外国语大学校友工作志愿者协会工作手册.docx
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外国语大学校友工作志愿者协会工作手册
西安外国语大学校友工作志愿者协会
工作手册
二○一四年六月
一、章程………………………………………………………
二、口号………………………………………………………
三、成员名单………………………………………………….
四、各部工作职责…………………………………………….
五、志愿者工作细则…………………………………………..
1、学校简介………………………………………………….
2、校史校情问答…………………………………………….
3、志愿者工作流程………………………………………….
4、志愿者服务注意事项..........................................................
5、志愿者奖励与表彰………………………………………..
六、应急情况处理………………………………………………
七、通讯录………………………………………………………
一、章程
第一章总则
第一条本协会名称为西安外国语大学校友工作志愿者协会（以下简称协会）。
第二条本协会的宗旨：
服务校友，服务师生，服务学校。
第三条本协会是由西安外国语大学在校师生、校友自愿组成的自我管理、非营利性组织的社会服务类校级协会组织，接受西安外国语大学校友会、团委的指导、监督和管理。
第二章组织机构
第四条本协会在学校校友会相关老师指导下，设名誉会长若干名、会长1名、副会长若干名。
第五条会长为协会主要负责人，接受会员的监督，负责协会各项事务。
会长不在时，由副会长承担会长职责。
第六条本协会常设机构为秘书部、网宣策划部、外联公关部、接待服务部，机构的设置可根据工作开展的需要进行调整。
（一）秘书部：
负责协会日常事务，包括任务通知、活动安排、资料归档、会员的招募、注册、培训与分配等工作。
（二）网宣策划部：
负责采访校友，编写校友通讯等，并将校报、校友通讯等按时邮寄到校友手中；负责校友网等信息平台的维护与建设，各地校友QQ群的管理；日常活动的宣传与策划等。
（三）外联公关部：
负责挖掘校友资源，与海内外校友广泛建立关系；为协会日常活动拉外联，作为协会自有资金供协会内部活动使用，同时为活动拉外联做宣传。
（四）接待服务部：
负责日常联络校友工作；负责日常校友返校、值年聚会等系列接待工作。
（五）其他部门和组织：
为了更好地服务校友，服务母校，同时有助于协会的运行和发展，协会将根据实际需要增设相关部门和组织。
第七条每个部门设部长1名，副部长若干名，共同负责该部门各项活动的开展。
第三章工作内容
第八条本协会的工作内容：
（一）开展“寻访校友”系列活动，努力开发杰出校友，邀请校友回访母校，带动校友与母校全面联系。
（二）开展“爱校荣校”系列活动，培育校友意识。
（三）开展“校友——成长的导师”系列活动，为学校联系已毕业的杰出校友作为成长导师（定向或非定向），与院（部）或学生个人对接，邀请返校开展活动，激发在校生的学习激情和拼搏热情，帮助在校生明确未来的发展方向，更好的了解职场、认识社会。
（四）定期向校友发布“我爱西外捐赠计划（项目）”，积极利用校友资源，为学校募集资金，促进学校各项事业的发展。
（五）收集、整理校友动态信息，加强海内外校友之间以及校友和母校之间的联系；完善校友信息库；征集校友们对母校建设与发展的意见和建议。
（六）做好校友网等信息平台的维护与管理。
（七）为返校聚会或参观的校友提供接待服务，带领校友在母校参观并介绍学校的变化，联络校友与母校的感情。
（八）已毕业校友志愿者保持与学校的经常性联系，关注和支持母校发展；在值年返校聚会时承担班级或团体召集人责任。
（九）其他活动：
在学校允许范围内，在学校校友会指导下开展对学生、对校友、对西外有益的相关活动。
第四章会员
第九条符合下列条件，本人愿意参加，承认本协会章程，皆可成为本会会员：
（一）本校各层次、各类别在校生、毕业生、结业生（已毕业校友通过自愿报名形式经审核后确认）；就读过的留学生、短训生学生；曾经和现在正在任教任职者；曾经和正在兼职的兼职教师、访问学者、客座教授、名誉教授及其他兼职人员。
（二）热爱学校，遵守会规，善于沟通，乐于奉献。
（三）热心并适合校友工作和协会工作。
第十条入会程序：
（一）提出入会申请；
（二）经协会审核、选拔通过；
（三）由协会执行机构注册会籍，报校团委备案，并发放志愿者证书。
第十一条会员享有以下权利：
（一）依照本协会章程规定的民主程序，参与本协会的重大事务，行使管理参与权；
（二）本协会的选举权、被选举权和表决权；
（三）对本协会工作的批评、建议和监督权；
（四）本协会各项活动的参与权；
（五）优先获得本协会的相关刊物和资料；
（六）学校每两年评选“优秀校友工作志愿者”，颁发证书；
（七）入会自愿、退会自由。
第十二条会员履行以下义务：
（一）遵守本协会章程及相关条例，执行本协会决议；
（二）维护本协会的合法权益；
（三）热爱协会，诚心为学校、为校友、为同学们服务；
（四）积极参与本协会活动，完成本协会分配的任务；
（五）关心本协会的建设和发展，向本协会提供校友方面的信息，向本协会反馈协会发展中存在的各种问题，为促进协会的发展贡献力量；
（六）向在校生宣传校友，推广校友网；
（七）在校生会员毕业离校时，可保留会员证，并优先聘任为“校友工作联络员”。
第十三条会员退会程序：
（一）会员主动退会，需提前两个星期递交书面退会请求，经有关部门登记注销会员信息，并收回会员证。
（二）遇到以下情形，会员将被撤销会员资格：
1.行为严重违背本协会宗旨或恶意损害本协会名誉的。
2.长期无故不参加协会活动的。
第十四条协会将根据会员表现情况，根据协会实际进行表彰，由西外校友会和校团委共同颁发证书。
第五章章程的修改程序
第十五条对本协会章程的修改程序，由校友会指导老师、校团委、本协会执行机构或10名以上本协会成员联名提出，并交由本协会会员大会审议。
第十六条本协会修改的章程，须在会员大会上通过后7日内，向相关部门上报。
第六章附则
第十七条本章程的解释权属本协会会员大会执行机构。
第十八条本章程自指导部门核准之日起生效。
二、口号
“XISU1314520（XISU一生一世我爱你）”
XISU：
西安外国语大学
1：
一个家：
校友会
3：
三服务：
服务校友、服务师生、服务学校——工作宗旨
1：
一个节：
校友节
4：
四个工作职能：
联络校友，增进感情；
服务校友，牵线搭桥；
宣传校友，展示风采；
凝聚校友，共荣共赢。
5：
五大任务：
发挥母校与校友间感情维系纽带作用；
搭建母校与校友、校友企业三者间交流合作平台作用；
促进校友助推母校学子成才的桥梁作用；
团结校友为学校建设发展建言献策的参谋作用；
发动校友通过各种形式回馈母校的组织作用。
2：
两个会：
西外校友会、校友工作志愿者协会
两个日：
“校庆日”、“校友日”
0：
努力让每一位校友在西外没有遗憾——目标
三、成员名单
名誉会长：
（按姓氏笔划排序）
李江莲、李照国、何建梁、张勇、赵国华、秦改进
会长：
王娜
副会长：
王晓明、刘一静、刘鹏博、郭富庭
秘书事务部：
部长：
刘一静（兼）
副部长：
杜刚跃、吴笛
干事：
李可、
网宣策划部：
部长：
王晓明（兼）
副部长：
郭斐、
外联公关部：
部长：
郭富庭（兼）
副部长：
王晓青、季翔、楚文文
干事：
贾智秀、
接待服务部：
部长：
刘鹏博（兼）
副部长：
白澍、杨钰、黄星元
干事：
会员：
四、各部工作职责
1、秘书事务部
1）负责协会日常事务，包括任务通知、活动安排等；
2）负责协会文件管理、资料归档等;
3）负责给重要校友及校友联络员寄送信件、发送节日问候等；
4）负责协会会员的招募、注册、培训、分配等工作。
2、网宣策划部
1）负责编写并及时更新校友通讯；
2）负责日常活动的宣传与策划等；
3）负责建设维护校友网、微薄、微信等各个信息平台以及管理各地校友QQ群。
3、外联公关部
1）负责挖掘校友资源，与海内外校友建立广泛联系；
2）负责为协会日常活动拉外联，作为协会自有资金以供协会内部活动使用，同时为活动拉外联做宣传。
4、接待服务部
1）负责日常联络校友工作；
2）负责日常校友返校、值年聚会等系列接待工作。
五、志愿者工作细则
1、学校简介
西安外国语大学是新中国最早建立的4所外语院校之一，是西北地区唯一的一所主要外语语种齐全的普通高校。
1951年，经中央人民政府教育部批准，由兰州大学文学院俄文系、西北大学外国语文系俄文组、俄文专修科合并组建了西安外国语大学的前身——西北俄文专科学校。
1952年，中共西北局党校俄文班并入西北俄文专科学校，学校开始招生。
1958年更名为西安外国语学院。
1979年开始招收研究生，1986年经国务院学位委员会批准，正式成为硕士学位授权单位。
2006年经教育部批准，学校更名为西安外国语大学。
2011年被陕西省人民政府列为“十二五”期间重点建设的高水平大学。
2013年1月，经国务院学位委员会批准成为博士学位授予单位，获得外国语言文学一级学科博士学位授予权。
经过60多年的建设和发展，学校已实现了由单科外语院校向突出外语教育和国外人文社会科学研究特色，以人文学科为主体，社会学科、管理学科和理学学科协调发展的多学科外国语大学的转变，是国家西部重要的外语人才培养基地，在西北地区的外语教育教学和研究领域发挥着不可替代的作用。
学校总占地面积1593亩，建筑面积81.15万平方米。
学校办学基础设施完善，教学设备先进，多媒体网络教室、语言实验室、计算机实验室、同声传译室、模拟导游实验室、新闻采编实验室等现代化设施齐全。
先进的卫星接收系统可接收不同语种国家电视节目。
图书馆实行计算机管理，并设有大型电子学术期刊文献库。
2009年2月，学校被授予省级“文明校园”。
学校现有34个学院（部）等教学机构，具有外国语言文学一级学科博士点，外国语言文学、中国语言文学、工商管理、教育学4个一级学科硕士点，11个二级学科博士点，39个二级学科硕士点，是翻译硕士、汉语国际教育硕士、旅游管理硕士专业学位培养单位，开设42个本科专业，7个辅修专业，覆盖文学、经济学、管理学、法学、教育学、理学、艺术学7个学科门类，与国外9所大学联合培养博士研究生。
外国语言文学一级学科为陕西省普通高校哲学社会科学特色学科，英语语言文学、法语语言文学、德语语言文学为陕西省重点学科；英语专业为国家级专业综合改革试点，英语、俄语、法语、旅游管理、翻译等5个专业为国家级特色专业，会计学（ACCA）和旅游管理（英语）专业为省级专业综合改革试点，英语、德语、法语、俄语和日语等5个专业为陕西省名牌专业，英语、俄语、法语、西班牙语、旅游管理、翻译、德语、会计学（ACCA方向）、日语等9个专业为陕西省特色专业；英语写作为国家级精品课程，英语精读、英语写作、英语翻译、法语精读、基础日语、德语精读、英语模拟导游、俄语翻译、英国文学、英语视听说、中国文化解说、管理学、法国文学史、翻译与实践、国际贸易与实务、商务英语写作等16门课程为省级精品课程；财务会计被评为国家级双语教学示范课程，财务会计、国际商法等2门课程被评为省级双语教学示范课程；“英语写作”被评为国家级精品资源共享课，“财务会计”、“商务分析”和“旅游学概论”被评为省级精品资源共享课；“应用型翻译人才培养模式创新实验区”被评为国家级人才培养模式创新实验区，国际商务、应用型翻译、国际旅游、国际化外语教师教育、国际会计等5个人才培养模式创新实验区被评为省级人才培养模式创新实验区；法语文学与翻译教学团队为国家级教学团队，法语文学与翻译、中外旅游文化、国际商务、翻译、英语写作、工商管理类主干课程、旅游法理论与实务等7个教学团队为省级教学团队。
“翻译专业教学模式研究、创新与实践”、“国际化商务人才培养模式创新与实践”获得陕西省教学成果奖特等奖。
学校与环球时报在线（北京）文化传播有限公司合作建立文学实践教育基地先后获批成为国家级、省级大学生校外实践教育基地，与西安百事可乐饮料有限公司合作建立的管理学实践教育基地获批省级大学生校外实践教育基地。
学校是非通用语提前批次招生院校、推荐优秀本科生免试攻读硕士研究生院校和接收保送生资格院校。
现有硕士研究生、本专科生、外国留学生及各类培训学生2.4万余人。
学校科研实力强，设有欧美文学研究中心、外国语言学及应用语言学研究中心、陕西旅游研究院、人文地理研究所等31个学术和研究机构，欧美文学研究中心、外国语言学及应用语言学研究中心为陕西高校哲学社会科学重点研究基地。
学校还与中国教育国际交流协会合作共建国际教育交流研究中心，形成了较为完整并具有一定规模的外语及跨学科科研体系，承担了一批国家级、省部级及外国文化部资助的科研项目，出版了高质量的大型辞书、专著、译著、论文和教材。
学校创办的《外语教学》、《人文地理》、《西安外国语大学学报》等学术刊物是在国内外学术界具有一定影响的中国人文社会科学和中国地理学核心期刊，其中《外语教学》、《人文地理》杂志连续多年入选CSSCI来源期刊，《西安外国语大学学报》为CSSCI扩展版来源期刊。
学校坚持发挥自身优势，广泛开展国际学术交流，先后与国（境）外157所大学和教育机构建立了友好合作关系。
学校先后被教育部确定为富布莱特项目定点院校、接收中国政府奖学金项目来华留学生委托培养单位。
与100多所国外大学开展联合培养博士、硕士、学士“双校园”项目，开辟了美国、新加坡、泰国、法国和英国等海外实习基地。
2014年1月，学校积极响应国家建设丝绸之路经济带战略，成立了中亚学院，专门开展中亚国家留学生教育。
学校在美国、哈萨克斯坦、阿根廷和奥地利建立了3所孔子学院、1所孔子课堂。
2012年，经国家汉办批准设立汉语国际推广多语种基地（西安）。
学校与美国洪堡州立大学合作创办了西外洪堡学院，与法国巴黎摩达尔时装艺术设计学院合作创办了西外巴黎时装艺术设计学院；与英国特许公认会计师公会、管理会计师公会合作开办了ACCA教改班、CIMA教改班、CFA教改班。
韩国文化院、德国歌德学院、美国普城英语集团分别在学校设立了“世宗学堂”、“歌德语言中心”、“秦苏珊英语中心”，学校还与俄罗斯新西伯利亚国立技术大学共建俄语语言文化中心。
此外，学校还设有教育部出国留学人员培训部、国家留学基金委留学预备教育中心、中国（教育部）留学服务中心留学培训基地。
学校着力提高人才培养质量，取得了明显效果。
西外毕业生以“外语功底扎实，交际能力强，综合素质高，适应工作快，敬业爱岗，踏实肯干，有发展潜力”而深受用人单位欢迎，毕业生就业率连续多年保持在较高水平。
学校志愿者团体积极服务社会经济文化发展，大学生参加了北京奥运会、上海世博会、西安世界园艺博览会、深圳世界大学生运动会、欧亚经济论坛等重大活动的志愿者工作，学校志愿者总队被授予“中国百个优秀志愿服务集体”等多项荣誉。
为适应新世纪社会发展和经济建设的需要，学校将紧抓国家高等教育大发展和西部大开发的历史机遇，“立足陕西，服务西北，辐射全国，面向世界”，坚持走开放式、国际化办学道路，不断深化教学改革，改善办学条件，提高教育教学质量，为建设特色鲜明的高水平大学而努力奋斗
学校网址：
校训：
爱国、勤奋、博学、创新
学校现任领导：
党委书记
郝瑜
代理校长
刘越莲
党委副书记
王天平、龙治刚
副校长
王峰、赵国华、党争胜、姜亚军
纪委书记
张良弼
总会计师
李瑞平
党委委员
李辉、郭武军、段恒春、李雪茹
副校级调研员
王颖
2、校史校情问答
1）学校建校时间以及最初名称是什么？
答：
建校时间：
1952年；
最初名称：
西北俄文专科学校，由兰州大学文学院俄文系、西北大学外国语文系俄文组、俄文专修科以及西北局党校合并组建。
2）目前学校有多少院（部）？
多少科研机构？
答：
学校现有34个学院（部）等教学机构；同时，学校目前设有欧美文学研究中心、外国语言学及应用语言学研究中心、陕西旅游研究院、人文地理研究所等31个学术和研究机构。
3）目前学校外语语种有多少个？
具体有哪些？
答：
目前学校外语语种有11个。
具体包括：
英语、日语、朝鲜语、阿拉伯语、印地语、法语、西班牙语、意大利语、葡萄牙语、俄语、德语。
4）学校现有教职工多少人？
学生多少人？
答：
学校现有教职工1300多名，其中教师891名，教授120名，副教授241名；具有博士学位的157名、具有硕士学位的542名；外籍专家50余名。
同时，现有硕士研究生、本专科生、外国留学生及各类培训学生2.4万余人。
5）学校地址？
答：
学校地址：
西安郭杜教育科技产业开发区文苑南路
电话：
86-29-85319274传真：
86-29-85319000
6）现任党委书记和校长是谁？
答：
现任党委书记：
郝瑜
现任代理校长：
刘越莲
7）学校学科建设情况如何？
答：
学校目前具有外国语言文学一级学科博士点，外国语言文学、中国语言文学、工商管理、教育学4个一级学科硕士点，11个二级学科博士点，39个二级学科硕士点，是翻译硕士、汉语国际教育硕士、旅游管理硕士专业学位培养单位，开设42个本科专业，7个辅修专业，覆盖文学、经济学、管理学、法学、教育学、理学、艺术学7个学科门类，与国外9所大学联合培养博士研究生。
8）学校何时更名大学？
何时通过博士立项建设？
答：
2006年经教育部批准，学校更名为西安外国语大学。
2013年1月，经国务院学位委员会批准成为博士学位授予单位，获得外国语言文学一级学科博士学位授予权。
9）学校质量工程建设情况如何？
答：
①学校坚持发挥自身优势，广泛开展国际学术交流，先后与国（境）外157所大学和教育机构建立了友好合作关系。
学校先后被教育部确定为富布莱特项目定点院校、接收中国政府奖学金项目来华留学生委托培养单位。
与100多所国外大学开展联合培养博士、硕士、学士“双校园”项目，开辟了美国、新加坡、泰国、法国和英国等海外实习基地。
②2014年1月，学校积极响应国家建设丝绸之路经济带战略，成立了中亚学院，专门开展中亚国家留学生教育。
学校在美国、哈萨克斯坦、阿根廷和奥地利建立了3所孔子学院、1所孔子课堂。
2012年，经国家汉办批准设立汉语国际推广多语种基地（西安）。
学校与美国洪堡州立大学合作创办了西外洪堡学院，与法国巴黎摩达尔时装艺术设计学院合作创办了西外巴黎时装艺术设计学院；与英国特许公认会计师公会、管理会计师公会合作开办了ACCA教改班、CIMA教改班、CFA教改班。
韩国文化院、德国歌德学院、美国普城英语集团分别在学校设立了“世宗学堂”、“歌德语言中心”、“秦苏珊英语中心”，学校还与俄罗斯新西伯利亚国立技术大学共建俄语语言文化中心。
③此外，学校还设有教育部出国留学人员培训部、国家留学基金委留学预备教育中心、中国（教育部）留学服务中心留学培训基地。
10）我校校友会何时成立？
何时改选？
目前是第几届？
日常办事机构是什么？
答：
3、志愿者工作流程
1）成为会员：
具体形式：
个人报名→协会审批→协会培训→协会注册→发志愿者证→由秘书部统一管理与调配
2）联系校友：
①联系校友联络员：
每名志愿者负责联系相应部分的校友联络员，每月给校友联络员发送问候信以保持定期的联系，增强校友与学校间的感情。
②联系著名校友：
每月给重要校友邮寄校报，让校友及时了解学校最新动态；值年过节，给重要校友发送问候信，增强校友爱校、荣校的感情。
③联系途径：
a.个人挖掘：
个人联系→确定校友可靠的基本信息→报协会秘书部→备份→定期继续联系。
b.协会分派：
从秘书部获取校友信息→定期联系校友→随时向秘书部反馈动态信息。
3）接待校友：
①值年聚会：
具体包括做好校友返校聚会的各项筹备事项及校友返校食住行等服务，同时，积极为返校校友做好迎接和引导服务。
②个人返校：
主要做好校友的各项接待、服务工作。
注：
校友返校参观内容一般包括介绍长安校区（雁塔校区）校园风光和介绍校史（其中重点讲解学子林、颐和广场和孔子像）。
4）采访校友或向校友约稿：
①采访著名返校校友；
②采访学校客座教授、讲座教授。
注：
若遇到校友信息有任何变更，需第一时间报备秘书部。
5）“寻访优秀校友足迹”社会实践活动：
①活动宗旨：
该活动旨在增强我校在校生与优秀校友的零距离接触，在记录优秀校友的人生经历、心路历程的同时，丰富完善我校的校友信息，并将学校最新发展动态反馈给校友。
争取以此活动为契机，诚恳邀请校友关注和参加学校举办的各项活动，以促进学校更好发展。
②活动开展：
具体包括前期的各项调研和资料搜集（如受访者的背景、单位、在校时的相关情况、学校最新发展详备信息等）以及中期的走访和后期的总结。
③具体活动时间视每年的不同情况而定，届时需筹谋详尽的策划，并落实各部门的相关职责。
6）附：
志愿者与校友短信（通话、E-mail等）联络内容模板
①给校友联络员的信（以2014年3月为例）：
亲爱的西外校友联络员：
您好，离开母校的日子，一切安好吗？
这是西安外国语大学校友办公室给您送来的一声问候。
三月，是万物复苏、万象更新的季节；三月，也是阳光明媚、百花争春的季节；三月的西外，更是绚烂多姿的。
还记否，图书馆前盛开的白玉兰；还记否，小花园旁竞放的红海棠；还记否，篮球场四周那一株株青葱的绿……
母校，是许多人心目中最美好最纯真的地方。
身处远方的您，是否此刻也回想起在母校的点点滴滴？
亲爱的校友，无论您身处何方，西外时刻牵挂着您，也是您永远的心灵之家。
这里为您呈上学校近一个月的要闻摘录，也欢迎您将对母校的牵挂传递给更多的校友。
恭祝您：
心情愉悦，工作顺利，身体安康！
西安外国语大学党政办校友办公室
2014年3月31日
（底下附以网址的形式呈递西外当月的最新重大新闻）
注：
呈递要闻时，应遵循先外部领导、后学校领导，再外部友好访问（包括讲座教授、客座教授），之后再学校活动的先后顺序。
②给著名校友的重要节日问候：
具体内容可涵盖三大部分，第一部分为简明导入语及节日问候（尽量做到语气亲切，文辞富有感染力）；第二部分为学校在各个领域所取得的最新成绩；第三部分重申问候，并署名落款。
③与校友的电话、E-mail联系模板
a、电话联系：
注意联系的频率（切勿太过频繁）、联系的语气和态度等；
b、E-mail联系：
注意使用一定的规范语言；
c、与贵宾联络时：
遵循一定的模式，如介绍自己、询问抵达时间、询问是否参加某活动、通知汽车时间等，可以根据具体情况随机调整短信或电话联络内容。
校庆期间与来宾的联络：
a、对于设有专门办公室或秘书的来宾，尽量以联系其所在单位办公室为主，避免频繁打扰来宾本人，待落实联系方式并得到来宾同意后，方可与其直接联系；
b、联络来宾时，要代表学校的问候，简述联系目的；
c、通过电话与来宾取得联系后，尽量与校友通过邮件联系。
4.志愿者服务注意事项
1）日常管理规范：
志愿者上岗前，应接受统一组织的培训，认真学习工作手册，熟悉部门职责；
志愿者上岗后，在日常办公室值班过程中，应严格遵守办公室相关行为准则，按时、准时到办，不得无故缺勤，若有特殊情况，需提前向本部门负责人请假；
志愿者进行一切活动，应维护学校形象，注重自身素养的培养和素质的不断提高，并以切身行动践行志愿者精神。
2）志愿者工作注意事项：
工作时间禁止聊天并做与工作无关的事情（如上网、听音乐
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