外贸部年度工作计划及安排.docx
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外贸部年度工作计划及安排
外贸部年度工作计划及安排
外贸部年度工作计划及安排（实用文档）
篇一：
外贸部年度工作计划
DDDD第一部分：
外贸部门的概况
一、外贸业务部门的工作要求
二、外贸业务部门的基本规章制度
三、外贸业务部门的基本操作
DDDD第二部分：
外贸部门的年度计划
DD第一阶段
一、平台的完善和团队的锻炼
二、B2B平台的完善和推广
三、团队的组建和运营能力的打造
四、网络推广流程化规范和外贸跟单过程的问题解决模式
五、推广和业务，所有的流程进行数字化量化监督，提升效率
六、营销推广的规划和展会的策划
七、客户的细分和推广的优化
八、团队凝聚力的提升和营销的更深入了解
DD第二阶段
一、总结第一阶段所遇到的问题并解决，更加完善外贸体系和流程
二、业绩的稳定提升和市场的初步规划
三、团队内部形成拼搏向上的风气，相互竞争，相互支持
DD第三阶段
一、各个平台效果的总结分析，有针对性的解决问题，提高业绩。
二、狠抓客户跟踪过程，关注细节，激励制度的完善
三、回顾历史，展望未来，总结经验，开拓市场
DDDD第三部分：
外贸业务部门的工作流程
一、客户询盘二、报价三、得到订单四、下生产订单五、业务审批
六、下达生产通知七、验货七、制作准备材料九、商检十、报关
十一、出口收汇十二、录入
DDDD第四部分：
总结
一、一个核心二、两个关键三、三个平衡四、四个情
DDDD第一部分：
外贸部门概况
一、外贸业务部门的工作要求
1.外贸部门不是一个独立的部门它是基于生产部之上的一个协助沟通的部门，要其它各部门的有力支持，工作才能做的有效有序。
2.在客户问价格时，有的是比较熟悉的，有的则不能一时通知价格，这时要与采购部多沟通，以了解成本等价格因素。
另有时客人会因在价格上不作让步，或让工厂多让步，这时要同主管或经理讲明后同采购部联系看能否有所降价（指成本方面）。
故外贸部门的人员要能与各部门相处融洽。
3.同生产部，要及时了解生产安排情况。
如有新订单要及时同生产部沟通。
以便安排订单生产，在特殊情况下（指客货较急的情况下，同生产部协同操作订单安排。
但平常不允许外贸部门过多过问干涉生产部的安排）。
二、外贸业务部门的基本规章制度（可根据实际情况做修改）
1.周期长，工作隐性。
2.工作方式上：
要与工厂工作同步。
公司给一定的自由度。
因可能外出会客，接客，找样办，看办，看厂等
3.部门上班时间为：
8：
00-12：
0013：
30D17：
35，部门不加班（特殊情况例外）
4.公司给外贸部门经理一定的处理事情的特权。
指：
价格方面在利润允许范围内可以当机立断。
交货期方面可以根据当时情况通知客人等.这样才能更有效地去解决问题。
5.外贸经理可以有相应的活动经费，实报实销。
（但只适合在一定的范围之内）。
6.公司给外贸部门车辆方面的主便，（有需要接送外宾）可以及时调用公司交通工具，需要提前申请
7.外贸部门在传达有关订单信息时，要求指令明确不能含糊不清。
8.新产品一定要拍照外理存档。
图象大小统一，格式统一，能直接上传网上使用。
9.公司网站设计要具有时代特性，英中文，简单明了，主要突出产品。
网上产品要及时更新，也要保证数据的吻合和参数的准确性。
10.外贸部门要整理一份常用产品报价单（需要注意汇率的变化），应明确单价的上下浮动范围。
以便能随时情况掌握，不至被动。
11.公司有专用电话线及传真线给外贸部门。
传真线分线安装也需要安装长途固话，每月有至少不低于500元的长途话费。
12.部门资料要整理清晰明了，分类归档。
如给客人报价资料，要按类归档，以便到时查验。
13.信息要及时处理，当天的信息争取当天处理完毕，当天询价要当天回给客人。
14.确保按照合同上要求，按质，按量交货。
此处外贸部门有独立性。
不得迁就其它部门的意见。
15.在同客户沟通每一环节中，要把服务做到前面。
16.主管的指令要明确。
17.办公室区不准打私人电话。
18.办公室区不准吸烟。
（如有客例外）
19.办公时间不准上网聊天。
三、外贸业务部门的基本操作
1.打样：
样办在订单处理中占到十分重要的位置，故要求对样办的要求要小心认真（注意客户对产品的大小规格、电压、外观颜色、材质、功率和包装等细节问题）。
如客有要求寄办。
在可能的情况下，要尽量寄办给客人；但要参考下列要求。
公司根据客人要求提供样办。
但要收取相应的样办费用。
具体情况以实际操作为准。
（具体情况视客而定）在收到样办费用后给客提供样办。
如国外客户，样办费用要计算运费在内。
（特殊情况视具体情况而订，由部门经理决定）打样寄办后要留存资料，以备查。
所填样办单送交会计一份。
2.合同：
大部分的商业行为都以合同为规范标准。
以确定双方的权利和义务。
故如有同客人签订合同，则一定要根据合同要求处理。
在签订合同之前要充分考虑到公司及部门的实际处理情况，如有疑问可向上级汇报。
如在没有保证的前提下，不要随便签订。
如客人在合同中列出一些特别要求，要视情况及时与经理取得沟通。
确认可以达到客要求后再签订。
合同中的四要素一定要仔细核对清楚：
（价格，数量，质量要求，交货日期）在有疑问时要同客人沟通。
3.付款方式的选择：
公司外贸部门的收款方式暂时为：
（待定）大笔的货款：
公司暂不接受：
（待定）等付款方式。
只有公司在收到尾数款后才安排出货，有些公司开具信用证等需要通过公司审核，通过后方可发货。
如在未收到尾数款的情况下出货时，会计有权利过问，除非部门主管能给出一个合理的解释。
（视具体情况而订），但会计一定要通知经理。
四、外贸部内部工作人员配备与原则
1.人员配备
跟单（一名）主要负责下单前与生产、采购的沟通，后期负责生产沟通，出货等；销售（两-三名）主要负责对外销售的工作，客户沟通、接待等；
后台操作员（一名）主要负责阿里和环球资源的后台分析、后台操作等。
2.招聘原则
外贸部门的人员要求少而精。
如部门人员暂时不够。
宁愿多花时间找合适人员，也不能胡乱找人顶替所缺职位。
由于工作的关系。
部门要求人员：
要诚实，勤奋，有合作精神及团队精神。
DDDD第二部分：
外贸部门的年度规划
外贸部门年度工作计划，主要分为3个时间段，每个时间段的规划内容如下：
DD第一阶段
一、平台的完善和团队的锻炼
1、公司网站平台的完善和推广
1.2每个应用图下面的文字信息，要诠释应用图，充分体现我们提供的价值，能给客户带来什么样的效果，在x月15日前完成，负责人后台操作员（待定），由销售员B
篇二：
外贸部年度工作计划
第一季度
一、平台的完善和团队的锻炼
1.2每个应用图下面的文字信息，要诠释应用图，充分体现我们提供的价值，能给客户带来什么样的效果，在x月1日前完成，负责人cherry，由新来的B员工协助。
1.3每个应用图和文字中间的表格，就是基本参数，这个由keven负责，在x月1日之前完成。
1.4网站的推广方案的制定和执行监督，由东方来负责，x月1日前完成。
以上图文并茂的资料，需要于设计部门积极配合，也需要外贸部门和老总多沟通，网站的浏览过程，就是我们引导客户下单的过程，所以，我们前期的所有的投入都是必要的。
1.5客户资料的整理和等级分类，以及分配上，进行细节划分，在x月31日前，清晰分配下去，责任到人，逐步实现流程化，由jack负责，其他人协助。
1.6网站的作用，如何更好的利用网站的功能，开发以往的客户，要制定确实可行的方案由jack负责，A，B协助。
2.2环球资源的推广，主要是关键词的优化，在x月31日前，了解排名规则，并进行测试，由jack负责，其他等协助。
2.3平台和网站的整合，如何互相促进，要制定规划，有助于客户数量的增加和质量的提高，这个工作由jack负责，其他人协助在x月1前完成。
3.1新员工的培训，对公司文化的理解和外贸规划的理解等，这个工作由jack来完成，在入职后的3周内达到预期效果。
3.2定期参加相关主题的会议，提升业务能力和对公司规划的理解等，一个季度3-5次，这个工作，由jack负责。
3.3对于工作中所遇到的问题，清晰解决问题的思路，首先清楚问题是什么，其次，怎么解决问题，最后为什么要这样解决，这样的思维模式需要半年的时间甚至更多，先从培养
这个意识开始，由jack负责。
3.4通过团队之间的配合，不断优化内部协作上的流程，提升效率，真正做到团结一致，直
奔目标，先从培养意识开始，x月1日前见成效。
二、针对网络推广运行中的问题的流程化规范和外贸跟单过程中问题的解决模式
在网站推广过程中所遇到的问题和感悟，跟大家分享，更多了解网络，熟悉网络，运用网络，每周专题探讨，由东方组织，x月31日前，大家对网络营销有个更高层次的认知，并且提高对公司网络方面战略的认同和信心。
网络推广方面的规划，制定操作流程，监督流程，作业自动化，需要东方制定相关的规则和模版，大家在初步的操作过程中不断提出修改方案，慢慢完善，形成我们独有的网络推广流程，在x月31前完成
公司客户的细分，最有意向的客户由郭健来负责，其次是shirley负责，对于客户进展情况的不断优化，每个人都要提出自己的意见和建议，在原有的流程上进一步提高效率，缩短跟单过程，执行人，jack，其他人协助。
对于任何突发的问题，及时解决，但是事后一定要记录在案，定期总结，不断反思，尽量避免流程内的问题出现，执行人jack。
三、推广和业务，所有的流程进行数字化量化监督，提升效率。
推广每个月有计划，考核就是数据表，要看到实际的效果，这事由欧阳海生负责，jack监督。
x月31日前
工作进展，透明化，清晰化，用数字说话，用进度证明自己，执行人jack。
x月31日前。
四、第一季度整体业绩目标260万
第二个季度
一、营销推广的规划和展会的策划
网站，平台，展会资源整合，4，月份为x月初的展会，做准备工作，所有的策划活动和推广方案，都是以提高展会的效果为前提，具体规划，由jack制定，其他人协助，在x月的第一个星期制定。
2、展会的策划和准备
展会的策划，和网站的整合，具体活动的制定，分配到人，由jack负责，在x月的第二周完成。
二、客户的细分和推广的优化
通过上一季度的细分和跟踪，再次提高客户分级标准，重新分配，有针对性的分析跟踪，制定相关策略，形成习惯，此事由西门负责。
x月的第三个星期。
2、推广方式的升级和优化，为业务带来更多的询盘和订单。
通过网站，平台，和展会的整合，评估效果，调整方案，增加推广方式，提高推广力度，带来更多的询盘的同时，提高转化率，订单量的增加，具体方案的制定，由东方负责，x月31日前完成
三、团队凝聚力的提升和营销的更深入了解
通过网站，平台，展会，和半年的沟通，了解，在团队协作上，团队文化上，大家是不是保持积极的状态，良好的心态，进行总结和规划，为达成目标，奠定思想基础，执行人，jack，x月31日前完成。
团队各成员对于管理，团队，网络营销，公司的战略目标，是否理解的更加深刻，对于公司的发展是否信心十足，进行交流，执行人jack。
四、第二季度整体业绩目标580万
第三个季度
一、总结前两季度所遇到的问题并解决，更加完善外贸体系和流程
1、对于前两个季度营销和业务方面的问题进行总结分析并解决
对于营销和业务方面的问题和一些影响订单达成的因素，要落实到人，通过大家的交流和讨论，清晰各自的责任，并且针对问题等进行各自负责内容的总结和提出解决方案，业务方面执行人西门，网络方面执行人东方，整体协调上的负责人jack。
2、对于外贸各个环节，人员的配合度的提升，进行强化
各个环节通过半年的运作，人员的流动，职责的清晰，责任的承担，等等，需要在工作过
程中，不断总结，交流和沟通，执行人jack。
3、真正做到体系完善，执行力强大和迅速
随着团队的稳定，工作的模板化，逐渐实现流程化，自动化，体系健全，运转正常，执行迅速，执行人jack。
二、业绩的稳定提升和市场的初步规划
1、通过网站的推广，B2B平台的运作，和展会的配合，逐步提升外贸业绩。
2、对于各个区域市场的规划概念形成
3、逐渐向专业化，有针对性的做市场
三、团队内部形成拼搏向上的风气，相互竞争，相互支持
1、强化团队文化，打造拼搏向上的团队，凝聚力，执行力再上新台阶
2、以订单为目标，以团结和谐为前提，积极拼搏，每人都做冠军。
四、第三季度整体业绩目标900万
第四个季度
一、各个平台效果的总结分析，有针对性的解决问题，提高业绩。
1、网站，环球，展会，出货客户，意向客户等进行详细的分析与探讨和交流，在营销平台的利用率上，争取再上一个台阶。
2、针对各个平台不同来源的客户，和成交的比例，反思跟单过程中的问题，并进行研究和解决人员分配的调整，还是客户结构的调整，都根据实际情况进行
二、狠抓客户跟踪过程，关注细节，激励制度的完善
1、跟踪客户，对于周期长，没有下单的，进行分析和总结，提高效率
2、细节决定成败，不断反思，在跟进客户过程中细节的问题，并分享
3、好的员工是奖励出来的，鼓励和支持，是必要的。
三、回顾历史，展望未来，总结经验，开拓市场
1、业绩的拼搏，团段文化的建设，是否收获良多，探讨我们走过的路
2、对于明年的规划，各个成员有何看法和计划，交流分享。
3、市场的开发，我们是否占有了一定的比例，或者形成口碑了
四、第四季度整体业绩目标1200万
篇三：
外贸部年度工作计划
Ａ）．外贸团队组建
小企业的预算和资源有限，养十几号人的外贸团队是不现实的。
在珠三角地区，请一个普通的外贸业务员，固定月薪约202*D3000元；如果需要经验丰富、能力强的外贸人才，固定月薪约4000D5000元。
正因为预算有限，更需要打造自己的外贸团队，提升工作效率，节约运营成本。
只有发挥团队的力量，小企业才可能壮大；否则到最后面临退出竞争的舞台。
进行一个简单的成本核算：
假设企业有4名外贸业务员，外贸业务员根据能力分为A级和B级，A级月薪4000元，B级月薪2500元。
方案一：
单兵作战
企业在发展初期，都习惯于单兵作战。
就是每个业务员各做各的单，互不相干，从搜索客户信息、处理邮件、电话沟通、商务谈判，到接单、生产、出货样样要精通，自然需要A级外贸业务员才能胜任，多劳多得。
财务算帐清楚，容易，管理操作简单。
人力成本：
4000元/人/月×4人=16000元/月
方案二：
团队作战
团队讲究的是配合，每个人只要有一两门专长就可以，由于每个人只专注自己的工作，所以更专业，效率更高，团队业绩大增。
显然招聘人员也较容易，而且不需要全部是A级外贸业务员，操作难度不大的琐事完全可以由B级外贸业务员负责。
只需要2名A级外贸业务员，2名B级外贸业务员就足够。
人力成本：
4000元/人/月×2人+2500元/人/月×2人=13000元/月
两种方案比较得出结论：
小企业更需要打造外贸团队。
组建外贸团队遵循以下原则：
１）．实用性：
需要什么样的人才就聘用什么样的人。
不多不少，不高不低。
四个人可以完成的事情，就不用请五个人；一个中专生可以做的事情，就不要找个博士生来撑门面。
大材小用，不会长久；小材大用，有心无力。
２）．互补性：
一个优秀的团队，不需要每个人都一样强，但需要每个人都各有物色，各有绝技。
这样的组合，才能发挥强大的攻击力。
对于一个小企业，每个类型的人才有一两个就足够了，互补型的团队，才可以做到人尽其才，才尽其用，才可以使
团队高效运作，更有效地防止人才频繁流失。
３）．德为先：
外贸团队成员的德应该包括以下两个方面：
其一是遵守职业道德。
外贸人员，应该热爱自己的工作，全心全意参与团队各项活动，团结协作，实事求是，遵守各项职业规范的要求。
其二是个人品行端正。
这是指个人在生活中的表现符合主流社会的道德标准。
有德有才是上品，要重用；有德无才是中品，应该加强培训后使用；无德无才是下品，不能使用；无德有才是危险品，尽量不用，如果一定要用就需要在有效的控制和监督下使用．
４）．进取心：
一个人起点可以稍微低一点，但不能没有进取心，一个进取心强的中专生，可以胜过不求上进的本科生。
有强烈进取心的人，会更加主动地参与工作和学习中，能与企业同甘共苦，一起成长。
Ｂ）．外贸部工作开展
一、培训，只有不断的培训才能不断的提高外贸人员的实际操作能力，培训包括：
厂内培训和厂外培训，厂内培训主要针产品专业知识，交易流程知识，同事之间的交流学习和互助，学会精准的报价，有效的提升操作能力，厂外培训包括各种机构的培训会，小型沙龙，大型公开课等．通过不断培训和学习力图打造成精英外贸团队．
（大学202*年元旦放假安排通知及通告）二、业务人员管理
很多人说小企业看老板，中企业看制度，大企业看文化，我觉得：
如果公司有特立独行的文化，能让员工觉得是自己在干自己的事业，全情投入，这就是成功的管理模式。
当然，这需要管理技巧和领导层的以身作则。
１.“周报表”，该报表由外贸人员制作，提交给外贸经理审核。
该报表要求每天根据获得的查询，详细填写所有买家信息，并对所有买家进行分级，“买家分级”以周报表中买家基本信息为依据，通过对买家成立年份、企业类型、规模、产品类别等综合信息划分买家的级别，并为相应级别的买家提供有侧重的服务。
２.“A/B类买家跟进”，对于“周报表”中被划分为“A/B级”的买家，要定时、定人进行跟进，甚至可以成立某个“A类”客户专案组，快速、专业地回应买家的需求，对成功的案例进行分享，失败或是进展缓慢的案例进行分析、理顺、跟进；３.查询及资料归档：
所有的外贸函件都要求建档、备份，要求做到即使外贸人员突然离职都能有工作人员第一时间，调出任何信息；客户建档：
所有联系客户（包含
４.形成流程式的工作方法，每天早开召开早间会议，了解每个业务员每日工作计划，讨论询P的回复，客人的邮件等，帮助业务员分析和解决所遇到的问题，每周一下午召开周工作总结会，每个月底召开月工作总结会，根据每个业务员会上所提出的问题给出指导意见，帮助业务员更好的解决问题，抓住客户．
５.竞争和淘汰机制，外贸部新进业务员在进公司后，工作期间的连续4个月如果没有出单（以收到订金为准），将被辞退，如果没有达到公司要求但其工作期间表现非常优秀且有潜质，公司可以给第二次机会（3个月），如果仍然没有出单，将被辞退或安排至其它岗位留用．
６.外贸人员的收入
底薪+提成＋年终绩效奖；提成建议用阶梯比率：
即：
基本提成２％（营业额），根据业务人员接单的利润率来计算，毛利润20％以内提成2％，毛利润每提高10％提成增加１％，即21％～30％提成3％，31％～40％提成4％，41％～50％提成5％，以此类推，上不封顶．年终绩效奖是由董事会根据一整年的公司利润以及外贸部的整体贡献并综合个人表现由公司来决定具体金额．
三、建设高效外贸团队文化
团队的工作效率直接决定团队的业绩，团队的高效工作与它的组织结构和团队文化有关。
团队的文化的形成有很多因素，首先我们得从制度建设和执行入手。
全体成员须永远保持学习状态，不断加强个人修养，强化外贸专业能力，拓展公司产品知识。
形成团结、互助、高效的团队，达成企业，团队及个人目标有机的结合。
除了制度外，还需要通过一些活动来加强团队的聚注力，改善团队的精神风貌，让团队成员以团队为光荣。
推动外贸团队高效运作，积极主动投入团队工作中，而不是被制度逼迫工作。
Ｃ）．外贸平台及参展规划
现今的电子商务Ｂ２Ｂ平台知名度最高依次是Alibaba（阿里巴巴），globalsource（环球资源），made-in-china（中国制造网）．对比三大平台：
环球资源是从杂志起家，如今的重心是放在自己举办的各种展会上，其网络平台的影响力不如阿
20xx年外贸主要推荐展会，考虑到与环球资源合作能由政府报销参展费用而且其展会所针对的目标市场与公司待开发市场吻合，因此优先考虑环球资源举办的展会．
1）.20xx.09.20-22印度孟买国际电子通讯展.印度手机市场有9亿的手机需求,并且每个月新增1200万,250个品牌,12大运营商,未来五年需求约20亿部,市场前景巨大.展品包括:
手机及手机配件,数码产品,电脑及周边产品,多媒体.
2）.20xx.08.14-16巴西国际消费电子展.是南美地区唯一的电子消费品类．巴西是南美第一大国，面积、人口、经济总量均居南美首位，对周边国家和地区有很强的辐射能力及工业领导作用。
展会吸引了大批南美地区包括阿根廷、智利、乌拉圭等国的客商到会洽谈。
展品包括：
消费类电子产品，通讯设备及配件，电子原器件，家电
3）.20xx.11.28-30南非电子展（约翰内斯堡）．南非是非洲很有潜力的市场，南非电子展是非洲市场消费类电子产品最有名的展览会之一.不断增长的参展和参观人数以及不断提高的参展水平,使该展成为电子消费品行业最重要的信息交换市场和了解发展咨询的平台.展品包括:
数码多媒体影音,手机及手机配件,数字电视,网络设备,电子原器件等.
４）.20xx.07.18-20中国国际手机展，cme展历经x届的洗礼，每年两届，x月在上海举办，x月在深圳举办．现已发展成为业内专业化和国际化程度最高的盛会，展会的举办对中国手机行业的发展起着积极的推动作用，展会的总展出面积预计将达到33000平方米，地点:
上海新国际博览中心．展品包括:
移动终端手机及相关配件及产品．
Ｄ）．外贸团队考评和激励方案
通过公平公正的考评机制，外贸团队所有成员的个人收益都将与团队业绩和企业效益挂钩，同时能体现多劳多得的原则，以及体现每个成员的价值。
另外，量化
的评价结果，能更客观、更清晰地反映员工的工作状态。
最大限度地激发团队成员的积极性；加强团队的聚注力，团结、互助、积极、主动
（一）固定考核
1）.考勤：
主要考核团队成员参与本部门举行的会议、活动等情况。
设Z固定的奖金作为全勤奖，如设Z全勤奖为100元。
一个月全勤出席，获得100元奖金。
如果请事假2天以内，给予50%全勤奖。
如请事假2天以上，全勤奖归零（请病假除外，需有医院证明）。
2）．专业：
根据团队成员的从业时间、工作量、工作质量、客户服务技巧、客户评价反馈等，对团队成员的服务质量和专业度进行分级，共分4个级别（A,B,c,D），每个级别的业务代表给予不同的专业津贴，可分别设定为：
200元，150元，100元，50元。
这样可以鼓励大家不断提升自身专业能力和水平。
（二）浮动考核
浮动考核与团队效益挂钩，外贸部经理将当月的工作任务分解到各个业务员，设定每个业务员的基本工作任务和工作量，以及对应的积分并设定每个人的目标分值，按质按量完成即可获得满分。
总积分只有达标以后才可以获得全额的浮动奖金，不达标则按相应比率获得浮动奖金。
这样可以促使团队所有成员必须团结一致，全力完成团队目标。
个人积分超标，可以作为个人专业级别的升级参考。
利益分配方式采用从团队到个人的顺序。
企业财务先根据当月业绩核算可以分配给外贸团队的总效益。
然后根据团队的个人贡献的比例关系，将总效益按个人绩效考核得分分配到个人。
（三）绩效考核
取消以个人业绩作为唯一考核标准；改用个人收益与企业效益、个人的工作完成状况、个人能力水平等相关。
绩效考核内容包括：
考勤、客户资源开发、网络营销跟进、客户跟进、订单成交量、目标客户转换率、客户服务质量和专业度；所有团队成员，只要在这个营销过程中作出了贡献，即使没有签订订单，均可获得相应的回报。
（四）激励方案，设立新客户开发奖，大客户开发奖，高端客户开发奖．
为了鼓励业务人员积极开拓新客新市场，增长业绩，特设立新客户开发奖励制度，具体如下：
a）.新客户开发奖：
业务人员开发的新客户订单金额达到UsD1万,一次性奖励业务人员RmB800.b）.大客户开发奖:
业务人员所开发的新客户订单达到。
延伸阅读：
外贸部年度销售计划
一、日常管理与技能培训加强日常管理，提高工作效率，节约运行成，巩固
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