ERP项目实施调研报告.doc
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金华市帅锅有限公司
ERP项目实施调研报告
文档作者：
创建日期：
确认日期：
2023-04-28
当前版本：
2.0
拷贝数量：
5
审批签字:
客户方项目经理：
王先生
实施方项目经理：
方美敬
调研记录
时间
部门
被访者
调研人
备注
6、13
资材部采购科
陈晓梅、王勇
甘书钰、钟旭兴、黄维瀚
2023-4-28
采购部
小圆
吴秋媛
2023-4-28
计划生产部
小吴
方美敬
2011-5-23
仓储部
小徐
俞芳
2011-5-23
销售部
小张
慎鸿飞
2011-5-23
财务部
小李
宋小庆
目录
1.金华市帅锅有限公司概况 3
1.1 客户简介 3
基础信息：
3
1.2 组织结构 3
1.3 主要产品/业务 4
2.IT基础建设现状 5
2.1网络系统 5
2.3数据库应用 5
2.4IT人员力量 5
2.5网络安全、制度建设等 5
2.6建议金蝴蝶K/3系统软硬件基本配置 5
2.7企业信息化现状 6
2.7.1现有系统及运行状况 6
2.7.2操作人员计算机应用水平 6
3.项目整体的调研状况 6
3.2订单到计划 7
3.3计划到采购 8
3.4采购到付款 8
3.5计划到生产 9
3.6销售到收款 12
3.7库存管理 14
3.8财务管理 14
4.应用规模 17
4.1拟上线的单位/部门调查 17
4.2基础数据和业务处理量调查 17
4.3系统数据必须一致 17
5.未决与已结问题 18
1.金华市帅锅有限公司概况
1.1客户简介
基础信息：
单位名称：
金华市帅锅有限公司
电话：
传真：
电子邮件：
联系人：
小张部门：
人力资源部职务：
主管
公司简介：
金华帅锅有限公司（简称帅锅）,在由传统厨房家电向新型节能环保家电转变的过程中,帅锅通过深入推广“绿色、环保、节能”的理念,从使用者的角度出发,开发出使用安全方便,节能环保,价廉物美的新技术产品,得到有关部门的嘉奖,深得消费者的肯定。
与此同时,企业综合实力不断增强,科技水平持续攀升。
其中“真空保温电磁压力锅”获得国家知识产权局专利,正在进行全面产业化。
帅锅相信通过自生的研发与推广,加速高能耗家电的淘汰,使环保的观念深入人心,为环保事业做出贡献。
由于帅锅之前并没有使用任何ERP系统,因此各部门的数据完全不共享,目前的业务流程完全没有考虑上ERP系统后的需求,同时实际业务流程和ERP岗位职责的结合有缝隙。
所以金蝴蝶软件有限公司为本公司进行ERP系统项目的调研报告。
所以我们在这次调研的中,基本是按流程和岗位来组织问题的,所以我们在提交的调研报告中,也是按流程来组织的。
1.2组织结构
1.3主要产品/业务
此建议书中涵盖的有关产品与服务的信息属于本公司专有,帅锅有限公司授权阅读,双方在接受文档的同时有保密的义务,除非双方以书面形式批准,否则不能被公开。
任何侵权的行为都将受到追诉。
1.4管理层需求与项目规划
在对帅锅整个公司业务管理人员和高层管理人员的调研中,我们认为,企业高层的需求主要在于以下几个方面：
l目前物流的控制没有准确统一的数据来源,在各部门重复工作的前提下,仍然不能保证信息的准确性。
物流控制不到位的结果是物料的供给不能完全满足生产的需要,时有停工待料的情况发生,并且有待料出现。
l财务系统与其他系统分开,业务数据只能通过手工传递至财务,不但遗留资料容易出错及重复工作的问题,而且对于资金流的管控和分析达不到即时,准确的要求。
l目前各个部门,如计划部门、制造部门、采购部门、财务部门、市场部门等处于信息孤岛的状态,因此迫切需要统一的信息平台来整合各部门的信息流,以减少各部门的重复工作,提高信息的准确性,并能及时反映各样作业的现状,提高管理的透明度。
基于以上理解,我们认为高层的需求与变革的决心,将是未来推动项目实施与顺利开展的驱动因素。
我们将通过以下的图来理解这种关系：
项目的规划：
本次项目的规划首先在平台的选定上能够为企业未来5－8年甚至更远选定稳定的平台,这个平台应该能够允许企业后续发展的应用扩充,应该具有更好的集成性与扩展性；
本次项目的实施规划重点在于企业的内部运营方面,涵盖销售（订单处理）、计划、采购、质量、财务、工程研发等方面。
通过本次实施,能够在配合公司战略发展的基础上,使得业务部门的效率得到更好的提升,也使得公司的管理执行力与信息系统更好结合；通过ERP系统与信息技术来支撑公司的日常运营。
2.IT基础建设现状
帅锅暂时没有使用ERP系统,只有财务使用了金蝴蝶财务软件。
业务数据通过手工作业传递至财务,由于经过多个部门,因此经常发生数据不准确,重复工作多,难于管控及追溯的情况。
目前有专门的IT部门,负责公司网络系统的建设和维护以及新系统的选型协调等的工作。
2.1网络系统
基础局域网建设,普通宽带连接。
2.2软硬件配置
服务器（一台）
客户端（12台）
2.3数据库应用
已有金蝴蝶K3基础。
2.4IT人员力量
有专门的信息化管理人员和硬件网络维护人员。
2.5网络安全、制度建设等
工作站上主要使用是瑞星或者360杀毒软件.
2.6建议金蝴蝶K/3系统软硬件基本配置
数据库服务器
CPU：
2GHZ及以上,建议配置双路或四路CPU
内存：
2GB以上
硬盘：
双SCSI36GB,建议做RAID1；或多SCSI36GB做更高级别RAID
网卡：
100M
其它：
磁带机等备份设备
中间层服务器
CPU：
2GHZ及以上,建议配置双路CPU
内存：
1GB以上
硬盘：
双SCSI36GB,建议做RAID1
网卡：
双100M
客户端
CPU：
PIII以上
内存：
最少64MB,建议128MB以上
硬盘：
300MB空闲空间
显示：
14”或更高,256色以上,建议16位色或真彩色
软件配置
数据库：
Windows2000Server以上版本、SP4及其它安全补丁
SQLServer2000、SP3a
K/3服务端服务部件
中间层：
WindowsNTServer4.0或Windows2000Server以上版本、SP4及其它安全补丁
IE6.0
K/3中间层服务部件
客户端：
Windows98以上版本
IE6.0
K/3客户端服务部件
2.7企业信息化现状
2.7.1现有系统及运行状况
目前使用的是金蝴蝶K3V11.0版本。
应用主要包括销售、仓存和存货核算模块。
2.7.2操作人员计算机应用水平
有较好的计算机应用水平。
能熟练的运用电子表格等办公文档。
3.项目整体的调研状况
在经过对帅锅的调研后,我们针对整个业务的现状,以企业整体的业务运作以及顾问方的调研内容为基础。
调研的情况归集成下面的详细流程。
3.1基础数据管理
基础数据管理是企业ERP的基石,它的管理的好坏直接影响后续的业务,对于一个制造的企业来说,主要有物料的基本信息,客户和供应商信息,物料明细表清单,工艺路线等。
同时基本的信息,应该有一套完善的编码规则等,使得代码具有相应的象征意义。
基本数据的应该是在系统内（公司内）共享的,新增,修改,失效有应该有严格的流程及权限控制,并在公司内有唯一标识的。
编号
业务情形
业务现状
需求
JOL
可行性
0.1
基础数据的管理
l存在一物多码的情况
l物料编码不完整,仓库对物料的定位必须靠物料编码+说明+描述
l每一物料有唯一标识
l把一些共性的信息,放到物料信息中,做业务的时候直接从物料带出来。
ü
ü
0.2
l工艺信息没有放到BOM中
l需要将工艺信息放到BOM中
ü
0.3
l供应商档案没有信息化
l供应商信息共享,进行分类管理。
l帐龄分析
l绩效考核
ü
ü
ü
0.4
l客户档案没有信息化
l客户信息共享,并可以多维度划分类别,进行分类管理。
l同一客户标识在系统内唯一。
l信用控制
l帐龄分析
ü
ü
ü
ü
0.5
l成本核算中只包含了物,没有把工和费分摊到产品上。
l把料,工,费核算到产品上
ü
3.2订单到计划
总体流程：
接收到订单后,公司有专门的订单评审小组对订单进行评审,主要是交期和工程的评审。
通过评审的订单传送到PMC,由其安排分配和调度,并根据BOM把计划分解,扣除现有库存,安排生产和采购或外协。
目前帅锅是MC部门人手根据工程物料清单、损耗以及经验值来分解得到物料采购计划,但是,因为仓库状态的时刻变动,人手计算过程中的遗漏等,计划工作量非常大且人为失误风险很大,经常造成生产缺料及库存待料的情况发生。
生产计划是PC部门依靠经验来分解的,由于缺乏严格的产能数据、生产中心资源数据,只能细化到部门周计划,而且计划与实际操作有很大的差别,无法达到指导生产的作用,更无法控制。
在目前逐渐复杂的生产条件下,依靠经验来分解生产计划和材料采购计划已经无法达到生产的精细化和精益化。
要得到精确可行的生产计划,必须依据严格建立的工程数据、工厂基础数据、损耗率等依靠系统展开相应的计划。
3.3计划到采购
采购员接到MC的采购计划,采购计划一般是按客户给出,采购员须自行将其分类,并选择供应商进行采购。
采购员按照分配的采购指令在对应的合格供应商列表选择供应商下单,采购员在选择供应商的时候,根据供应商的级别（由A到E）选择,同时考虑供应商的供货能力,在供应商承诺能在交货期交货的情况下,再下采购订单,订单的价格来源于供应商的报价单。
不同类别的物料在采购时需要分比例从不同供应商中采购,公司定期对供应商进行分类管理和供应商绩效考核,从而依据考核结果对供应商进行筛选和淘汰。
不过在实际操作过程中,由于缺乏供应商档案的管理途径,曾经发生错向未经审批的供应商下采购订单的情况,因此迫切需要系统对供应商进行严格管理,防止同类事情的发生。
从目前的调研来看,公司在供应商的管理、采购流程的管理基本上通过采购员的经验和供应商的供货价格对比进行确定,并没有一套完整和完善的公司层面的供应商评审流程；需要进一步有一套完整的管理信息系统,将过往沉积的数据累计起来,用于管理的分析。
如：
进一步根据供应商的历史交货数据、质量检验报告来为供应商的评审提供量化的数据支持；同时,还需要进一步提高未来业务的作业效率,如手工查询的发票改为由系统查询匹配发票。
此外,由于手工计算物料需求计划时受库存状态影响很大,每次展开物料需求计划前均需要MC部门盘点库存,给MC部门带来了大量的重复工作。
3.4采购到付款
供应商的货送到工厂在品质检验合格后入库,但是目前的账务接收并不能保证严格按照管理需求作及时的系统入库。
由于帅锅公司只有财务系统（金蝴蝶财务软件）,所以库存数据（包括供应商供货接收、库存发货等）都必须通过物管部门另外制作报送相关报表以及库存出入库的单据进行财务传送,因此存在较大程度的不及时和不准确的风险。
3.5计划到生产
经过评审的订单由PC部门来进行生产计划的分解,包括部门工单的分解和派发；由于目前没有建立工序和产能等部门工单必要的数据信息,以及库存数据等存在普遍的不及时和不准确的情况,所以工单的执行基本上没法按照严谨的流程进行管理和控制,工单的清理（结案）工作也无法做到及时和准确。
在整个计划到生产的过程中,需要对工单发放和制造过程物料领用加强管理。
首先工单的派发严格按照从主计划到车间工单的排程这一次序；其次对于物料在生产过程中的耗用状况必须严格的跟踪记录,以便整个制造体系的绩效考核。
由于帅锅的工艺繁多,每一道工艺都会产生不良品,而现在并没有针对每张工单,每道工艺的不良率进行统计,无法根据数据改良工艺或进行绩效的管理。
车间物料没有专人管理,容易丢失。
物料的消耗也没有归结到相应的工单,无法记录生产成本,不利于考核制造系统绩效。
下面是“计划－采购－制造”调研的需求分析：
编号
业务情形
业务现状
需求
JOL
可行性
1.1
由于缺少物料基础资料维护,物料的最新采购价无法即时反映至销售部门,导致报价困难或不准确。
l当发生物料成本变动时,必须由采购部门手工发出通知,知会销售部门
l报价的准确性受到影响
l建立物料基础资料,最新采购价即时更新至物料基础资料库及物料明细表,使得物料成本保持最新。
ü
1.2
生产计划由销售部门下的计划科制定,与生产部门的实际生产活动无法保持一致
l计划科对生产的指导作用受到影响；
l生产进度没法与预期一致,导致交货期延迟,而销售部门无法得知；
l计划运行的准确性受到影响；
l需要检讨和重新确定订单和计划的管理流程,建立互相独立而又相互监督的订单管理和计划运行体系。
ü
1.3
运行MRP时,系统不考虑库存、WIP以及在途采购等实际情况
l重复计划物料需求；
l生产缺料；
l库存积压。
lMRP必须完整考虑库存、WIP和采购等情况,运行出准确的物料需求信息。
ü
编号
业务情形
业务现状
需求
JOL
可行性
2.1
采购基础数据管理
l采购提前期、最小采购批量等采购基础信息非常不准确甚至存在信息缺失的情况；
l没有制定物料的安全库存量。
l需求对采购物料制定和创建准确的采购提前期（采购周期）和最小采购批量等基础数据；
l对部分通用或采购周期相对较长的物料应根据公司的实际条件建立适当的安全库存量,以促进生产相对顺畅的进行。
ü
ü
2.2
供应商管理不规范
l曾发生向未经审核的供应商发出采购订单的错误
l无法管理供应商历史报价
l对供应商进行严格控制
l管理供应商历史报价
l甚至可以进行网上竞价
ü
ü
6
2.3
采购订单的执行跟踪
l采购员无法自动跟踪采购物料的到厂接受情况；
l由于采购提前期不准确或生产指令不同步,导致存在生产欠料的情况,采购员采购欠料的追踪工作量非常大。
l期望ERP系统能够准确反应采购订单的执行状况
ü
编号
业务情形
业务现状
需求
JOL
可行性
3.1
生产工序管理
l生产各工序没有准确的能力和资源需求信息,工作人员无法平衡生产工序产能。
l不能及时准确掌握车间各工序生产的信息和数据；
lERP系统需要创建和使用准确的工序和能力数据以科学安排生产。
lERP系统需要在主生产计划（通过销售预测和销售订单展开）的统一指挥下结合工厂的整体产能准确下达车间生产任务。
ü
ü
3.2
因为缺料,生产任务执行困难
l生产任务经常因为物料无法完整配套而执行困难
lERP系统有预料量及可用量概念,保证工单不缺料。
ü
3.3
ECN变更或工艺变更对其他部门的影响
lECN变更或工艺变更对生产排程的影响
lECN变更或工艺变更对交期的影响
l当发生ECN变更或工艺变更时,信息需要即时传递至计划部门,以便即时调整生产计划；
l同时需要即时通知销售部门,以知会客户有关交货的变化
ü
6
3.4
模具、机器的管理
l现在无法管控模具的生产进度及产能情况
l无法管控机器的负荷情况及产能
lERP系统需要能够及时、准确反映模具的生产进度,如达到番检次数需要提醒
l通过输入机器的产能,能够准确计算特定时段机器的负荷情况,方便PMC进行生产计划的安排和调度。
6
ü
业务情形：
1）由于缺少物料基础资料维护,物料的最新采购价无法即时反映至销售部门,导致报价困难或不准确。
2）生产计划由销售部门下的计划科制定,与生产部门的实际生产活动无法保持一致
3）运行MRP时,系统不考虑库存、WIP以及在途采购等实际情况
业务现状：
1：
当发生物料成本变动时,必须由采购部门手工发出通知,知会销售部门：
2：
报价的准确性受到影响：
3：
生产进度没法与预期一致,导致交货期延迟,而销售部门无法得知；
需求
1：
建立物料基础资料,最新采购价即时更新至物料基础资料库及物料明细表,使得物料成本保持最新。
2：
MRP必须完整考虑库存、WIP和采购等情况,运行出准确的物料需求信息。
3.6销售到收款
发货分三种：
转厂,直接出口和内销,如果是转厂和直接出口的,需要处理关税,如果是内销,需要出具增殖税发票。
直接出口的即同香港公司之间的往来账,需要分币种统计应收款。
目前要综合查询某个客户共有哪些合同未送完货或某个产品一共有多少合同没有送完货比较困难。
要分析产品的送货情况也比较困难。
销售的收款目前还没有客户账款历史的查询,有的只是一些Excel方式的积累,销售应收账款的账龄分析功能偏弱,不利于公司的风险管理以及客户信用控制管理。
销售流程中值得关注的点:
1）客户的管理：
客户的多种分类模式,既要按地区,又要按销售方式,还要按信用情况等来区分统计分析不同的客户类别的销售情况；
2）销售订单的价格：
目前产品的几个由开发部制定标准的价格,销售时可能会对价格进行调整；订单上反映出产品的销售价格及销售的折扣,目前产品销售价格的波动很大.怎么设置更有效灵活的定价方式,同时保证利润的实现；
3）发票的开具和应收帐款的确认
4）应收帐款没有严格的帐龄分析,容易忽视对其风险控制.
5）收款的核销要到发票,发票跟订单的关系不严谨,没法直接跟踪到已发货的订单是否已经收到款.
下面是帅锅销售方面调研的需求分析:
编号
业务情形
业务现状
需求
JOL
可行性
4.1
客户信息的管理（包含新客户开拓）
l主要是客户找上门的,自己开发的比较少
l客户基础档案目前主要是通过Excel的方式保存
l客户信息的需要科学管理,并防止随销售员流失而流失；
l客户的分类管理
l客户关系管理及投诉处理
ü
ü
6
4.2
销售报价
l新产品的销售报价的过程相对复杂,如时间允许需要销售部下的开发科开发出工程BOM,再根据工程BOM做报价；如时间不允许则根据经验报价。
l建立符合帅锅体系的报价模式,有力的支持销售
l历史资料记录越完善,则报价可追溯性越强
ü
ü
4.3
海关合同
l需要跟海关签订产品出口的海关合同
l产品出口要扣除海关合同的配额
l若总出口总量超过配额,则需要重新签订海关合同,否则不允许出口
l销售出货需要有与海关合同的接口
l当出口重量接近配额时,须发出提醒
6
6
4.5
订单生产状态跟踪与库存查询
l在对库存数量查询时,数量不准。
l库存缺乏管理和跟踪
l生产进程无法实时反映至销售部门
l建立销售预测――销售订单――生产的整体处理流程整合
l如果是按订单的销售,需要建立对订单生产状态和订单的进度跟踪
l销售部门需要建立对库存的实时查询体系
ü
ü
ü
4.6
销售信用控制
l客户信用：
根据客户确定不同的信用政策,计划走信用等级的方式
l还没有建立信用等级制度
l希望通过系统的实施建立起客户信用控制体系和付款控制体系
l客户的信用控制点提前预警
ü
ü
4.7
销售的查询和报告
l目前所需的报告：
每月销售日报
销售总结
分区（大区：
东（下面小区按业务员）、南、西、北）的、分产品线客户的计算
l现在业务员的业绩查询,通过电话,销售管理部门通过电话和Mail来回复,制作过程手工计算
l系统实现上述报表,以减少工作量
ü
3.7库存管理
公司的库存管理比较混乱,一方面是批号管理和货位管理不到位,另外一方面是库存人员不能提前准确知道前后端业务的需求,如采购送货计划,销售发货计划和工单排产计划等,及时调整和平衡工作。
下面是调研的具体分析：
编号
业务情形
业务现状
需求
JOL
可行性
5.1
整体库存管理
l使用Excel做的出入库账,随时可以更改数量,甚至删除,很容易导致库存不准确,直接影响计划和生产
l希望有严格的权限控制,不能随便删除,每一次的更改都要留下更改的单据。
ü
5.2
库存控制
l货位管理没有到位,导致相同物料放在多个地方,领料时容易遗漏,导致待料出现
l出入库单指明货位
6
5.3
保质期管理
l物料有保质期,超过保质期则出现待料
l希望系统可以提醒超过保质期的物料
ü
5.4
库存保障性管理
l安全库存不完善
l有些材料的采购周期特别长,又是经常使用的,希望能通过安全库存做缓冲。
ü
5.5
库存盘点
l盘点周期比较长,同时因为目前没有使用ERP系统,导致盘点和调整都比较麻烦。
l通过周期盘点等方式,确保物资帐实一致
l不容易发现问题,同时耽误了处理问题的时机
ü
ü
3.8财务管理
目前的财务核算分散在金蝴蝶财务系统及业务系统,业务数据需要财务重新录入凭证,使得财务人员把大量的时间用在对基本业务的核算上。
一套好的ERP系统,它应该跟业务是紧密结合的,体现物流与资金流的统一,同时把财务人员从大量的核算工作上解放出来,更多的时间用在分析,控制和监督的角色。
如下图：
所有的子帐,最后汇集到总帐,目前帅锅的采购,库存,成本,应收,应付等原始数据都需要别的部门提供,而资产则是通过EXCEL管理的,最后都需要财务另外制作凭证。
同时,系统业务的集成大大方便了把资金预测伸展到业务的最前端,为资金的安排提供依据。
订单的发运计划
收款计划
资金需求预测
请购计划
采购计划
费用报销计划
付款计划
资金回笼预测
编号
业务情形
业务现状
需求
JOL
可行性
6.1
财务管理
l分开两家公司：
香港公司和大陆
l希望系统能区分香港账和大陆账,并考虑访问安全控制
ü
6.2
合并报表
l向香港政府递交的报表需要合并两家公司的账务
l希望将来的ERP系统能考虑集团的合并需要,统一规则。
ü
6.3
存货价值
l成品的库存价值只能按照销售价的85％来推算,不是很科学。
l希望按准确成本或移动加权平均计算成品的库存价值
ü
6.4
成本核算
l现在仓库的发料单未能结算到具体的工单,每一工单的工时,费用也不能计算
l希望能把料,工,费考虑到产品的成本,减小手工分摊的工作
ü
6.5
账务传送工作
l应收,应付发票根据库存提供的单据,财务人员根据单据重新制作凭证
l应收,应付发票能跟业务结合起来,避免财务重复录入相关信息,同时把业务的制约跟财务控制结合起来
ü
6.6
财务预算管理
l预算只能事后分析
l希望能在预算的执行过程中,做到事前,事中控制
ü
6.7
账龄分析
l应收,应付的帐岭分析没有或不准确。
l希望系统能通过基础数据和业务数据自动提供。
ü
6.8
资金管理
l
升级会员 