OUTLOOK邮件归档使用指引Word格式.docx

OUTLOOK邮件归档使用指引Word格式.docx

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在IE界面登录进邮件系统后，将鼠标放在用户名处，即可显示邮箱大小，如下图

一、设置邮箱存档

1.建立存档文件夹

在本地磁盘D:

盘建立一个新文件夹，命名为“邮件存档”如已存在该文件夹可跳过此步。

2.邮件归存档

（1）打开Outlook

（2）点击“文件”——“清理工具”

（3）选择“存档”

（4）弹出“存档”对话框

（5）选中需要存档的邮箱。

假如只要存档某个邮箱下的某个文件夹，比如只想对“发件箱”做存档，那么只要选中此邮箱下的“发件箱”文件夹就OK。

如下图：

（6）选择需要归档的日期，将对所有此日期前的邮件进行本地归档

（7）选择归档文件的地址、文件名

这一步非常关键，建议不要用系统默认的存放地址，而是在非系统盘C盘的其他盘里新建一个自己的目录进行存放，比如可以新建一个”D:

\邮件归档”的目录，然后在这里将存放地址指向此文件夹，命名为mymailbackup.pst（自定义）。

不保存在默认位置而是新建文件夹来保存到其他盘下，这样可以避免突发的系统故障或者重装系统时忘记备份C盘数据而丢失以往邮件，切记！

（8）以上选项都选择完成后，点击“确定”，就开始往相应位置备份指定日期以前的邮件了，此时Outlook右下角会出现“正在存档……”字样（如下图），此时不要急于关闭Outlook，待归档字样消失后，就是归档完成（当第一次归档或者需要归档的邮件较多时，此过程会稍显漫长，请不要关闭Outlook，耐心等待）。

（9）存档完成后，点击Outlook菜单栏上的“文件”，回到Outlook邮件界面，在您的邮箱下面将出现一个“存档”的文件夹

3.存档邮件的读取、备份和迁移

1.存档邮件的读取

邮件归档完毕后，在左侧的列表里会有一个“存档文件夹”，展开后会发现它和邮箱有着相似的目录结构，在“存档文件夹”下的“收件箱”等文件夹里面存放的就是邮箱中相应文件夹的归档邮件，归档的邮件可以在里面查阅。

2.存档邮件的备份

邮件归档之后的全部包含在存档目录下一个后缀为pst的文件中，比如归档文件存放地址设定的是D:

\邮件归档\mymailbackup.pst，那么这个pst文件就包含了此邮箱归档的历史邮件，建议定期将此文件做好备份，存放到移动介质或者另一台机器中，以防意外丢失。

3.存档邮件的迁移

当需要在另一台机器读取归档邮件的时候，只要将上述pst文件拷贝到任意位置，然后打开Outlook（版本不能低于生成pst文件的Outlook版本），点击“文件”—“打开”—“Outlook数据文件”，选择之前拷贝到本地的pst文件，左侧就会出现相应的“存档文件夹”。

【完】