ILAS II v20 系统功能说明4流通Word文档下载推荐.docx

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7.5.5文献当前网上预借登记查询131

7.5.6读者当前网上预借登记查询131

7.5.7文献当前闭架借书登记查询131

7.5.8读者当前闭架借书登记查询131

7.5.9文献借阅史查询131

7.5.10读者借阅史查询131

7.5.11读者财经事务查询132

7.5.12流通财经状况查询132

7.6流通统计133

7.6.1文献借阅统计133

7.6.2文献还回统计133

7.6.3读者借阅统计133

7.6.4读者／文献借阅统计133

7.6.5流通财经事务统计134

7.6.6预约/预借/闭架借书统计134

7.6.7专项借出统计134

7.6.8读者阅览统计134

7.6.9日志统计134

7.7系统维护134

7.7.1读者库维护135

7.7.1.1网上读者记录维护135

7.7.1.2读者记录批修改135

7.7.2书目库维护136

7.7.2.1书目记录维护136

7.7.2.2书目双屏合并136

7.7.3馆藏库维护137

7.7.4预约库维护137

7.7.5流通财经事务库维护138

7.7.6专项服务流通库维护138

7.7.7流通日志查询138

第七部分流通子系统

流通子系统是针对图书馆的流通业务设立的专用管理模块，主要功能是将流通部门的各项具体业务工作实现计算机化管理，并产生各种统计报表。

为了适应现代化管理的需要，系统还扩充了专项服务模块，通过一张读者证对所有阅览室（如特藏阅览室、电子阅览室、现刊外借室等）的读者进出、收费、保证金等按照设置的规则进行统一管理。

预约/预借/闭架借书管理也是ILAS新辟的一整套管理模块，可以满足网上预约、预借、汽车图书馆、闭架外借的需求。

对于远程的流通管理请查阅ILASWEB网上流通部分。

流通子系统包括读者事务、流通事务、预约事务、专项借阅事务、流通查询、流通统计及系统维护等模块。

7.1读者事务

7.1.1读者记录管理

功能说明

完成对读者证的管理工作，包括增、删、改，查询有关读者的相应情况。

可交纳罚款、交纳押金及预付款等，并可开通/终止专项服务及馆际互借。

屏幕说明

包括功能按钮区、检索区、基本信息区、读者控制信息区、读者相关信息区。

如图7-1：

图7-1

（1）检索区：

用于选择检索条件及输入检索键值。

（2）基本信息区：

用于输入读者基本信息，可随时修改。

（3）读者控制信息区：

涉及流通制度与财经问题，一般专设修改功能，相关操作将实施连动。

读者借阅权限、普通借阅列表、专项借阅列表、馆际互借列表、预约列表等仅供查询，切换时才查询，已查过的不再更新，需重新检出读者记录。

（4）读者相关信息区：

包括借阅与财经状况信息（中部）、读者借阅权限、普通借阅列表、专项借阅列表、馆际互借列表、预约列表等。

操作说明

（1）检索：

包括检索、首记录、尾记录和取读者访问库。

根据检索途径和检索键值进行检索、查找首尾记录、查找前后记录。

●取读者访问库：

用网上读者库中的读者信息来更新当前读者的基本信息。

包括：

通讯地址、邮编、电话、工作单位、电子邮件和备注。

（2）新记录：

增加一条读者记录，分为基本信息的录入和控制信息的录入：

●基本信息的录入

读者基本信息包括证号输入区、基本信息区。

证号可用光笔输入，缺省为按上一个读者证号+1。

基本信息区中如读者要上网检索则密码必备，身份证号（15位/18位）自动产生缺省的出生年月和性别。

需要继承的内容可在设置中定义，以节省录入时间，不再设置单独的复制功能。

●控制信息的录入

读者证状态、读者流通类型、读者起用与终止日期为流通系统中的重要信息。

读者证状态录入时缺省为有效，改换状态需执行专门的证事务功能。

读者流通类型录入时缺省为空，设置了新的读者流通类型存盘时自动提示交普通借阅押金与证工本费；

改变读者流通类型存盘时将提示补/退押金，确认后可改变。

读者起用与终止日期必须使用证事务中的证延期功能。

（3）增改相片：

包括增改相片、删除相片。

●增改照片：

选择增改相片功能或直接双击读者照片区即可。

可接入10000字节以内的各种常见格式的图像，包括：

BMP、GIF、JPG等格式。

建议使用JPG格式。

●删除相片：

点击功能按钮区的增改相片旁小箭头，可发现删除相片功能，该功能将删除当前读者的照片。

（4）存盘：

保存增加的读者记录或所做的修改。

（5）删除：

查出要删除的读者，作退证处理（查找普通服务、专项服务、馆际互借三方面的押金、罚款、当前借书情况），如处理完则将该记录删除。

（6）财经：

除与证事务、改变流通类型有关的财经事务外，交/退预付款、交付/取消/设置罚款、交/退押金、交付/取消收费等全由财经事务相应功能处理。

●流通欠款处理：

对当前读者进行交/取消选中罚款及重新设置该读者借阅欠款功能。

●普通借阅押金处理：

对当前读者进行交/退押金操作。

退押金需先选中该项押金再进行退押金操作。

●预付款处理：

对当前读者进行交/退预付款处理。

●普通借阅财经史：

可查询/取消/退还对当前读者进行借阅及其他服务时的罚/收款项。

●专项借阅财经史：

查询/取消/退还当前读者进行专项借阅服务时的罚/收款项。

●所有财经事务史：

查询/取消/退还当前读者的所有财经事务款项。

●验证费处理：

对当前读者进行交/退验证费操作。

●馆际互借押金处理：

可对当前读者进行开通馆际互借服务及延期、终止服务等操作。

（7）证事务：

点击功能按钮区的证事务旁小按钮可实现读者证各功能的处理。

具体如下：

●退证：

查出要退证读者，查找普通服务、专项服务、馆际互借三方面的押金、罚款、当前借阅情况等。

有押金、罚款、当前借阅情况要提示并中断处理,无押金、罚款、借阅则将证状态置为注销。

●置验证：

查出要验证读者,将证状态置为验证。

●置挂失：

查出要挂失读者,将证状态置为挂失。

●证恢复：

查出要恢复读者，将证状态置为有效。

如原状态为验证，则交纳验证费；

如原状态为退证，则交纳工本费和押金；

如原状态为挂失或暂停，则不做其他处理。

●证延期：

查出要延期读者，将证有效期做延期操作。

可实现交/退验证费操作。

点击该按钮自动弹出相应窗口。

●修改有效期：

修改读者证的有效期。

●遗失补办：

读者丢失读者证后，重新补办一个读者证。

此时，不需重新输入该读者的基本信息，只要输入新证的证号即可。

缴纳或者退还验证费。

●清除违章计数：

清除读者的违章次数。

年借阅累计次数、年丢失累计次数、年到馆累计次数、年预借累计次数、年过期累计次数、年预约不取次数、年预借不取次数、年损坏累计次数、年预约累计次数。

（8）特殊服务：

对当前读者进行开通/终止专项服务、馆际互借服务操作。

●开通/终止专项服务：

对当前读者开通某项专项服务或对某项已开通服务进行延期。

（a）剩余次/册数、重置：

读者开通了类别为“次”或“册”的专项服务而“次”或“册”数>

1时，系统将在读者相应的服务上记载剩余次/册数。

剩余次/册数=该项服务允许读者在服务时间内可借的次数/文献数-已借次数/文献数。

修改剩余次/册数即是改变读者的专项服务权利。

（b）当前服务有效期、重置：

修改该项服务的有效期，无须交款。

（c）押金、补/退：

对专项服务中的押金进行补/退管理。

（d）开通/终止：

开通或者终止专项服务。

（e）开通：

如果当前选中的专项服务没有开通，则为开通该项服务。

系统自动提示应交付款项并问是否交付，“Y”则列表中自动标识“√”，取消则未开通；

（f）终止：

如果当前选中的专项服务已经开通，则为终止该项服务，系统自动提示应退的押金。

（g）延期/增加：

选中需延期的专项服务然后点击延期按钮，系统自动提示应交费用，确定则收款并延期。

●馆际互借服务：

选择服务级别，开通馆际互借，也可延期、终止馆际互借，有押金时将提示交退款。

（9）设置：

包括读者证允许结构、录入设置和功能选择。

●读者证允许结构：

显示读者证结构信息。

●录入设置：

为方便工作人员办理一大批类似的读者证，系统允许新增记录时，一些基本信息从上一条记录继承。

不选中则继承前条记录的项目；

选中则不继承。

●功能选择：

包括3项功能，如下：

（a）身份证号重复提示：

身份证号存盘时自动判断重号，如重号系统作出提示但可强制存盘。

（b）密码缺省为证号：

新增记录时，密码缺省取证号的值。

（c）打印交费单：

特制办证交费单。

注意事项

（1）读者办证押金与工本费在存盘时自动提示记帐，按读者类型收取普通服务押金（读者类型参数中定义）、工本费（读者类型参数中定义）。

图书馆工作人员一定先收费后建记录，其他部门负责收费时凭收费单据录入数据。

（2）验证费由财经事务相应功能处理。

在验证时单独收取，然后再延期或改变读者状态。

换证（改变证号）时应收取工本费，工本费在存盘时自动记帐。

图书馆工作人员一定先收费后换证，其他部门负责收费时凭收费单据变换证号。

换证时原证号必须停用。

（3）从注销恢复到有效时应收取工本费和押金，在存盘时自动记帐，图书馆工作人员一定先收费后恢复，其他部门负责收费时凭收费单据变换证号。

（4）专项服务押金的交付由特殊服务功能处理，在读者事务管理的[特殊服务]功能中与专项服务的开通和终止同步进行。

具体款项数额由读者类型参数中设置。

（5）专项服务收费可由读者事务管理或专项服务功能的处理。

（6）预付款可供普通借阅罚款自动扣除，对专项服务而言要根据专项服务参数设置是否能够使用预付款。

预付款扣除按事项进行，预付款不足一个事项的金额则不做部分扣除。

（7）普通外借罚款按类别逐项设置，如有预付款则从预付款中自动扣除，预付款不足则不扣除。

交款要一次交清。

系统能区分预付款扣除和现金交付两种方式。

（8）取消罚款或收费由财经事务相应功能处理。

取消未付款只改变状态；

取消已付款要到[普通借阅罚款史]或[财经事务史]中处理，此时要注意退现金。

（9）删除：

原则上不应删除已进行过某种操作的读者。

7.1.2输出读者清单

以表格方式按指定范围输出读者清单。

用户选择输出字段的范围只能是读者库字段，可以包括累计值。

检索途径主要从读者证、单位等出发，其他限定条件可以从读者库字段中选择

7.1.3输出读者证

以定位式的方式按指定范围输出读者证。

其特点是可以输出读者照片和证号的条码。

7.1.4读者统计

与专门的流通统计相比，读者统计仅针对读者记录的信息进行统计，即读者现实状况统计。

7.1.4.1读者分类统计

按指定数据范围对读者进行分类统计。

（人数、累计借数）。

检索途径主要从证号、姓名、单位等出发，经其他读者字段的限定确定数据范围。

用户可以根据需要通过屏幕文件生成器增减限定条件。

可统计的分类项目包括：

读者状态、读者分类1（根据参数变换）、读者分类2（根据参数变换）、读者分类3（根据参数变换）、读者分类4（根据参数变换）、读者流通类型、单位。

第一统计值缺省为人数，其他统计值可选择各种累计数，如累计借数、累计过期次数、累计过期天数、累计丢失册数、累计损坏册数、累计换证次数、累计挂失次数等。

本功能缺省只选择人数，下一功能选择累计数。

7.1.4.2读者借阅量统计

按指定数据范围对读者进行分类统计（人数、累计借数）。

参见《读者进行分类统计》。

本功能缺省选择累计数。

7.1.4.3读者增长统计

按指定范围对读者增长情况进行统计并输出统计报表。

分别对指定时间范围内新登入的读者和已在册读者分别进行统计，并计算二者之间的百分比。

本统计是两个集合之间对比统计的典型例子，要求统计值1和2必须都是人数，统计值3应选择“%”。

7.1.4.4读者分析

统计指定范围内的读者平均的累计数。

本统计是两个数据之间对比并计算平均数的典型例子，要求统计值1必须是累计值（各种累计值是为快速输出与统计用的专门字段，已在流通中自动累计），统计值2必须都是人数，统计值3应选择“/”。

如统计各系的人均年借阅量，统计值1为年借阅量，分类项为各系（可以专门将一个读者统计分类设为所属单位，也可针对读者单位按前方一致统计）。

7.1.5读者检查

按指定检索范围对读者的流通类型码、普通外借押金、专项服务标识、读者分类代码等进行检查并输出错误到保存文件。

●检查读者的流通类型是否在系统参数中仍然存在

●检查读者普通外借押金与参数是否相符，有否应补交或退还的情况

●检查读者所开通的专项服务是否依然在系统参数中存在

●检查读者各项分类代码是否属于当前的读者分类参数

以上主要是发现系统参数与数据中的不一致情况，事实上读者检查还有另外的意义，如：

●检查长期不到馆的读者，可限定累计数小于一定值。

●检查过期严重的读者，可限定过期累计次数大于一定值。

屏幕分为数据范围限定区、检查项目选择区、输出文件内容设置区、检查结果列表区。

图7-2

（1）数据范围限定区：

包括检索途径、检索键值、检索限定、累计数限定。

累计数限定：

可以从读者某一年的一些累计次数进行限定，如：

年到馆累计次数、年借阅累计次数等。

（2）检查项目选择区：

选择要检查的项目。

有：

流通类型代码、普通外借押金、读者分类代码和专项服务标识。

（3）输出文件内容设置区：

设置检查结果文件的内容，如上图，可以设定检查结果文件将有错记录的读者姓名和读者证号也输出。

（4）检查结果列表区：

以列表形式显示检查结果。

该结果也保存在结果保存文件中。

操作流程

指定待检查数据范围→选择检查项目→错误保存文件→浏览→开始→退出

7.1.6读者定长数据输出

将指定范围内的读者数据以定长格式输出到文本。

屏幕分为：

输出设置区、数据选择区、命中源数据浏览区、目标数据浏览区。

图7-3

（1）输出设置区：

设置输出数据文件、字符集、输出格式文件，以及对格式文件进行设置。

（2）数据选择区：

包括检索途径、检索键值和字段限定表。

如上图，将记录限定读者姓名为“陶”的读者记录。

（3）命中源数据浏览区

（4）目标数据浏览区：

浏览定长形式输出的数据。

确定输出范围→第一条下一条→正式输出

7.1.7读者定长数据接收

从定长格式的数据文件中将读者信息接入读者库。

与普通定长读者接收的区别是：

在此要为读者记录增添必要的项目，以便能够立即投入流通。

主要项目包括：

记录号：

自动取号

证号：

当文本数据中没有证号时需要设定一个起始自动取号

格式中必须有读者类型、读者名称，当文本数据中没有读者类型时使用格式中的缺省赋值（设置的位置要在有效范围之外）。

设置区、接收过程区、源数据浏览区、目标数据浏览区。

如图7-4：

图7-4

设置接收文件设置格式件第一条下一条正式接收

7.1.8读者离馆批处理

对指定范围的读者进行离馆处理，也即将读者证状态置为注销态。

实际上每一个读者均执行了读者记录管理中的注销操作，相应检查有关借阅、财经等情况，存在问题的不予注销。

图7-5

设置数据选择区→开始

7.2流通事务

7.2.1借出处理

完成可流通文献的借出处理，包括普通借书、预约借书、预借借书、闭架借书。

除普通借书外，其他三类借书均检查预约/预借/闭架借书的有关信息进行相应处理，并可进行相关财经管理。

读者信息区、文献信息区、读者借阅情况区、处理过程区。

如图7-6：

图7-6

（1）读者信息区：

显示读者的基本信息。

（2）文献信息区：

显示读者当前所借文献的简单信息。

（3）读者借阅情况区：

显示读者所借的所有文献的简单信息。

（4）处理过程区：

记载工作人员的处理过程。

（1）设置：

显示和设置读者借还文献中的一些参数，如下：

●读者证允许结构、条码号允许结构：

显示读者证、条码的结构。

●等待借书时自动从条码跳到证号的秒数：

设置后，办借书手续等待输入条码时间超过设定秒数后自动跳回证号处，以免输入错误。

●批还书处理日期：

缺省取系统时间，可手工更改。

主要针对闭馆还书。

●续借处理日期：

●每借完一册当借书数满时提示确认还回证号：

选中则当借书数满时提示。

●新条码连接书目或建临时书目：

选中则当输入条码为未入藏馆藏时提示并问“增补吗？

”是则弹出连接已有书目记录或确认外部书目或建立临时书目屏，可在此建立新连接或临时书目。

●还书不处理罚款：

选中则还书时有罚款也不向读者提示，仅在读者下次借阅时进行提示。

●当书目存在附件时是否提示：

选中则所借馆藏对应的书目记录有附件时自动提示。

●显示输入方式：

选中则在证号旁显示输入方式。

输入方式处显示为条码时为光笔输入方式，否则为键盘、光笔都可用。

●还书时更改馆藏地点：

指定则当还书时将馆藏地点强制改为设置的地点。

●确认外部书目库时是否复制到总书目库：

选中则在新文献处理过程中，确认外部书目库的书目数据时，将外部书目库的数据复制到总书目库。

●自动打印还期/罚款/丢书单：

选中则办完手续后自动打印相应单据，也即可根据设置自动打印还期单（题名、索取号、地点、应还期）等。

（1）罚款：

包括当前读者的普通借阅当前欠款、普通借阅罚款史和所有财经事务史。

●普通借阅当前欠款：

显示当前读者的普通借阅欠款，并可设置罚款、取消、交付罚款。

●普通借阅罚款史：

显示当前读者一段时间内的普通借阅产生的罚款情况，并可取消/退还罚款。

显示当前读者一段时间内的财经情况，并可取消财经款项。

（2）借出：

包括借出和新文献处理（点击工具条上借出按钮旁的小箭头）。

●借出：

一般先用CCD读入读者证号，然后读入文献的条码号即可。

●新文献处理：

若文献没有经过正常的采编途径，在馆藏库中没有登记其条码。

那么输入一个馆藏库中不存在的条码后，用户可以根据系统提示将新书的简单书目信息增补到临时书目库中，然后直接进入流通。

输入证号→输入条码号→罚款

（1）输入证号：

可按条码结构参数的定义输入，并抽取有效位显示。

系统进行读者检查。

输入证号后可能出现的拒借情况为：

●当前读者正在进行其他处理!

●读者证处于[验证/挂失/注销/暂停]状态!

●读者未进入有效日期!

●读者已过有效期!

●读者未交清罚款!

●读者有过期未还文献!

●读者总借/租数已达规定的数值

（2）输入条码号：

如通过读者检查，显示出读者所借文献列表及当前借数、租数、欠款（普通借阅的欠款）。

然后等待输入条码号。

等待时间超过“等待借书时自动从文献条码跳到证号的时间（秒）”的设置自动跳回证号处，以免输入错误。

输入条码号后可能出现的拒借情况为：

●当前文献正在进行其他处理!

●馆藏库无指定记录。

如设有“允许新条码连接已有书目或建临时书目记录”则自动弹出连接已有书目记录或确认外部书目或建立临时书目屏。

新文献处理：

根据检索情况确定连接已有书目、确认外部书目、录入临时书目三种方式。

馆藏中的订户、文献来源、文献流通类型、装祯形式代码、载体类型代码等设置将保留起来作为缺省，用户不必每次输入。

除条码号外，用户必须确认或输入价格，属于多卷书整套著录的要标明卷册，而且此处只要有卷册输入则认为是多卷书整套著录。

●某馆藏地点的文献不能由当前工作站或操作员处理!

此时要检查你的工作站参数和文献的馆藏地点。

●馆藏文献状态除预约、入藏、采编外一律为错（读者不应拿到文献！

）。

●读者押金保障不足，即读者押金*保证系数<

所有外借文献总价）不足。

需要检查读者必须有押金时可设置较大的保障系数。

外借文献总价只取单册价。

●是预约借书但当前文献实际预约者与借阅者不符!

●当前读者不能借当前流通类型的文献!

●当前流通类型文献的借/租数已满!

如借数已满当租数不满则提问“借数已满，当前书可租!

确实租吗？

”

以上通过则进行具体的借书处理。

借书成功后，系统自动列出当前读者所借所有文献，突出显示刚刚借出的一册。

（3）罚款：

对当前读者进行取消选中罚款、设置罚款、交付所有罚款、交付选中罚款操作。

7.2.2还回处理

完成文献的还回处理，并可进行相关罚款处理。

同《借出处理》。

只要输入条码号即可，若有超期或租借自动算出读者应付钱款；

正常的文献进行还回处理将首先计算罚款或租金，进行还回处理。

还回成功后，系统自动列出当前读者所借所有文献，即所剩未还文献。

有罚款则确定扣除、交付、不交三种情况。

可根据设置自动打印罚款单（题名、索取号、地点、应还期、过期天数、罚金）。

输入条码号后可能出现的出错情况：

（1）当前文献正在进行其他处理!

（2）当前文献流通类别错误!

一般为先流通，后变更了文献流通类型参数，原代码已不存在。

（3）累借天数未超过最短借阅时间!

系用户在系统中规定了这一类文献的最短借阅时间。

（4）馆藏文献状态除借出、租出外一律为错。

7.2.3按书续借

读者持书办理续借手续。

（1）输入图书条码号，系统根据《普通外借规则设置》中设置的续借方式自动延长借期；

（2）可根据设置自动打印还期单（题名、索取号、地点、应还期）。

输入文献条码号后可能出现的情况为：

（2）馆藏库无指定记录。

（3）某馆藏地点的文献不能由当前工作站或操