▪选择集成附加的MicrosoftOfficeSystem产品–在已经安装了Office2003的情况下，企业可以轻松地使用其他MicrosoftOfficeSystem产品创建低廉的解决方案。
o企业项目管理–EniroAB公司是领先欧洲的目录信息产品的提供商，NordeaAB公司则是斯堪的纳维亚地区最大的财经服务公司，像这样的公司正在使用SharePointProducts&
Technologies与技术和Office2003，以增强他们的项目管理能力。
集成MicrosoftOfficeProject2003和MicrosoftOfficeVisio®
2003到这些解决方案中可以极大地提升这些解决方案的价值，它能提供端到端的项目管理能力。
oMicrosoft商业解决方案（MBS）–许多中小企业正在利用MBS软件包增强他们的企业流程。
WortmannAG是欧洲商务市场全线计算机和显示器生产商，该公司展示了如何使这些软件包与其他MicrosoftOfficeSystem产品集成，为企业释放价值。
协作与门户
要提高生产力，可以通过增加使用电子通信方式使团队工作更加有效，而协作解决方案则满足了这种需求。
8家企业部署了能够在协作与门户方面产生效益的解决方案。
商业活动日益要求团队人员能够跨越物理和文化界限一起工作。
要完成这一任务，如果使用传统方法对通信、计划和文件共享进行管理则非常困难。
MicrosoftOfficeSystem产品采用一种雇员日常使用的界面，把协作功能集成到雇员工作的方式中。
MicrosoftOfficeSystem解决方案使所有人都能获取信息。
团队通常需要从不同来源获取信息，并使信息以一种受控的方式保持可用。
MicrosoftOfficeSystem提供了解决这一问题的产品。
协作也促成了有效的团队组合，有利于更好地利用企业知识。
封锁在公司某个部门的信息可能对另一个部门非常有益。
传统文件共享系统约束了这种知识共享，但OfficeSystem就有工具将其释放。
协作和门户方面可衡量的益处包括：
▪缩短项目周期–文档创建流程周期预计可平均减少34%。
▪减少会议–由于在项目状态中有了增强的可见性，平均会议时间减少35%。
▪减少旅行开支–由于信息获取手段得到了改进，旅行开支预计平均减少37%。
▪提高生产力–由于减少了重复劳动、改进了信息访问方式、优化了知识捕获以及状态报告自动化，生产力预计有0.2%至4%的增长。
允许所有人获取信息
通过为团队提供增强的商业信息可见性并使团队成员能够无须通过不必要的会议或旅行查找他们需要的信息，MicrosoftOfficeSystem产品提高了协作效率。
研究机构实施了集成MicrosoftOfficeSystem产品的解决方案，用于机构间的知识和信息传递，使生产力提高、成本降低。
协作解决方案为所有人提供信息
数家公司已经使用MicrosoftOfficeSystem解决方案，通过为团队提供更好的信息获取途径来改进协作方式。
所有四家公司都利用MicrosoftSharePointProducts&
Technologies为其团队提供所需信息。
公司
流程
商业标准
技术支持工具
知识传递
80%-用于远距离知识
交流的旅行
SharePointPortalServer2003提供了一种远程学习环境。
LiveCommunicationsServer则能提供在场功能。
项目控制板
75%-HIPAA遵从性团队
所召开的会议
WindowsSharePointService用作一个项目控制板。
团队可以访问站点获取计划、任务和状态信息。
Eniro
项目门户
2%-针对产品开发团队
的行政管理时间
SharePointPortalServer2003能够从大量的企业数据库中抽取信息，并将状态信息集中起来。
示例6
Accent
升级会员 