现状描述问题和采购管理.docx

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现状描述问题和采购管理

现状描述、问题和采购管理

1．现状描述

2．关键问题

3．需求分析

4．解决方案及目标

5．业务流程

1．公司物资管理部门的组织机构和业务范围？

东轻公司目前的物资管理部门涉及部门：

物资采购中心、销售公司、进出口公司以及有采购权的子公司/分公司（特材公司、型材公司、粉业公司、铸轧公司、东振公司、运输公司、东达铝木制品公司等）

物资采购中心由供应科、备件科、仓储科组成。

供应科负责辅助材料如煤炭、焦碳、油脂、气体、耐火材料、建材、钢材、有色金属、五金水暖、消防器材、化工材料、化学药品、玻璃仪器、量刃具、工磨具、轻工产品、劳保杂品等物资采购计划的编制、供应商的选择和确定，签定并执行采购合同；备件科负责成套设备、仪器仪表、进口备件、非标备件、标准件、办公设备及耗材等物资采购计划的编制、供应商的选择和确定，签定并执行采购合同以及备件修理、外委加工件的合同签定和执行；仓储科负责各类物资的接收、保管、发放。

销售公司负责铝锭和八大金属等原料的采购，采购业务由原料科负责。

进出口公司负责进口原料、设备、备件的采购，采购业务由进口部负责。

有采购权的子/分公司采购本公司需用的原辅材料、备品备件，采购业务由其销售科、供应科负责。

2．物资管理流程？

3．目前有否计算机系统协助管理物资采购？

计算机系统的规模、支持的内容、范围，与其他计算机系统的数据交换方式、交接内容？

物资采购中心现无计算机系统协助管理物资采购，现计算机系统仅作为办公自动化设备使用，并储存相关资料，可浏览公司局域网上相关信息，还将有关信息上挂至局域网上。

MIS系统：

现有系统只能进行简单的单据处理，需手工录入。

信息不共享：

信息未能实现与其他业务部门的共享，需要大量的简单的工作，并且由于多头信息的进入，需要大量的核对。

同时编制采购计划时无法了解到所有库存信息，影响采购计划的准确性，造成库存物资积压。

3．物资管理涉及哪些物资？

分类方式如何？

原材料：

铝锭和八大金属。

辅助材料：

煤炭、焦碳、油脂、气体、耐火材料、建材、钢材、有色金属、五金水暖、消防器材、化工材料、化学药品、玻璃仪器、量刃具、工磨具、轻工产品、劳保杂品

备品备件：

成套设备、计算机等固定资产、轧辊等非标备件、机床件、空压机件、天车件、轴承、液压件、水泵、阀门、电机、仪器仪表、电子元器件、二类电器、三类电器、电线电缆、石墨制品、计算机耗材。

4．物资管理是否代码化？

物资编码如何？

是否全厂使用？

尚未代码化。

编码需保持全公司的信息一致性、兼容性：

包括设备、备件与装备系统；原辅材料与生产技术系统的配套。

5．物资管理中涉及哪几个价格体系（计划价、移动平均价或其他）？

对外采购和对内核算及成本分摊分别采用什么价格体系？

有没有采购最高限价？

物资管理中采用实际采购价和计划价体系。

对外采购采用实际采购价，内部核算、成本分析采用计划价。

没有最高限价。

6．物资采购的数据来源于哪个部门？

即由哪些部门提出物资需求？

各部门提出需求量的根据是什么？

目前各部门提出的物资需求内容有哪些有否紧急需求？

紧急需求的处理流程？

物资采购的数据来自各分厂、子公司、独立经营单位、机关各部室。

各部门提出的需求量的根据是生产或工作中的需求量以及各二级库的库存量。

原材料：

年初通过对年度经营计划的分解，与供应商签订大的供货合同。

具体采购由生产部通过对月度生产计划的分解，结合目前的库存和在制品情况，产生原材料采购及资金计划。

辅助材料：

各分厂根据生产计划提出需求计划，物资采购中心供应科根据对各分厂的需求计划的汇总，查询库存现有量，形成辅助材料的采购计划。

备品备件：

固定资产根据年度生产经营计划进行分解按月执行，维护检修用备件由设备所在单位根据设备使用情况提出申请计划，物资采购中心备件科汇总各单位申请，查询库存，形成备件采购计划。

经常有紧急需求。

紧急需求的处理流程，同一般采购流程一样，只是为确保生产、工作不受影响，先执行采购后补办手续。

7.部门提出的物资需求通过什么途径达到采购部门其中是否经过某些审核若需审核平衡，则平衡的依据手段是什么？

与库存量是否有关？

与金额是否有关？

各部门提出的物资需求经各二级单位供应\设备计划员根据需求量和库存并经供应科长或设备科长审核后由主管副厂长/经理/主任批准后,报至采购部门.

经过使用单位和物资采购部门审核,平衡的手段是需求量、该物资的重要程度、库存量、资金情况

与当时库存量和金额均有关。

8．物资采购的详细流程？

是否有询比价过程？

有否招投标过程？

那些物资采购必须经过询比价或招投标？

有询比价过程，有招投标过程。

技术改造项目和较大数量或总金额较大的物资必须经过询比价或招投标。

9．若有招投标的话，招投标管理流程如何？

技术改造项目按照法定招投标程序进行。

10．采购员有否业务分工？

是否对本人所管理的采购物资进行一贯的管理方式？

计划员有业务分工，对对本人所管理的采购物资进行一贯的管理方式，从需求受理到到货。

11．对供应商是否进行统一的管理？

管理内容？

有供应商代码否？

编码规则？

对供应商进行统一的管理。

销售公司负责原材料的采购控制，并负责对其供方进行调查、评定和控制。

物资采购中心负责辅助材料、备品备件的采购控制，并负责对其供方进行调查、评定和控制。

没有供应商代码、无编码规则。

对新选择的供方或使用新材料选择供方时，由采购部门或技术部门提出申请，由企划部组织相关部门参加，对拟选定的供方进行考察、评审、评价确认其能力能满足要求后可列入公司“合格供方名录”。

采购部门每年按照合格供方的评价原则和合格供方的评价方法的要求对供方进行一次评价，发布“合格供方名录”，由有关部门会签，主管领导批准。

采购部门应建立供方档案，保存其质量记录和进验货记录等有关资料，每年对其进货情况进行一次统计分析报企划部。

对供货质量不稳定、不满足质量要求的供方，因采购部门随时向供方提出质量改进和纠正措施要求，限期整改。

对整改后符合要求的可继续作为合格供方，否则经主管领导批准取消其合格供方资格。

现无供应商代码，和编码规则。

现无供应商代码、无编码规则。

12．目前物资采购合同分为哪几种？

国内外采购是否同一部门管理？

若否则国外物资采购流程和国内有哪些不同？

？

？

在环节上区分国内外采购（分流点在哪里）现无供应商代码，和编码规则。

12．目前物资采购合同分为哪几种？

国内外采购是否同一部门管理？

若否则国外物资采购流程和国内有哪些不同？

？

？

在环节上区分国内外采购（分流点在哪里）

物资采购合同分为普通标准合同和采购协议通知合同、传真订单。

原材料国内外采购由销售公司负责，辅助材料和设备、备品备件由物资采购中心负责。

国外物资采购由销售公司和物资采购中心同进出口公司签定合同，东轻公司同进出口公司是关联交易关系是公司供应商。

13．合同格式一个合同内的物资是否分批到货仓库人员及计量、检验人员如何知道到货信息？

合同格式为标准购销合同格式

一个合同内的物资不一定分批到货，有分批到货，也有一次性到货，按合同或双方约定。

铁路整车到货由仓储科验收组通知保管员；铁路零担火气于物资仓库人员及计量检验人员是由采购人员通知到货信息。

14．到货时那些物资需要计量？

那些需要质检？

计量、质检分别有哪几种方式？

所属管理部门？

管理流程？

到货时是否允许数量超出合同订货量？

到货时需要计量的物资有铝锭、八大金属、钢材、有色金属、煤炭、焦碳、油品、气体、化工材料等；

到货时需要质检的物资有原料、必检辅助材料、大型非标件、仪器仪表、设备、计量器具。

采购的原辅材料进入公司后，计划员应填写原辅材料交验单交科研所原辅材料检查站按照《原材料、辅助材料厂内验收标准》进行取样检验，合格后方可办理入库手续，对《原材料、辅助材料厂内验收标准》中没有作出规定的材料，由采购人员、库房保管员按采购合同和订货标准对材质单、合格证进行严整，确认合格后方可办理入库手续。

对采购的标准备件、成套设备等由采购人员、库房保管员按采购合同和订货标准对材质单、合格证进行验证，确认合格后方可办理入库手续。

对采购的非标备件等由采购人员、库房保管员、备件检查员按采购合同和订货标准、图纸对非标备件进行检验，需要探伤则填写委托单由研发中心探伤站进行探伤检验，确认合格后方可办理入库手续。

计量检验包括检重、检体积、检流量、检容积。

计量、质检的管理部门有物资采购中心、销售公司、计量控制中心、研发中心，需外委检测的由国家省市技术质量监督部门认定的检测机构。

对采购的仪器仪表计量器具由采购人员填写委托单，由计量控制中心进行检定，确认合格后方可办理入库手续。

当公司或顾客在供方现场进行验证时，采购员应就有关事宜在采购合同中作出规定，经双方确认后实施检验，提供质量检验证明，合格后运回公司。

经检验或验证不合格的原辅材料、备品备件等由采购人员负责向供方反馈质量信息，协商处理。

仓库保管员应将其隔离存放，做好标识，禁止发放。

若因生产急需来不及检验验证进入公司的原辅材料，防可发放到使用部门。

物资到货时数量超出合同订货量时，按合同规定或由采购人员同供方协商解决。

15．到货时产生异议如何处理？

异议物资如何处理？

在生产过程中已应用的物资产生异议如何处理？

到货时产生异议由采购人员负责向供方反馈质量信息，协商处理。

仓库保管员应将其隔离存放，做好标识，禁止发放。

在生产过程中已应用的物资产生异议时需及时查明原因、分清责任并同供方联系，协商解决。

16．合同的供货方和开具发票方是否一致？

发票的开具是否和到货批次一一对应？

发票上开具的物资价格和合同上的定货价是否严格相等？

发票上的物资数量是否和到货和到货物资严格相等？

每张发票上的物资金额是否有上限？

合同的供货方和开具发票方必须一致，发票的开具是和到货批次一一对应，发票上的物资数量和到货和到货物资严格相等，每张发票上的物资金额没有上限。

17．发票有多少种类？

发票涉及哪几种金额类别？

和合同上的金额类别是否一致？

（例人民币、美元等）发票有哪几种费用组成？

（例如

物资金额、运输费、包装费、关税、增值税等）各类发票之间关系如何？

发票有增值税发票、普通商业发票、运输发票，发票只有人民币一种金额类别，发票由物资金额和增殖税组成，其他费用运输费、包装费、关税如在发票中体现需要合同中约定或单独开具运输费、包装费发票。

发票之间的关系一是税率不同还有是分别进不同的财务科目。

18．发票开具方式？

财务分担成本时发票上除物资金额以外的费用如何分担到物资细目上？

发票由供方开具或由供方所在地税务机关开具，财务分担成本时增殖税进财务费用、运输费、包装费进采购费用，物资金额进采购成本。

19．向供应商付款流程、方式？

付款的前提条件是什么？

应付款项的数据来源是什么？

采购实施前需主管领导的批准，批准后需合同的执行，

付款的前提条件是合同经过双方认可，进入执行程序

应付帐款的数据来源是合同及财务应付帐款明细

20．物资系统目前与财务系统的票据交接有哪些？

内容有什么？

物资系统与财务系统的票据交接有发票、材料入库单、材料出库单，备件入库单、备件出库单，固定资产订购单、固定资产入库单、固定资产出库单、仪器仪表入库单、仪器仪表出库单、检斤单、调拨单、对调单、缴库单、定额损耗单、委托加工单、劳务转帐单、财务借款单等。

内容材料备件入出库有入、出库单，仪器仪表、固定资产有订购单、出入库单。

21．目前有多少个物资仓库？

有否存放类别？

仓库管理的责任单位是什么？

目前有7个物资仓库：

原料库、供应库、备件库、钢材库、劳保库、综合库、油气库等，按物资类别存放

仓库管理的责任单位是销售公司原料站和物资采购中心仓储科。

22．仓库管理的流程？

包括入库的前提是什么？

库存管理的内容盘库的周期？

盘赢盘亏任何处理？

仓库管理的流程包括物资的入库检验、检定办理入库手续；库存的维护保养；出库的发放；

入库的前提是检验检定合格；

月、季、年

盘赢盘亏同财务部协商处理。

23．仓库管理与财务管理的票据交接有哪些？

　内容有什么？

材料（备件）出入库单/仪器仪表/固定资产出入库单。

24．物资领用的程序？

领用时是否严格区分谁申购谁领用？

领用部门如何知道所领物资在仓库中存在？

二级根据采购计划的数量和规格填写材料领用单、备件领用单、仪器仪表出库单或固定资产出库单向物资所在仓库领用，仓库保管员根据计划和领用单和出库单发放，机关各部室领用时由财务部审批。

专用或非标物资谁申购领用，其他物资不严格区分。

领用部门通过采购人员获知物资到库。

25．对领用部门的核算方法？

与财务核算成本有何关系？

根据领料单或出库单的计划价格（不含税）、数量，每月由财务签帐员将每月各单位领用的物资单据签出。

领料单、出库单作为领料单据是财务核算的依据。

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