往来管理制度.docx
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往来管理制度
一、管理目的
为加强公司往来款项的管理、提高资金使用水平，规避风险，及时清理不合理的资金占用，保护企业资产的安全、完整，根据《会计法》、《企业会计制度》等相关法律法规的规定，结合公司实际情况，特制定本制度。
二、管理范围
适用于公司及其关联公司的往来账款的核算及管理：
包括应收账款、其它应收款、预付账款、应付账款、其它应付款、预收账款管理。
三、管理内容
（一）往来账款按业务内容设置二级科目，并按往来单位或个人进行辅助核算。
要求正确使用会计科目，做到往来单位明确、记账清楚、余额准确、账表相符，做好经办部门、经办人的登记，每月终了列出分户清单，并及时提供给清缴部门组织清收或及时报账清算。
（二）建立往来款项责任制，严格执行催款制度。
经办人为第一责任人，经办人及经办部门应做好往来款项的登记备查工作，并定期和财务部核对，做到该收的资金及早收回，该付的资金合理支付。
（三）往来款项应定期对账，并制定往来清理计划。
1、公司关联各单位之间每月核对清理一次往来，发现问题及时解决，减少内部互相托欠债务，杜绝单方挂账现象的发生。
2、公司外部往来款项每季度核对一次，查清拖欠原因，及时解决存在问题，责任部门应配合财务部门及时对应收款项进行清理回收，减少不合理占用和可能的坏帐损失。
并配合财务部门做好催缴记录，定期及每年度终了对应收款项进行检查，预计应收帐款可能发生的坏帐损失，并计提坏帐准备。
3、往来款项核对结果必须形成书面文字记录，并把各种函证凭证装订成册，及时归档，方便日后查证。
（四）对长期无人追索的款项应进行调查，确属不需付的账款，报请批示后，及时做账务处理。
（五）建立备用金领用和报销制度员工因公需要借款的，必须填制借据，写明借款日期、用途、金额、还款期限，经批准可借支一定数额的备用金。
员工出差借款的，还款期限为出差回来后十五天内。
在还款期限内，员工没还清借款的，从工资中逐月扣除，并不得再借新款。
财务部应根据制度规定进行定期清帐，每月末、季末、年末必须进行借款清理，发现问题及时上报，确实有难以清理的，由相关部门领导协助办理。
（六）加强信息交流与沟通，公司高管、财务部门、相关业务部门及管理部门应定期进行交流，相互配合，上传下达，共同做好往来账款的管理工作
四、往来管理流程及具体处理方法
1：
应收账款的流程及处理方法见下表
步骤
工作事项
责任岗位
事项说明
应用表单
1
在外货款的确认
销售会计
根据企业会计准则，公司在完成产品发货后，根据合同约定确认对客户应收的在外货款。
要求根据合同与销售订单分别确认，对于涉及融资销售业务的，需与融资销售合同一一对应。
2
付款
客户
1、收款条件的合同约束。
为规范客户付款行为，需在合同中明确客户规范付款、信息反馈、开展对账的要求，保障公司权益，具体要求详见附件2
2、客户付款回馈要求。
各单位应建立客户付款回馈机制，建立短信、热线、网页等反馈渠道，发现营销代表的私下收款行为。
具体要求详见附件3
3
收款、登记台账
代理商出纳
1、公司实行销售收款责任制。
主机销售以签订合同人为收款直接责任人，配件销售以出库订单责任人为收款直接责任人等。
原则上，收款责任人不得直接向客户收取任何货款。
具体原则详见附件1
2、为保证收取款项的有效与安全，收款人员需对收取的汇票、支票等进行审核，避免产生欺诈风险。
审核要求详见附件5
4
申请授权
收款责任人
一、营销代表、法制催款员、服务工程师等现金收取授权程序（详见附件6）
营销代表、法制催款员、服务工程师根据客户的付款意向填写《现金收款特别授权书申请单》；
二.仓管员配件销售收款授权程序（详见附件7）
1.在周末、节假日、下班时间，客户至库房要求现金购买配件，而出纳无法及时到达现场办理收款手续的，仓管员应逐单向出纳短信或邮件授权，在获得了出纳的同意以后（不得以电话等口头方式授权，需保留相关授权记录），方可办理现金收款手续，并向客户开具收款专用收据。
2、对无法逐一配备出纳人员的库房，应完善刷卡消费等收款手段，减少收现次数，如因客户服务因素需要收现的，需向分公司财务申请逐日批量授权，并在收现后当天将收款情况以备查表形式以邮件报送至分公司出纳处，
销售收款授权书、仓管员收现申报表
5
审核并开具授权书
出纳、财务经理
1.代理商出纳根据申请书上所列客户名称、收款金额、收款类型等信息填制《现金收款特别授权书》。
2.分公司财务经理审核签字后，将《授权书》第二联盖上分公司财务章交给收款责任人作为授权凭证，将《授权书》第三联留存用以开具收款专用收据并跟踪收款，《授权书》第一联交财务经理留底备查。
3、需借领《授权书》的，需填制申请单经分公司经理、分公司财务经理审核后领用空白授权书，空白授权书每月需核查一次，由出纳复核是否有遗失或缺页。
4、授权书由事业部财务本部统一印制，并由分公司财务经理统一组织发放、开具、跟催、核销、注销。
具体程序详见附件8
6
收款并上缴款项
收款责任人
一、营销代表、法制催款员、服务工程师等现金收取授权程序
1.收款责任人持《授权书》第二联及开具的收款专用收据至客户处收款，在收妥货款后向客户交付收据，在收到款项当天将款项交回分公司财务部出纳处；
2.分公司出纳员负责已开具授权书的跟催，如收款责任人因特殊情况当天无法及时交回的，其应立即以短信、邮件等方式（确保留下报备痕迹）向分公司财务经理与出纳报备。
二.仓管员配件销售收款授权程序
1.仓管员办理现金收款手续，并向客户开具收款专用收据。
2.仓管员在收取现金后应妥善保管，并在出纳或会计到岗的第一时间将款项上交，会计或出纳同时核对收据底联。
3.对无法逐一配备出纳人员的库房，仓管员在收现后当天将收款情况以备查表邮件或短信的方式报送至分公司出纳处，在三天内完成现金上缴（通过银行向分公司收款帐号缴存），因特殊情况无法亲自缴现的，需委托他人按时完成缴存，并保管好缴存进账单，以备检查。
4.分公司出纳在完成批量电话授权后需每天收取并汇总（兼职）仓管员的收现记录，每天及时勾销仓管员已缴存的回款，并督促仓管员按期将款项上缴。
7
解款
代理商出纳、会计、收款责任人
收到回款后，出纳应登记收款统计表，并于当日下午5：
00前将已收款信息发给会计。
若客户直接将款项付至结算中心的，结算中心应于收款次日下午5点前将收款信息发送给代理商会计。
代理商会计联系相关业务员，要求其确定与此款唯一对应的订单号、客户代码及发货日期、对解款结果签字确认。
代理商会计应对收款责任人解款信息进行检查（是否符合解款原则，解款客户名称与付款客户名称是否一致），并编制解款表。
8
获取银行回单
代理商出纳
出纳应及时获取银行回单，原则上所有回单需在收到款项24小时内从银行拿回，结算中心因回款银行较多，银行回单无法及时取回的，可先根据网银明细进行账务处理，但月底需补齐回单。
9
回款入账
代理商会计
代理商会计在收到银行回单及货款专干反馈信息当日完成账务处理；
10
在外货款催收、移交
收款责任人
1、根据客户欠款情况，公司需分别采取致函、上门催收、停止服务或停机、法务催收、专项行动等方式进行货款催收。
具体措施参见附件9
2、在货款责任人发生变更时，必须执行货款移交程序，在分公司经理、会计监督下，经客户确认后完成货款移交。
具体要求参见附件10
货款移交表
11
往来核对
收款责任人、稽核会计
1、在外货款的对账分为内部对账和外部对账，是保证在外货款准确与安全的关键手段。
2、各单位必须推行定期对账及与循环对账工作，并由财务人员每月至少抽取5-10%客户直接面对面对账，每年至少循环对账一轮，同时执行分级核对、第三方人员对账、结果校验、结果回访等措施，并建立对账进度干预机制，避免对账工作的异常停滞，保证对账结果的真实、有效。
3、各单位需拓展对账方式，清理客户信息，逐步推行短信对账，提升对账工作的灵活性与及时性。
附件14
对账函、对账登记表
12
申请核销坏账
收款责任人
为保证在外货款的真实，对客户已实质上无力清偿债务的情况下，可在准备好相关法律凭据后申请坏账核销。
具体核销标准及凭据详见附件12
13
坏账核销审批
董事长、财务管理委员会、董事会
1、坏账核销需经过申请、审批、执行、存档等环节
2、审批权限：
单笔金额在1万元以下（含1万元），由分公司总经理审批后执行；
单笔金额在1万元以上（不含1万元），由董事会审批通过后执行，对涉及金额较大的货款核销，必要时可报董事长审批。
3、具体流程要求详见附件11
坏账核销申请审批表
14
坏账核销账务处理
销售会计
1、核销坏账：
在坏账核销申请获得审批后，财务部依据申请单据、会议纪要及相关附件进行核销坏账的账务处理。
2、建立坏账核销备查帐：
财务部应指定一人负责跟踪坏账核销工作，核销时，需登记《坏账核销情况登记表》，内容主要有：
客户名称、应收帐款类型、原确认应收帐款凭证号、核销原因、核销凭证号等，并在后续跟踪坏账回收情况，进行相应登记与处理。
3、已核销坏账收回时，先按收款金额恢复原已核销的应收帐款，再进行回款清账
15
货款分析
销售会计、收款责任人
在外货款分析要求参见附件13
2：
预收账款与其他应收款，因根据业务发生的时间及时核销，按月清理。
对于个人欠款部分，严格按照财务制度办理。
每月10日清理个人欠款明细，按条件分类，主要分为：
在职员工，离职员工，专项借支挂账。
根据清理结果做出个人欠款风险分析表。
每月15日以前由财务出具个人欠款确认表，由各责任人对金额及欠款明细进行核对，核对无误后签字确认，由财务部统一存档。
根据账龄对欠款三个月以上的责任人发催款函进行催款（见附件15）。
收到还款日起10个工作日内归还所欠款项。
（特殊情况除外如：
与公司签订相关协议自购车，购房，董事长特批事项）
3：
应付账款，预付账款，其他应付款定期分析账款类型，确定付款顺序，在企业资金许可的情况下，尽可能先付有折扣的货款。
业务部门做好备查登记工作，定期和财务部核对，按公司资金授权体系，按规定程序和权限进行审批后，财务综合考虑资金情况予以统一安排。
五、往来管理责任与考核：
各在外货款管理部门应建立包括财务与业务体系的货款考核体系，将责任人员的绩效考核与货款管理结果挂钩，确保管控效果。
对出现“往来不清、阴阳合同、挪用货款、配件管理混乱”等问题的进行一票否决。
为保证对账工作的有序推进，对出现的未对账、未回函、差异不明等现象进行严格考核，分别予以调减事业部考核利润、分公司承包利润及停止责任人的提成、提奖。
1、收款责任人回款反馈信息不真实、不准确的，考核200元/笔；
2、弄虚作假的，考核500元/次，情节严重的退回人力资源部；
3、未按时进行回款信息反馈，考核50元/次，回款确认原则进行回款反馈，解款信息反复调整、前后矛盾的，考核50元/次；
4、未及时反馈预收原因的，考核50元/笔，预收未及时提示转订单的，考核100元/笔；
4、出纳无特殊原因未及时取回银行回单，每延迟一天扣5元，未按要求准时编制、发送收款统计表，考核10元/次；
5、货款专干解款无相关依据的，考核50元/次；对已签字确认的回款随意调整，或无相关领导同意调整报告的，考核50元/次；因货款专干原因导致回款反馈不及时的，考核10元/次；未按时装订解款表的，考核20元/次；
6、销售会计回款清帐不及时或清帐无相关依据的考核10元/笔；
对于预收账款应在业务发生时与应收账款及时对冲或收入实现时及时转销。
附件目录：
附件1：
销售收款责任制
附件2：
销售收款条件的合同约束
附件3：
回款确认管理流程
附件4：
销售收款的具体要求
附件5：
仓管员配件销售收款授权程序
附件6：
授权书的管理程序
附件7：
客户付款回馈及跟踪管理要求
附件8：
融资销售业务管理
附件9：
货款移交基本要求
附件10:
坏账核销的审批程序
附件11：
坏账核销的标准及依据
附件12：
坏账核销的跟踪稽查
附件13：
在外货款分析基本要求
附件14:
对账管理制度
附件15:
个人欠款催款函
附件1：
销售收款责任制
所有产品销售实行收款责任制。
一般情况下，主机销售以签订合同人为收款直接责任人，配件销售以出库订单责任人（一般为服务工程师或配销员）为收款直接责任人，按揭垫付、回购款、融资租金以融资经理作为收款责任人，货款转法制以后，收款责任人为法制催款员，货款发生转移，直接责任人为后任接收人，并严格执行公司相关销售政策。
原则上，收款责任人不得直接向客户收取任何货款。
附件2：
销售收款条件的合同约束
各单位营销管理部门需在客户合同条款中明确对货款回收的相关约束性条款，以在客户未按要求付款时保证公司利益。
具体条款如下：
1、要求客户支付的所有货款（含定金）均应汇入公司的开户银行及账号，不得以现金方式直接向公司货款催收责任人支付，亦不得直接支付至货款催收责任人或相关收款责任人的个人帐号；
2、如特殊情况确需直接用现金（含汇票、支票、承兑等）支付的，必须见我公司授意该收款人员接收现金的特别授权书，授权书经分公司财务经理签字并加盖分公司财务章（无分公司的加盖公司总部财务章），且付款后需按合同约定方式（短信、热线等）履行告知义务；
3、客户以支票、承兑汇票方式支付货款（含定金）时，收款责任人需向客户提供同等金额的销售收款专用收据（三一指定格式），收据上加盖分公司财务章（或经销商公章）并经出纳或会计人员签字。
客户以电汇方式支付货款时，需将电汇凭证传真到卖方指定的传真号；
4、为明确双方权益，合同签订双方各指定一名对账联系人（公司需指定除收款责任人以外的第三人担任对账联系人），每三个月确认双方货款情况，客户更换联系人或联系方式必须及时通知公司，如客户不配合公司履行相关义务，则对后期导致的账务不清应承担一切后果；
5、为保证付款安全，在客户以承兑汇票、支票等方式支付货款时，需在票据上完整填写、背书我公司收款户名全称，如因客户未履行规范付款义务，对后期导致的挪用、账务不清等后果由客户自行承担；
附件3：
回款确认管理流程
1、收到回款后，各岗位应按下列要求开展工作：
出纳应登记收款统计表，收款统计表信息应完整，包括付款相关的所有信息，并于当日下午5：
00前将已收款信息发货款专干。
若客户直接将款项付至结算中心的，结算中心应于收款次日下午5点前将收款信息发送至货款专干货款专干联系相关业务员，要求其确定与此款唯一对应的订单号、客户代码及发货日期、对解款结果签字确认。
货款专干应对收款责任人解款信息进行检查（是否符合解款原则，解款客户名称与付款客户名称是否一致），并将收集到的回款解款信息汇总并报送至事业部财务本部销售会计。
原则上出纳当日发送的收款信息，货款专干应在次日下午5：
00前反馈给销售会计（通过结算中心收款的，需同时报送至结算中心会计）。
2、出纳应及时获取银行回单，原则上所有回单需在收到款项24小时内从银行拿回，结算中心因回款银行较多，银行回单无法及时取回的，可先根据网银明细进行账务处理，但月底需补齐回单。
3、销售会计在收到银行回单及货款专干反馈信息当日完成账务处理；
4、回款待查的处理：
各单位应及时沟通客户、银行等单位，在规定时间内完成回款的确认，务必达到回款确认不跨月。
对因客户付款不规范导致无法获得足够信息确认回款客户的回款，各单位应建立待查回款的定期清理机制，结合往来对账与客户还款教育等手段，予以确认入账；
5、国内单位入账处理原则：
若与业务员沟通后无法确认的款项，入账确认原则如下：
同一业务员所作业务的回款，按照“融资费用优先、首付款优先、法制款优先、老货款优先、报关时间先后顺序优先、低毛利率产品优先”确认入账；不同业务员所作业务的回款，按货款到期的先后顺序确认。
6、国际单位入账处理原则：
严格按照“一笔回款对应一个合同”的原则进行确认；如经与客户沟通确实无法一一对应的，则需按出口核销的先后顺序确认。
国际客户的在外货款原则上不得以房产及其他实物资产进行抵扣，遇特殊情况必须在不影响重工外汇核销和出口退税的前提下，以书面报告的形式报三一海外总经理批准。
附件4：
销售收款的具体要求
1、收款责任人收回货款时，原则上应收取支票、本票、汇票、银行承兑汇票、电汇、60天以内短期信用证以及即期支票，不允许收取商业承兑汇票。
特殊情况（如资信良好的大型企业集团开出的商业承兑汇票）必须由营销公司总经理以及财务总部财务总监签批才可以签收，但需待款到帐后再计算回款；
2、配件销售责任人“承诺赊销”形成的在外货款必须在30日内收回，“单笔大额合同”销售形成的在外货款必须在合同约定日内收回。
如未按时回款，转记责任人个人账，每月对责任人处罚100元/单，并将货款从工资中全额扣回；
3、在配备有出纳人员的情况下，会计不得收取货款，特殊情况下需收款的，需经财务主管或出纳人员的授权；
4、收取承兑汇票的审核要求：
开票日期与付款日期填写规范；大小写金额一致；预留印鉴与之对应单位名称一致；银行加盖审核印章；票据背书连续，注意同一单位不能连续背书；印鉴清晰并加盖在指定位置，不能压章；背书填写是否涂改或者不完整，如为公司客户，须由该客户进行背书，如为个人客户，须该客户提供身份证复印件，在身份证复印件上注明承兑汇票信息并进行证明；依照新的票据法粘贴了两联的背书单；票据不能过期；需背书收款人的全称；无自背现象；
5、承兑汇票收取流程
5.1收款人员按前述要求审核无误后第一时间送分公司会计审查，由分公司会计安排分公司专人送回公司或者特快专递寄给事业部财务本部结算会计。
每月银行承兑汇票收取时间截止次月1日中午12时，遇节假日不顺延；
5.2.结算会计收到银行承兑汇票，对于合格的票据，在一个工作日内进行帐务处理，并记入回款且反馈至分公司会计（上午收票下午反馈，下午收票次日上午反馈）；
5.3对于不合格的票据，经咨询银行确认后，在一个工作日内与分公司会计联系，注明原因后退回分公司会计，请分公司会计及时和营销代表沟通、解决。
5.4承兑汇票流转过程中，需办理书面移交手续，如承兑汇票遗失，应立即向承兑行申请挂失，并在通知挂失止付后3日内，依法向人民法院申请公示催告，或者向人民法院提起诉讼。
6、收取支票的审核要求：
发票人有无权限签发支票；非该商号或本人签发的支票，应要求交付支票人背书，如为个人客户，须该客户提供身份证复印件，在身份证复印件上注明承兑汇票信息并进行证明；查明支票有效的绝对必要记载事项，如文字、金额、到期日、发票人盖章等是否齐全；支票上文字有无涂改、涂销或更改；支票记载何处不能修改（如大写金额），可更改者是否于更改处加盖原印鉴；支票上的文字记载（如禁止背书转让字样）；注意支票是否已逾到期日一年（注：
逾期一年失效）；收款人栏需填上收款人全称，且不得留空；
7、收款方式的持续完善：
各单位需积极利用现代电子结算手段，积极拓展电话支付、POS收款、电子汇票等新的结算方式，推行交易识别系统、二级帐户管理、一户一卡等新型管理手段，同时完善信息系统，实现更为安全、精准的收款，保证在外货款的准确与安全。
附件5：
仓管员配件销售收款授权程序
1、在周末、节假日、下班时间，客户至库房要求现金购买配件，而分公司出纳或会计无法及时到达现场办理收款手续的，仓管员应逐单向出纳或会计进行短信或邮件授权，在获得了出纳或会计的同意以后（不得以电话等口头方式授权，需保留相关授权记录），方可办理现金收款手续，并向客户开具收款专用收据。
2、仓管员在收取现金后应妥善保管，并在出纳或会计到岗的第一时间将款项上交，会计或出纳同时核对收据底联。
3、对无法逐一配备出纳人员的库房，各事业部应完善刷卡消费等收款手段，减少收现次数，如因客户服务因素需要收现的，需向分公司财务申请逐日批量授权，并在收现后当天将收款情况以备查表。
邮件的方式报送至分公司出纳处，在三天内完成现金上缴（通过银行向分公司收款帐号缴存），因特殊情况无法及亲自缴现的，需委托他人按时完成缴存，并保管好缴存进账单，以备检查。
分公司出纳在完成批量电话授权后需每天收取并汇总（兼职）仓管员的收现记录，每天及时勾销仓管员已缴存的回款，并督促仓管员按期将款项上缴。
对XX私自收款、收取款项未按期上缴、少缴、收款后未报送收款记录，以挪用货款论处。
附件6-1：
授权书的管理程序
1、授权书的印制及发放：
《现金收款特别授权书》由各事业部财务本部统一印制，一式三联（第一联存根、第二联收款、第三联出纳跟催），连续编号，并由财务本部档案管理员根据各分公司对授权书的申请需求，将空白授权书发放至各分公司财务；
2、授权书的保管与开具：
空白《现金收款特别授权书》由分公司财务经理负责保管及开具，并进行备查登记。
出纳根据分公司财务经理签批《现金收款特别授权书申请单》开具《授权书》，并在《授权书》第二联上盖上分公司财务公章交收款责任人收取现款，已开出收款授权书自开具之日起七天之内有效；特殊情况（如在未设置财务人员的办事处等），需借领《授权书》的，需填制申请单经分公司财务经理、分公司经理审核后领取空白授权书，对借领的空白授权书，出纳需登记备查帐，并每月核查一次，检查是否有遗失或缺页。
3、授权书的跟催：
开具《现金收款特别授权书》以后，出纳将《现金收款特别授权书》第三联留存用以开具收款专用收据并跟踪收款，《现金收款特别授权书》第一联交财务经理留底备查。
出纳督促收款责任人在授权书有效期限内收取款项并及时将款项收回，并在发生货款未及时上交等异常情况时及时向分公司经理及财务经理报告，以便及时采取措施挽回损失。
4、授权书的核销：
收取货款以后，分公司出纳在授权书第三联上加盖“收讫”章，并传递至财务经理处。
分公司财务经理相应备查表中登记相关信息，在《现金收款特别授权书》底联上加盖“核销”章，并在登记表中登记核销。
5、授权书的注销：
因特殊情况无法在有效期内收款的，分公司财务经理应及时收回授权书并予以注销，同时更新现金收款特别授权书领用登记表。
如授权书遗失，收款责任人应及时通知分公司财务经理，由其与客户联系确认后，予以注销并重新开具；
附件6-2：
营销代表、法制催款员、服务工程师现金收款授权程序
1、营销代表、法制催款员、服务工程师根据客户的付款意向填写《现金收款特别授权书申请单》；
2、出纳根据申请书上所列客户名称、收款金额、收款类型等信息填制《现金收款特别授权书》，经分公司财务经理审核签字后，将《授权书》第二联盖上分公司财务章交给收款责任人作为授权凭证，将《授权书》第三联留存用以开具收款专用收据并跟踪收款，《授权书》第一联交财务经理留底备查；
3、授权书借领程序：
需借领《授权书》的，需填制申请单经分公司财务经理、分公司经理审核后领取空白授权书，对借领的空白授权书，出纳需逐页填写被授权人姓名与开具日期，登记备查帐，并每月核查一次，检查是否有遗失或缺页。
借领的授权书需在失效之前（自开出7日内）完成收款，未收款的需将开出的授权书予以退回注销，对收取的款项，出纳需对客户进行回访确认；
4、收款责任人持《授权书》第二联及开具的收款专用收据至客户处收款，在收妥货款后向客户交付收据，在收到款项当天将款项交回分公司财务部出纳处；
5、收款责任人在收到客户货款以后必须向客户交付收款收据及《现金收款特别授权书》，如因特殊情况未收取货款，收款责任人应将已开具的收款收据及《现金收款特别授权书》退回财务核销，财务人员负责对每笔退回核销的《现金收款特别授权书》及收款收据向客户履行电话核实程序；
6、分公司出纳员负责已开具授权书的跟催，如收款责任人因特殊情况当天无法及时交回的，其应立即以短信、邮件等方式（确保留下报备痕迹）向分公司财务经理（无分公司的单位向事业部营销财务部长）与出纳报备。
XX的收款、未报备而延迟交回款项、短交款项的一律以挪用货款论处，分公司财务经理每天
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