0财务部操作手册高力.docx
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0财务部操作手册高力
上海高力国际物业服务有限公司
_____________物业管理处-财务部
ColliersInternationalPropertyServices（Shanghai）Co.,Ltd.
________________PropertyManagementOffice-FinanceDep.
操作手册
WorkInstructionByFinanceDep.
文件号:
Q/WI--FD-01~09
组织架构图…………………………………………………………………………1
操作手册目录………………………………………………………………………2
文件修订记录………………………………………………………………………3
会计核算方法及凭证账册制度……………………………………………………4
货币资金管理制度…………………………………………………………………5
备用金管理制度……………………………………………………………………6
押金收取/申退作业………………………………………………………………8
请款/付款管理制度………………………………………………………………12
收款管理制度……………………………………………………………………15
资产管理制度……………………………………………………………………17
费用报销流程……………………………………………………………………20
预算作业流程……………………………………………………………………22
表格清单…………………………………………………………………………24
表格修订记录……………………………………………………………………25
财务经理人
财务部人数合计：
人
1.
业务管理手册名称
文件编号
版本
颁布日期
1.1
会计核算方法及凭证账册制度
FD-01
1.0
1.2
货币资金管理制度
FD-02
1.0
1.3
备用金管理制度
FD-03
1.0
1.4
押金收取/申退作业
FD-04
1.0
1.5
请款/付款管理制度
FD-05
1.0
1.6
收款管理制度
FD-06
1.0
1.7
资产管理制度
FD-07
1.0
1.8
费用报销流程
FD-08
2.0
1.9
预算作业流程
FD-09
1.0
审核Revisedby：
批准Authorizedby：
序号
版本
修订内容
修订
审核
批准
检索号
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会计核算方法及凭证账册制度
1.目的
规范管理处会计核算方法，凭证的制作，凭证帐册的保管。
2.适用范围
会计类，凭证帐册的制作、管理。
3.定义（无）
4.主要职责
4.1财务经理/会计/出纳：
负责日常会计核算凭证制作与复核。
4.2出纳：
负责凭证、帐册的装订和保管。
5.内容
5.1采用借贷复式计账法，会计科目和核算方法以公司预算会计为主，结合实际，设置银行现金日记账、总分类账、各项明细分类账；
5.2原始凭证是计账的依据，财会人员必须认真审核各种原始凭证，要求一切原始凭证必须手续完备、合法，内容真实，数字正确，日期和印章齐全，大、小写相符等，不得有白条报账，不得有涂改。
一切原始凭证经审核无误后，才能填制记账凭证，据以记账；
5.3原始凭证不得随意涂改，凭证、账册应由专人列册登记，妥善保管，不得丢失。
有关会计报表、账册、会计凭证保存年限按上级规定办理；
5.4指定专人保管一切未使用的重要空白凭证，如支票、现金收据、发货票据等，动用时由领用人办理领用手续。
对误写的收据或作废的支票，应注销作废章，妥善保存，不得销毁废弃。
6.引用文件（无）
7.记录（无）
货币资金管理制度
1.目的
规范管理处货币资金收付使用和保管工作。
2.适用范围
管理处货币资金的管理。
3.定义（无）
4.主要职责
4.1出纳：
负责日常货币资金的收付使用、保管工作。
4.2财务经理/会计：
不定期进行检查。
5.内容
做好库存现金的保管工作，有关证券和现金必须放在银箱内，确保安全。
建立健全现金账目，做到日清月结，钱账相符，杜绝白条抵库或账外现金，禁止私立“小金库”;对超过现金收付限额以上的收付款项，必须通过银行结算.
6.引用文件（无）
7.记录（无）
8.其它（无）
备用金管理制度
1.目的
规范管理处备用金的使用和保管工作。
2.适用范围
管理处备用金的管理。
3.定义（无）
4.主要职责
4.1出纳：
负责备用金的使用、保管工作。
4.2财务经理/总部财务/驻场物业总经理：
定期或不定期进行检查。
5.内容
5.1备用金保管人
楼盘出纳
5.2备用金使用范围
5.2.1使用上限以300元为限。
5.2.2使用项目为邮资，日常用品，员工车费（尽限于楼盘一般员工）及一般小额杂项。
5.2.3备用金每月补发一次，驻场总经理必须于额度内加强控管使用。
6.引用文件（无）
7.记录
备用金报销单F-004
现金暂支单F-006
8.其它
附件：
备用金使用流程图
附件：
备用金使用流程图
负责执行人
使用表单
说明
时点
备用金设置
物业经理/驻场总经理
1）.依各驻点现场情况提报总部。
驻点成立或设置必要时
驻点出纳
◆备用金保管收据
1）.由出纳人員保管并签署备用金保管收据。
2）.保管人員应设置现金流水帐，以记录各项备用金收支情形。
备用金投入时
使用申请
使用人
◆备用金申请单
1）.备用金申请人填写〝备用金报销单〞，并附发票。
每日
主管签核
驻场总经理
1）.驻场总经理审核支出的必要性及数据实际购入的品目，数量，金额是否准确。
每日
支付备用金
楼盘出纳
1）.出纳核对凭证及签署权限。
2）.支付备用金并要求领款签章。
每日
备用金拨补手续
楼盘出纳
◆备用金报销明细表
1）.出纳人员根据当月所有支出编制“备用金报销明细表”。
2）.由楼盘出纳依据请款程序申请补发，并由驻场总经理，开发商审核。
每月25日
（如25日为节假日,则提前至上一工作日）
备用金拨补入帐
开发商财务/楼盘出纳
1）.由开发商拨发备用金。
每月最后一日（如为节假日则顺延至下一工作日）
押金收取/申退作业
1.目的
规范管理处押金的收取和申退工作。
2.适用范围
管理处押金的收取、申退。
3.定义（无）
4.主要职责
4.1出纳：
负责押金的收取、申退工作。
4.2财务经理/总部财务/会计：
定期或不定期进行检查。
5.内容
5.1押金项目
5.1.1出入证押金
5.1.2车位证押金
5.1.3其他项目押金
5.2押金收款规定
5.2.1出纳应依申请人申请的项目，分别收取押金金额。
5.2.2出纳应开立收据，并加盖“公司发票章”。
5.2.2.1第一联保留于收据本上由管理中心归档留存，以便于申退押金时核对。
5.2.2.2第二联交由申请人保管，作为申退押金的收据
5.2.2.3第三联交会计用于做帐。
5.3押金退款规定
5.3.1申退人应凭原收据的第二联，连同身份证复印件至管理处出纳处办理申退。
5.3.2如申退人遗失收据或收据损坏无法辨认，则出纳应不予接受申退。
5.3.3上述第二项规定，如有特殊状况必需申退押金时，则应让申退人签立“押金收据遗失证明”并检附身份证复印件。
5.3.4出纳应取出原收据本第三联，依据证件退款处理方式退款。
5.3.5出纳将押金退还，并同时请申请人签收。
5.3.6出纳应将申请人缴回的第二联或申请人签署的“押金收据遗失证明单”装订回原收据上。
6.引用文件（无）
7.记录（无）
8.其它
附件：
押金收款流程图
押金退款流程图
附件：
押金收款流程图
负责执行人员
使用表单
说明
时点
申请证件
申请人
保安人员
客户人员
1）.由保安或客户服务人员确认申请人的需求后，带至出纳处办理申请作业。
收取押金
出纳
*收据
1）.开立收据并填写相关资
料。
2）.加盖“公司发票”章。
3）.出纳应于“收款人”签名
现金管控
出纳
会计
公司会计
*收款日报表
*押金收款清单
1）.应将收款金额全数填入银
行。
2）.填写“收款日报表”并传真
至财务部，以便查核。
收款当日
帐务处理
会计
公司会计
*押金收款清单
1）.根据出纳提供报表明细，
经查核明细，经查核无
误，即登入账簿。
附件：
押金退款流程图
负责执行人员
使用表单
说明
时点
退证
申请人
*身份证
*第二联
1）.由申退人携带身份证及相关收据至物业管理处办理。
退回押金
出纳，驻场总经理
*收据第一联
*押金收据遗失证明
1）.核对相关单据及身份证原
件。
2）.申退人遗失申退收据时，
应签署“押金收据”遗失
证明单“并检附身份证复
印件。
3）.由“代收备用金“项下执
行退款。
现金管控
出纳
会计
公司会计
*付款日报表
*押金收款清单
1）.于“押金收款清单“注销。
2）.填写“付款日报表”并传真
至财务部，以便查核。
帐务冲销
会计
公司会计
*押金收据余额清单
1）.依据出纳提供报表，经查
核并冲销相关科目。
归档
*押金收取/申退收据第一，二联。
*押金遗失证明单
1）.将相关文件装订一起。
请款/付款管理制度
1.目的
规范管理处请款、付款的工作。
2.适用范围
管理处的请、付款作业。
3.定义（无）
4.主要职责
4.1会计：
负责日常请款、付款工作。
4.2出纳：
协助会计完成付款工作。
4.3财务经理/总部财务/驻场物业总经理：
审核。
5.内容
5.1请款项目
5.1.1各类外包合约项目请款（如清洁，工程维护等）
5.1.2根据采购流程规定办理验收的非合约厂商请款（指金额超备用金使用上限的）
5.1.3公用事业费用：
水费，电费，电话费等。
5.2付款方式
合约及非合约厂商按下列程序请款，网上支付。
水，电，电话费托收。
6.引用文件（无）
7.记录
付款申请单F-007
付款明细表F-006
支票付款记录F-003
其它应付款明细表F-001
预付货款明细表F-002
8.其它
附件：
请款及付款程序
附件：
请款及付款程序
负责执行人员
使用表单
说明
完成時點
付款申请
费用申请人
◆费用申请单
◆请购申请单
◆采购单
◆物料验收单
◆工程验收单
1）.附相关单据（发票，工程材料请购单，付款申请单（F007），采购单，物料验收单，工程验收单等資料）
每日
付款审核
驻场总经理
1）.驻场总经理依据合约内容，
请采购流程及实施状况，核
实付款内容。
每日
汇总当月费用
楼盘出纳
◆付款明细表（F006）
1）.楼盘出纳根据当月所有经驻场总经理签核的申请单，编制“付款明细表（F006）。
每月28日
总部审核
开发商/物业部经理/财务部
◆付款明细表（F006）
1）.公司总部逐笔审阅费用申请单项目及金额，并签核。
2）.开发商审阅费用申请单项目及金额，并签核。
物業部：
次月2日
財務部：
次月6日
开立支票或网上支付
总部会计/出纳
◆支票付款记录（F003）
1）.总部出纳根据付款明细表（F006）开立支票。
2）.总部会计，财务经理审核盖章。
3）.楼盘出纳向供应商发放支票，并由领款人签署“支票付款记录（F003）本”。
次月12日
收款管理制度
1.目的
规范管理处收取各类款项的工作。
2.适用范围
管理处收款工作。
3.定义（无）
4.主要职责
4.1出纳：
负责日常收款工作，开具相关收据或发票，制作收款日报表、应收账明细表。
4.2会计/财务经理：
依据报表明细。
确认后进行帐务处理。
5.内容
5.1收款项目：
1车位管理费2各项维修收入3.有偿清洁费收入4.其他业务收入
5.2出纳依据规定收取各项费用并开具收据或发票，制作收款日报表，应收账款明细表（-F009），以便与财务经理与会计进行查核和帐务处理。
6.引用文件（无）
7.记录
付款通知单F-005
应收账款明细表F-009
其它应收账款明细表F-010
8.其它
附件：
收款流程图
附件：
收款流程图
负责执行人员
使用表单
说明
时点
编制付款通知单
开发商驻场会计，客户服务人员
管理费分摊表
车位维护分摊表
其他相关资料
付款通知单（F005）
1）.应随时更新各项分摊表，以确保付款通知单（F005）的准确性。
2）.付款通知单（F005）应一式二联。
3）.各项费用分摊表应每月提供给财务部以便帐务管理及查对。
每上一收款期的25日以前
发送付款通知单（-F005）（-F005）
客户服务人员
付款通知单（F005）
1）.将盖有物业管理处印章的付款通知单（F005）正联送至租户处。
2）.副联应妥善保管以便查核，并保存至收到款项为止。
每期25日
收取款项并开出发票（收据）
出纳
发票，收据
1）.缴款方式：
*现金*电汇*支票
2）.除各项管理费收入以外，应包含现场提供的各项服务收入。
3）.经办人应于发票或收据“开票人”处签名，以便核查。
收款时
填写收款清单
出纳
*车位管理费收款清单
*其他收款清单
1）.应于收款当日填写各项收款清单以便日后查核。
收款当日
现金管控
出纳会计
公司会计主管
开发商财务
收款日报表
1）.将每日收取的现金，支票应于当日存入银行。
2）.填写收款日报表送至财务部以便于查核。
收款当日
帐务冲销
驻场会计
公司会计
应收账款明细表（F009）
1）.依据出纳提供的报表明细，经核查确认后，即登入账簿并冲销相关科目。
收款当日
资产管理制度
1.目的
规范管理处资产管理作业。
2.适用范围
管理处的资产管理。
3.定义（无）
4.主要职责
4.1财务部：
配合人事/行政部定期进行资产盘点。
4.2会计/财务经理：
对资产的购入、出售进行帐务处理，计提折旧等。
5.内容
固定资产是物业运作的基础。
为配合各项业务的拓展，需购置、更新各种物品及设备。
其项目繁多，故应通过公司行政部管理及使用单位妥善管理，才能更好发挥资产之效能。
5.1固定资产的定义
固定资产指单笔金额超过2,000元人民币，且使用年限超过两年以上的有形资金。
并按照税法规定于若干年期间内提列折旧。
5.2固定资产的分类
5.2.1办公设备：
电脑软硬件、复印机、传真机、影印机、装订器、打卡钟、计算机等。
5.2.2办公家具：
办公桌椅、档案柜、白板、办公厅隔间设备等。
5.2.3电器设备：
冰箱、微波炉、冷气机、电视机、风扇、饮水机、录影机等。
5.2.4通讯设备：
电话机组、无线电机组、对讲机等。
5.2.5机电设备：
仪器设备、机电工具等。
5.2.6其他设备：
未列入上述分类之各项设备、器具、工具。
5.3资产转移
由移出单位填写“资产移转申报单”经移入单位确认后并签收，送交财务部门于资产登记卡上做更改记录、移转保管责任。
资产如未经核准，不得外借他用。
不同业主之转移须取得业主同意的书面文件，才可执行转移。
5.4资产遗失
由资产使用人（保管人）填写“资产遗失申报单”送交主管部门签核，并由主管部门至现场查明原因，对疏失之使用人（保管人）追究其责任，申报主管部门核准后，由驻场总经理签字确认，并送财务部依规定办理。
5.5资产报废
资产因使用年限已至，老旧过时，意外损坏等因素致使功能降低或丧失,不堪使用。
应由资产使用人填写“资产报废申报单”，经部门主管及人事行政部核准后，由行政部门及财务部门依规定报废。
对于仍有部分功能或仍具剩余价值者，应由行政部门得以集中进行拍卖、出售。
5.6资产之保养作业
资产使用人（保管人）应善尽资产保管维护之责任。
如有重大损坏，需回报主管部门及人事行政部，提出修缮申请。
经同意后进行修缮。
5.7资产折旧之提列
财务部门依税法规定逐年提列折旧，并应于每年税务申报后，将上年度折旧提列清单送交行政部门，以便行政部门更新资产登记卡资料。
5.8资产盘点
会同行政部门及使用部门应定期（每年至少一次），依据资产清册进行实地盘点，以掌握资产之实际状况并对于变动项目，作资料之更新。
编制“资产盘点清册”，记录数量的变动，对于变动数量，查明原因依规定办理。
6.引用文件（无）
7.记录（无）
8.其它（无）
费用报销流程
1.目的
规范管理处费用报销工作。
2.适用范围
管理处费用报销的管理。
3.定义（无）
4.主要职责
4.1出纳：
于每月18日将月度报销单及所附各类单据交至总部财务。
4.2会计/财务经理：
进行相应帐务处理。
5.内容
5.1差旅费的报销
填制国内/国外差旅报销单，附上发票原件及预先审批单。
经部门主管，驻场总经理签字确认后，每月汇总于月度报销单交于财务。
5.2业务招待的报销
填制招待费报销单，附：
原始发票，名片复印件，员工和部门主管均需附上招待费预先申请单。
经部门主管，驻场总经理签字确认后，每月汇总于月度报销单交于财务。
5.3市内交通费报销单
填制市内交通费报销单，附：
原始发票。
经部门主管，驻场总经理签字确认后，每月汇总于月度报销单交于财务
6.引用文件（无）
7.记录
8.其它
附件：
费用报销作业流程
预算作业流程
1.目的
规范管理处预算的编制工作。
2.适用范围
管理处预算的编制。
3.定义（无）
4.主要职责
4.1财务经理：
编制本管理处之预算。
4.2会计：
协助财务经理完成相关工作。
5.内容
驻场财务按规定编制预算后，由驻场物业总经理签核，上交公司总部各相关部门签核，审核无误后交开发商各相关部门签核，将正本交回公司归档备查。
6.引用文件（无）
7.记录（无）
8.其它
附件：
预算作业流程图
附件：
预算作业流程图
1.
表格名称
表格编号
版本
颁布日期
保存期限
1.1
其他应付款明细表
F-001
1.0
1.2
预付货款明细表
F-002
1.0
1.3
支票付款记录
F-003
1.0
1.4
备用金报销表单
F-004
1.0
1.5
付款通知单
F-005
1.0
1.6
付款明细表
F-006
1.0
1.7
付款申请单
F-007
1.0
1.8
现金暂支单
F-008
1.0
1.9
应收账款明细表
F-009
1.0
1.10
其他应收账款明细表
F-010
1.0
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批准Authorizedby：
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