合同管理制度 719Word文件下载.docx
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第八章合同资料的保管11
第九章合同的查阅和调用12
第十章合同交接13
第十一章奖惩13
第十二章附则13
第一章总则
第一条目的
为规范湖北中油科昊机械制造有限公司（以下简称“公司”）的合同管理，减少和杜绝在合同工作中出现问题，维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》等有关法律、法规，结合本公司的实际情况，特制定本管理制度。
第二条适用范围
本制度适用于公司与其它平等主体（自然人、法人、其它组织）之间签订、变更、终止民事权利义务关系的合同和协议的管理及人事类合同及审批流程的简介，具体的人事类合同的管理制度由公司人事部门另行制定。
第三条合同管理原则
1、申请部门负责制
合同申请部门是指合同所规范事项的承办部门及其负责人员（包括被授权人）。
申请部门及其负责人员对合同拟订、谈判、内部审批、合同签署、合同履行、合同变更、解除、终止的全部过程负责。
2、合同签署的权限限制
任何人非经公司授权不得以公司或者公司代理人的名义对外签订合同。
公司法定代表人有权自行或授权他人代表公司对外签订合同。
授权他人代表公司签订合同的，应出具授权书，明确被授权人的授权事项、权限和授权的期限。
被授权人就授权事项向公司负责。
3、合同审核实行两审终审
合同审核申请人提交的合同应首先递交给部门负责人审核，部门负责人审核后提交给公司法定代表人或其指派的其他人员复审，复审后由相应部门负责人将审核意见反馈给申请人。
4、订立书面合同
合同应当采用书面形式确认。
利用数据电文方式订立合同的，也应当采用书面方式进行确认。
第二章合同分类
第一条分类
合同依其性质共分以下几类，其中1-4类合同需要按照公司的规章制度办理合同审批前的物资审批、销售审批等前置审批手续：
1、销售类合同
指公司向公司以外企业实体销售设备、提供服务而签署的合同，如产品销售合同、技术服务合同。
2、采购类合同
指公司向公司以外企业实体采购物资（固定资产）、委托加工定做产品、委托维修加工产品而签署的合同，如产品采购合同、加工承揽合同、维修加工合同。
3、物流合同
指公司向公司以外的企业实体委托货物运输服务而签署的合同，如货物运输代理协议。
4、第三方服务（转包及分包合同）
指公司将业主委托的业务转为委托或部分委托第三方完成，并由公司向其支付费用而签署的合同。
5、战略性合作合同
指公司与公司以外的第三方签署的针对公司某一业务领域或跨领域多业务合作类的合同，如联合投标合作协议/作业服务合作协议、产品（服务）代理协议、产品（服务）分销协议、战略合作协议及理解备忘录。
6、人事类合同
指公司与公司员工、公司之外的第三方就劳动人事管理方面签署的合同，如劳动合同、聘用合同、员工培训合同、员工保密协议、社保及公积金委托缴纳合同。
7、并购类合同
指公司用现金、有价证券或者其他资产购买公司以外企业的资产、股权或认购增资，以获得对该企业的全部资产或部分资产的所有权，或取得该企业的控制权或参股权而签署的合同，如股权转让协议、增资协议、资产收购协议。
8、融资、担保类合同
公司为了对外融资而与银行或其它金融机构签署的贷款、担保类合同。
9、其它合同
第三章合同审批流程
第一条合同审批流程
1、流程规定
合同审批流程为根据合同类别确定的常规合同审批流程，合同使用部门可根据实际需要提出调整流程申请，经公司管理部门会商决定是否进行流程调整，如进行流程调整的，由经营管理部进行流程调整并公告。
2、审批流程
合同审批流程一般由业务部门发起流程，分别由公司经营管理部审核、公司领导审批，具体合同流程以公司EDM系统公布的流程为准。
第四章合同的起草、审核及签订
第一条合同起草
合同原则上由合同申请部门负责起草。
第二条合同格式
1、合同文本形式
所有合同一律采用书面形式。
凡公司合同模板库中存在的格式文本，应优先参照适用；
公司模板库中不存在的，合同申请部门可以根据项目具体情况进行拟订。
2、合同文本的总体要求
合同文本的起草应力求由合同申请部门为主承担，语言应严谨、简练、准确。
合同文本中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。
第三条合同模板的年审
1、公司自有合同模板的年审
每年由公司经营管理部根据公司相应业务分类邀请相应职能部门对公司的日常经营所用合同模板进行审核，其中对于公司自身的合同模板经相应部门讨论后，经经营管理部同意可以进行合同模板的修订。
第四条合同申请部门对合同审核的内容
1、合同的经济性:
（1）市场供应、需求情况经调研属实;
（2）市场供应、需求价格预测可靠、合理;
（3）应予考虑的其它经济因素。
2、合同的技术性:
（1）技术依据真实、可靠;
（2）技术措施完备、可行;
（3）技术标准和参数科学、真实、可行。
3、合同的可行性:
（1）整体项目技术具有可靠性;
（2）经济效益或社会效益具有真实性;
（3）合同履行具有可操作性。
4、合同的安全性:
（1）涉及的知识产权已采取相应的保护或限制措施;
（2）无损本公司商誉、商业秘密及其他利益;
（3）合同申请部门认为必须审核的其他内容。
第五条合同的审核内容
1、相关税项、发票开具条款等内容是否合理、合法、可行。
2、合理控制合同文本正副本数量，有效降低印花税成本。
3、合同是否涉及关联交易，审核关联交易的安排、定价等合理性。
4、合法合规性:
（1）主体合法，签约各方具有签约的权利能力和行为能力;
（2）内容合法，签约各方意思表示真实、有效，无悖法律、法规、政策及公司经营策略与计划，无规避法律行为，无显失公平内容，无明显属于采取欺诈、胁迫、乘人之危等手段订立合同的情况;
（3）形式合法，订立合同的形式符合法律规定要求;
（4）签约程序合法，订约等有关程序应符合有关法律、法规及公司规章制度的规定。
5、严密性:
（1）合同条款完整、齐备;
（2）文字清楚准确，不致产生歧义;
（3）设定的权利和义务具体、确切，对公司合法权益的保护充分;
（4）相应手续完备;
（5）相关附件完备;
（6）附加条件适当、合法。
第六条合同签订
1、合同完成本制度所约定的审批后，可进行签署。
公司对外签订合同，应由公司授权人签署。
公司授权人是指公司法定代表人或法定代表人书面授权的代理人，XX或超越代理权限不得对外签订合同。
2、所有合同在盖章前必须进行校签，合同校签应先由合同申请部门经办人签字，然后再由公司经营管理部签字。
3、公司法定代表人或其委托的代理人签字后，将合同文本加盖公章或合同专用章，并在财务部门、经营管理部各留存一份备案。
4、合同必须呈报上级主管部门登记、批准或报工商管理部门鉴证、公证处公证的，申请部门应及时办理有关手续。
第五章合同的履行
第一条合同依法成立，即具有法律约束力。
履行合同的部门应积极行使合同赋予的权利，同时严格履行合同所规定的义务。
第二条合同履行涉及公司多个部门或其他附属单位的，合同履行部门应当及时、准确地向有关部门或单位发出合同履行协助通知，告知合同履行时需要协助的内容，有关部门或单位应予以积极配合。
第三条合同依法签订生效后，合同履行部门应及时检查、了解履行情况，发现问题及时处理。
第四条合同履行过程中如发现对方不履行或不完全履行合同时，合同履行部门应在法定、约定或合理期限内以法定、约定或没有相关规定时以书面方式向对方提出异议。
收到对方履行异议时，合同履行部门亦应在法定、约定或合理期限内以法定、约定或以书面方式予以答复。
第五条向对方提出异议的文件和对对方提出异议的答复文件须经经营管理部人员审核。
第六条签订合同后，应当积极、全面履行。
如遇最终合同不能履行或不能完全
履行，合同履行部门经办人应当将有关情况及时向所在部门、经营管理部和公司主管领导报告，以便采取必要的补救措施。
第七条遇有不可抗力等影响合同履行的因素时，合同履行部门经办人应当及时将有关情况向所在部门、合同管理员或经营管理部及主管领导报告，并由经办人于不可抗力事件发生当日或3日内以书面形式通知对方，并收集有关证据。
第八条合同订立后，不得因合同履行部门经办人或法定代表人的变动而影响合同履行。
在合同履行过程中，合同履行部门经办人变更时，应办理交接手续。
第六章合同的变更和解除
第一条合同在履行过程中，需要进行变更或解除时，应与对方协商一致进行变更或解除。
法律有特别规定或合同有特别约定的，依据法律规定或合同约定。
第二条变更、解除合同的审批权限和程序，与合同订立的审批权限和程序相同。
第三条变更、解除合同时，应在法律规定、合同约定或合理期限内与对方当事人进行协商，书面函告并限期答复。
第四条合同履行部门经办人在收到对方要求变更或解除合同的通知后，应及时提请所在部门、经营管理部处理。
第五条变更、解除合同应当采用书面形式。
第六条合同的变更、解除应注意以下事项:
1、主体变更、解除，应征得合同各方同意;
2、有担保条款的合同变更，应征求原担保单位或个人的同意并在变更协议上明确约定并加盖担保单位的印章或签字;
3、经登记、批准、鉴证、见证、公证的合同，变更协议应重新登记、批准、鉴证、见证、公证;
4、合同中订有保密条款或附有保密协议的，合同解除后，其效力并不受影响。
合同变更时，如果涉及到双方当事人的变更或合同内容的变更，应变更保密条款或保密协议;
5、特殊类型合同的变更或解除，法律有特别规定的，应依特别规定办理。
第七条变更、解除合同的协议在达成之前，根据实际情况，应采取继续履行、补救或中止履行等措施。
第七章合同纠纷处理
第一条合同在履行过程中发生纠纷的，应按《合同法》、《民事诉讼法》等有关法律、法规和本制度处理。
第二条处理合同纠纷的原则:
1、及时处理的原则;
2、双方协商解决的原则;
3、维护公司合法权益的原则。
第三条纠纷发生后，合同履行部门经办人应及时向所在部门、合同管理员和
经营管理部递交合同纠纷说明，同时应迅速收集下列有关证据（原件或复印件）:
1、合同文件（包括变更、解除合同的协议、邮件、传真、信函、图表、视听资料、广告、授权委托书，介绍信及其他有关资料等）;
2、送货、提货、收货、托运、验收、发票等有关票证票据;
3、货款的承付、托收凭证、信用证、完税凭证、有关财务账目;
4、作为质量标准的法定或约定文本、封样、样品及鉴定报告、检测结果等;
5、证人证言;
6、其他证据材料。
第四条经营管理部根据情况，在5个工作日内提出处理意见，由合同履行部门经办人提交公司分管领导审批。
第五条合同纠纷经双方协商达成一致处理意见的，应订立书面协议，由双方代表签字并加盖法人公章。
第五条对经协商无法解决的纠纷，如属对方过错或违约，经公司领导同意，经营管理部可向仲裁委员会申请仲裁或向人民法院起诉;
若对方已经向仲裁委员会申请仲裁或向人民法院起诉，经营管理部应积极协调，必要时外聘律师参加仲裁或应诉。
第六条纠纷处理完毕后，由经营管理部负责向公司分管领导报告;
重大合同的纠纷处理，应随时向公司领导及董事会报告进展情况。
第七条处理合同纠纷，应特别注意下列问题:
1、证据可能丢失或以后难以取得的情况下，及时向法院申请采取证据保全措施;
2、发现对方当事人或利害关系人有可能隐匿、转移财产将使我方权利难以实现时，
及时向法院申请采取财产保全措施;
3、做好每起合同纠纷实况记录，存档备查;
4、凡属我方责任的合同纠纷，应逐笔查明原因，分清责任，要求责任人员承担责任，并责令其提出补救措施。
第八条双方已签署的解决合同纠纷协议书、仲裁机关的调解书，仲裁裁决书及法院的调解书、判决书，在正式生效后，应复印若干份，交经营管理部、合同履行部门收执，督促该文书的履行。
第九条对方当事人在规定期限届满后没有履行上述文书规定义务的，合同履行部门经办人应及时通知经营管理部。
第十条对方当事人逾期不履行已发生法律效力的调解书、仲裁裁决书或判决书，公司依法向人民法院申请强制执行。
第八章合同资料的保管
第一条合同一经签订，合同履行部门应立即建立该合同档案。
合同档案应包括主要以下内容：
合同正式文本及附件、往来函电、履行情况（书面说明）、结算单据、变更或解除合同的协议等一切有关该份合同在签订和履行过程中的情况说明等书面材料。
未能取得原件的，可用复印件，但应注明原件的下落。
此外，合同档案中还应保存双方签字认可的会谈记录、会议纪要等。
双方通过邮件往来的，应该保留电子邮件备查。
第二条财务部为合同档案正本原件管理部门。
各部门应指定专人负责合同档案的管理工作，同时建立合同档案电子清单。
由专人对合同执行情况进行动态跟踪与提醒。
财务部应建立准确、完整《合同分类台帐》，合同档案应在合同终止或解除后保存两年。
第三条合同签订后2个工作日内，申请部门必须将合同档案原件移交给所属财务部指定的合同管理人员，在合同履行过程中所签署的相关文件同样在2个工作日内移交财务部。
申请部门留存复印件，并请财务部有关人员签收。
第九章合同的查阅和调用
第一条公司各部门人员如需查阅已备案的合同，需要经申请部门经理审批同意后，以电子邮件的形式或纸质申请单向财务部合同保管员提出查阅申请（该申请包括查询的合同名称、范围以及用途），同时该邮件抄送财务部负责人。
第二条公司各部门人员如需调用已备案的合同（包括但不限于合同的原件、电子版、复印件），需要经申请部门经理审批同意后，以电子邮件的形式或纸质申请单向财务部相应保管人员提出调用申请（该申请的内容包括调用的合同名称、范围以及用途，如调用的合同为合同原件的，需要明确归还时间）。
同时将该邮件抄送财务部负责人。
第十章合同交接
第一条合同签订后，合同履行部门经办人工作地点或者工作岗位调动的，必须进行合同交接，形成书面的交接记录。
第二条经办人所在部门负责人作为本部门合同交接的监管人，如果交接人属于经办部门负责人的，该合同经办部门的上级部门负责人作为合同交接的监管人，负责对于合同交接的监督，并在书面的交接记录上签字确认。
第十一章奖惩
任何人因在履行本制度及其相关规定中的过错或过失给公司造成重大损失的，视同违反公司重要规章制度给予相应处罚。
第十二章附则
第一条本制度与中华人民共和国法律、法规的规定相抵触的，按法律、法规的规定执行。
第二条本制度自发布之日起实施。
自本制度发布之日起，公司其他与本制度相冲突或偏离的制度条文规定即行废止。
第三条本制度由公司经营管理部负责解释。
湖北中油科昊机械制造有限公司
二零一四年七月十九日
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