excel表格到期提醒操作手册.docx

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excel表格到期提醒操作手册

EXCEL表格到期提醒设置操作手册

为了让大家更方便的检索Excel表格中的到期事项，可以进行到期提醒设置。

操作一共分两部分：

1、插入函数，让系统自动计算到期，临近和过期的项目；

2、对已经进行函数处理的表格进行条件格式设置，让到期，临近和过期的项目自动填充颜色。

一、插入函数。

下面是一张只列了表头的空表，用的时候大家可以在表中直接添加这些列。

1）提醒时间的函数设置

按照下图的位置，选中G2，点击工具栏中的“公式”，选插入函数；

1.1、会出现如下图1内容：

1.2、我们选择DATE函数，确定后如下图2：

图1图2

1.3、输入需要提示的日期，假设是2014-11-6，如图3。

1.4、确定后表格中G2单元格就会显示提醒时间如图4：

图3图4

2）大家根据需要设置提醒时间，这里先把时间都拉成2014-11-6，

然后就是设置到期提醒的函数，选中H2单元格，依次选“公式”、“插入函数”（与操作1）相同）：

这里我们需要用IF函数进行设置，如图5：

图5图6

在Logical_test一栏输入：

G2=TODAY（），即逻辑条件是，如果H2单元格的日期是系统所显示的当天日期；

在Value_if_true一栏输入：

到期，即如果逻辑条件是真，则在此单元格输出到期，具体输出内容大家可以根据需要自由设定；

在Value_if_false一栏输入：

“”，即如果逻辑条件是假，则在此单元格输出“”。

如图6。

点击确定后，H2单元格会根据IF函数的设定输出内容；然后拉H列将H2单元格的格式套用整列。

3）设置临近时间，选中I2单元格，设置函数，还是用IF函数；

在Logical_test一栏输入：

AND（G2-TODAY（）<=14,G2-TODAY（）>0），即条件是，G2单元格的日期减去当天日期大于0，小于等于14

（14代表提醒14天之内的项目，大家可以根据需要自由设置提醒期间）；

在Value_if_true一栏输入：

""&G2-TODAY（）&"天到期"，即如果上述条件是真，则输出n天到期；

在Value_if_false一栏输入：

“”，即如果上述条件是假，则输出“”。

点击确定后，I2单元格会根据IF函数的设定输出内容；然后拉I列将I2单元格的格式套用整列。

我们把更改一下G列中的个别数据，会输出不同内容，如图7：

图7

4）设置过期提醒，选中J2单元格，依然使用IF函数：

在Logical_test一栏输入：

G2-TODAY（）<0;

在Value_if_true一栏输入：

过期；

在Value_if_false一栏输入：

“”。

点击确定后，J2单元格会根据IF函数的设定输出内容；然后拉J列将J2单元格的格式套用整列。

如图8：

图8

这样我们的函数设置部分就完成了，下面是条件格式设置，即给不同条件的项目填充不同的颜色。

二、条件格式设置

设置条件格式时，我们需要全选表格（随意选中一个有数据的单元格，ctrl+A就会全选表格）；然后选择“开始”，“条件格式”，如图9：

图9

1）点开条件格式后，选择新建规则，如图10；先设置到期的项目，选择“使用公式确定要设置格式的单元格”，输入=$H1=”到期”，如图11。

图10图11

2）点击格式，选择填充，如图12：

图12

可以任意选择颜色，这里选的是红色，点确定后，表格就如图13所示，到期的行全部标红：

图13

4）设置临近提醒项目：

全选表格后，依次点开条件格式，新建规则，同样是选择“使用公式确定要设置格式的单元格”，输入=COUNTIF（$I1,"*天到期*"）=1,即I列中包含“天到期”的项。

同样选择格式，填充，选择颜色，这里选的是黄色，点确定后，如图14所示：

图14

5）设置过期项目，同设置到期项目一样，点开条件格式后，选择新建规则，选择“使用公式确定要设置格式的单元格”，输入=$J1=”过期”，

点格式，填充，选择颜色，这里选的是绿色，点确定后如图15：

图15

操作完成后，整个设置就完成了。

如果需要每天查看，可以将需要查看的Excel表添加到开始——启动中，开机时会自动打开添加的表格。