商务信函地址.docx
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商务信函地址
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商务信函地址
篇一：
商务信函的格式和范文
商务信函的格式和范文
商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。
其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销；询问和答复问题、处理具体交易事项。
其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。
文种特性
〔一）语气口语性
每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业领导者彼此之间的一种情感交流。
人都是感性的，所以商务信函更多地体现了感性的一面。
而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的“生意腔”，信函读起来使人感到非常热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。
无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完全可以通过信函中的语气、语调来表现。
（二）内容直接性
企业每天都要阅读大量信函文件。
商务信函不需要用华丽的词句。
所以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。
用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易理解。
当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要用语精确，使交流的内容更加清楚，这更有助于加快商务活动的进程。
（三）态度真诚性
商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。
不管说什么，都要带着诚意去说。
把写好的商务信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与你通话，他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。
这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，而是体现了一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。
（四）主旨单一性
商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集中单一，围绕公务，突出主旨。
（五）格式规范性
商务信函结构类似于一般的书信，有称呼、有正文、有署名。
外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例，用英语或对方国家所使用的语言书写，在文法和书写格式上也要符合对方的语言规范和习惯。
（六）地位平等性
商务信函是两个平等法人之间的往来文书，反映双方平等、互惠互利的关系。
商务信函的写作应相互尊重，以礼相待。
（七）要求时限性
商务信函是在商务活动的每个环节中形成的，每封信函都是一定时限内的双方意愿的明确表达。
因此，接收对方的信函后必须及时回复。
目前，信函的传递越来越多地使用图文传真、电子邮件等快速传递形式，以适应这一特点的需要。
商务信函一般由三部分组成：
信头、正文、信尾。
（一）信头
信头即信函的开头，由发信人名称及地址、标题、函号、称谓、收信人地址和单位等组成。
1发信人名称及地址
发信人名称及地址一般写明发信人企业单位名称及详细地址。
还包括电话号码、电报挂号、专用电码、电传、传真、网址等商务联系信息。
2．标题
作为商务信函，它与一般的普通信件不同，只要不是企业单位个人与个人之间的交流，商务信函一般可以有标题。
标题位置在信文首页卜方，居中书写，其内容是标明事由。
事由要求
概括出函件的主旨、中心，使收信人通过标题就对信文的主要内容有大致的了解。
常见的商务信函标题有以下两种形式：
（1）由事由加文种名称“函”构成，如“关于要求承付打印机货款的函”、“推销函”、“订购函”、“索赔函”等。
（2）先写“事由”二字，加冒号提示，然后直接标写该信函的内容，如“事由：
机动车索赔”。
3函号
函号即编号，分为对方编号和己方编号。
在外贸业务信函的信头上注明编号，可保证信函便于管理和查阅。
函号位置一般出现在标题右下方或信头的左上方。
常见的有两种形式：
一是仿效行政公文发文字号的格式，采用“x函〔xxxx〕x号”或（xxxx）“函第x号”的形式；二是采用直接编号的形式，如“第x号”。
4称谓
称谓是对收信人或收信单位的称呼，一般写受文者的尊称，这是商务信函必须的一项。
其位置一般在标题或函号的左下方，单独占行，顶格书写，后面用冒号。
书写时有以下两种称谓：
（1）泛指尊称。
“尊敬的”后加称谓并加冒号，如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。
尊称中可以使用职务，如“尊敬的办公室主任”、“尊敬的财务部部长”、“尊敬的销售部经理”等。
（2）具体称谓。
即具体指名道姓的尊称。
在姓名后面加称谓语。
这类称谓一般用于写信人与收信人彼此认识或者非常熟悉的情况。
因为这种称谓能够体现写信人与收信人之间的情感与密切关系。
称谓可用泛称中的“先生”、“女士”等，也可以使用职务，如“尊敬的办公室石主任”、“尊敬的财务部张部长”、“尊敬的销售部王经理”等。
5．收信人地址、单位
收信人地址、单位要写明收信人企业单位名称及详细地址。
（二）正文
正文是商务信函的主体，叙述商务往来联系的实质问题。
正文写作要求内容单纯，一文一事，文字简明，事实有据，行文礼貌。
1问候语
问候语也即应酬语或客气语。
开头的问候语是商务信函必不可少的，即发信人对收信人打招呼的礼貌问候语。
一般用一两句尊敬的客气话表示，如“您好”,“近来生意可好，效益颇高”等。
如果是初次联系，可使用“久仰大名，未亲雅教”等词语。
如果是回函，可使用“惠书敬悉，不胜感激”等词语表示感谢来函。
2主体
主体是商务信函正文的核心内容，是发信人要说明的事项。
不同的商务信函的内容是不同的。
一般包括以下两个内容：
（l说明发函缘由。
直截了当、简明扼要地说明发函的目的、根据、原因等内容；复函则要引叙对方来函要点，以示复函的针对性。
（2）说明发函事项。
主体表达信函的中心内容，一般是根据发函缘由详细地陈述具体事项，或是针对所要商洽的问题或联系事项，阐明自己的意见。
要求语气要平和，问题要明确，事实要清楚，表达要明白。
如商洽函的正文主体包括商洽缘由、商洽内容、意愿要求三部分；询问函的正文主体包括询问缘由、询问事项两部分；答复函的正文主体包括答复缘由、答复内容两部分；商品报价函的正文主体包括产品的价格、结算方式、发货期、产品规格、可供数量、产品包装、运输方式等。
如果正文主体内容简单，逻辑上可采用篇、段合一式结构，如果正文主体内容较多，逻辑上可采用分段式结构。
3结尾语
正文结束以后，一般用精练的语言将主体所叙之事加以简单概括，并提出本函的有关要求，强调发函的日的。
如请求函的结尾语是“拜托之事，承望协助解决为盼”，希望回函的结尾语是“不吝赐函，静候佳音”等。
结尾语视发信人与收信人的关系以及信函的内容而定，要求恰当得体。
（三）信尾
信尾部分包括四部分内容。
1祝颂语
所有的商务信函都要写明祝颂语。
祝颂语分为祝者自身的请候语和收信人的安好语两部分：
（1）请候语，在正文结束后空两格书写。
常用的有“敬祝”、“顺颂”、“恭祝”
等。
（2）安好语，一定另起一行顶格书写，以表示对对方的尊重。
常用的安好语有“商棋”、“金安（:
商务信函地址）”、“生意兴隆”等。
2签署
签署即发信人的署名或签名、用印。
商务信函的署名可根据企业的要求或发信人的意见而定。
有的企业署名以单位名称加盖印章的方式；有的企业要求发信人直接签名，以示对信函的内容负责。
个人签名一定要由发信人亲手所签。
3日期
日期一般是发信具体时间。
商务信函因为涉及商务业务往来，务必写明发信日期。
一般采用以下三种形式：
（1）公文日期形式。
即在信函签署下方用汉字小写写明发信日期，如xxxx年八月十八日。
（2）阿拉伯数字形式。
即在信函签署下方用阿拉伯数字写明发信日期，如20XX年8月18日。
（3）国际标准简写法形式。
即在信函签署下方用阿拉伯数字标记年、月、日，在一位数的月、日前加“0"，如20XX年08月18日。
无论哪种写法，日期务必写全，以便存档备查。
如20XX年08月08日，不能写成“08年08月08日”。
4附件
附件是随函附发的有关材料，如报价单、发票、确认书、单据等。
如果需要标注附件的，在信函签署的下方可以标注附件。
如果附件是两个以上的，要分别标注附件一、附件二等。
范文：
道歉函
xx市兴达贸易有限公司：
贵公司20xx年x月x日函收悉。
函中所诉20xx年1月7日《购买电脑桌合同》中，所收的35套黄花牌电脑桌部分出现接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重视，现已就此事进行调查。
经有关邵门查实：
我厂生产的xxxx型黄花牌电脑桌，出厂时，经质检部门检验全部为优质产品。
函中所提的部分电脑桌出现接口破裂，是由于我方工人在出仓时搬运不懊造成的。
衬贵公司的损失，我公司再次深表歉意，并请贵公司尽快提供电脑桌受损的详细数字及破损程度，以及公证人证明和检验证明书，我介司将以最快的速度按实际损失给予无条件赔偿。
对此，我们将引以为戒，查找工作中存在的问题和不足，制仃改正措施杜绝此类事件的发生。
希望能够得到责公司谅解，继续保持良好的贸易往来关系。
候复
xx市光明家具有限公司
20xx年8月9日
本文来源于：
http:
///article/sort07/sort053/info-3417.html
篇二：
英语商务信函
商务信函businessletter
英文信头写法heading
信头也称信端，其内容包括发件公司的名称、标志、通信地址、电话号码、传真号、电子邮箱等。
书写信头的目的是为了方便收件人了解信函来自何处，并为回复提供联系方式。
很多公司都会印制带信头的信纸。
一般来说，人们喜欢将简单的信头放在信纸上端居中，将复杂的信头放在信纸的右侧或上下两端。
在使用这种信纸打印信函时，一定要注意为信头留出足够的空间。
对于私人商务信函，如求职信等，信头通常写在信纸的右上方。
如果信函的长度超过两页，那么从第2页开始就不再需要信头了，只需写上页码、收件人姓名及日期。
英文地址的书写和中文地址的书写有很大区别，应遵循从小到大的原则。
特别值得注意的是，地址中的标点符号需正确使用。
当前的习惯做法是，行末一般不加标点符号，但行中间该加标点的地方，还是不应省略。
门牌号码与街道名称之间不加标点，但是在城市与国家名称之间必须用逗号分开。
英文信函编号写法Referencenumber
如果信函上有编号，收件人和发件人都能快速了解所指的是哪一封信。
这样既便于文件存档，又便于日后查阅。
信函编号常见的书写形式有两种：
一种比较简单的形式“Re:
xxx”，例如,Re:
Invoice12345或Re:
YourletterdatedJanuary20,20XX。
一种比较常用的形式“Yourref:
xxx,ourref:
xxx”，提供一组缩写信息，包括：
文件编号、起草人、录入人的姓名缩写和部门代号等。
例如一封由我方Juttabrawn起草，由hughJohnDavies录入的信函编号为“ourref:
Jb/hJD”
英文日期写法Date
商务信函必须写日期，它对于文件存档及信息查考都有重要意义。
书写日期应注意以下几点：
1.“年”应完全写出，如20XX，不能简写成06；
2.在正式信函中“月”最好不用缩写，而是完整地写出来；
3.书写“日”可以用序数词，但最好用基数词；
英式信函日期按日、月、年的顺序，且中间没有逗号，如：
12July20XX；美式信函日期按月、日、年的顺序，中间加逗号，如：
July12，20XX。
第五讲：
英文信内地址写法Insideaddress
由于不同国家书写地址的习惯不同，收件人地址应按照对方公司信纸中的信头书写，切勿擅自更改。
写国际地址时，不要忘记在最后一行写上国家名。
航空投递的信函，要在信内地址之上注明。
以下为几种信内地址的写作实例：
致某公司：
messrs.LakeKane＆co.，Ltd.
66martinsLane
Londonec3V7bh
致公司中某职位：
Themanager
eaglepressInc.
66martinsLane
Londonec3V7bh
致公司某人：
mrs.Juttabrown
eaglepressInc.
66martinsLane
Londonec3V7bh
英文请某人注意行写法Attention/Attn.
请某人注意行（Attention，缩写：
Attn.）用于写信人在把信寄给一个单位时，希望把信递交给某人或某部门处理。
Attention位于信内地址下空一行，加上底线；写法分英式和美式两种，例如：
Fortheattentionofmr.Davidschiller（英式），Attention:
mr.Davidschiller（美式）。
使用Attention时，因为信函实际上是寄给公司的，所以开头的称呼（salutation）为Dearsirs,（英式）和gentlemen（美式）。
英文称呼写法salutation
如果信是写给公司的，并没有直接的联系人，称呼应为：
“Dearsirs,”（英式）或
“gentlemen:
”（美式）。
在不能确定收信人性别的情况下，还可以使用TowhomItmayconcern或Dearsirormadam。
在写信给特定的组织时，更愿意使用Dearmember,Dearcustomer,和DearhumanResourcesmanager这样的称呼。
如果知道收件人的姓名，就应该直接把姓名用入称呼里。
商务信函一般用Dearmissbrown，Dearmr.smith。
Dear纯属公务上往来的客气形式。
写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或mydear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名。
例如：
mydearfather，DearTom等。
英文主题写法subject
书写subject能便于收件人迅速了解信的主要内容。
一般来说如果信内有Referencenumber，就不一定再写subject。
subject位于salutation下空一行。
一般有三种书写形式：
直接书写、subject:
和Re:
。
为了突出还可以加底线、加粗、全大写等，例如：
InVoIce12345Re:
Invoice12345
subject:
Invoice12345
英文信正文写法body
正文是信函的核心内容。
一封内容得体的商务信函，不仅能够达到把事情办好的目的，而且还能促进双方的友谊。
在商业界人们通常用5个c来衡量一封信函的好坏：
conciseness（简洁）、clarity（明了）、correctness（正确）、completeness（完整）、courtesy（礼貌）。
Dearmr.smith,
Aswementionedinourpreviousquotation,thepriceislikelytorise.sincematerialpriceisaverycrucialelementforourcostaccounting,wearecompelledtoshiftthisrisetoourcustomers.
Thepricefor33eurohasincreasedto33.5euro,packingchargeandfreightremainingunchanged.
wethankyouforyourunderstandingandlookforwardtohavingagoodcooperationwithyou.
Yourssincerely，
mingLi
英文结尾敬辞写法complimentaryclose
几乎所有的商务信函都会用到结尾敬辞。
它写在正文下面，第一个字母要大写，最后一个词的后面有逗号。
至于要选用怎样的字句，通常由作者自行决定，一般来说结尾敬辞和开头的称呼有较强的关联关系，例如：
1.如果不知到收件人的姓名，开头的称呼是Dearsirs，（英式）或gentelmen:
（美式），则结尾敬辞采用Yoursfaithfully，（英式）或Yourstruly，（美式）；
2.如果知到收件人的姓名，开头的称呼是Dearmr.brown，则结尾敬辞采用Yourssincerely，（英式）或sincerely，（美式）。
3.如果是写给朋友，家人或同事，开头的称呼是DearDavid，则结尾敬辞采用bestwishes
英文签名、附件写法signature/enclosure
签名代表了写信人，所以其形体和写法应保持固定。
签名最好用钢笔。
署名既要难以模仿又要清晰易解。
为便于辨认，一般商务书信，还应在签名下方将发信人的姓名用打字形式打出。
签名格式和规则有以下一些约定：
1.签名者代表公司、某单位名义时，应在结束词下方打出全部大写的单位名称，然后再签名。
2.女性签名时，为便于回信人正确使用称呼，应在打字的姓名前加注（miss）或（mrs.）。
3.当负责人不在而由经办人员代签名时，要加上by,for,perpro或p.p.字样。
如果信函中有附件，在信纸的左下角，与签名间隔1行或是2行的位置打上“enclosure”或其缩写encl.或enc.。
如果附件不止一项，应写成encls.或encs.，并应注明有几个附件，以便收信人查点，例如：
encl.onecheck
encls.catalogueand2photos
encl.a/s（指附件如信中所述，a/s即Asstated）
英文抄送、附言写法carboncopy/postscript
如果本信函需要抄送他人阅览，则须注明抄送人的名称，例如：
cc.mr.Davidschiller,executingmanager
附言（postscript，简写为p.s.）用来说明没有包括在信中的想法和内容。
有时一封信写完了，突然又想起遗漏的事情，这时可用附言填补遗漏内容。
在促销和私人信件中，附言也可以用来强调写信人请求收信人采取的行动和做出的考虑。
附言应尽量做到简明扼要。
附言通常在签名下方，从左侧顶格书写，例如：
p.s.eachindividual’se-mailaddressremainsunchanged
英文书信格式及英美差异
英文书信通常由下列五个部分组成：
A信头（heading）
信头包括写信人地址和写信日期，通常写在信笺的右上角。
在比较熟识的朋友之间的通信，写信人的地址常可略去。
本课的信头就只写了写信日期，而没有写信人的地址。
日期通常有下列两种定法：
（a）月、日、年：
如August15,200__（b）日、月、年：
如15thaugust,200__
地址的写法通常是由小到大，如：
门牌号、街道名、市（县）名、省名、国名（邮政编码通常写在城市名之后）。
这同中文书信的地址写法完全相反。
地址可以写1～3行，日期写在地址的下方（见信笺格式）。
b称呼（salutation）
称呼指写信人对收信人的称呼，如Dearxiaojun，写在信头的下方和信笺的左边。
称呼一般用Dear?
或mydear?
开头，称呼后一般用逗号。
c正文（body）
这是书信的主体部分，即写信人要表达的内容。
正文要求文字通顺，层次分明，表意清楚。
可以手书，也可以打写。
D结束语（complimentaryclose）
它是书信结尾的恭维话，相当于文中书信最后的“祝好”、“致礼”之类的话语。
本课书信中的“bestwishes”（致以最好的祝愿）就是结束语。
e签名（signature）
签名通常签在结束语下方的中间偏右的位置，如本课信中的charlie.签名应是亲笔书写，即使是打写机打出的信件，最后仍需亲笔签名。
在签名的上方可根据写信人和收信人的关系写上sincerelyyours/Yourssincerely（用于长辈或朋友之间），或Respectfullyyours/Yoursrespectfully（用于对长辈或上级）。
英文书信格式称谓差异
商务英语书信（businessorcommercialenglishcorrespondence）是指交易时所使用的通信。
在美国，常用businesswriting，它包括书信、电报、电话、电传、报告书、明信片等。
英语和美语在书信体例方面存在着一定的差异，比如信头和称呼、书信格式、遣词、结尾客套语等均有所不同。
篇三：
商务信函
第十四章商务信函
在商务信函中，商业收信常常处在一个不被人所注意的角落。
原因是相比其他的商务文书，商业书信往往被视为过于简单、随意，好像任何人都可以一挥而就。
殊不知，很多成千万的大额生意往往都是从这些看似“貌不惊人”的商业信函发端的。
俗话说：
座雀虽小，五葬俱全。
商业信函看似短小、简便，实则包含玄机。
一、希望建立贸易关系函
概念解说
为了进一步加强企业的生产与销售，经多种途径了解客户后，希望与其建立贸易关系而用的信函文书。
写作指导
首先要告知对方，我方是怎样获悉其经营范围与地址的，同时表示我方愿意与对方建立业务关系，进行交易，希望得到对方的合作。
其次向对方作自我介绍，包括企业性质，基本业务状况，经营的范围，有哪些分支机构等。
希望推销某商品也可说明。
最后以礼节性语言结尾。
范例
希望建立贸易关系函
××公司：
我们从商会那里看到贵公司的名称及地址，得知你们有兴趣建立进出口商品的业务联系。
如贵公司在本地尚无固定客户，希望考虑以本公司为交易伙伴。
本公司原经营工业机械在本国的批发零售业务，由于最近在经营方面的变化，本公司在销售方面的政策也发生了变化。
笔者有多年的外贸经验，希望在世界各地建立适宜而持久的贸易关系。
由于与生产厂家的长期直接联系，我们在许多行业中尤其是工业机械，是最有竞争力的。
我们也愿从贵国进口一两种优良产品，以有竞争力的价格在美国销售，以期能够持续、长期占领市场。
我们希望聆听贵公司的意见、要求及建议，以及如何才能使双方协力合作，互惠互利。
此外，本公司愿意以收取佣金为条件充当贵公司在美国的采购代理。
恭候回音。
××公司
×年×月×日
二、推销产品函
概念解说
推销产品函是向对方推销产品而使用的一种商务信函。
写作指导
推销产品函包括开端语、正文、结尾三个部分。
①开端语。
要做到醒目，突出产品及其优点，有独创性和简明扼要。
②正文。
介绍产品、提供证据、提出保用期和免费试用以及价格合理性。
介绍产品必须保持自然协调，力求生动活泼，强调产品的突出特色。
提供证据时应继续强调产品的突出特色，使具体的语言客观地进行说明，可适当运用用户的表扬信，然后提出保用期和免费试用。
在信的最后，大多提及价格的合理性。
除非价格是一个突出特色，否则不要在首段或末段谈价格，要在概括产品优点的句子中谈价格。
要用一个较长的复合句，要用具体数字说明购买该产品可省钱若干。
报价时要用小单位。
如可行，可与具有类似特色的同类产品进行比较。
③结尾。
结尾要充满信心地呼吁，要激发读者的购买意欲。
范例
推销工艺品函
××公司：
从我驻意大利使馆商务处来信中获悉贵公司希望与我国经营工艺品的外贸出口公司建立业务联系。
我们高兴地通知贵公司，我们愿意在开展这类商品的贸易方面与贵公司合作。
我公司经营的工艺品有绣品、草竹编、灯具、涂纶花、珠宝首饰以及仿古器物和书画等。
这些品种均制作精美，质量上乘。
特别是涤纶花，式样新颖，色泽鲜艳，形态逼真，可与鲜花媲美。
目前在欧美、亚洲的许多国家极为畅销
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