《竣工资料的收集组卷与移交要求管理规定》.docx
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《竣工资料的收集组卷与移交要求管理规定》
竣工资料的收集、组卷与移交要求
管理规定
（修改版）
有限公司运营部
二O一O年四月（修订）
编制说明
为规范XX公司（以下简称：
控股公司）各项建设工程竣工资料管理，特别是各工程施工单位在竣工资料收集、整理、移交过程中执行统一的标准和格式，控股公司运营部土建办根据国家标准GB/T50328-2001《建设工程文件归档整理规范》，在《XX管理手册》中工程竣工资料管理章节内容的基础上，对《竣工资料的收集、组卷、移交要求》再次进行部分修订与完善。
该《要求》修订版对竣工资料的收集范围、组卷的方法、移交归档的程序作了更详细的修订与完善说明，对有关部室及基地公司收集整理技术资料和施工单位制作工程竣工资料具有较好的指导作用。
望控股公司有关部室、各基地公司和工程施工单位在移交技术资料时按此规定执行。
XX有限公司运营部
二0一0年四月
竣工资料的收集、组卷、移交要求
1竣工资料的收集
1.1竣工资料的归档内容。
土建、安装竣工资料的归档内容，主要由两大部分组成，即⑴文件材料（工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件）；⑵工程竣工图。
设备资料的归档内容主要是：
⑴依据性材料；⑵设备开箱资料。
（详见“附表1”：
）
1.2归档资料的质量要求。
1.2.1归档的工程文件应为原件，复印件或抄件应加盖公章，并且要注明原件存放处及经手人。
1.2.2工程文件的内容必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规范。
1.2.3工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符。
1.2.4工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水、不得使用易退色的书写材料，如：
红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
1.2.5工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
1.2.6工程文件中文字材料应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
纸张幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm），小于A4幅面的文件资料（如某些产品合格证等）须用A4白纸衬托。
1.2.7图纸一般采用国家标准图幅的蓝晒图，图样清晰，图表整洁，竣工图应是新蓝图。
计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
1.2.8所有竣工图均应加盖竣工图章。
在加盖图章之前一定要在图中明确标注设计变更与修改工程部位，以及标注变更、修改与图纸会审纪要单编号。
竣工图章示例及相关要求见“附件2”。
1.3归档资料的份数。
1.3.1归档资料的份数一般为原件一式二份，但主要的或利用频繁的要适当增加归档份数。
2组卷要求
2.1以每个单项工程（即子项工程）为一组材料进行组卷，将资料中有系统联系的内容组成一卷或若干卷。
2.1.1卷内文件排序
1）卷内资料排列顺序已卷内资料的构成而定，一般顺序为：
封面、目录、文件部分、备考表、封底。
2）卷内有多种资料时，同类资料按日期顺序排列，不同资料之间的排列顺序按事项的前后顺序排列。
3）文字材料按事项、专业顺序排列，同一事项的请示与批复、同一文件的主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
4）图纸按专业排列，同专业图纸按图号排列。
5）既有文字材料又有图纸、照片的案卷，文字材料排前，图纸、照片排后。
2.1.2工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷；
2.1.3监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；
2.1.4施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；
2.1.5竣工图需按单位工程、专业等组卷；
2.1.6竣工验收文件按单位工程、专业组卷。
2.2案卷的编目。
2.2.1按“附表3”的格式填写“卷内目录”，图纸资料原来有目录的可用原目录；
2.2.2凡卷内材料有书写内容的页面都要编写页号，每卷页号从“1”开始编，卷与卷之间页号不能连续，每卷必须独立编码。
案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页码。
单面书写页的页号编在页面的右上角或右下角，双面书写页的页号编在页面的右上角或右下角（正面）和左上角或左下角（反面）；
2.2.3按“附表4”的格式填写案卷封面。
填写“案卷题名、编制单位、编制日期”。
其余项目不填；
2.2.4按“附表5”的格式填写“备考表”；
2.3案卷的装订。
案卷装订时必须去掉金属物。
整卷文件材料用三孔一线方式装订，或者按图书方式装订，保证装订牢靠、不易散页。
图纸材料不装订，按编序整理用线绳捆扎。
卷内不同幅面的图纸要折叠为297mm×210mm的统一幅面。
2.5案卷的厚度。
案卷不宜过厚，一般不超过200页或25mm，超过此厚度，可分为若干卷。
2.6卷盒要求。
卷盒的外形尺寸310～320㎜×220～225㎜，厚度为50～60㎜。
卷盒材料为牛皮纸板双裱压制（整套资料档案和形式与规格必须相同）。
3其他要求
其他未尽的具体要求，如归档手续、归档责任等均要严格按照《档案管理暂行办法》中相应的要求办理。
附表1：
竣工资料的收集范围
附表2：
竣工图章
附表3：
卷内目录
附表4：
案卷封面
附表5：
备考表
附表6：
竣工资料验收会签单
附表7：
竣工资料验收清单
附表7：
竣工项目（工程）文件资料验收意见单
附表9：
资料归档目录清单
附表10：
工程施工委托任务单表格
附表11：
工程联系单表格
附表12：
零星工程竣工验收单表格
附表13：
工程签证单表格
附表14：
工程确认单表
XX有限公司运营部
二0一0年四月（修订）
附表1
竣工资料的收集范围
归档资料
收集单位
备注
一、工程准备阶段文件
（一）立项文件
1.项目建议书
2.项目建议书审批意见及前期工作通知书
3.可行性研究报告及附件
4.可行性研究报告审批意见
5.关于立项有关的会议纪要、领导讲话纪要
6.专家建议文件（评审会议纪要）
7.调查资料及项目评估研究材料
基地公司
基地公司档案室原件存挡
（二）建设用地、征地、拆迁文件
1.选址申请及选址规划意见通知书
2.用地申请报告及县级以上人民政府城乡建
设用地批准书
3.拆迁安置意见、协议、方案等
4.建设用地规划许可证及其附件
5.划拨建设用地文件
6.国有土地使用证
基地公司
基地公司档案室原件存挡
（三）勘察、测绘、设计文件
1.工程地质勘察报告；
2.水文地质勘察报告、自然条件与地质灾害调查及评估报告、地震调查报告；
3.地形测量和拨地测量成果报告；
4.申报的规划设计条件和规划设计条件通知书；
5.初步设计图纸和说明；技术设计图纸和说明；审定设计方案通知书及审查意见；施工图及其说明；设计计算书；
基地公司
基地公司档案室
6、政府有关部门对施工图设计文件的审批意见（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等批准文件或取得的有关协议）。
基地公司
交基地公司档案室
（四）招投标文件
1.勘察、设计招投标文件；勘察、设计承包合同
2.建筑施工招投标文件；建筑施工承包合同
3.安装施工招标文件；安装施工承包合同
4.工程监理招投标文件；监理委托合同
5.各类工程业主另行招标与委托文件，检测合同与所有检测报告
基地公司
交基地公司档案室
（五）开工审批文件
1.建设项目列入年度计划的申报文件、批复文件或年度计划项目表；
2.规划审批申报表及报送的文件和图纸；建设工程规划许可证及其附件；
3.建设工程开工审查、审批表；工程质量监督手续；
4.建设工程施工许可证。
基地公司
交基地公司档案室
二、监理文件
1.监理规划
⑴监理规划
⑵监理实施细则
2.监理月报中有关质量问题的文件
3.监理组织或参与的有关质量问题的专题会议纪要
4.进度控制
⑴工程开工/复工审批表
⑵工程开工/复工暂停令
5．质量控制
⑴不合格项目通知
⑵质量事故报告及处理意见
由监理公司收集整理
向基地公司档案室移交
6．造价控制
⑴设计变更、洽商费用报审与签证
⑵工程竣工决算书内容审核意见
7．分包资质
⑴分包单位资质材料
⑵供货单位资质材料
⑶试验等单位资质材料
由监理公司收集整理
向基地公司档案室移交
归档资料
8.监理通知
⑴有关进度控制的监理通知单
⑵有关质量控制的监理通知单
⑶有关安全管理与监控的监理通知单
⑷有关造价控制的监理通知单
9.合同与其他事项管理
⑴工程延期报告及审批
⑵费用索赔报告及审批
⑶合同争议、违约报告及处理意见
⑷合同变更材料
10.监理工作总结
⑴专项总结
⑵月报总结
⑶工程竣工总结
⑷质量评价意见报告
由监理公司收集整理
向基地公司档案室移交
三、施工文件
（一）土建工程
1．施工技术管理资料
⑴施工现场质量管理检查记录
⑵开工、竣工报告
⑶图纸自审及图纸会审记录
⑷设计变更单、工程业务联系单
⑸测量记录及标高记录（含控制网设置
及工程定位放线）
⑹沉降观测记录
⑺隐蔽工程验收记录
⑻主要分项工程施工组织设计或施工方案、专项方案
由施工单位收集整理
向基地公司档案室移交
⑼技术交底记录
⑽施工方施工记录（日志）
⑾工程质量事故调查和处理记录
2．施工质量保证资料
⑴钢材合格证及试验报告
⑵焊接试（验）报告、焊条合格证
⑶水泥、砂石、砖合格证及试验报告
⑷防水、防腐材料合格证及试验报告
⑸预制构件合格证、检验报告
⑹砼配比、砂浆配比通知单
⑺商品砼出厂合格证及复试报告
⑻砼试块抗压强度报告
⑼砼抗渗试验报告
⑽砂浆抗压强度报告
⑾桩基础试桩记录
⑿桩基础施工记录
⒀桩位偏差检查记录
⒁桩基检测（静载、取芯、大、小应变）报告
⒂中间交接、交安验收记录
⒃地基验槽记录
⒄关键部位专检与会检记录及图片资料
⒅土试验记录与报告
结构吊装记录
特殊工种上岗证
21）工程实（试）验及实检（测）项检查记录
3．施工质量评定资料
⑴分项工程质量验收记录
⑵分部（子分部）工程验收记录
⑶单位（子单位）工程质量竣工验收记录
⑷单位（子单位）工程质量控制资料核
查记录
⑸单位（子单位）工程安全和功能检验
资料核查及主要功能抽查记录
⑹单位（子单位）工程观感质量检查记录
⑺单位工程质量自评报告
⑻单位工程交工验收证书
⑼竣工工程质量监督验收证书
检验批质量验收记录
由施工单位收集整理
向基地公司档案室移交
4.其它
⑴地方质检备案书
⑵工程质量保修书
⑶有关工程技术决定资料（或会议纪要）
由施工单位收集整理
向基地公司档案室移交
（二）安装工程（机械、电气、自动化、给排水、暖通等）
1．安装施工管理资料
⑴开工、竣工报告
⑵施工组织设计、技术交底、施工日志
⑶图纸会审、设计变更
⑷设备、产品质量合格证、质量保修书、
设备装箱单、商检证明和说明书
⑸设备安装记录、设备试运行记录
⑹隐蔽工程检查记录
⑺施工试验记录（各项测试记录、调试记
录、试验记录）
⑻质量事故处理记录
2．安装质量检验资料
1分项工程质量验收记录
⑵分部（子分部）工程质量验收记录
由施工单位收集整理
向基地公司档案室移交
四、竣工验收文件
1．工程概况表；
2．工程竣工验收报告、工程竣工总结报告；
3．竣工验收备案表（各专项验收认可文件）；
基地公司
交基地公司档案室
4.声像、缩微、电子档案
基础公司
交基地公司档案室
五、工程结算资料
⑴招标文件
⑵招标会及答疑会纪要
⑶中标通知书
⑷原标底及工程量清单
⑸经批准的开、延期与竣工报告
⑹竣工验收证明
⑺施工竣工资料档案资料移交清单
施工单位申报，基地审核部门核查整理
报批后向控股财务部移交
⑻工程施工合同与补充协议
⑼工程施工委托单
工程洽商和相关会议纪要
⑾图纸会审纪要与设计变更单
⑿工程联系单与工作联系单（加盖档案管理“编号章”）
⒀工程签证单（加盖档案管理“编号章”）
⒁工程确认单（加盖档案管理人员“编号章”）
甲供或乙购材料价格确认单
甲供材料领用单价格信息
施工用水、用电供应量及价格确认单
工程经济奖罚单
进度款付款凭证
工程竣工图
［
］工程决算书（附：
工程量清单计价规范或工程预算定额、费用定额及调价规定；价格信息
施工单位申报，基地审核部门核查整理
报批后向控股财务部移交
六、竣工图
一、综合竣工图
1．综合图
⑴总平面布置图；
⑵竖向设计；
⑶给排水管网；
⑷电气综合图
⑸设计总说明书
由施工单位收集整理。
向基地公司档案室移交。
2．专业竣工图
⑴建筑竣工图；
⑵结构竣工图（注:
基础分部附土方开挖图及基坑、基槽验收图片资料）
⑶装饰、装修竣工图；
⑷电气、自动化竣工图
⑸给排水、消防、暖通竣工图
⑹工艺、工艺非标竣工图
⑺设备安装竣工图
由施工单位收集整理
向基地公司档案室移交。
二、基础设施工程竣工图
1．总图工程竣工图；2.道路工程竣工图
3.铁路工程竣工图;4.码头工程竣工图
5.矿山工程竣工图;6.桥梁工程竣工图
由施工单位收集整理
向基地公司档案室移交
设备、仪表类归档范围
一、依据性材料
基地公司设备部室
收集整理后，向基地公司档案室移交。
移交办法;附件2：
“设备资料归档几点要求”。
1．设备购置报告、批复；
2．设备订货资料（设备采购招投标文件、设备订货合同、基础图、总装配图、主要技术参数等）；
二、设备到货开箱资料
基地公司设备部室
1.装箱清单；
2．产品合格证；
3.安装说明书；
4.操作维护手册；
5.安装图纸；设备制造图纸；
6.零部件目录；工具目录；
7.各项试验检测报告等。
附表2：
竣工图章示例
96mm
竣工图
施工单位
编制人
技术负责人
审核人
编制日期
监理单位
监理人
总监
建设单位
业主代表
项目负责人
1、竣工图章尺寸为：
96mm×69mm。
2、竣工图章应使用不易退色的红/蓝印泥，应盖在图标栏上方空白处。
3、利用施工图改绘竣工图，必须在图中标明变更、修改部位与内容；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。
4、不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3—89）统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），图标栏露在外面。
附表3
卷内目录
案卷题名：
第页
序
号
类别、专业
图（文）题名
图（文）
编号
页
号
备注
附表4
档号
档案馆号
案卷题名
编制单位
编制日期
密级保管期限
共卷第卷
附表5
卷内备考表
本卷文字资料件，共页；图纸套，
张/套；表件，页。
照片张，
底片张；（其他资料）。
说明：
立卷人：
年月日
审核人：
年月日
附表6编号：
竣工资料验收会签单
资料交付单位：
交付日期：
年月日
交付
资料
简介
工程项目名称
土建/安装
共套。
其中资料卷；竣工图套。
详细内容见附页
会签栏
施工
单位
（资料已齐全）资料交付人：
施工单位负责人：
盖章：
监理
单位
总监：
盖章：
基
地
公
司
现场组管理人员：
*现场工程负责人：
基地公司分管领导：
控
股
部
室
*主管代表：
主管负责人：
档
案
室
资料收付人：
档案室负责人：
华润水泥（XX）有限公司
备注：
凡控股部室派驻现场的主管，必须在“*”栏签字。
附页7
子项工程竣工资料验收单（清单）
交付竣工资料单位：
共页，第页
项目名称
资料交付日期
交付资料内容
序号
图（文）号
图（文）标题
份数
备注
施工方资料交付人
监理方总监理工程师
*业主方项目负责人
档案室资料接收人
华润水泥（XX）有限公司
附表8
竣工项目（子项工程）文件资料验收意见
项目（工程）名称
资料验收审查报告
现场监理人
总监
验收
（基地项目部）
验收人：
核查人：
审核
（基地档案室）
验收人：
核查人：
附表9
标段工程案卷目录清单
项目名称：
序号
类别、专业
档号
图（文）名
图（文）号
套数
张/套
归档日期
保管期限
卷盒号
（柜号）
备注
附表10
工程施工委托任务单
工程名称：
施工单位：
零星工程名称
任务单编号
工程部位
基建依据
委
托
内
容
任务相关要求情况：
委托单位：
华润水泥（XX）有限公司
委托单位现场管理员：
委托单位专业负责人：
委托单位主管领导：
年月日
施工单位：
项目负责人（签收）：
附表11
工程联系单
工程名称：
施工单位：
主送：
抄送：
单位工程名称
工程部位
联
系
内
容
图号
审
核
意
见
设计（或勘察）单位（章）：
代表：
年月日
建设单位（章）：
代表：
年月日
监理单位（章）：
代表：
年月日
施工单位（章）：
代表：
年月日
附表12
零星工程竣工验收单
工程名称
结构类型
验收部位
建设单位
层数
施工日期
施工单位
建筑面积
竣工日期
验收内容：
验收意见:
合格□不合格□
复验意见：
合格□不合格□
施工单位（章）：
现场代表：
项目负责人：
年月日
建设单位使用部门：
现场代表：
部门负责人：
年月日
建设单位项目部（章）：
现场代表：
项目负责人：
年月日
注:
建设单位使用部门为该零星工程建成后基地公司相应管辖或使用部门。
附表13
工程签证单
工程项目标段名称：
编号：
子项工程名称
施工单位
工程施工部位
日期
年月日
签证主题
签证理由与内容：
平面与断面简图：
（较多、较大时可做成附页）
工程量计算：
附件：
页（文字、图纸与照片等资料）
公司（主管）领导：
（业主盖章）
年月日
相关部门负责人：
年月日
现场负责人：
专业主管负责人：
部门经理：
年月日
监理单位：
（盖章）
专业监理工程师：
总监理工程师：
年月日
施工单位：
（盖章）
经办人：
项目经理：
年月日
附表14
工程确认单
工程项目标段名称：
编号：
子项工程名称
施工单位
工程施工部位
日期
确认主题
确认依据与内容：
确认依据的平面与断面简图：
（较多、较大时可做成附页）
工程量计算：
附件：
页（依据性资料、图纸与照片等资料）
公司（主管）领导：
（业主盖章）
年月日
相关部门负责人：
年月日
现场负责人：
专业主管负责人：
部门经理：
年月日
监理单位：
（盖章）
专业监理工程师：
总监理工程师：
年月日
施工单位：
（盖章）
经办人：
项目经理：
年月日
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