浙江省中小学电子学籍系统操作手册学校用户之欧阳治创编.docx
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浙江省中小学电子学籍系统操作手册学校用户之欧阳治创编
浙江省中小学电子学籍系统
时间2021.03.10
创作：
欧阳治
（学校版）
使
用
手
册
杭州容博教育科技有限公司
2014.11
一．基础信息管理
运行学籍管理系统后，首先出现是的系统登录界面。
学校用户根据自己的用户名和密码，点击【登录】按钮后，进入系统主界面。
程序主界面由三部分构成，位于上方的是状态栏，主要显示当前用户信息、用户身份、当前学年学期。
位于左边的是导航器，主要包括功能和索引页面，位于正右方是数据操作区。
1.1学校（机构）基础信息管理
功能介绍
主要用于设置本学校的基本信息维护，在录入联系电话、手机、邮箱格式等信息时要注意数据格式。
灰色区域不能进行修改。
操作过程
进入基础信息管理→学校（机构）基础信息管理。
1.2年级信息管理
功能介绍
主要用于设置年级的信息，学校可以【增加】年级，也可以【删除】年级。
【编辑】可以编辑年级的学段、年级、年级组长以及备注。
【详细内容】显示年级的详细信息。
注：
如该年级下已存在班级信息，则不能进行删除操作。
请先将对应的班级信息删除后，再进行删除年级。
操作过程
进入基础信息管理→年级信息管理。
1.3班级信息管理
功能介绍
主要用于设置学校内班级的信息，学校可以【增加】班级，也可以【删除】班级，增加的时候班级名称与班级编号由系统默认自动生成，也可以进行手动编写。
【编辑】可以编辑班级的班级类型、班主任、校内班名、备注。
【详细内容】显示班级的详细信息。
注：
由于学籍系统升级前各县区班级名称格式不统一，升级后，全省统一使用全国学籍系统的“学段+年级+班号”的格式，“校内班名”可由学校自行维护。
操作过程
进入基础信息管理→班级信息管理。
1.4教师信息管理
功能介绍
学校教师信息由浙江省师训平台同步，增加教师用户、修改教师用户信息、删除教师用户都在浙江省师训平台中里操作，操作成功后会自动同步到学籍系统。
【转移教师】主要是针对有好几个学校共用同一个教育部学校机构代码的教师。
从浙江省师训平台同步到浙江省中小学电子学籍系统后，这些学校的账号都在同一个学校中，学校的学籍管理员需要通过“转移教师”按钮，将教师用户转移到对应的学校分校中，并且转移后在当前学校的权限将清空。
【详细内容】显示用户的基本信息，只能查看不能修改。
操作过程
进入基础信息管理→教师信息管理。
二、学生信息管理
2.1学生基本信息
本功能，是学校用户对学生电子学籍信息进行维护的功能模块。
根据目前浙江省学籍管理办法要求，新学年的第一学期（每年8月1日升级后），学校用户应在9月20日前完成新生电子学籍信息的注册与核对工作，一年级新生可采用录入或导入方式，初一与高一新生采用网上招生方式录取学生。
功能介绍
学校用户在导航栏中选择相应的学生，系统将所选学生显示在数据栏中。
方框为白色的说明学校可修改，灰色表示学校无权限修改，带星号（*）的为必填项，修改完成后点击【保存】即可。
如果需要录入照片，点【保存】后，在“显示照片”前方框中打勾，同时点击【照片录入】即可录入。
操作过程
进入学生信息管理→学生基本信息
注：
本功能仅可以修改学生基本信息，没有新增、删除学生功能。
在保存时，系统会自动对身份证等基本信息的合法性进行校验，如果保存时提示错误，请根据错误提示进行修改，直至保存成功，须录入的字段内容请查询《浙江省中小学和幼儿园电子学籍系统管理办法》及相关附件。
2.1.1身份证校验
在录入身份证时，系统会自动进行身份证校验，如果身份证输入错误，系统
就会出现证件编号为红色提示，然后后面会提示‘请正确填写身份证号’。
如图：
证件编号后面有一个‘验’字，点击这个‘验’字可以进行身份证号的正确
性检查，省内唯一性检查等。
正确性检查是检查当前身份证号输入的是否正确，这个在输入时，系统就会有自动检查的。
省内唯一性检查可以查询这个身份证号在省内是否被注册过，如果有就会出现报错提示，显示这个学生的身份证号在哪个县区什么学校出现学籍重复，这个学生现在是处于什么状态。
身份证号省内重复大致可以分为以下几种：
省内外县区重复（在校与离校）、省内外县区重复（在校与在校）、县区内重复（在校与离校），县区内重复（在校与在校）。
2.1.2照片处理
照片导入分为单个导入、批量导入、按班级导出、照片删除和全班照片预览。
在进行照片导入时，需要设置好照片的大小，照片大小统一为420*300，照片文件格式为：
*.jpg;*.gif;*.png；
1>在导航栏中选中学生，然后点击数据栏的右边的【照片处理】，再下面点击【录入照片】，然后在弹出来的页面中点【浏览】，选择需要录入照片的学生照片，然后点【确定】即可。
2>批量导入格式要求为zip或者rar，在点击【照片处理】后，选择【批量导入照片】按钮，然后点击选择所要上传的文件，这个文件必须为压缩包，文件类型格式为zip或者rar，然后选择好需要导入照片的学校，再选择好上传照片命名的方式，以及所需要导入的班级，然后点右上角的【导入】按钮即可。
3>导出照片：
先在【照片处理】中点击按班导出照片出现如下图，然后选择需要导出的学校，班级，然后选择好导出文件命名方式，在选择需要导出照片的学生（如果要导出全班的学生，可以点右边的全选），然后点右上角的【导出】即可。
2.1.3批量修改
本功能可以针对学校班级内学生信息进行批量修改，批量修改方式分为Excel导入方式修改和输入方式修改：
操作过程
1、输入方式修改：
点击【批量修改】，然后选择【输入方式修改】，出现如下图：
在此图上选择所需要批量修改的字段，例如需要修改曾用名，则在左边待选字段中找到曾用名后，然后点击【选择】按钮，就可以把这个字段放到右边已选字段中，然后在点击【下一步】出现下图：
选择所需要批量修改的班级，然后在右边选择学生排序方式，如果需要修改全选所有班级内的学生，可以在右边点全选，选中所有班级，然后再点下一步出现下图：
此时，在本页面可以针对每个学生需要修改字段的进行修改，修改好之后，点【保存】即可。
本页面的【初始化】按钮可以把需要批量修改的字段内容全部初始化成一个相同的初始数据。
【检查】按钮是针对已修改的内容进行检查是否通过。
2、Excel导入方式修改：
点击【批量修改】，然后选择【Excel导入方式修改】，出现如下图：
在本页面中输入最大学生数，设置导入数据范围，选择学生查找方式，是以姓名、所在班级、证件编号等其中一个字段作为查找学生的字段，再点下一步：
在此图上选择所需要批量修改的字段，例如需要修改曾用名，则在左边待选字段中找到曾用名，然后点击【选择】，就可以把这个字段放到右边已选字段中，然后在点击下一步出现下图：
在第3/3步中可以下载Excel导入方式修改的模板，直接点击蓝色的‘Excel导入模板下载’即可下载模板。
在EXCEL完成信息修改后，再在本页面点击‘点击选择所要上传的文件’进行修改后的EXCEL文件上传，出现如下对话框：
选择批量修改的导入模板，点打开，返回系统内，显示下图：
打开了之后，会在系统‘点击选择所要上传的文件’下方显示出所选择的文件名称，然后再点击【保存数据】，出现如下图：
如果导入成功，就会在此图中‘已导入记录’处显示已导入学生数；如果未导入成功，就会在‘未导入学生’处显示学生没有导入成功的具体原因，学校必须按照错误提示重新进行修改Excel导入模板，然后再重新导入直至成功即可。
2.2学生成长档案
2.2.1奖励情况
功能介绍
登记当前学期学生的奖励情况，在左边导航栏中选择需要登记的学生后点击【增加】，填写相应信息后点击【保存】按钮即可完成。
也可以使用导入功能，批量导入本班学生的奖励情况。
操作过程
进入学生成长档案→奖励情况
注：
处分登记跟奖励登记类似，处分登记此处不做介绍。
2.2.2体格检查情况
查询结果
功能介绍
登记学生体格检查信息。
登记后，可以直接打印体格检查信息表，并自动计算学生的发育情况。
可以从Excel导入数据，登记完成之后，也可以对已登记过的学生体格检查信息按学年进行查询。
操作过程
进入学生成长档案→体格检查登记
注：
在填写数据时，注意数据信息的数据格式。
2.2.3体育健康标准情况
功能介绍
登记学生的体育健康标准测试信息。
填写好并【保存】后，系统会自动换算出该生每个项目得分、等级分以及学年得分、小学学段得分、评分等级等数据。
体育健康状况信息也可以从Excel中导入数据。
操作过程
进入学生成长档案→体育健康标准情况
2.2.4任职情况
功能介绍
登记当前学期学生的任职情况。
在左边导航栏中选择需要登记的学生后点击【增加】，填写相应信息后点击【保存】按钮即可。
本功能也可以使用导入功能，批量导入本班学生的任职情况。
本功能可以按学期查询学生任职记录等信息。
操作过程
进入学生成长档案→任职情况
2.2.5经济困难学生与资助情况
功能介绍
登记贫困学生和受资助的情况，选中需要登记的学生后点击【增加】，填写相应信息后点击【保存】按钮，也可以使用导入功能，批量导入本班学生的经济困难学生与资助情况，也可按学期查询录入过的信息。
操作过程
进入学生成长档案管理→经济困难学生与资助情况。
2.2.6学生考勤情况
功能介绍
登记当前学期学生的考勤情况，选中需要登记的学生后填写相应信息后点击【保存】按钮，也可以使用导入功能，批量导入本班学生的考勤情况，也可按学期查询录入过的信息。
操作过程
进入学生成长档案→学生考勤情况
2.2.7学生期末评语情况
功能介绍
登记学生期末评语内容。
期末评语的录入信息的可以打印在学生成绩单中，也可以从Excel中直接导入评语。
在评语录入时，点击【评语库】按钮可以显示评语库。
学校用户可以在评语库中进行选择后，自动生成学生的评语，如下图：
如果选择评语内容时字体变成横向，请重新选择字体，带@标记字体均为横向字体。
评语库中的内容，学校用户可以自行维护。
操作过程
进入学生成长档案→学生期末评语情况
2.2.8综合素质情况
功能介绍
用于登记小学初中综合素质评价登记，每个学期不同的项目评价信息由县区教育局管理员根据本地实际情况进行设置，如果使用时没有出现评价内容，请与当地县区教育局管理员联系。
综合素质评价信息也可以进行批量设置。
操作过程
进入学生成长档案→综合素质情况
2.2.9成绩管理
2.2.9.1班级课程
功能介绍
选择左边索引中的某个班级，点击【增加】按钮，学校设置当前学期各班级的课程，设置课程后才能录入成绩。
如果课程有分项目，则应该设置该门课的分项目。
操作过程
进入学生信息管理→成绩管理→班级课程
2.2.9.2成绩分项
功能介绍
选择左边索引中的某个班级的某个课程，点击【增加】按钮，学校设置当该课程的分项课程，设置好之后点击【保存】按钮。
操作过程
进入学生信息管理→成绩管理→成绩分项
2.2.9.3成绩录入权限
功能介绍
选择左边索引中的某个老师，点击【设置】按钮设置该老师的任教课程，设置好之后点击【保存】按钮，设置完成之后，也可以点击【复制】按钮，可将该任教课程复制到选中的其他班级。
操作过程
进入学生信息管理→成绩管理→成绩录入权限
2.2.9.4期末成绩、毕业成绩、中考成绩录入
功能介绍
登记学生的期末成绩、毕业成绩、中考成绩等。
可以从Excel中导入所有成绩。
点击【批量删除】删除可以一次性删除一个班的一个课程或一个课程分项的成绩信息。
要录入期末成绩，点击页面上的【期末成绩】，系统默认按照课程录入学生成绩，如下图：
系统也可以点击【按学生录入】切换至按学生录入模式，如下图：
操作过程
进入学生信息管理－>学生成长档案－>成绩管理－>期末成绩录入
2.3学籍异动申请
2.3.1休学、退学、死亡、其它减少、其它增加、留级和跳级
功能介绍
如果教育局不需要进行休学审核，则保存休学申请后该学生休学成功，操作完成。
如果教育局设置了休学审核，则需教育局在“学籍异动审核”中同意后，此学生才能休学成功。
休学变更成功后，您可以在“已休学学生”页面中查询到此学生。
如果学生减少不包含在休学、退学、死亡、转出等类型内，比如参军、提前录取等，请先与县区教育局联系并按教育局要求使用系统中的功能。
在系统中可以登记在【其它减少】里，并注明原因。
如果学生增加包含复学、转入等类型内，例如退学后返校等，请先与县区教育局联系并按教育局要求使用系统中的功能。
在系统中可以登记在【其它增加】里。
具体如何登记请参考当地教育局的学籍管理办法。
与休学类似的变更退学、死亡、其它减少、其它增加、留级和跳级。
【删除】按钮：
对于登记了的学生但是教育局还没有进行审核的学籍变更申请，需要撤销登记的学生，学校用户可以点击这个按钮。
【表格打印】按钮：
可以打印已登记学生的学籍变更审批表和学籍变更审批表（空表）。
如图：
【查看审核设置】按钮：
可以查看教育局对于学校学籍变更操作是否需要审核的放置，方便学校了解审批流程。
如图：
【查看学生】按钮：
可以查看学生的基本信息、学籍变更素质评价、毕业信息、处分、任职等信息。
如图：
【查看学生】页面中的【信息卡打印】：
选中相应的学生然后点击【预览并导出】即可查看或打印学生信息。
如图：
操作过程
进入学生信息管理→学籍异动申请→休学（退学等本县区内的学籍变更）。
2.3.2复学
功能介绍
对完成休学的学生进行复学操作。
学校用户在当前学校休学学生中选择好需要复学的学生，选择好复学班级，然后点击【确定】按钮即可。
如果县区教育局设置了“休学后复学必须满一年”或者“休学后复学必须满一学期”，不在规定的时间内的话是无法复学登记。
注：
此处的‘满一年’指的是一个学年，不是常规意义上的日期。
操作过程
进入学生信息管理→学籍异动申请→复学。
2.3.3换班
功能介绍
校内学生要是想换到同年级不同的班级时，学校用户可以使用换班来完成学生的更换班级。
也可以将学生所在的新班级录入到Excel中，然后导入。
导入截图步骤如下：
第一步：
选择学生查找方式
第二步：
导出Excel模板
模板如下：
第三步：
上传已经填好数据的模板
第四步：
点击确认导入
操作过程
进入学生信息管理→学籍异动申请→换班。
2.3.4省内转学
在左边导航栏选择【学籍变更管理】，如果选择“省内转入”，点击【增加】按钮，选择转入学生所在省县，选择学生所在学校，输入学生身份证和姓名，点击【查找学生】按钮，如果输入信息无误，系统会显示出学生的相应信息，点击学生信息，点击【确定】按钮，然后再输入其它相应信息，点击【保存】即可完成省内转入登记。
如图：
功能介绍
省内转学，由转入学校在学籍系统上做好学生转学登记，经转出学校与双方主管教育行政部门核准后，由转入学校迁移电子学籍档案。
如下图：
图1：
学校审核
图2：
教育局审核
转入学校发起省内转入操作后，转出学校可以在‘转往省内’功能中查看转入学校的申请信息。
转出学校如果不同意转出，点击【不同意】。
如果同意，则可以将该学生转出到转入学校。
如果双方教育局需要审核，则必须在教育局同意后，才可以转出该学生；如果双方教育局不需要审核，则该学生直接转学成功。
如果有学生的转学状态显示“转出学校不同意，转学失败”或“教育局不同意，转学失败”。
说明对方学校拒绝转出该学生，或者双方教育局中有一方或双方均不同意转学，此学生将继续留在原学校。
操作过程
进入学生信息管理→学籍异动申请→省内转学
省内转学流程：
转入学校发起申请→转出学校核准→双方教育局核准（如有地市审核，需要地市教育局核准）→完成省内转学操作。
2.3.5跨省转学
1>转往省外
功能介绍
跨省转出的主要操作流程按照教育部要求，先从教育部下行外省已审批通过的转学申请，然后由学校进行转往省外的审核，最后由所属教育局进行转往省外的审批（跨省数据交换由教育部数据交换平台完成）。
作为转出方，学校接收到转学申请后点击【同意】转出或【不同意】转出。
操作过程
进入学生信息管理→学籍异动申请→转往省外。
2>省外转入
流程图如下：
功能介绍
跨省转学的流程是：
由浙江的转入学校提出跨省转学申请——>浙江转入学校的主管教育部门核准通过——>上传到教育部进行数据校验——>教育部校验通过后将转学申请发到转出省——>转出省转出学校审核通过——>转出省转出学校的主管教育部门核准通过——>转出省将转出审核信息上传到教育部中转平台——>教育部中转平台通知浙江省进行调档申请——>浙江转入学校调取学生学籍档案。
详细操作如下：
第一步：
学校用户点击【增加】按钮，将对应打*必填项填写完整后，点击【保存】按钮即完成省外转入登记，接下来由上级教育行政部门进行省外转入审批。
第二步：
等待教育部门的审核和教育部的对接
第三步：
双方教育局都审核完成，并且教育部中转平台通知浙江省进行调档申请，学校到学生基本中查看学生。
第四步：
如果对方需要我们提供证明材料的，我们还可以上传证明材料。
点击【上传证明材料】，并且选择已经准备好的材料（一般为学生转学申请表和学生基本信息表，并且材料格式要为*.rar、*.zip的。
）如图：
操作过程
进入学生信息管理→学籍异动申请→省外转入。
2.4毕业信息登记
2.4.1毕业信息登记
学校应在每年7月30日之前完成学生的毕（结）业信息录入和核对，同时每学期期末对学生信息进行一次核实。
高中学校在毕业信息初始化时，系统会自动根据已录入的学生成长记录的综合素质评价中的学分信息（浙江省普通高中成长记录系统）、会考成绩信息进行判断是否符合浙江省普通高中的学生毕业条件。
如果符合毕业条件的学生，系统会自动填写“毕业”，如果不符合毕业条件的学生，系统会自动填写“结业”。
功能介绍
该功能在第二学期末操作，选择需要进行毕业登记的学校和班级，点击【初始化】，进入如下页面：
在上面页面中，您可以设置该班学生的毕业日期，以及生成毕业证书号的字段。
确定后返回主窗体，保存即可。
学生毕业后即无法再编辑该班学生的数据，如果还需要修改学生数据，则可以点击【恢复】把学生重新恢复到在校生状态。
毕业信息保存后可进行毕业证书与毕业名册的打印。
操作过程
进入学生信息管理—>毕业信息登记—>义务教育阶段学生毕业（或高中生毕业）
2.4.2补录毕业去向
功能介绍
该功能可以查看自己学校毕业的学生有没有被录取，以及是被哪个学校录取的，还可以补录这个学生的录取学校，这里可以进行批量导入录入。
小学升初中、初中升高中的学生，在完成新生档案迁移中的新生登记并教育主管部门审核完成后，系统会自动回写学生的毕业去向。
操作过程
进入学生信息管理—>毕业信息登记—>补录毕业去向
2.5新生注册
功能介绍
本功能是新增功能，所有新学年第一学期，学校要按时完成小学一年级新生注册的。
在新生注册功能操作之前，首先要完成学校的年级设置、班级设置，教育局要完成对学校的一年级学生人数控制等设置。
学校用户在左边导航栏中选择好需要新生注册的学校以及班级，然后点数据栏右边的【增加】，然后按数据项要求，输入学生的基本信息，点【保存】即可。
如果县区教育局设置了一年级新生注册审核设置，则需要县区教育局进行审核，如果县区教育局没有设置审核，则保存之后，新生将直接进入到班级内，成为在校生。
此功能除了可以逐个增加以外，还可以进行EXCEL导入操作。
具体的EXCEL导入操作如下：
1、选择需要导入的学校，班级，然后点右边的导入学生出现如下图：
2、在第一步图中设置好最大人数之后，然后选择“导入时性别和出生日期从学生身份证中提取”，如果不勾选，则在导入时需要填写正确的性别和出生日期，如果勾选，则性别和出生日期可以为空，然后再点下一步。
3、点击“点击选择所要上传的文件”，然后选择需要导入的文件，点【打开】。
然后再点【保存数据】。
4、如果保存成功就会出现如下图，在【已导入记录】会有提示显示已导入学生数；如果未导入学生，则会在【未导入学生】处，提示未导入错误的原因。
操作过程
进入学生信息管理—>新生注册
2.6招生录取（新生档案迁移）
按照浙江省教育厅学籍管理办法要求，在每年的学年升级后（8月1日学年升级完成后），学校必须在9月20日之前完成新生档案迁移登记。
注意：
有争议的新生电子档案的迁移申请，由招生主管教育行政部门与生源地主管教育行政部门协调，完成审批和新生入库（9月20日前）。
具体操作流程如下图：
提醒：
各学校在入库或迁移档案时，应仔细核对新生姓名、学籍主号等录取信息、避免误招生！
新生档案迁移的具体操作步骤如下：
2.6.1招生入学申请
点击【增加】，出现如上图：
选择好需要招生的学生毕业省县，填好学生姓名和身份证号等必录字段（在进行查找毕业生时，建议输入学生的身份证号去查找，这样可以找到准确的找到学生；如果用姓名去查找，万一姓名中有一个字不一样，就会找不到学生），再点击【保存】即可。
本功能还可以进行导入，点【导入】出现如下图，这里要设置好学生毕业地区以及查找学生时唯一的字段。
点【下一步】以后，可以导出Excel模板，可以上传Excel，可以复制Excel内容并粘贴至下面表格（这里介绍以复制Excel内容并粘贴至下面表格为例）
在模板上选择要导入的数据并复制。
系统内点“复制Excel内容并粘贴至下面表格”
点击【第三步，确认导入】，如果导入成功会提示已导入。
注：
新生录取登记过程常见问题及解决方法
1、若提示学生姓名、身份证等信息与毕业库中的不符，可能原因如下：
第一种是学生在小学或者初中毕业时，并没有建立电子档案，如遇到此类情况，因按当地教育局政策，进行学籍其他增加或者省外转入；
第二种情况可能是学生在之前注册的（毕业生库）档案中的姓名与身份证与上报学校的信息不符，如遇此类情况，可以先输入学生身份证号查找或者根据姓名+毕业学校查找毕业生；若还是不能找到，请联系学生毕业县区或者学校，确认学生的毕业库中信息，将其录取入库后，再修改学生的基本信息；
若存在没有身份证的学生，可试着通过姓名，毕业学校等唯一能定位到学生的信息来查找；
学生已被录取，遇到此类情况，点击增加，只输入学生身份证，点击查看毕业生，可查到毕业生信息，可查询是否录取，是否入库字段，若为是，则学生已被其他学校录取；
往届生录取与应届生录取步骤一样；需要在查询毕业生时，把【往届毕业生】打勾，再进行查找。
县区内重复注册，遇到此类情况，望教育局做好统计，发传真授权我们处理。
5.学校的录取申请被教育局拒绝后，则在分班处，不会显示被拒绝学生信息，若学校还想录取，可以重新登记；
2.6.2学生分班（新生分班）
功能介绍
在左边高一（初一）为分班新生那边选中要分到同一个班级的学生，然后再右边新生班级处下拉框中选择分入的班级，然后点‘分班>’就可以把学生分到对应的班级
本功能实现新生登记后的学生分班操作。
在左边导航栏中选择具体的录取学校，在数据栏的左边，选择尚未分班的学生并打勾，然后在右上方的新生班级中选择需要编入的班级名称。
选好之后，点击中间的【分班】按钮，实现了新生登记的学生分班操作。
如果分班后，需要重新调整班级名单，在学生尚未实现入库之前，可以将右边已分入班级的学生选中，然后，点击中间的【不分班】按钮，学生进入到尚未分班状态。
注：
如果第一步中招生入学申请导入时，填写了录取班级，这一步就可以跳过，分班还可以使用【
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