办公自动化.docx

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办公自动化

办

公

自

动

化

办公自动化

第一节计算机的基础知识

一、计算（conputer）俗称电脑，是一种能够自行按照已设定的程序进行数据处理的电子设备。

主要由CPU、主板、内在、电源机箱、显卡等组成

二、计算机特点：

1、运算速度快（每秒万亿次、卫星轨道、大型水坝、天气预报）

2、计算精度高（千万之几到百万分之几，导弹击中预定目标）3、逻辑运算能力（计算、推理、证明）

4、自行控制能力（根据事先编好的程序自动控制进行的）

三、计算机的发展

1、历史追溯：

1946年，约翰.冯.诺依曼发明第一台电子数字计算机：

ENIAC

②1946-1957电子管

②1957-1964晶体管

③1964-1970集成电器

④1970至今

2、方向：

巨微网、多媒体

3、组成：

显示器、键盘、鼠标、主机

4、功能：

运算、存储、控制、输入和输出

5、①中央处理器（CPU）运算器+控制器

②输出设备：

显示器、打印机、绘图仪

③输入设备：

键盘、鼠标、扫描仪、视频头、话筒等

④存储器：

内存：

只读（Rom）和随机（RAM）

外存：

内存卡、U盘、移动硬盘、光盘

只读（Rom）存储的内容是固定不变的，只能读出而不能随机：

（RAM）既能读出又能写入

⑤容量单位：

Bit（位）Byte（字节）

8Bit=1Byte

1024Byte=1KB（千字节）

1024KB=1MB（兆字节）

1024MB=1GB（吉字节）

6、计算机系统：

硬件和软件

①操作系统：

mspos、Windows、XP.N.win8（菜单

②应用软件：

为了某种特定的用途而被开发的软件

③语言软件：

UB、C、C+

④数据软件：

FO+FRO（数据库）ACTSS

第二节计算机的基本操作

一、打开电源：

①开机：

打开显示器→打开主机开关

②关机：

开始菜单→关闭计算机

→关闭（等指示灯熄灭）

→关闭电源快捷键→Alt+F4→关闭

二、键盘上键的功能：

1、ESC退出，中断，取消操作（程序、对话框）

2、Tab跳格：

①文体编辑使用，将光标移到下一制表位使用；

②在对话框将光标在各选项中循环切换

3、Shift上档键：

按住该键不松，再按其他双档键→输入该键面上的符号；

4、capslock大写锁定：

按下该键，指示灯亮，为大写字母输入状态。

5、控制（ctrl）ctrl+空格键（中英文切换）

Ctrl+shift（循环切换）

6、Alt换档Alt+F4关闭

7、Backspace←删除→删除光标前面的字符

8、Delete删除→删除光标后面的字符

9、PrintScreen截屏（Prtscsysrq）Power（强行关机）

10、insert插入改写

注：

输入文本时有两种状态：

插入与改写状态

11、Home起初→将光标移到行首

12、End结束→将光标移到行尾

13、Page

up向上翻页

每换一次光标向上向下移屏幕

14、Page

doun向下翻页

15、方向键：

光标向上下左右移动

16、回车键Enter:

①输入文本时使用此键→换行

②其他操作表示输入命令结束，让计算机执行：

确认

17、空格：

取决于“插入”还是“改写”状态

18、Numlock:

数字锁定键

注：

输入数字时，如果不显示，首先要检查数字是否锁定。

19、Windows键：

打开“开始”菜单

ctrl+Shift→输入法切换

ctrl+空格键→中英文切换

ctrl+Ait+Delete→强行关闭当前窗口（热启动）

Ait+F4→关闭当前窗口

ctrl+A→全选

ctrl+C→复制

ctrl+V→粘贴

ctrl+X→剪切ctrl+Y→还原

ctrl+O→打开

ctrl+Z→撤销→逐级删除

ctrl+P打印

Ait+Tab（两）→切换到另一个窗口

Ait+ESC→切换到打开的多个窗口

二、鼠标：

定位：

a指针对准某一个对象；

b单击:

按鼠标左键

c右击：

按一下鼠标右键（打开快捷菜单）

d双击：

快速连续的按鼠标右键两次

e拖移：

按着选中对象的鼠标拖住（移动）

第三节桌面图标的背景设置

一、桌面组成：

桌面背景桌面图标任务栏

二、桌面图标：

每个图标都代表一个程序

三、系统图标：

我的电脑，网上领居IE浏览器回收站图标的排列

右击窗口空白处→图标排列→名称/大小/类型/修改时间/自动排列

四、菜单中的符号：

①▶包含子菜单

②•单选项

③…可以打开一个对话框

④√选取状态

⑤□多选框多选项

⑥灰化命令不可用

⑦灰色线→分类线

五、窗口操作

窗口的分类：

应用程序窗口、文档窗口

1、窗口的组成：

标题栏、菜单栏、常用工具栏、地址栏（路径）、工作区、状态栏

2、窗口大小的改变：

①最小化②最大化

③窗口在缩小状态下→光标放在窗口边缘线↕/拖拉鼠标

④移动窗口：

缩小窗口→单击窗口的标题栏不放→拖动鼠标→到目标位置松开鼠标

⑤窗口的切换a.单击任务栏上的任务按钮

b.Ait+Tab（两份个窗口的切换）

c.Ait+Esc（多个窗口的切换）

六、桌面背景的设置

右击桌面空白处→单击属性（个性化）→主题/桌面屏幕保护程序/外观/设置→确定

外观：

指窗口外观颜色、字体大小

设置：

分辨率

任务栏

一、组成：

开始菜单，快速启动栏，语文工具栏，通知

二、任务栏大小改变：

1、右击任务栏空白处→解除锁定下→把光标放在任务栏的边缘线上变“↕”时按住鼠标不放→向上拖拉鼠标

2、任务栏位置的改变（先解除锁定任务栏）单击任务栏空白不放→拖动鼠标

三、任务栏与时钟的显示/隐藏

1、任务栏的自动隐藏：

右击任务栏空白处→属性→勾选“自动隐藏”任务栏→确定

2、时钟的隐藏：

右击任务栏空白处→属性→去掉时钟→确定（显示：

勾选时钟）

四、任务栏上工具栏的添加与删除

1、添加工具栏：

右击任务栏空白处→工具栏→新工具栏→选择要添加为工具栏的文件夹/文件/→确定

2、删除工具栏：

①右击任务栏空白处→工具栏→单击删除的工具栏→

②按住任务栏上的工具栏不放→拖到桌面上→单击关闭

注：

对于任务栏的隐藏，要右击任务栏空白处，工具栏&属性

五、窗口的显示方式

打开多个窗口→右击任务栏空白处→层叠窗口/纵向平铺/横向平铺

六、添加程序：

与图标大小的更改（开始菜单）

1、添加程序：

右击任务栏空白处→属性→开始菜单→单击经典开始菜单→自定义→添加→浏览任务栏→下一步→存放位置→下一步→完成→确定

控制面板（PLS）

1、简介：

Windows图形用户界面的一部分

允许用户查看并操作基本的系统和设置控制

2、控制面板的启动：

（退出：

单击“关闭”按钮成Alt+F4）

①开始菜单→设置→控制面板（可以关闭任何窗口）

②我的电脑→文件夹→控制面板

3、添加打印机：

控制面板→打印机和传真→添加打印机→根据添加打印机向导进行添加

4、输入法的添加和删除

①打开控制面板→单击区域与语言选项→语言→详细信息→添加/删除→选择输入法→确定

②右击任务栏上的语言栏→设置→添加/删除→选择输入法→确定

5、日期与时间

①打开控制面板→日期和时间→调整日期时间

②双击任务栏上的时间（调整日期与时间）→确定

6、声音（右击时间→调整日期与时间）

①控制面板→音量和音频设备→拖动滑动→确定

②单击任务栏上的音量图标→拖动滑块

7、文件夹选项

①隐藏/显示所有的文件/文件夹

打开控制面板→文件夹选项→查看→高级设置→隐藏文件/文件夹→显示/不显示所有的隐藏文件夹→确定

②打开文档窗口→文件夹选项→同上

只读（只能看，不能修改）

隐藏（右击→属性→隐藏→确定）

8、鼠标：

控制面板→鼠标→鼠标键的位置/双击速度→指针选项（指针移动速度）→添加

9、①设置开机密码：

控制面板→用户帐户→单击计算机管理员→密码→输入密码→确定

②取消密码：

单击更改密码→清除密码→确定

Windows资源管理器

一、文件、文件夹

1、文件：

存储在计算机存储器中一组相关信息的集合

2、文件夹：

一组文件/文件夹的集合

3、文件名：

主文件名+扩展名组成

例：

图书.doc（扩展名：

表示文件的类型）

TXT、JPG、MP3、XLS、PPT

4、显示/隐藏扩展名：

工具→文件夹→选项→查看→高级设置→显示/隐藏文件扩展名→确定

二、资源管理器启动与退出：

1、启动：

①右击我的电脑→资源管理器②右击开始菜单→资源管理器③开始菜单→程序→附件→资源管理器

2、退出：

①单击关闭按钮②Alt+F4

三、窗口组成：

标题栏、菜单栏、常用工具栏、地址栏、工作区状态栏、工作区①左窗口（树形结构显示）②右窗口：

显示左窗口的详细内容

解释：

①左窗口显示各驱动器及内部各文件夹列表等②右窗口显示当前文件夹所包含的文件和下一级文件③文件夹左右有“+”标记的表示该文件夹有尚未展开的下级文件夹，单击“+”可将其展开，此时变为“-”

四、文件/文件夹的选择：

1、选中一个：

左击一个文件/文件夹2、选中多个①连续选中：

右击窗口空白处→按住鼠标不放→拖动鼠标②选中一个→按Shift不放→单击最后一个文件/文件夹③不连续选中，按ctrl不放→单击需要的文件/文件夹3、全选：

ctrl+A4、反选：

先选出不需要的文件/文件夹→编辑菜单→反向选择

五、移动文件/文件夹：

1、复制：

①右击要复制的文件/文件夹→复制→打开目标位置→右击空白处→粘贴②ctrl+C（复制）→ctrl+V③按ctrl不放→拖动要复制的文件/文件夹2、移动文件夹/文件①右击要移动的文件/文件夹→剪切→打开目标位置→右击空白处→粘贴②ctrl+X（剪切）→ctrl+V（粘贴）③直接拖动要移动的文件/文件夹

六、新建文件夹：

1、右击窗口空白处→新建→文件夹/文件→输入文件名→回车

2、右击文件/文件夹→重命名→输入名称→回车

七、文件的重命名（文件重命名只能修改文件名，不能修改）

八、创建桌面快捷方式：

①右击文件/文件夹→创建快捷方式

②桌面快捷方式：

开始菜单→程序→右击程序图标→发送→桌面快捷方式

九、删除/还原（文件/文件夹）1、删除（进回收站）①右击文件→删除→是②选中文件/文件夹→Delete→是

2、彻底删除①选中文件/文件夹→Shift+Delete→是②打开回收站→右击文件/文件夹→删除③清空回收站：

右击空白处→清空回收站

3、（打开回收站）①右击文件/文件夹→还原②把文件/文件夹放到桌面

十、搜索：

打开资源管理器→单击常用工具栏上的搜索按钮要搜索文件/文件夹名，输入要搜索包含的文字→选择搜索（我的电脑D\E\F\C盘）单击立即搜索

>：

代表一个字符*：

代表多个字符文件搜索格式*

常见的文件格式.doc/.xls/.ppt/.txt/.jpg/文件格式*.doc/>.doc

十一、查看方式（图片）1、查看菜单→缩略图/图标/详细信息

2、单击工具栏上的查看按钮

3、右击窗口→查看方式：

在桌面上建立新文件夹AA，在AA中建立word文档CC，将CC复制到桌面并改名为MM，将MM删除，打开资源管理器展开分级，按详细信息查看右窗口，将AA移动D盘，删除D盘中的文件夹AA，关闭资源清理器，并清空回收站

word2010

一、功能

1、文件管理功能2、编辑功能3、版面设计功能4、表格处理功能5、图像处理功能6、网格功能

二、word的启动

1、从开始菜单启动：

开始→所有程序→microsoftoffice→word

2、使用文档启动：

右击桌面→新建→word文档

3、双击桌面上的word2010快捷方式

三、word的工作界面

工作界面包括：

标题栏、菜单栏、选卡、快速访问栏、标尺、工作区、滚动条、状态栏、视图区、缩放滑块

1、标题栏：

显示正在编辑的文档的文件名以及所使用的软件名

2、菜单栏：

菜单栏是文本编辑的所有命令的集合

3、快速访问栏：

可把你需要的工具添加进去，可以快速使用

4、状态栏：

显示正在编辑的文档的相关信息

5、缩放滑块，可用于更改正在编辑的相关信息

四、输入法（光标是一个黑色竖线）

1、光标定位：

①鼠标定位光标②键盘定位光标

鼠标定位空白处定位双击，文章中定位单击

2、输入法切换：

英文字母和单词可以直接通过键盘输入，而中文键则需要使用中文输入法输入

输入法切换：

Ctrl+shift键

中英文切换：

Ctrl+空格

保存和关闭文档

保存文档：

①保存新建文档

单击文件→保存菜单命令或Ctrl+S→选择保存位置输入文档名称→单击保存按钮

②保存为另一个文档

单击文件菜单→另存为→选择保存位置输入名称→保存

③保存已经保存过和文档

单击文件→另存为→同保存

单击快速访问栏中的另存为按钮

关闭文档：

①单击文件菜单→退出

②单击标题栏上的关闭按钮

③Ait+F4快捷键→

作业：

打开word输入一篇文章，并且保存（输入当天日期）

文件的基本操作

一、创建文档

1、创建空白文档

①文件→新建→空白文档

②单击快速访问栏上的新建空白文档按钮

③使用快捷键Ctrl+N

2、插入符号：

1、符号：

插入菜单→选项卡→单击符号选择一种符号

2、右击输入法上的软键盘→符号

三、文档的选中：

1、指针放在行前面单击

2、一段：

指针放在段前面双击

3、选中全文：

指针放在文章的左边单击三下/Ctrl+A

4、连续选中：

定位→按住左键不放→拖动鼠标

定位→shift不放手→单击要结束的位置

5、不连续选中：

按Ctrl不放→选中需要的文本

6、块文本：

按Ait不放→单击鼠标并拖拉

四、移动与复制

1、移动：

Ctrl+X→Ctrl+V

选中对象→右击→剪切→到目标位置右击→粘贴

选中对象→拖动选中的对象到目标位置松开

2、复制：

Ctrl+C→Ctrl+V

选中对象→右击复制→到目标位置右击→粘贴

选中对象→按住不放→拖动选中的对象到目标

五、修改和删除

先删除需要修改的内容→重新输入

撤消与恢复Ctrl+Z→Ctrl+Y

六、查找、替换：

Ctrl+FCtrl+H

将光标定位在文章中或选中范围→开始选项卡→编辑→查找

替换：

将光标定位在文章中或选中范围→开始选项卡→替换→输入替换内容→更多→格式→设置格式→全部替换

如果字体格式在查找内容框不显示，不能替换，单击不限定格式

七、自动更正：

单击文件菜单→选项→校对→自动更正选项→输入替换内容→输入替换为内容→单击添加→确定

八、找开文档Ctrl+O

1、文件菜单→找开→选择要打开的文件名→单击打开

2、单击快速访问栏的打开按钮

九、文档加密

文件→另存为→工具→常规→输入密码→确定→保存

文档的排版

一、字符格式的设置：

1、选中文字→开始选项→字体→字体字号、字形、字体颜色

2、选中文字→浮动工具栏→字体、字号、字形、颜色

3、复制格式（格式刷）

先选中带有格式的文字①单击格式刷→选中没有格式的文字②双击格式刷→选中没有格式的文字

二、首字下沉

选中每一段首字→首字下沉

悬挂下沉→确定

三、文字排列方向：

选中文字→页面选项→文字方向

选中文字→右击→文字方向

四、边框底纹

1、应用范围：

文字：

一个个边框段落→一个矩形框

2、底纹：

填充的颜色是底，填充的图案样式和颜色是纹

3、选中文字和段落→开始选项→段落

边框底纹→颜色→应用范围

选中文字→页面边框→边框底纹→样式→颜色

段落格式的编排

一、段落的缩进

1、选中段落→使用开始选项卡的段落

2、标尺：

选中段落指针放在标尺的“□”拖动鼠标

▽首行缩进△悬挂缩进□向左缩进

3、段落的对齐方式：

①选中段落→格式→段落→对齐方式→确定

②单击开始菜单选项卡上对齐方式：

两端对齐，居中，右，左，对齐

二、行间距和段间距

1、行间距选中文章→开始选项→段落/页面布局→选中文章→右击

2、段间距选中文章→开始选项→段落/页面布局→选中文章→右击

三、项目符号与编号

1、行间距：

选中文章→开始选项→项目符号→选择一种符号→确定

选中段落→项目符号→定义新项目符号

自定义：

开始选项→编号→定义新编号样式

2、编号：

选中段落开始选项→编号→选择一种编号→确定

3、多级符号：

开始选项→多级符号→选择一种多级符号→确定→在文本区输入内容→按回车→按Tabl输入

图文混排

一、插入图片

1、插入→图片→选择图片→插入

图片的编辑

缩放图片选中图片→拖拉控点

右击图片高度/宽度/设置图片格式

2、图片的显示

选中图片→图片选项亮度/对比度/重新着色

右击图片→设置图片格式

选中图片图片格式选项阴影、对齐、裁剪

二、插入形状

1、插入→形状→选择一种形状→拖拉绘制自选图形→编辑自选图形

①大小改变：

选中自选图形→拖拉控点

右击设置形状格式

选中图形→大小

②形状颜色：

选中自选图形→形状、填充、颜色、图片、渐变、纹理

③形状轮廓：

选中自选图形→形状轮廓/轮廓颜色、粗、细、虚实

④形状效果：

选中自选图形→形状效果/预设，阴影，映像……

页面格式的编排

一、页面设置

页面布局→页边距→纸张方向→纸张大小→文档风格

二、页面背景和水印

页面布局→页面背景→水印

页面布局→页面背景→页面颜色

三、文档分页

定位要分页的位置→页面设置→分隔符

四、文档分栏

选中段落→页面布局→页面设置→分栏

五、页眉和页脚

1、设置页有页脚

插入→页眉和页脚→页眉

2、编辑页眉页脚

双击页眉/页脚→重新编辑→编辑→设置奇偶页不同→好→单击关闭

六、页码

插入页码选择位置格式

需更改样式：

页码→设置页码格式

三、艺术字

1、插入→艺术字→选择一种形状→输入文字

2、编辑艺术字

选中艺术字→艺术字样式

四、文本框

1、插入→文本框→选择竖排/横排→在文本区拖拉→在文本区中输入文字

2、编辑文本框：

右击文本框→设置文本框格式

五、SmartArt

1、插入→SmartArt

2、编辑SmartArt

六、屏幕截图

插入→屏幕截图

制作表格

一、表格的创建

1、插入→表格→插入表格

2、绘制表格→插入→表格→绘制表格

二、表格的编辑

1、绘制斜线表：

定位→设计→边框→斜上/斜下

插入→形状→线条→选择线条在表格中拖动

2、表格的选定：

①单元格：

指针放在单元格的左边线上→单击

②行：

指针放在该行的前面单击

③列：

指针放在该列的上面单击

④表格：

指针放在表格的左上角→单击→

3、插入行列

①选中插入的行列→布局→选择要插入行列的位置

②选中插入和行列→右击→插入→选择要插入行列的位置

4、删除行列

选中要删除的行列→按删除键

5、调整表格的大小

①行高：

指针放在行线上→指针变成“↕”时→拖拉鼠标

②列宽：

指针放在列线上→指针变成“”时→拖拉鼠标

③具体调整单元格的大小

选中表格→右击→表格属性→选择行高/列宽→输入大小→确定

Excel2010

一、功能

二、启动与退出

三、界面组成：

快速访问栏，功能页次、功能区、工作表、工作表签、显示比例工具、滚动条、状态栏

四、基本概念

1、工作簿：

Excel操作对象，默认的工作薄为Book1

2、工作表：

共2503长工作表，用来存储与处理数据的区域

3、单元格：

65536行×256列

五、单元格定位

1、Tab2、Enttr3、方向键4、鼠标单击定位

六、选中单元格/工作表

1、行：

指针放在行标号单击

2、列：

指针放在列标号单击

3、工作表：

①指针放在行列交叉处单击②Ctrl+A

4、连续选中：

单击一个单元格不放拖动鼠标

先选中一个单元格→按shift键不放→单击下一个单元格

5、不连续选中：

按Ctrl不放→单击单元格

七、数据的输入

1、文字的输入：

定位→选择输入法→直接输入

2、文本数字、电话号码、身份证号、编号、邮政编码

先输入单引号‘’英文状态下，输入数字→回车

先选中要输的区域：

开始→字体→单元格式

③选中表格→布局→属性→选择行高/列宽→输入大小→确定

④平均分布大小

a选中表格→布局→分布行/分布列

b选中表格→右击平均分布各行/平均分布各列

c调表格大小

指针放在表格右下角的小方框上→拖拉鼠标

6、合并和拆分单元格

①合并单元格：

a选中两个以上的单元格→布局→合并单元格

b选中两份个以上的单元格→右击→合并

②拆分单元格：

选中要拆分的单元格→布局→拆分单元格

选中要拆分的单元格→右击→拆分单元格

7、单元格的对齐方式：

①选中单元格→布局→对齐方式

②选中单元格→右击→单元格对齐方式

8、边框与底纹：

选中表格→设计→边框→底纹→确定

9、自动套用格式：

选中表格→设计→表格样式→选择一种样式→确定

10、文字方向

选中文字布局文字方向

数值的输入：

1、正数、负数、小数、直接输入

2、分数：

真分数：

0→空格→1→1→2→回车→

代分数：

带数1→空格→1→1→2→回车→

日期和时间：

1、日期：

先输入日期→选中日期→格式→单元格→数字→日期→选择日期样式→确定

2、时间：

先输入时间→选中时间→格式→单元格→数字→时间→选择时间样式→确定

3、当前日期：

Ctrl+;（分号）当时时间：

Ctrl+shift+；

eg:

日期：

2015-7-20时间9：

30

作业：

编号

姓名

身份证号

年龄

入厂日期

001

002

003

004

数据

一、自动填充：

先计算好/输入数据→光标定位在计算好数据的右下角→指针变成“+”时单击不放→并向下/向右拖动鼠标

二、批注：

1、定位单元格→审阅→新建批注

2、右击选中的单元格→插入批注

编辑批注：

定位设好批注的单元格→编辑批注

删除：

定位设好批注的单元格→右击→删除批注

三、自定义序列

文件→选项→高级→编辑定义序列→输入序列→确定

四、等比等差序列

输入初始值→编辑选项→填充项→系列→序列产生在行/列→输入步长值→输入终止值→确定

五、数据的有效性

选择单元格区域→数据选项→数据有效性→允许→序列→来源→输入内容，两项内容之间，用英文输入法下的逗号相隔→确定

六、行、列、插入与删除

1、插入行：

定位行→右击→插入行

2、插入列：

定位列→右击→插入列

3、删除行、列→右击→删除

数据的编辑与计算

一、数据的编辑

1、数据的修改：

单击定位→Delete→输入

双击单元格→删除→输入

2、数据的移动与复制

①数据的复制

选中要复制的区域→右击复制→到目标位置→右击选择性→粘贴→数值→确定

②移到：

选择要移到的区域→右击→剪切→到目标位置→右击→粘贴→选中数据区域指针放在选中的边框上拖动鼠标

3、数据的行列互换是一种特殊的复制

选择数据区域→右击复制→到目标位置右击→选择性粘贴→勾选转置确定

三、数据的计算：

1、公式法：

定位要求值的单元格→在单元格内输入

=B2+C2+D2……回车→自动填充

2、函数法：

定位要求值的单元格→开始选项→插入→选项→选择函数→选择要计算的区域→确定→确定

3、自动求和：

定位要求值的单元格→单击公式选项→∑→自动求和→回车

工作表的格式化

一、1、设置工作表的格式

①利用开始选项→字体、对齐方式

②选中数据区域→右击

③利用浮动工具栏

2、套用表格格式

选中数据区域→开始选项→套用格式

3、格式刷

4、条件