数字档案管理系统在电力企业应用Word文档下载推荐.docx
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选产品：
选择的产品能满足企业长期发展成长的需求，又满足未来多样化的需求，质量要稳定，维护要容易。
看服务：
选择的公司拥有完善的售后服务机制，可提供满足其各种及各地需求的服务。
看案例：
选择的公司，拥有广大的满意客户群，最好有其同行案例客户。
比速度：
企业希望在最短的时间内使用系统。
速度是现代企业适应竞争环境必须掌握的重要因素，速度越快，成本越低，风险也越小。
比价钱：
在各方面的条件都一致时，应该选择成本较低廉的解决方案。
结合本企业实际情况，我们最终确定选用紫光软件系统有限公司的紫光电子档案管理系统软件[简称：
unis-ams]v8.0。
四、项目建设思路及内容
（一）档案信息化建设的理论依据
依据大唐南京发电厂档案管理系统的具体要求，档案管理信息系统的应用群体分为档案管理工作人员和档案利用人员，两部分用户的需求差别较大。
前者以日常管理类操作为主，专业性要求较强；
后者主要是检索和利用类操作。
由于各部门和所属单位办公地点分散，各自通过网络互联互通，故整个系统以网络为基础，总体的技术路线是以c/s模式和b/s模式相结合，实现不同的功能。
客户端/服务器（c/s）方式，主要满足档案管理人员、兼职档案人员的需求，实现档案的收集、整理、编目、归档、辅助实体管理、档案统计、鉴定销毁等；
浏览器/服务器（b/s）方式，主要是满足广大利用人员，实现档案的检索、利用、档案借阅、审批等。
本方案以关系型数据库为档案信息存储平台、数据加工流程控制和管理平台；
以专业的全文多媒体数据库内容管理为数据平台；
以xml作为档案交换的标准；
采用成熟的主流技术和产品来建设档案管理信息系统，这些技术包括：
档案管理平台技术，浏览器技术，视图技术，数据库加密技术，xml技术，数据加密技术等。
本项目的开发采用基于uml的需求分析方法，采用rationalrose需求分析工具；
开发工具c/s端采用delphi开发、b/s端采用eclipse开发；
系统的负载测试采用采取企业标准级负载测试工具loadrunner；
系统功能的测试采用黑盒法和白盒法相结合的方法进行测试。
（二）设计原则及特点
按照统一规划、资源共享、确保安全的原则，立足资源服务和业务管理的宗旨，即按各类档案的管理规则，运用计算机技术方便、高效、可靠地采集和管理档案信息资源；
简便、高效、稳定查阅利用档案资源；
提供快速、准确、强大的档案行政监督、业务指导工作管理工具。
1、先进性原则
采用目前主流的技术和架构（（c+b）/s架构），所提供的技术具有一定的先进性，采用先进的、符合工业标准的系统平台、体系结构和开发技术，系统可以快速的进行应用扩展。
2、灵活性原则
业务和功能模块能够自由增加、删减和移动，能够根据用户的要求，用户自己可以添加、减少项目、字段。
查询信息方便、灵活。
3、开放兼容性原则
系统设备、软件必须具有良好的开放性，所有硬、软件都应遵循业界相关标准，支持开放的标准接口，支持跨平台。
使整个系统成为一个统一的整体，而不致产生运行上的“孤岛”。
4、安全性原则
系统须具有良好的安全管理功能，数据存储、检索、提取、发布和管理等各个层面和角度都须具有相应的安全机制。
在系统设计中，采用良好的安全机制；
在数据传输中，选用当前成熟的数据加密技术确保数据安全；
在网络上，选用多层结构技术。
同时，利用大型数据库的安全性能确保存储数据的安全。
系统建有完善的用户管理和授权机制，对用户在系统中的各种操作进行全面的管理和控制。
可有效防止非法用户入侵和最大限度地限制信息泄密；
系统具有监控功能和日志功能，对在线用户进行有效的监控，记录下用户的任何操作，确保不可抵赖性。
5、易用性原则
提供友好的用户操作界面，具备直观易用的人机界面、系统维护界面，系统在使用界面上遵循档案及资源管理人员的工作习惯，界面友好易于操作，方便用户的使用。
系统采用客户端/服务器（c/s）方式，满足档案管理人员、兼职档案人员的需求。
对档案信息的检索和利用、各部门档案人员信息采集，系统采用浏览器/服务器（b/s）架构解决方案，后台数据库系统结构清晰，数据字典公开，系统布署方便快捷。
操作简单，查询方便，可以通过树形结构分层查询，也可以按任意给定的条件（简单查询、综合查询和模糊查询）进行查询。
6、智能性原则
7、标准性原则
系统采用的规范和标准应符合相关国家、行业的规范和档案标准要求；
电子文件元数据符合最近将颁布的《电子文档元数据规范》要求。
8、可靠性原则
系统运行具有极高的可靠性和良好的容错性能。
可靠的信息传输手段、存储方式、运行环境和安全保证是系统成功的关键。
在整体设计中，根据实际情况采用完善的备份方式和灾难恢复计划，确保系统的可靠性。
提供7天*24小时不间断服务。
9、扩展性原则
随着数据量的增加和运行节点的扩展，系统对硬件软件的要求会不断提高，系统所有硬件、软件的选型和应用系统的设计必须考虑可扩展性的要求。
在软件系统的设计中，所有产品（包括软硬件）的选型及配置都应充分考虑到整个系统的可扩展性。
系统将满足随着业务的不断发展而随时增加用户及软硬件产品的需求。
为满足数字化档案建设不断深入的要求，在设计时，充分考虑了系统扩充问题，系统具有良好的可扩充性。
在程序结构设计和数据接口设计时，预留了各种接口（比如程序开发接口，数据移植接口），能在需要时与各种应用系统进行一体化联接，采用xml技术描述数据接口技术并提供数据接口程序。
遵循xml数据规范，具有自描述、结构化、交换性、扩展性特点。
进行数据交互和关联操作。
当需要进行系统性升级时，能保证数据的平稳迁移，能方便地调整。
易于扩充升级，既满足当前的业务需求，又为今后的扩充留有空间，用户可自行进行功能扩展。
10、成熟性原则
文档的获取、采集、存储、管理、检索、统计和发布等各个环节集成在一个统一的体系结构之中，形成一个闭环的管理。
11、可维护性原则
在系统的设计中，充分考虑了因机构设置及业务流程的不断变动而带来的灵活性要求。
所有产品（包括软硬件）的选型及配置都充分考虑到整体系统的灵活性，满足随着业务的发展而不断增加数据量、用户、软硬件产品的需求。
能通过自扩展的方式适应新类型的文件、档案和资料；
系统中所有的数据结构、操作界面、打印格式及统计要求等都是可灵活定义的，以满足业务变化的需要；
业务处理功能在一定程度内的增加或变更等需求不会影响系统的体系结构，并能在最短的时间内实现新的需求。
考虑到工程实施完成后系统的操作与维护，因此，该系统具备较强的可管理性和易操作性，便于系统管理人员能够尽快熟练地掌握该系统的操作和管理技术，以保证系统能安全可靠地运行。
应用软件的开发选用了流行的可视化开发工具。
在保证用户基本操作的前提下，给管理员有更多的自主管理功能。
（三）信息资源库建设
1、目录库建设
系统主要分为四大功能模块：
信息采集、日常管理、信息服务、系统设置与维护。
档案业务管理系统具体功能设计如下：
（1）档案收集
档案的收集整理是档案工作的重点，也是工作量最大的工作，因此通过管理办法明确归档范围、归档要求、归档时间、归档责任和流程，通过应用系统提供收集手段、自动整理功能、归档流程的控制和管理是系统建设的关键部份。
上图为归档数据的收集、整理、归档的总体流程图。
如图所示，整个流程包括数据收集、数据整理、移交接收和数据归档四个步骤，首先由全宗单位内各部门的兼职档案员通过几种方式进行待归档数据的收集，之后由兼职档案员对收集到的数据进行整理使其符合归档规范，然后由兼职档案员对整理好的数据进行移交，由全宗单位内的档案管理员对移交的数据进行接收，最后由档案管理员对所有接收到的数据进行检查、编目并归档。
归档后的档案元数据进入元数据库，电子原文件进入系统电子原文数据库，系统将对照元数据库与电子原文数据库中的数据自动创建索引库用于全文检索功能。
下面将详细介绍这四个步骤的内容：
①信息收集
数据收集分为以下几种：
oa接口收集；
在线收集；
离线收集；
数据转换等手段。
oa接口收集方案
系统实现与办公自动化系统（oa）等系统无缝连接，接口部份主要
设计方案如下：
图oa接口收集原理图
oa系统接口是保证文件自动归档的关键。
通过接口，系统可以以自动或手动两种方式转入到档案系统当中去，文件及其属性信息归档到档案管理系统的收集整编库中，同时将收文单、发文单、正文内容、附件内容的电子文件转入文件服务器的电子文件存放位置，并建立目录和电子文件的对应关系。
在线收集
在线收集是提供各业务部门人员对重要文件进行收集的模块，不仅可以提供简单、快捷的档案录入功能，方便档案形成单位的归档人员进行归档录入，而且可以对归档范围外的重要文件进行收集录入，可以将个人的隐性知识显性化。
档案管理人员可以根据实体文件直接在档案系统中进行著录。
档案系统提供友好的著录界面辅助用户进行信息的填写。
著录部分提供的功能包括：
1.必填项标识功能。
在界面中会对必填字段与可空字段进行明显的标识区分，方便用户进行识别。
2.著录字段可设定默认值。
所有字段均可设置默认初始值，或可通过事件定义，自动跟据规则从其他著录字段提取。
也可根据一定业务规则，从相关信息中自动提取初始值，如可自动提取题名、文号、发文时间和保管期限等等。
3.著录内容提交时自动验证功能。
验证的范围包括：
是否可空、极值范围、输入值类型（自然数、整型、日期等）、特殊类型（身份证、邮箱、手机号码等）。
对不符合规范的输入，给出友好提示。
4.多种形式的输入控件。
档案系统提供的多种输入控件有：
文本框、日期输入框、多行文本输入框、下拉选择输入控件、树形信息输入控件、多选或单选控件以及可编辑的下拉控件等多种，方便用户的使用。
5.界面事件自定义功能。
可预先定义在著录时要进行响应的事件，即某些著录项的内容可在其他著录项著录完成时，根据规则进行自动填写。
如自动对a、b两字段值进行求和填写进c字段，或对a、b两字段进行截取或拼接后填入c字段。
6.著录信息自动继承。
在连续录入数据时，可自动继承前一条所录数据的各个字段信息，并可根据需要进行选择性继承。
在著录时还可根据一条已有数据，进行著录，系统会自动将所选数据的信息作为新记录的默认值。
7.支持tab键及光标键的焦点跳转。
在著录时，可方便的通过tab键或光标键实现输入焦点在不同控件上的切换，无需点击鼠标，极大的方便了录入工作。
8.著录同时即可进行电子原文的挂接。
著录时即可挂接电子原文，避免了在条目形成后再挂接的不便。
离线收集
9.离线收集是提供建设项目和流动性企业提供配套的离线客户端，作为离线状态下的档案收集工具。
10与档案管理系统的数据交换为：
11.离线录入端配置文件：
由档案管理系统生成离线录入端配置文件，为xml格式文件，各建设项目和流动性企业使用离线客户端导入配置文件后才能初始化系统，进行使用。
12.离线录入端数据：
离线录入端产生的归档文件数据由各单位汇总到档案馆档案管理员离线录入端机器上，档案馆档案管理员离线录入端机器与档案管理系统网络联通，因此可由档案管理员上传离线录入端数据。
数据转换
数据转换可实现历史数据的批量导入功能，批量导入分为两部份：
元数据和电子文件，其中由于历史数据所使用的业务系统不统一，数据格式和数据结构都不相同，因此我们这里主要支持：
dbf、xml和excel三种格式的数据导入，需要各原档案系统开发商将需导入的数据转换成上述标准格式，最终实现批量转换。
系统可为历史档案单独设置一些类别和数字化流程。
针对历史数据和目前档案系统中数据结构存在不同的问题，系统会提供字段对应关系定义界面，是的用户可先定义好字段对应关系，然后再进行转换。
至于电子文件，则可通过内容管理平台中提供的电子文件转换功能形成规范化电子文件格式存入系统，电子文件与元数据可自动通过元数据中的关联关系实现自动对应。
②数据整理
数据整理部分面向全宗单位的部门兼职档案员或档案管理员提供对于进入系统的待归档数据的整理功能，通过整理使之成为符合档案规范的数据。
此部分系统主要提供以下功能：
自动分组（分类）
由系统程序根据预先定义的业务规则对不同类型的数据自动进行分组（分类）。
自动排序
由系统程序根据预先定义的业务规则对不同类型的数据自动进行排序。
立卷（装盒）
由系统程序根据预先定义的业务规则对不同类型的数据进行组卷（装盒）操作，并自动生成相关案卷级/盒级字段信息。
此功能分为以下两种方式：
自动组卷（装盒）
由系统程序根据预先定义的业务规则对某档案类型的全部数据进行自动组卷（装盒）操作。
手工组卷
由系统程序根据预先定义的业务规则对某档案类型用户所选择的数据进行手工组卷操作。
手工调整
对于已组好卷的数据提供由用户手工调整的功能，包含以下功能点：
增加
提供对归档案卷/文件条目信息的增加功能，并提供电子文件的挂接。
此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用，用于录入需要归档的案卷/文件条目信息，同时挂接电子原文。
删除
提供对归档案卷/文件条目信息的删除功能。
此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用，删除文件条目信息的同时也删除该条目下挂接的电子原文。
修改
提供对归档案卷/文件条目信息的修改功能。
此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用，用于修改并保存案卷/文件条目信息的修改结果。
检索
提供对于案卷/文件条目中各字段的组合检索、模糊检索功能，最大程度确保数据的查全率和查准率。
此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用。
数据排序
主要是对于进入收集整编子系统的案卷/文件条目信息按相应排序规则默认排序，排序后便于档案整理人员对于数据的浏览和整理工作，此处的排序规则已在系统“档案业务管理设置”子系统中预先定义完毕，除预先定义的规则外还可以进行任意两条数据的位置对调和连续多条数据的顺序调整。
数据移出
将当前档案类型的文件级数据移入到其它的档案类型的整编库，如某个工程的申请文件在文书档案中，需要移入到科技档案中。
不同档案类型的数据可以相互转化，且转化完成后可以保留不同档案类型间共有字段中的信息。
案卷打散
将已组好的案卷或盒内的文件打散，重新进行组卷/盒。
卷内文件抽出
将已经组好的案卷内的文件抽出，使其成为不属于任何案卷的零散文件。
加入案卷
将用户选定的零散文件加入某个已组好的案卷中，使其成为此案卷的卷内文件。
③数据归档
此部分主要是由档案管理员对已接收的数据进行检查归档的操作，包含以下功能：
数据检验：
由档案管理员详细检查所接收的移交数据。
数据编目：
由档案管理员操作系统自动生成数据的相关目录信息，以备归档。
数据归档：
由档案管理员操作将数据归档进入档案库。
2、全文数据库建设
全文数据库建设一方面是对室藏纸质档案的数字化，即利用高速扫描仪等设备对存量档案数字化。
电子文件的格式：
tiff、jpg、bmp、pdf等图像格式，扫描时采用黑白图像和彩色图像两种方式，页面为多色文字、清晰度高、带有图片的纸质档案，宜采用彩色图像扫描。
因电力企业室藏档案图纸多，扫描仪还须具备消蓝功能，在扫描过程中不能只追求清晰度，将分辩设置过高，导致图像太大影响传输和存贮。
在档案清晰度满足要求情况下，单色页面的扫描分辨率一般为100-200dpi，彩色页面的一般为100dpi。
另一方面利用oa系统接口将归档文件及其属性目录信息转换到档案管理系统中，同时将收文单、发文单、正文内容、附件内容的电子文件转入档案服务器的电子文件存放位置，并建立目录和电子文件的对应关系，实现文档一体化数据共享。
2010年项目实施时，大唐南京发电厂档案室人员对室藏档案全部进行了数字化扫描、加工，共建成17万余条档案条目数据库、约154万页原文数据库，并实现条目与原文100%挂接。
（四）档案信息安全保障体系建设
1、制度建设
为了规范文件材料的归档工作，完善、系统保存本企业档案，进一步提高档案信息管理水平，保障电子档案的安全、完整和有效利用工作得到落实，我们陆续制订和印发了《电子文件归档管理制度》等规章制度，涵盖了电子文件归档、电子档案的移交、利用、鉴定、档案数据的管理维护、保管、备份、安全保密等制度。
自工程建设以来，加强档案管理“三纳入”、“四参加”工作。
例如：
（1）重要档案工作事项，纳入厂办公会领导议事日程，列入厂年度、月度计划一同安排；
（2）档案信息化工作明确纳入单位规章制度及工作流程；
（3）档案信息化工作纳入办公室与各部门年度工作考核制度及岗位职责；
（4）基建期间所有设备开箱、项目验收、资料交接等，都要求档案人员参加，并作文字、图片记录等。
2、系统操作安全保障
本部分安全设计方案主要是从应用系统安全设计、安全认证、数据加密方面，应用软件安全主要是从软件的角度考虑，主要从数据传输安全、系统操作安全、数据访问安全三个方面来考虑。
数据传输安全
②电子文件以流数据的方式进行传输，在客户机内存中显示，而不会形成本地的临时文件，排除了安全问题。
③流数据的传输方式解决了传输过程中存在的安全隐患。
系统操作安全
登录（和其它应用系统集成的安全访问控制）
①登录的安全控制任务
平台对外部系统提供相关的接口和服务，需要保证没有权限的人不能获取对应的服务，或者不信任的系统不能访问对应的接口。
平台登录的安全控制建立在用户信息平台上的统一用户认证系统之上。
在用户登录后将持有相关的统一令牌，用户只需持有统一用户认证系统颁发的用户令牌，就可访问相关的接口和服务。
用户进行统一认证时，进行如下的令牌获取操作：
从外部系统访问平台提供的接口和服务之前，先要获取相关的系统
访问令牌；
持有令牌的客户端，访问相关的平台提供的接口和服务；
平台验证令牌是否有效，如果有效，将在档案信息管理系统中构造相关的用户信息，并且访问相关的接口和服务。
②操作权限
操作权限主要分为子系统、模块、模块按钮功能三级。
主要根据角色来控制，系统默认的角色有系统管理员、高级档案管理员、档案管理员、兼职档案员、普通用户（利用者）五个角色。
定义角色的时候可以定义到子系统、模块、模块按钮功能三级权限，其中对应的收集整编、档案管理、借阅管理等的添加、编辑、删除、组卷、批量修改、批量删除等模块按钮功能需要涉及到档案类型，必须根据档案类型来分别设置权限。
判断的时候首先要根据用户的id取得对应的角色id，根据角色id信息来判断是否在该角色中存在权限信息，如果已经存在则为有权，如涉及到档案类型需要判断对应的档案类型权限。
③操作日志
系统通过记录用户操作日志来加强系统的安全性，以便管理员可以对恶意破坏数据过程进行审计。
在本系统中，提供有登录日志、操作日志和数据访问日志三类日志。
用来记录用户成功登录（退出）档案系统的事件。
用户登录指用户由档案系统外成功登录进档案系统。
其形式可以有多种，例如：
由门户系统登录到档案系统；
在其它系统中，访问集成的档案查询模块；
直接登录档案系统等。
主要日志信息包括：
用户帐号（id）、所属全宗、登录日期（时间）、登录时客户机ip地址、退出时间，登录方式（门户、集成模块、直接登录）等。
用来记录用户在档案系统中所进行的一些重要操作事件。
全宗管理、部门管理、服务器配置管理、档案类型管理等。
主要日志信息包括：
操作者（用户id）、操作日期（时间）、所属全宗、用户操作等。
用来记录用户对档案数据本身的访问。
例如，对档案数据条目的删除。
对电子文件的浏览、下载等。
用户id、操作日期（时间）、档案类型、档案数据的id、档案数据的标题（电子文件的标题）、操作方式（删除、浏览、下载、销毁）等。
数据访问安全
数据访问需要控制用户访问的条目和电子文件信息，并可以灵活设置权限。
目前大唐南京发电厂档案管理系统的数据访问权限根据权限类型分为条目权限和电子文件权限，根据设置方式分为临时权限、规则权限、默认权限。
规则权限针对网上利用者和普通用户设置，针对条目权限和原文权限进行判断，可以设定对应的查询规则来批量设置权限。
可以针对档案库进行设置。
可以内置一些固定规则，如全部数据、归档前数据、归档后数据、职务对应密级等。
可以选择组或组下面的人进行设置权限，如果设置了组的权限，下面的人自动继承组的权限，判断顺序为人优先于组。
规则权限判断流程为：
默认权限主要针对网上
升级会员 