浙江省学籍系统学校版操作手册小学初中.docx
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浙江省学籍系统学校版操作手册小学初中
浙江省中小学电子学籍管理系统
（学校版）
使
用
手
册
杭州容博教育科技有限公司
2015.5
一．基础信息管理
运行学籍管理系统后，首先出现是的系统登录界面。
学校用户根据自己的用户名和密码，点击【登录】按钮后，进入系统主界面。
程序主界面由三部分构成，位于上方的是工具栏，主要包括：
当前用户：
显示当前的用户信息。
用户身份：
显示当前用户的身份。
当前学年学期：
显示当前的学年学期信息。
用户注销：
注销整个系统。
位于左边的是导航器，包括功能和索引页面，位于右下方是数据操作区。
1.1学校（机构）基础信息管理
功能介绍
主要用于设置本学校的基本信息，在输入联系电话、手机、邮箱格式的时候要主要格式。
还可以修改学校的基本信息，但是要注意有灰色阴影的信息不能做修改。
操作过程
进入基础信息管理→学校（机构）基础信息管理。
1.2年级信息管理
功能介绍
主要用于设置年级的信息，学校可以【增加】年级，也可以【删除】年级。
【编辑】可以编辑年级的学段、年级、年级组长以及备注。
【详细内容】显示年级的详细信息。
操作过程
进入基础信息管理→年级信息管理。
1.3班级信息管理
功能介绍
主要用于设置学校内班级的信息，学校可以【增加】班级，也可以【删除】班级，增加的时候班级名称与班级编号由系统自动生成。
【编辑】可以编辑班级的班级类型、班主任、校内班名、备注。
【详细内容】显示班级的详细信息。
需要注意的是由于学籍系统升级前各县区班级名称格式不统一，升级后，全省统一使用全国学籍系统的“学段+年级+班号”的格式，“校内班名”可由学校自行维护。
操作过程
进入基础信息管理→班级信息管理。
1.4教师信息管理
功能介绍
学籍系统升级后学校老师账号由师训平台同步，增加用户，修改用户信息，删除用户都在师训平台里操作，操作成功后会自动同步到学籍系统。
【转移教师】主要是针对有好几个学校共用一个教育部机构代码的，从师训平台同步到学籍系统后，这些学校的账号都在一个学校里，学校管理员要通过转移教师，将教师转移到对应的学校，并且转移后在当前学校的权限将清空。
【详细内容】显示用户的基本信息，只能查看不能修改。
操作过
进入基础信息管理→教师信息管理。
二、学生信息管理
2.1学生基本信息
学期初学校用户应核对学生电子学籍信息，新学年的第一学期（每年8月1日升级），学校应在9月20日前完成新生电子学籍信息的录入与核对工作，一年级新生可采用录入或导入方式，初一与高一新生采用网上招生方式录取学生。
功能介绍
选择相应的学生，方框为白色的说明可修改，灰色表示无权限修改，打星号的必须填，修改完内容点击【保存】即可。
如果需要录入照片，点【保存】后，在“显示照片”前方框中打上勾，同时点击【照片录入】即可录入。
操作过程
进入学生信息管理→学生基本信息
注：
此处仅为修改学生基本信息，没有新增学生功能。
系统会自动对身份证的合法性进行校验，如果保存时提示错误，请根据错误原因进行修改，直至保存成功，需录入字段内容请查询《浙江省中小学和幼儿园电子学籍系统管理办法》及相关附件。
2.1.1身份证校验
在输入身份证时，系统会自动进行身份证校验，如果身份证输入错误，系统
就会出现证件编号为红色提示，然后后面会提示‘请正确填写全国学籍号’。
如图：
证件编号后面有一个‘验’字，点击这个‘验’字可以进行身份证号的正确
性检查，省内唯一性检查等。
正确性检查是检查当前身份证号输入的是否正确，这个在输入时，系统就会有自动检查的。
省内唯一性检查可以查询这个身份证号在省内是否被注册过，如果有就会出现报错提示，显示这个学生的身份证号在哪个县区什么学校重复，这个学生现在是处于什么状态。
身份证号省内重复大致可以分为以下几种：
省内外县区重复（在校与离校）、省内外县区重复（在校与在校）、县区内重复（在校与离校），县区内重复（在校与在校）。
2.1.2照片处理
照片导入分为单个导入、批量导入、按班级导出、照片删除和全班照片预览。
在进行照片导入时，需要设置好照片的大小，照片大小统一为300*420，照片文件格式为：
*.jpg;*.gif;*.png；
1>选中学生，然后点右边的照片处理，再下面点录入照片，然后在跳出来的页面中点浏览，选择需要录入照片的学生照片，然后点确定即可。
2>批量导入格式要求为zip或者rar，在照片处理中选择批量导入照片，然后点击选择所要上传的文件，这个文件必须为压缩包，文件类型格式为zip或者rar，然后选择好需要导入照片的学校，再选择好上传照片命名的方式，以及所需要导入的班级，然后点右上角的导入即可。
3>导出照片：
先在照片处理中点击按班导出照片出现如下图，然后选择需要导出的学校，班级，然后选择好导出文件命名方式，在选择需要导出照片的学生（如果要导出全班的学生，可以点右边的全选），然后点右上角的导出即可。
2.1.3批量修改
批量修改进行大批量学生的信息进行修改，批量修改方式分为Excel导入方式修改和输入方式修改：
操作过程
1、输入方式修改：
点击批量修改，然后选择输入方式修改，出现如下图：
在此图上选择所需要批量修改的字段，例如需要修改曾用名，则在左边待选字段中找到曾用名并且选择，然后点击选择，就可以把这个字段放到已选字段中，然后在点击下一步出现下图：
选择所需要批量修改的班级，然后在右边选择学生排序方式，如果需要修改全选所有班级内的学生，可以在右边点全选，选中所有班级，然后再点下一步出现下图：
在这边进入每个学生需要修改字段的修改，修改好之后，点保存即可。
这边的初始化按钮可以把这边需要批量修改的字段初始化成某一个数据。
检查是检查当前修改的字段是否通过。
2、Excel导入方式修改：
点击批量修改，然后选择Excel导入方式修改，出现如下图：
这边输入最大学生数，设置导入数据范围，选择学生查找方式，是以姓名、所在班级、证件编号等哪个字段作为查找学生的字段，再点下一步：
在此图上选择所需要批量修改的字段，例如需要修改曾用名，则在左边待选字段中找到曾用名并且选择，然后点击选择，就可以把这个字段放到已选字段中，然后在点击下一步出现下图：
在第3/3步中可以下载Excel导入方式修改的模板，直接点击蓝色的‘Excel导入模板下载’即可下载模板。
这边先点击‘点击选择所要上传的文件’，出现如下对话框：
选择批量修改的导入模板，点打开，返回系统内，显示下图：
打开之后，会在系统‘点击选择所要上传的文件’下方显示出所选择的文件名称，然后再点击保存数据，出现如下图：
如果导入成功，就会在此图已导入记录处显示已导入学生数是多少；如果未导入成功，就会在未导入学生处显示学生没有导入的具体原因是什么，然后根据提示的原因去修改Excel导入模板，然后再重新导入直至成功即可。
2.2关键数据变更申请（学校）
关键数据变更是指学校进行学生的基本信息修改，现在学校老师需要修改学生基本信息都需要来这边进行修改。
具体操作如下：
1、登入学籍系统之后，在“学生信息管理”—“关键数据变更”—“关键数据变更申请（学校）”在索引内选择需要修改信息的学生然后在右边点击【增加】按钮，如下图：
2、在出现的如下图所示中，修改好需要修改的字段，然后点右边的【下一步】按钮，如下图：
（注：
字段背景是白色的，说明教育局没有设置审核；如果是天蓝色，则是教育局设置了需要审核）
3、出现如下图片时，然后在点击【点击选择所要上传的文件】按钮，然后在本地电脑上选中需要上传的文件（注：
文件必须为.rar，.zip的压缩包格式），再点击【确定】按钮，如下图：
（注：
修改了‘姓名、性别、出生日期、证件类型、身份证’这些5个字段的学生都是必须要上传证明材料的，修改非必审字段时可传可不传）
4、上一步点确定之后，就会出现如下图，表示目前在等待教育局审核，教育局审核之后，在学生基本信息那边的学生信息就会自动更新过来。
操作过程
进入学生信息管理→关键数据变更申请（学校）。
2.3学生成长档案
2.3.1奖励情况
功能介绍
登记当前学期学生的奖励情况，中需要登记的学生后点击【增加】，填写相应信息后点击【保存】按钮，也可以使用导入功能，批量导入本班学生的奖励情况。
操作过程
进入学生成长档案→奖励情况
注：
处分登记跟奖励登记类似，处分登记此处不做介绍。
2.3.2体格检查情况
查询结果
能介绍
登记学生体检信息。
登记后，可以直接打印体检表，并自动计算发育情况。
可以从Excel导入数据，登记完之后，也可以对登记过的数据按学年进行查询。
操作过程
进入学生成长档案→体格检查登记
2.3.3体育健康标准情况
功能介绍
登记学生的体育健康标准测试信息。
【保存】后自动换算出该生每个项目得分、等级分以及学年得分、小学学段得分、评分等级等数据。
可以从Excel中导入数据。
操作过程
进入学生成长档案→体育健康标准情况
2.3.4任职情况
功能介绍
登记当前学期学生的任职情况，选中需要登记的学生后点击【增加】，填写相应信息后点击【保存】按钮，也可以使用导入功能，批量导入本班学生的任职情况，也可按学期查询录入过的信息。
操作过程
进入学生成长档案→任职情况
2.3.5经济困难学生与资助情况
功能介绍
登记贫困学生和受资助的情况，选中需要登记的学生后点击【增加】，填写相应信息后点击【保存】按钮，也可以使用导入功能，批量导入本班学生的经济困难学生与资助情况，也可按学期查询录入过的信息。
操作过程
进入学生成长档案管理→经济困难学生与资助情况。
2.3.6学生考勤情况
功能介绍
登记当前学期学生的考勤情况，选中需要登记的学生后填写相应信息后点击【保存】按钮，也可以使用导入功能，批量导入本班学生的考勤情况，也可按学期查询录入过的信息。
操作过程
进入学生成长档案→学生考勤情况
2.3.7学生期末评语情况
功能介绍
登记学生期末评语内容，所录入信息的可打印在学生成绩单中，可从Excel中直接导入评语和考勤。
在评语录入时，点击【评语库】可以自动生成评语，如下图：
如果选择评语内容时字体变成横向，请重新选择字体，带@标记字体均为横向字体，评语库中的内自己也可以增加。
操作过程
进入学生成长档案→学生期末评语情况
2.3.8综合素质情况
功能介绍
用于登记小学初中综合素质评价登记，具体评价项目由教育局管理员根据本地实际情况进行设置，如果使用时没有出现评价内容，请与当地教育局管理员联系设置，也可以进行批量设置。
操作过程
进入学生成长档案→综合素质情况
2.3.9成绩管理
2.3.9.1班级课程
功能介绍
选择左边索引中的某个班级，点击【增加】按钮，学校设置当前学期各班级的课程，设置课程后才能录入成绩。
如果课程有分项目，则应该设置该门课的分项目。
操作过程
进入学生信息管理→成绩管理→班级课程
2.3.9.2成绩分项
功能介绍
选择左边索引中的某个班级的某个课程，点击【增加】按钮，学校设置当该课程的分项课程，设置好之后点击【保存】按钮。
操作过程
进入学生信息管理→成绩管理→成绩分项
2.3.9.3成绩录入权限
功能介绍
选择左边索引中的某个老师，点击【设置】按钮设置该老师的任教课程，设置好之后点击【保存】按钮，设置完之后，也可以点击【复制】按钮，可将该任教课程复制到选中的其他班级。
操作过程
进入学生信息管理→成绩管理→成绩录入权限
2.3.9.4期末成绩、毕业成绩、中考成绩录入
功能介绍
登记学生的期末成绩、毕业成绩、中考成绩等。
可以从Excel中导入所有成绩。
点击【批量删除】删除可以一次性删除一个班的一课程或一课程分项的数据。
要录入期末成绩，点击页面上的期末成绩，缺省按课程录入成绩，如下图：
也可点击【按学生录入】切换至按学生录入模式，如下图：
操作过程
进入学生信息管理－>学生成长档案－>成绩管理－>期末成绩录入
2.4学籍异动申请
2.4.1休学、退学、死亡、其它减少、其它增加、留级和跳级
功能介绍
如果教育局不需要进行休学审核，则保存休学申请后该学生休学成功，操作完成。
如果教育局设置了休学审核，则需教育局在“学籍异动审核”中同意后，此学生才能休学成功。
休学变更成功后，您可以在“已休学学生”页面中查询到此学生。
如果学生减少不包含在休学、退学、死亡、转出等类型内，比如参军、提前录取等，请登记在【其它减少】里，并注明原因。
如果学生增加包含复学、转入等类型内，比如退学后返校等，请登记在【其它增加】里。
具体如何登记请参考当地教育局的学籍管理办法。
与休学类似的变更退学、死亡、其它减少、其它增加、留级和跳级。
【删除】按钮：
对于登记了的学生但是教育局还没有进行审核的，需要撤销登记的可以点击这个按钮。
【表格打印】按钮：
可以打印已登记学生的学籍变更审批表和学籍变更审批表（空表）。
如图：
【查看审核设置】按钮：
可以查看教育局对于学校学籍变更操作是否需要审核的放置，方便学校了解审批流程。
如图：
【查看学生】按钮：
可以查看学生的基本信息、学籍变更素质评价、毕业信息、处分、任职等信息。
如图：
【查看学生】页面中的【信息卡打印】：
选中相应的学生然后点击【预览并导出】即可查看或打印学生信息。
如图：
操作过程
进入学生信息管理→学籍异动申请→休学。
2.4.2复学
功能介绍
对休学的学生进行复学操作，选择好相应的学生、复学班级点击【确定】按钮，如果教育局设置了“休学后复学必须满一年”或者“休学后复学必须满一学期”，不在规定的时间内的话是无法复学登记。
操作过程
进入学生信息管理→学籍异动申请→复学。
2.4.3换班
功能介绍
校内学生要是想换到同年级不同班级可以使用换班来更换班级。
也可以将学生所在的新班级录入到Excel中，然后导入。
导入截图步骤如下：
第一步：
选择学生查找方式
第二步：
导出Excel模板
模板如下：
第三步：
上传已经填好数据的模板
第四步：
点击确认导入
操作过程
进入学生信息管理→学籍异动申请→换班。
2.4.4省内转学
选择相应的学籍变更，如果选择“省内转入”，点击【增加】按钮，选择转入学生所在省县，选择学生所在学校，输入学生身份证和姓名，点击【查找学生】按钮，如果输入信息无误的话会出相应的信息，选择该信息，点击【确定】按钮，输入相应的其他信息，点击【保存】即可。
如图：
功能介绍
省内转学，由转入学校在学籍系统上做好学生转学登记，经转出学校与主管教育行政部门核准，迁移电子学籍档案。
如下图：
图1：
学校审核
图2：
教育局审核
转出学校如果不同意转出，点击【不同意】。
如果同意，则可以将该学生转出到相应的学校。
如果教育局需要审核，则必须在教育局同意后，才可以转出该学生；如果教育局不需要审核，则该学生直接转学成功。
如果有学生的转学状态显示“转出学校不同意，转学失败”或“教育局不同意，转学失败”。
说明对方学校拒绝转出该学生，或者教育局不同意转学，请选中此学生，然后点击“删除”。
此学生将继续留在原学校。
操作过程
进入学生信息管理→学籍异动申请→省内转学
2.4.5跨省转学
1>转往省外
功能介绍
跨省转出的主要操作流程按照教育部要求，先从教育部下行外省已审批通过的转学申请，然后由学校进行转往省外的审核，最后由所属教育局进行转往省外的审批（跨省数据交换由教育部数据交换平台完成）。
作为转出方，学校接收到转学申请后点击【同意】转出或【不同意】转出。
操作过程
进入学生信息管理→学籍异动申请→转往省外。
2>省外转入
流程图如下：
功能介绍
跨省转学的流程是：
由浙江的转入学校提出跨省转学申请——>浙江转入学校的主管教育部门核准通过——>上传到教育部进行数据校验——>教育部校验通过后将转学申请发到转出省——>转出省转出学校审核通过——>转出省转出学校的主管教育部门核准通过——>转出省将转出审核信息上传到教育部中转平台——>教育部中转平台通知浙江省进行调档申请——>浙江转入学校调取学生学籍档案。
详细操作如下：
第一步：
学校用户点击【增加】按钮，将对应打*必填项填写完整后，点击【保存】按钮即完成省外转入登记，接下来由上级教育行政部门进行省外转入审批。
第二步：
等待教育部门的审核和教育部的对接
第三步：
双方教育局都审核完成，并且教育部中转平台通知浙江省进行调档申请，
学校到学生基本中查看学生。
第四步：
如果对方需要我们提供证明材料的，我们还可以上传证明材料。
点击【上传证明材料】，并且选择已经准备好的材料（一般为学生转学申请表和学生基本信息表，并且材料格式要为*.rar、*.zip的。
）如图：
操作过程
进入学生信息管理→学籍异动申请→省外转入。
2.5毕业信息登记
2.5.1义务教育阶段学生毕业
学校应在每年7月30日之前完成学生的毕（结）业信息录入和核对，同时每学期末对学生信息进行一次核实。
功能介绍
该功能在第二学期末操作，选择需要进行毕业登记的学校和班级，点击【初始化】，进入如下页面：
在上面页面中，您可以设置该班学生的毕业日期，以及生成毕业证书号的字段。
确定后返回主窗体，保存即可。
学生毕业后即无法再编辑该班学生的数据，如果还需要修改学生数据，则可以点击【恢复】把学生重新恢复到在校生状态。
毕业信息保存后可进行毕业证书与毕业名册的打印。
操作过程
进入学生信息管理—>毕业信息登记—>义务教育阶段学生毕业（或高中生毕业）
2.5.2补录毕业去向
功能介绍
该功能可以查看自己学校毕业的学生有没有被录取，以及是被哪个学校录取的，还可以补录这个学生的录取学校，这里可以进行批量导入录入。
操作过程
进入学生信息管理—>毕业信息登记—>补录毕业去向
2.6新生注册
功能介绍
此处是进行一年级新生注册的。
在此处选择好要增加的学校以及班级，然后点右边的增加，然后输入学生的基本信息，点保存即可。
如果教育局设置了一年级新生注册审核，则需要教育局进行审核，如果教育局没有设置审核，则保存之后，直接进入到班级内。
这边出来逐个增加外，还可以进行导入。
1、选择需要导入的学校，班级，然后点右边的导入学生出现如下图：
2、在第一步图中设置好最大人数之后，然后这边有一个“导入时性别和出生日期从学生身份证中提取”，如果不勾选，则在导入时需要填写正确的性别和出生日期，如果勾选，则性别和出生日期可以为空，然后再点下一步
3、点击“点击选择所要上传的文件”，然后选择需要导入的文件，点打开
然后再点“保存数据”
4、如果保存成功就会出现如下图，在已导入记录那边会有提示显示已导入学生数是多少；如果未导入学生，则会在未导入学生处，提示未导入错误的原因
操作过程
进入学生信息管理—>新生注册
2.7招生录取（新生档案迁移）
新生登记（学校8月1日学年升级完成后）-生源地教育局审核（8月15日-8月31日）-招生学校主管教育局审核（8月15日-8月31日）-新生入库（学校）
注意：
有争议的新生电子档案的迁移申请，由招生主管教育行政部门与生源地主管教育行政部门协调，完成审批和新生入库（9月20日前）。
具体操作流程如下图：
（提醒：
各学校在入库或迁移档案时，应仔细核对新生姓名、学籍主号等录取信息、避免误招！
）
学校新生登记（8月1日学年升级后）-学校主管教育局审核-新生入库（学校做）
具体操作步骤如下：
2.7.1招生入学申请
点击增加，出现如图：
选择好毕业省县，填好姓名等必录字段，在添加时，最好有身份证类的，能唯一标识学生的数据。
这里在进行查找毕业生时，建议输入学生的身份证号去查找，这样可以找到准确的找到学生；如果用姓名去查找，万一姓名中有一个字不一样，就会找不到学生。
这里还可以进行导入，点导入出现如下图，这里要设置好学生毕业地区以及查找学生时唯一的字段。
点下一步以后，可以导出Excel模板，可以上传Excel，可以复制Excel内容并粘贴至下面表格（这里介绍以复制Excel内容并粘贴至下面表格为例）
在模板上选择要导入的数据并复制
系统内点“复制Excel内容并粘贴至下面表格”
点“第三步，确认导入”，如果导入成功会提示已导入
注：
新生录取登记过程常见问题及解决方法
（一）若提示学生姓名、身份证等信息与毕业库中的不符，
可能原因如下：
第一种是学生在小学或者初中毕业时，并没有建立电子档案，如遇到此类情况，因按当地教育局政策，进行学籍其他增加或者省外转入；
第二种情况可能是学生在之前注册的（毕业生库）档案中的姓名与身份证与上报学校的信息不符，如遇此类情况，可以先输入学生身份证号查找或者根据姓名+毕业学校查找毕业生；若还是不能找到请联系学生毕业县区或者学校，确认学生的毕业库中信息，将其录取入库后，再修改学生的基本信息；
1．若存在没有身份证的学生，可试着通过姓名，毕业学校等唯一能定位到学生的信息来查找；
2．学生已被录取，遇到此类情况，点击增加，只输入学生身份证，点击查看毕业生，可查到毕业生信息，可查询是否录取，是否入库字段，若为是，则学生已被其他学校录取；
3．往届生录取与应届生录取步骤一样；
4．县区内重复注册，遇到此类情况，望教育局做好统计，发传真授权我们处理。
5.学校的录取申请被教育局拒绝后，则在分班处，不会显示被拒绝学生信息，若学校还想录取，可以重新登记；
2.7.2学生分班（新生分班）
功能介绍
在左边高一为分班新生那边选中要分到同一个班级的学生，然后再右边新生班级处下拉框中选择分入的班级，然后点‘分班>’就可以把学生分到对应的班级
注：
如果第一步中招生入学申请导入时，填写了录取班级，这一步就可以跳过，分班还可以使用【导入】功能。
操作过程
进入学生信息管理—>招生录取（新生档案迁移）—>学生分班（新生分班）
2.7.3学生入库（新生入库）
功能介绍
选中一个学生，点击右边的入库迁移档案，就可以把这个学生入库到班级里面。
这边的修改身份证是针对于那些在入库时，学生没有身份证号的，可以先选中这个学生，然后点‘修改身份证’，把这个学生的身份证号补录进入，然后再进行新生入库。
操作过程
进入学生信息管理—>招生录取（新生档案迁移）—>学生入库（新生入库）
2.8毕业后跨省就学
跨省就学是招收省外毕业的学生，具体的操作流程如下图：
在系统内的操作过程，如下面介绍所示：
2.8.1跨省就学申请
学校老师在这边登记好省外毕业学生的毕业省县，姓名，性别，学籍号（就是学生的全国学籍号），身份证件类型，身份证件号码，入学班级等信息，然后保存就可以了。
注：
这边填写的信息要与省外毕业学校所登记的信息一样的，如果不一致，教育部会验证不通过。
操作过程
进入学生信息管理—>毕业后跨省就学—>跨省就学申请
2.8.2跨省就学学校审核
功能介绍
学校在跨省就学申请那边登记好信息之后，在跨省就学学校审核这边查看核对学校老师登记的信息，然后再审核是否同意这个学生转入，如果同意就点同意，不同意就点不同意。
操作过程
进入学生信息管理—>毕业后跨省就学—>跨省就学学校审核
2.8.3跨省就学调档
功能介绍
跨省升学登记，等省外教育局也审核好，教育部把这个学生的档案迁移到浙江省之后，老师可以来这边进行学生调档。
左边选中需要调档的学生，然后再右边的调档，就可以把这个学生迁
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