理事会流程Word文档下载推荐.doc

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XX韶关青年商会秘书长

参会人员：

XX青年商会会长、副会长、秘书长、常务理事、理事

策划方案：

一、会前筹备：

▲确定会议议程：

1、主持人介绍领导和嘉宾；

2、商会秘书长作工作报告；

3、会员增补讨论；

4、商会近期有关活动讨论；

5、商会的年会计划；

6、讨论商会优秀会员的评选方案。

▲会前通知：

通知参会人员

1、方式：

11月11日（周五）电话通知；

11月14日（周一）再次确认到会人数；

2、内容：

时间、地点、简介会议议程；

3、统计制作参会人员名单。

▲联系酒店：

1、联系会议室：

会议厅（容量、时间、设备、价格）

2、餐饮安排：

会议时准备茶点（饮用水、水果）；

会议结束后午餐安排；

▲会议准备材料：

1、商会秘书长工作报告稿；

商会年会计划讨论稿；

会员增补、商会近期活动以

及商会优秀会员评选方案材料；

2、发放资料：

会议日程安排表、铅笔和纸、相关讨论文件等；

3、会议设备：

铭牌、电脑、投影仪、激光笔、话筒、音响、录音录像摄影设备；

▲场地布置：

1、会议横幅

2、主席台的安排：

按参会人员的商会会内职务高低依次就坐；

3、14日下午对会议室内投影、音响、话筒等现场设备进行调试；

15日上午

会前再次调试；

4、开会材料（每人一份）会前至于桌面；

▲支出预算：

会议场地租借、餐饮、相关设备及现场布置。

项目

费用

合计

会议室场地租用费

设备租用费

会议室茶点费用

会议横幅

餐饮费用

合计

二、会议注意事项：

1、提前到会场调好空调、灯光效果、接好电脑投影、话筒影响等设备；

2、商会副秘书到酒店每口导引参会人员进入会议室；

3、保证会议准时开始（开会10分钟前逐一联系为到场者）；

4、控制会议各项议程讨论时间，注意会议气氛；

5、商会副秘书负责会议速记、摄像等。

三、会后午餐：

会议讨论结束后在华美达酒店餐厅聚餐，之后结束本次常理会。

四、会后总结：

▲会议照片：

如有人需要，抽时间拷给他们，会后邮件发送很不方便

▲收拾：

会议物品，避免忙中出错，遗漏东西

▲整理会议记录，总结为会议纪要

▲进行会议总结，分析不足之处，保留不错环节