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跟我学SAP

跟我学SAP-MM-001-采购流程&组织层级

ProcurementProcess&OrganizationalLevels

1.Overview-综览:

介绍各种类型的外部采购,以及外部采购的各种必要组织规划

2.Objective-目的:

a）描述外部采购的流程

b）了解SAP中与采购流程相关的各种组织要素

c）阐述这些组织要素之间的关联

3.ExternalProcurementProcess（Normal/Standard）–一般/标准采购流程

a）PR->SourceDetermination->PO->GR->IV->AP

b）实务单据:

PR（请购单）,Quotation/RFQs（报价单）,PO（采购单）,Invoice（发票）

c）PR:

可Manual录入或由MRP自动生成

4.SpecialProcurementProcess

a）Stocktransferwithstocktransferorders–库存移转/库存调拨（集团/公司内采购）

STO非必须à即可以直接库存调拨.

b）Subcontracting–外包/委外加工

与标准外购的区别:

b1.公司会提供部分/全部材料给Vendor/Subcontractor

b2.这些材料实务不在公司中,但库存帐是可管理的,因为还是属于公司的财产

b3.这些发给供应商的材料有特殊的库存类型:

Stockofmaterialprovidedtovendor

c）VendorConsignment–供应商寄售

一般而言是产业链的最尾端,即面向最终用户的厂商,基于以最小的成本代价但能更快速的响应终端需求的目的,要求/联合它的下游供应商为了共同的利益最大化而采取的一种采购方式.

这种情况下Vendor的风险会比较大,这样就要求Vendor的SalesForecast要做的尽量的精确.

5.OrganizationLevelsinProcurementProcess

Client–CompanyCode–Plant–StorageLocation–PurchasingOrganization/PurchasingGroup

a）Client:

SAP中的最高组织要素,实务中一般定义为集团

b）CompanyCode:

拥有完整财务帐的最小组织要素,实务中一般定义为集团（Client）下属公司

c）Plant:

生产/采购/物料规划的物流分支机构,实务中一般定义为制造工厂,配送中心,区域销售办公室,集团总部,维修点.

d）StorageLocation:

实务中一般定义为仓库

l PlantCode在Client下是唯一的,意即只要确定Plant,即可同时确定CompanyCode

l StorageLocationcode在Plant下是唯一的

e）PurchasingGroup:

实务中一般定义为采购团队,对内负责材料的采购,对外是公司与供应商之间的窗口,PurchasingGroup并不依赖于集团/公司组织架构.

f）PurchasingOrganization:

承担采购需求,供应商合约这些业务流程的细分组织,可以依据公司架构/管理需求定义在不同层次.

i.Plant-SpecificPurchasingOrganization:

即一个采购组织负责一个Plant

ii.Cross-PlantPurchasingOrganization:

一个采购组织可负责多个Plant

iii.Cross-Company-CodePurchasingOrganization:

一个采购组织负责公司下所有Plant

跟我学SAP-MM-002-采购订单输入（基本）

PurchaseOrderEntryBasics

PurchaseOrder-采购订单的产生有很多方式,基本有以下几种:

1.手工录入（基本）,即本文会介绍的方式,也是最基本的方式,俗称裸入,也就是直接输入采购订单中的各项栏位值

2.系统生成:

依照MRP运算结果直接生成

3.参照其他系统文书生成:

如PR（请购单）,Quotation（报价单）,Contract（合约）

同时一般的ERP都会有单笔（Single）录入与多笔（MASS）录入的功能,SAP作为ERP中的老大,自然也有完善的功能.当然本文只介绍最基本的单笔录入,其他的方式随着课程的深入会再逐步介绍.

首先介绍如何进入到PurchaseOrder的相关界面:

1.SAPMenu–Logistics–MaterialsManagement–Purchasing--Purchasing

2.T-Code:

-ME21N采购单开立

-ME22N采购单变更

-ME23N采购单显示（查询）

下面开始正式开始本课程内容,附图是最基本的采购流程,本文的重点将介绍Purchaseorder–Transaction（ME21N）:

1.课程综览:

介绍外购流程的要素之一采购订单,并同时介绍SAP中采购订单的结构与产生.

2.课程目的-完成本课程后,你应该可以:

a）说出可以参照开立采购订单PO的系统文书

b）说明采购订单PO的要素

c）生成并发出一张简单的采购订单

3.采购订单:

a）采购订单是要求供应商Vendor提供货物或者服务的正式文书

b）你可以参照已存在的PR,PO,Quotation,Contract开立新的PO,以缩短资料录入的时间.

c）同其他SAP中相关采购文书一样,PO的主体包括单头与单身

d）单头（Header）包含的讯息是整张PO共用的,如:

供应商,汇率,订单日期,付款条件

e）单身（Item）则详细描述你需要的货物或服务,你可以为每笔单身添加额外的讯息,如数量,交期,采购价格,文本说明等

f）在DocumentOverview中,可以找到其他的采购文书,如PR,PO,Quotation.

g）PersonalSetting（个性化设定）:

可以为每个登录用户设定自己设定的默认值（如PurchasingOrg.）,或者DocumentOverview.

4.Demonstration–CreatingaPurchasingOrder（环境为ECC6IDES）

a）输入VendorCode=1000,Enter后会自动带出VendorName

b）Header输入PurchaseOrg=1000,PurchaseGroup=T00,CompanyCode=100

c）ItemOverview输入Material=M-01,POQty=10,NetPrice=10（如果有建InfoRecord会自动带出,这里没有建就只有自己手工输入了）,Plant=1000

d）Item输入TaxCode=0I,保存后即产生PONumber,这样子一张最基本的采购订单PO就产生了.

5.Demonstration:

DisplaythePurchaseOrder

ME23N>

6. IssueaPurchaseOrder–采购订单发出

a）采购订单创建完成后就可以发出了,这里SAP提供多种方式,如直接打印出来,直接传真,直接邮件寄送等等

b）实务中采购订单创建后并不能直接发出,必须经过DOA（核决权限,DelegationOfAuthority）签核后才能生效发给供应商

c）PO的DOA一般会设计为首先依POType来区分（如MRP产生的PO采购经理核准即可）,非MRP产生的PO（即类似本文中裸开的PO）依照采购单金额须由不同的授权主管核准,如10W之内的采购经理可核准,50万需事业部经理核准,100万以上需CEO核准等等.

d）博主所在的公司有使用E-POWorkflow的方式协助用户单位处理这一段的Process,但不是用的SAPWF,所以不在本主题讨论的范畴之内,这里不再详述.

e）MenuPath:

→Logistics→MaterialsManagement（MM）→Purchasing（MM-PUR）→EnteringText,PrintingandTransmittingDocuments（ME9F）

f）最后看一下我们的要发出的采购单,结束本次课程.

跟我学SAP-MM-003-收货过账（基本）

GoodsReceiptsEntryBasics–收货

1.课程综览:

a）本文的讨论主题针对于采购订单收货,本文中会有一个新的名词介绍”movementtype”（移动类型）

b）很多公司中,GRProcess（收货的处理）不仅仅只包括GR过账的动作,如果有用Warehouse模组,必要的附加流程会继续在StorageBinlevel（库位）上执行,这一部分不再本课程的讨论范围之内

2.课程目的:

a）阐释PO采购订单交货时GR的用意

b）参照PO采购订单交货做GR的操作

c）阐述物料凭证中的要素

3.GoodsReceiptasPartoftheProcurementProcess

a）做为一个严谨的闭环,集成,整合的ERP系统,物流和帐流应该是同步的.在SAP中,一旦GR过账（Posted）,会同时生成物料凭证和会计凭证.,即同时更新库存数量与库存金额.

b）GR数量会同步更新至PO

c）物料凭证（MaterialDocument）:

GR过账后生成物料凭证,其中的讯息包括料号,数量,工厂,仓库.

d）会计凭证（Accountingdocument）:

如果该材料已被计价（Valuated）,会同时生成会计凭证（accountingdocument）,其中详尽记录了物料移动对财务账目的影响

4.GoodsReceipt

a）移动类型（MovementType）:

-移动类型（MovementType）承担了库存管理中重要的控制功能

-移动类型（MovementType）在SAP中扮演着自动决定会计科目的角色

-同其他的影响要素一起,移动类型（MovementType）决定了哪些存货（Stock）与物料耗用（Consumption）科目被更新

-移动类型（MovementType）还决定了输入界面的布局,即选择不同的移动类型（MovementType）需要填写的栏位是不同的,举例,部门领料就需要填写部门的成本中心（CostCenter）,工单发料就需要填写工单号或预留（Reservation）

b）Transaction–MIGO物料移动的输入界面/程序

-OverviewTree:

最近的10笔凭证会在这里显示,这些凭证包括各种订单（Orders）,预留（Reservation）,物料凭证,持有数据等.可以参照这些凭证处理物料移动的抛转/过账以及物料凭证的产生.

-HeaderData:

包含物料凭证相关的讯息,如凭证日期,过账日期等等,并且可以依据HeaderData找到对应的会计凭证.

-ItemOverview,ItemDetail:

包含单身各项物料的相关讯息及财务账户分配的讯息.

5.Demonstration:

EnterGoodsReceiptforPurchaseOrder 采购收货操作演示

a）Menupath:

Logistics→MaterialsManagement→InventoryManagement→GoodsMovement→GoodsMovement（MIGO）.

b）参照PO生成GR收货项目:

可在MyDocument中找到最新的PO,选择Adopt或鼠标左键双击,可将Item讯息带入;或者直接输入PONumber亦可.

c）确认收货数量（Quantity）,收货工厂（Plant）,仓库（StorageLocation）,移动类型（MovementType）

-确认收货数量（Quantity）

-确认MovementType,Plant,StorageLocation

-移动类型（MovementType）选择–界面的最右上方（这里是101）

d）选中ItemOK

e）选择保存（Save）或过账（Post）

f）完成后自动生成物料凭证

g）查询相应的物料凭证（MaterialDocument）与会计凭证（AccountingDocument）

前面提到过,SAP是一个高度集成的ERP系统,物料的移动会同时生成物料凭证与会计凭证,这里我们就来看看这一笔GR过账后产生的物料凭证与会计凭证.

--查询物料凭证（MaterialDocument）

还是在MIGO中依次选中”Display”–“MaterialDocument”-“MaterialDocumentNo.”-“Year”后执行.<或者使用T-Code:

MB03,亦可依据MaterialDocumentNo.查询>

--查询会计凭证（AccountingDocument）

跟我学SAP-MM-004-发票校验（基本）

InvoiceEntry Basics–发票录入（基本）

1.课程综览:

本节课程主要介绍供应商采购订单PO交货发票的检核与校验.

2.课程目的:

完成本节的学习后你应该能

a）阐述发票的要素资讯

b）参照采购订单PO在SAP中完成基本的发票校验过程

c）阐述发票校验的目的与效用

3.InvoiceReceiptasPartoftheProcurementProcess

a）ERP是一套实时反映/重现实务流,财务流的资讯系统,所以在学习ERP的过程中,要同时关注这两个方面,同时ERP本身是资讯流,串联起实务流与财务流.

b）实务/帐务的移转:

给供应上的采购订单PO代表了公司希望供应商将货权移转给公司,同时会将资金移转给公司,收货入库代表供应上正式将货权移转给公司,而这里的发票录入则代表公司正式把资金移转给供应商,所以采购订单是一个简单采购流程的起点,而发票录入则是终点

c）当然实务中收货入库并不一定代表货权的移转,想一想第一节课程中介绍的供应商寄售（VendorConsignment）的货物,实物在公司,货权却还属于供应商,真正上线使用后才移转为公司自己的库存

d）同样的,发票录入后也不代表资金就移转给供应商了,一般的公司都是定期结转（如月结,季结,半年结）等,所以在收到发票的时候会记录一笔应付账款（AP）,实际付款的时候再以现金/银行存款来冲销这笔应付账款（AP）.

e）发票校验（InvoiceVerification）是让你录入发票资讯,并产生贷方记录（表示欠别人钱）的功能,同时会检查价格是否正确.

f）发票过账时,会同时在SAP中生成发票凭证（Invoicedocument）和会计凭证（Accountingdocument）.

g）发票验证（Invoiceverification）并不包含发票的付款与评估,这里的讯息会传递给其他的部门做后续处理.发票验证（Invoiceverification）是物料管理与内部/外部会计的接口.

h）当参照采购订单PO录入发票时,系统会将PO中的资讯（如供应商,物料,数量,付款条件）作为建议值带入.如果发票的资讯与PO不一样,你可以复写这些建议值,系统会检查是这些复写的资讯是否允许,在检查过程中,会有警示/错误讯息弹出.如果你要复写的资讯与PO有相互矛盾的地方,系统将阻止对该发票付款（取决于系统设定）.

i）下图是一张典型的发票,以及应该包含的资讯.

j）如果可能,发票应该参照采购订单PO录入并过账,这样做的好处是系统可以PO,GR上的数量,金额等栏位作为建议值录入.

4.Demo:

InvoiceEntry

a）发票录入（InvoiceEntry）的界面与前面介绍的PO,GR的画面非常类似

b）MenuPath&T-Code:

Logistics→MaterialsManagement→LogisticsInvoiceVerification→DocumentEntry→Enter Invoice（MIRO）

c）输入公司代码CompanyCode:

1000

第一次执行MIRO时会要求输入公司代码CompanyCode,后续在进入时公司代码CompanyCode会在表头（HeaderData）的basicdata页面中显示,如果要变更,选则菜单栏Edit->Switchcompanycode即可以.

d）选择交易（Transaction）类型–Invoice

e）输入Invoicedate（发票日期）,输入发票金额,选择稅别.

f）在POReference页面输入PONumber,回车后会自动带出PO相关讯息.确认无误后点保存即过账并产生InvoiceNumber（这里就不截图了）

g）如果输入的金额与PO的金额不一致,右上角的Balance栏位会显示差异,并依据系统设定决定这样的差异能够保存与过账.

跟我学SAP-MM-005-Unit 1:

Test Your Knowledge

Unit1-TestYourKnowledge

OK,经过几天的努力,我们完成了Unit1TheProcurementProcessBasics的学习,这里我们先来回顾下我们的课程目标:

a）描述外部采购的流程

b）了解SAP中与采购流程相关的各种组织要素

c）阐述这些采购流程相关的各种组织要素之间的关联

d）说出可以参照开立采购订单PO的系统凭证

e）说明采购订单PO的要素

f）生成并发出一张简单的采购订单

g）阐释PO采购订单交货时GR的用意

h）参照PO采购订单交货做GR的操作

i）阐述物料凭证中的要素

j）阐述发票的要素资讯

k）参照采购订单PO在SAP中完成基本的发票校验过程

l）阐述发票校验的目的与效用

完成以下练习以检核学习效果,答案附在后面...

1.Whichprocurementprocess（es）endasarulewiththegoodsreceiptand

notwiththeinvoicedate?

Choosethecorrectanswer（s）.

□AProcurementbyanotherplantsincompanyusingastocktransfer

order.

□BStocktransferofmaterialsbymeansofsubcontracting.

□CNormalpurchaseofmaterialsfromavendorwithoutprovisionof

components.

□DProcurementofmaterialbymeansofconsignment.

2.Listtheorganizationallevelsrelevanttotheprocurementprocess.

3.Aplantcanbeassignedtoseveralcompanycodes.