购物中心百货商场人事行政制度.docx
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购物中心百货商场人事行政制度
×××××公司
管理制度汇编
（××版）
第一章组织架构及职责
第一节组织架构
1.1公司组织架构
1.1.1公司共分三大系统：
营运管理系统、后勤保障系统、财务系统
1.1.2各系统包含部门：
1.1.2.1营运管理系统包括营运部、企划部、客服部、招商部；
1.1.2.2后勤保障系统包含行政部、工程部；
1.1.2.3财务系统包含财务部、信息部；
1.2公司组织架构图
第二节部门、岗位设置及人员编制
部门
岗位（职务）
编制
直接上级
主要职责
总经办
董事长
1
总经理
1
董事长
负责公司全面经营管理工作
副总经理
1
总经理
协助总经理分管业务部门工作
总经理助理
0
总经理
经理级，负责总经理交办的各项工作
部门合计
3
人事行政部
部门经理（副）
1
总经理
（副）经理级，负责部门日常管理工作；
行政主管
0
部门经理
主管级，负责招聘、人事管理、培训、企业文化活动、薪酬福利、绩效、员工关系管理
督查
1
部门经理
专员级，负责导购员管理、纪律检查等
人力资源专员
1
部门经理
专员级，负责招聘、培训、文档管理等
行政专员
1
部门经理
专员级，负责文件拟定、文档管理、物品采购、资产管理等
仓管员
1
部门经理
员工级，负责商品保管、进出货品管理等
司机
1
部门经理
专员级，负责公司车辆管理等
部门合计
6
工程部
部门经理（副）
1
总经理
（副）经理级，负责工程部日常管理工作
助理
0
部门经理
专员级，负责部门文档管理
工程主管
1
部门经理
主管级，负责机电设备、消防设备管理、商户规划落位、监督商装进度管理等
维修工
7
工程主管
专员/员工级，负责设施设备维护、维修等
物业主管
1
部门经理
主管级，负责商场消防、安全管理
保洁领班
1
部门经理
外包，负责商场清洁管理
保洁员
21
保洁主管
外包，负责商场清洁工作
消防员
4
安防主管
员工级，负责商场消防、监控等
安防员
24
安防主管
专员级，负责安保、现场服务等
车库管理员
2
安防主管
外包，负责车库管理
部门合计
63
团购部
团购主管
1
部门经理
主管级，负责团购管理、VIP管理、负责播音、客诉、媒介宣传、公关等管理
团购专员
2
大客户主管
专员级，负责团购服务工作
部门合计
3
营运部
营运经理（副）
1
总经理
（副）经理级，负责楼层营运日常管理工作
商业主管
1
营运经理
主管级，商业区柜位调整、活动配合、招商谈判等
楼层主管
2
营运经理
主管级，百货区、米兰大街楼层的销售、商品、人员、环境、服务等管理
楼管员
13
楼层主管
专员级，协助楼层经理进行楼层管理工作
部门合计
17
招商部
招商主管
1
营运经理
主管级，各品类招商谈判、柜位调整、活动举办及配合等
招商专员
1
营运经理
专员级，负责招商接待、初步洽谈等工作
企划部
部门经理（副）
1
总经理
（副）经理级，负责企划部日常管理工作
文案专员
1
部门经理
专员级，负责市场调研、促销策划
美陈专员
1
部门经理
专员级，负责商场美工制作、布置、陈列
平面设计
1
部门经理
专员级，平面方案策划、设计
企划助理
0
部门经理
员工级，部门档案管理及协助策划执行
客服播音
4
部门经理
员工级，负责播音、服务设施提供、VIP服务、客诉接待等
前台
2
部门经理
员工级，负责访客接待、文件收发等
部门合计
10
信息部
部门经理（副）
1
总经理
（副）经理级，负责信息部日常管理工作
信息专员
2
部门经理
专员级，负责数据信息分析、收银机及电脑基本维护
部门合计
3
财务部
部门经理（副）
1
董事长、总经理
（副）经理级，负责成本核算、预算管理等财务部日常管理工作
主办会计
1
部门经理
主管级，负责税务、账务核算、固定资产、低值易耗品等管理
出纳
1
主办会计
专员级，负责公司现金管理
现金会计
2
主办会计
专员级，负责收银员的管理，零币的兑换工作
核算员
2
部门经理
专员级，负责供应商结算工作
收银员
13
现金会计
员工级，负责收银工作，收取营业款
部门合计
20
合计
105+21
备注：
1、实际人员招聘编制需经总经办审批；
第三节公司与部门职责
公司与各部门职责
3.1公司职责
3.1.1负责与总部的协调、汇报；
3.1.2负责指导、管理、监督所辖商场的经营管理工作。
3.1.3负责开业前调研、制定商场的整体发展规划与定位；
3.1.4建立健全成本管理体系；
3.1.5负责大型广告宣传委托分包组织实施；
3.1.6负责招商大会、VI标识系统设计制作、导视系统设计制作等委托分包成本控制；
3.1.7负责规划设计委托分包组织实施；
3.1.8负责工程成本控制；
3.1.9负责合同制度建立健全、签订及执行过程把控。
3.1.10负责接洽集中采购项目合同执行监督、跟进、配合；
3.1.11负责权限内采购、分包等成本支出工作管理控制；
3.1.12负责合同起草、审阅、合同执行把控、建立合同管理体系、台帐管理制度；
3.1.13负责合格供方库管理、招投标资料管理。
3.1.14各项合同的履约服务、进度监控、风险预警；
3.1.15商场建筑规划方案修订；
3.1.16参与商场内装设计方案和设定环境控制标准；
3.1.17筹建门店过程监控和筹建考核；
3.1.18新店筹建手册的修订与管理；
3.1.19与项目公司工作衔接，场地验收；
3.1.20项目甲、乙装工程管理；
3.2人事行政部职责
3.2.1行政部职责
3.2.1.1负责公司文件的收发和文件的督办；
3.2.1.2负责安排、协调公司对外商务接待及外联工作；
3.2.1.3负责安排、协调公司重要会议；
3.2.1.4负责各类办公用品、固定资产的购置和管理，促销品、物料集中采购等；
3.2.1.5负责公司行政办公、招待费用的管理；
3.2.1.6负责公司办公车辆的调度和管理；
3.2.1.7负责公司档案管理；
3.2.1.8负责公司办公环境管理；
3.2.1.9负责协调公司的法律事务；
3.2.1.10负责工服、食堂管理。
3.2.2人力资源部职责
3.2.2.1负责拟定公司的组织发展规划、架构设计、岗位设置、人员编制；
3.2.2.2负责组织制定和完善公司的管理制度；
3.2.2.3负责建立健全招聘及人事管理体系，开展人员招聘、调动及离职管理工作；
3.2.2.4负责建立健全培训体系，组织开展各类职业技能、企业文化等方面的培训；
3.2.2.5负责建立健全薪酬福利体系和劳动关系管理，及相关统计和核算工作；
3.2.2.6负责建立健全绩效管理体系，定期进行考核考评工作，处理员工的建议和申诉；
3.2.2.7负责传达贯彻集团的企业文化，并建立健全有百货公司特色的组织文化；
3.2.2.8负责后备干部的选拔、培养和员工发展工作；
3.2.2.9负责员工文体活动及公司年会的组织工作；
3.2.2.10配合供应商，做好导购员管理工作；
3.2.2.11负责企业内刊的发稿及商场员工信息栏管理；
3.2.2.12协助总经办做好相关工作。
3.3工程部职责
3.3.1工程部职责
3.3.1.1项目完工后移交及确认工作；
3.3.1.2召开开店工程管理总结工作会议；
3.3.1.3参加公司各项会议，传达、落实会议精神；
3.3.1.4工程部员工培训工作；
3.3.1.5完成工程日常事务、工程改造审批工作；
3.3.1.6定期对公司工程部维护的设备设施进行检查，监督公司安全生产及大型改造施工；
3.3.1.7审核公司能耗费用，监督能源消耗的执行情况。
3.3.1.8日常负责设备管理（电梯、空调、强弱电系统、给排水、消防设施）工作；
3.3.1.9日常负责装修管理（内装监理、硬件维护、专柜装修审核及监理）工作；
3.3.1.10日常负责公共事业费用管理（水电气等能源费用统计、分析、结算等）工作。
3.3.2物管部职责
3.3.2.1负责管理公司常态安防、消防、保洁等工作的实施、检查以及对开业筹建期间的安防、消防工作的监督；
3.3.2.2组织召开年度物管工作会议；
3.3.2.3每周参加公司各项会议，传达、落实会议精神；
3.3.2.4审核公司物管部员工值班、排班情况，合理调配人员，协调各岗位的分工协作；
3.3.2.5定期组织对公司物管部员工进行培训和考核工作；
3.3.2.6完成物管日常事务审批工作；
3.3.2.7负责组织公司安防工作开展，协调解决公司违章和投诉的处理工作，落实安全、防火工作；
3.3.2.8调节公司物管部内部与客户、关系单位、政府部门的关系。
3.3.2.9认真贯彻国家及上级领导部门颁发的各项安全规章制度和安全技术操作规程，有关安全生产的方针、政策、法令，坚持原则，尽职尽责，做好安全经营；
3.3.2.10负责卖场内公共区域的现场管理，包括现场的设备设施运转监控；
3.3.2.11负责现场卫生监督管理；
3.3.2.12执行单位的安防、消防领导小组的规定和要求；
3.3.2.13制定并根据实际情况及时制定、修订公司关于安全管理的各项规章、制度及相关流程；
3.3.2.14本部们人员的职业技能培训；
3.3.2.15及时传达上级安防精神并负责协调落实；
3.3.2.16负责公司所在地的相关管理部门的外联工作；
3.3.2.17负责公司各项安全档案的建立及管理，并按要求做好年终安全总结和相关材料的上报；
3.3.2.18负责公司的定期安防培训及对各项安防预案的演练；
3.3.2.19负责对公司人员的定期和不定期消防培训，及消防设备的定期检查，并下发相关的通知及整改意见，同时跟进整改过程，监督、检查整改结果；
3.3.2.20重大节假日及大型促销活动前组织安全大检查，对查出的问题及时整改，确保安全运营；
3.3.2.21对存在防碍安全工作、或经改进可更利于安全管理的情况，给相关责任人下发《管理建议书》；
3.3.2.22对安全违规行为及违规使用设备设施，及时下发《整改通知书》，并对整改情况进行监督和复检；
3.3.2.23对情节严重的违规行为，下发《通报》，并取消相关被通报人员的评优、晋级资格。
3.4商品部职责
3.4.1招商部
3.4.1.1战略品牌资源的开发与维护；
3.4.1.2战略品牌招商计划的制定与执行，非战略品牌招商计划的审核与督进；
3.4.1.3战略品牌商务条件的设定，非战略品牌商务条件设定的审批；
3.4.1.4战略品牌专柜装修方案的沟通与审核；
3.4.1.5商场销售、毛利计划的参与编制与品类分解；
3.4.1.6负责商场销售指标、毛利指标的达成；
3.4.1.7完成战略合作品牌促销活动的谈判；
3.4.1.8负责品牌结算条件的核查；
3.4.1.9商场的品类、品牌调整计划的审核；
3.4.1.10对公司商品部工作人员的专业培训、指导、考核；
3.4.1.11商品系统制度的编写、修订。
3.4.1.12参与本商场的规划与定位；
3.4.1.13本地市场的调查和研究；
3.4.1.14非战略品牌资源的开发与维护；
3.4.1.15非战略品牌的招商计划的制定和执行；
3.4.1.16非战略品牌商务条件的拟定；
3.4.1.17非战略品牌专柜装修方案的沟通与审核；
3.4.1.18所含有品牌的看场服务和进场手续的引导；
3.4.1.19本商场销售计划、毛利计划的拟定和提报；
3.4.1.20负责本商场销售计划、毛利计划的达成；
3.4.1.21负责本商场所有品牌的促销谈判；
3.4.1.22负责供应商结算条件的审核；
3.4.1.23负责品类、品牌调整计划的拟定、提报和执行。
3.4.2运营部
3.4.2.1负责商品管理（商品码、陈列、收验货、存货数量、价签，小库管理）工作；
3.4.2.2负责商场环境管理（环境卫生、美化、商品展示区管理，氛围、温度）工作；
3.4.2.3负责人员管理（人员卖场纪律考勤、仪容仪表、行为规范、服务态度）工作；
3.4.2.4负责销售管理（价格管理、计划管理、促销协助、市调及反馈，销售指标的分解、传达、跟进，发起商品调改提案，促销活动评估）工作。
3.5企划部职责
3.5.1企划部
3.5.1.1负责企划制度的修订、提报、培训和监督执行工作；
3.5.1.2负责企划团队建设和企划经验交流工作；
3.5.1.3负责经营环境和竞争环境的市场调研工作，信息收集、内部资料整理和提报工作；
3.5.1.4负责全年整体营销策略的拟订、实施和调整工作，并据此制订全年企划大纲和预算；
3.5.1.5负责商场促销活动的策划、提报、组织、实施、总结、评估、反馈和信息提供工作；
3.5.1.6负责所辖商场各类宣传道具和促销礼品、物料的管理工作；
3.5.1.7负责所辖商场的视觉、美陈设计、制作和管理工作；
3.5.1.8负责商场各项企划预算的申请、使用和结算工作；
3.5.1.9负责具体企划方案的制定、提报和执行工作；
3.5.1.10负责VI、SI标准和品牌推广的管理实施工作；
3.5.1.11负责开展区域品牌推广工作；
3.5.1.12负责内部刊物的编辑、设计、印刷和发行工作；
3.5.1.13负责企划业务外协单位的建立、合作、管理和评估工作；
3.5.1.14负责商场各类广告发布资源的开发、租赁和管理工作；
3.5.1.15负责商场的公关、宣传策划和组织实施工作；
3.5.2客服部
3.5.2.1负责VIP服务（VIP卡的发放、积分、升级、信息传达、特殊接待、换购、换卡；电子提货卡销售服务；VIP顾客信息分析；VIP顾客增值服务活动的策划、组织）；
3.5.2.2负责播音服务（背景音乐环境的提供；商场基本信息的提供；商场促销信息的提供；寻人、紧急情况的疏导和指挥、员工表扬和管理信息传达）；
3.5.2.3负责礼仪服务（开闭店、迎送宾的礼仪设计、培训、执行、检查；顾客导引；重大活动礼仪服务；残障顾客接待、陪护；包装服务；紧急救护；童车、轮椅、雨伞等物品租借；免费停车券发放）；
3.5.2.4负责客诉接待服务（顾客投诉的接待处理；投诉信息的统计与分析；特殊退换货）；
3.5.2.5负责服务设施提供和管理（服务台、VIP中心、母婴休息室、改衣间、皮具护理处、投诉接待室）；
3.5.2.6负责商品质检（质检单位的选择；质检计划的执行；公布质检结果、跟进问题解决；质检信息统计与分析）；
3.5.2.7负责对内部提供顾客需求信息（招商需求、企划活动效果评估、商场环境和设施改进需求、商品质量反馈）。
3.5.2.8负责客服制度修订的提报工作；
3.5.2.9负责顾客关系管理工作；
3.5.2.10负责销售管理工作（市调及反馈，销售指标的分解、传达、跟进，发起商品调改提案，促销活动评估）；
3.5.2.11负责服务产品管理工作（指导及监督开展服务产品研发、升级，质量控制）；
3.5.2.12负责商场环境管理工作。
3.6信息部职责
3.6.1系统研究工作职责
3.6.1.1全面负责信息化建设工作，制定详细的信息建设方案。
进行信息系统建设项目的项目管理，包括制定具体项目计划、安排项目实施、项目验收和后期评估；
3.6.1.2负责ERP等信息系统的研究提报与维护管理工作。
3.6.2系统设备支持与技术维护工作职责
3.6.2.1负责网络设备、硬件设备的采购招标的技术方案审核，对采购到货的设备进行验收、安装、管理和维护；
3.6.2.2为各部门员工提供日常软硬件信息技术服务支持，对信息系统、机房及相关设备定期进行安全检查；
3.6.2.3负责网站技术管理工作；
3.6.2.4负责局域网网络管理维护工作。
3.6.3数据报表制作分析工作职责
3.6.3.1整理ERP系统数据，制作统计报表，对报表数据进行分析，为公司决策层提供决策支持；
3.6.3.2通过短信方式提供每日销售数据，短信应发给董事长、总经理及商品部经理。
3.6.4行业竞争情报分析工作职责
3.6.4.1收集百货行业主要竞争对手的经营动态进行整理和分析，为公司各部门提交行业分析结果，为公司营运、管理、商品等业务部门工作开展提供参考资料；
3.6.4.2建立竞争情报数据库，通过搜索引擎的信息技术手段自动收集信息情报，实现行业竞争情报的自动分析与管理。
3.7财务部职责
3.7.1负责财务制度和流程修订稿的提报；
3.7.2负责预算编制、汇总、修订、提报、传达、执行控制、执行考评与分析工作；
3.7.3负责资金计划制定、保管工作；
3.7.4负责会计核算管理（报表编制及分析）工作；
3.7.5负责结算管理（合同管理、商品信息、价格、自营商品进货、促销、费用、货款核定）工作；
3.7.6负责税务筹划、管理（筹划方案，纳税衔接及操作）工作。
3.8团购部职责
3.8.1负责团购服务（团购客户的开发；团购商品介绍、报价、备货、交货、售后服务；团购销售信息统计与分析）；
3.8.2负责团体销售管理工作；
3.8.3负责联盟商户的开发、维护和淘汰工作。
第二章人力资源制度
第一节总则
本制度秉承“人是核心资本”的人才理念，保证×××××公司人力资源工作有章可循，体现德才兼备、人尽其才的选人用人原则，特制定本制度。
第二节制度建设
2.1基本规定
人力资源部作为制度建设的管理部门，负责牵头组织制度的制定、发布和修订等工作；
2.2制度管理
2.2.1各部门负责制定和修订经营方针、管理流程等方面的制度；
2.2.2公司各部门可根据工作需要修改规章制度、操作手册、规范、流程、细则条例等，相关内容在报总经办批准后发布和实施；
2.2.3各类制度发布应根据需要印刷成册，人力资源部留存一套，人力资源部负责分发；
2.2.4人力资源部定期进行制度修订、提报工作。
第三节编制管理
3.1组织架构、人员编制
3.1.1公司的领导职数、机构设置、人员编制由总经办、人力资源部审批确定；
3.1.2领导职数、机构设置、人员编制方案由人力资源部统一设置，报总经办批准，人力资源部备案；
3.1.3编制如需要调整，应由人力资源部发起，经总经办批准后，人力资源部备案；
3.1.4公司编制方案内容包括但不限于以下内容：
3.1.4.1领导岗位设置；
3.1.4.2部门设置及职责说明；
3.1.4.3岗位说明书
3.2人员编制规范
3.2.1公司聘用编制外人员增加编制，须填写编制外用工计划审批表，逐级报至总经办审批后，报人力资源部核准备案；
第四节人事管理权限
4.1任免权限
以下级别如未做说明均指行政级别。
4.1.1任免范围
公司部门经理级（含）以下人员。
4.2代职管理规定
各级管理人员工作外出或临时离岗，应该根据实际需要授权或委托代职人处理日常事务，以保证正常工作的延续。
4.2.1各级管理人员离岗须向上一级领导请假，并确定代职人，经批准后方可离岗；
4.2.2各级管理人员在请假单上确定代职人，或由上级主管指定代职人；
4.2.3离岗人员应向代职人交接离岗期间的工作职责、可能遇到的问题及一些应急预案；
4.2.4代职人在代职期间应认真履行职责，遇到工作困难应及时向上级主管汇报或与被代职人沟通；
4.2.5代职人在代职期间与被代职人共同承担管理责任。
4.3相关规定
4.3.1财务系统人员参照财务系统相关制度管理；
4.3.2与公司签订劳动合同的营业员按照公司相关制度管理；
4.3.3在岗员工配偶或直系亲属不能同在公司范围内同部门工作。
第五节招聘管理
5.1职责划分
5.1.1选聘人才以内部培养和外部招聘相结合的原则。
5.1.2职责界定
5.1.2.1公司人力资源部招聘范围
1）公司行政保障系统、运营管理系统经理（含）以下人员；
2）财务系统部门副经理（含）以下人员；
5.2招聘编制、计划制定与执行
5.2.1人力资源部每年须提交各部门年度人员招聘计划及费用预算，报总经办审批；
5.2.2人力资源部每月末须提交人员在岗情况，报总经办并备案；
5.2.3用人部门因为工作范围及内容调整，提出增编或人员储备的需求，需填写《招聘需求单》，由人力资源部按相关权限审批。
5.3招聘渠道管理
5.3.1外部招聘
5.3.1.1公司在网络、平面媒体发布招聘广告须逐级上报，经总经理批准后执行；
5.3.1.2人力资源部参加各种形式的人才招聘会（预算内）报公司总经理审批后执行，并备案；预算外（不突破整体预算）的活动须报董事长审批；超出预算的费用按财务相关制度执行；
5.3.1.3公司部门主管（含）以下职位，不得使用猎头或中介的模式；
5.3.1.4大型招聘活动后需撰写“招聘活动总结”上报总经办备案。
5.3.2员工内部推荐
5.3.2.1公司鼓励员工推荐优秀人才，同等条件下被推荐人可优先录用，公司按照相关规定给予推荐人奖励，被推荐人不得为公司员工的直系亲属；
5.3.2.2内部推荐人员须按公司规定的招聘录用审批程序执行。
5.3.3招聘信息发布
5.3.3.1所有对外广告均需加注“‘×××，诚聘英才’，更多机会请登录×××网站，http:
//www.****.com”；
5.4招聘规定
5.4.1新员工要求
5.4.1.1学历要求
1）公司职务在部门副经理（含）以上人员必须具备全日制统招大专以上学历；
2）如与上述规定不符，必须逐级报批。
5.4.1.2年龄要求
新员工年龄在45周岁以下，如有特殊情况须逐级报总经办公会审批。
5.4.1.3持有相关专业的国家级资格认证证书优先录用，应聘人员均需填写《应聘人员登记表》。
5.4.2招聘流程
5.4.2.1初试由人力资源部进行，主要考察候选人的简历真实度、综合素质及企业文化匹配度等；
5.4.2.2面试结束后，需填写面试评价表及面试记录，公司经理级（含）以上人员《应聘人员面试评价表》需在周报里上报总经办并备案；
5.4.2.3复试通过后，需对候选人做学历、背景调查，填写《背景、学历调查报告》，背调前需征得候选人签字同意；
5.4.2.4财务系统和物管部员工入职前需做作身份证确认，物管部员工入职前需提供无犯罪证明。
5.5录用规定
5.5.1录用程序
5.5.1.1复试和背景调查合格者，人力资源部依据《薪酬执行标准》确定其薪酬、职位等条件并发送《录用意向书》；
5.5.1.2应聘者入职前需提供指定医院或当地二级甲等（含）以上级别医院体检报告，体检报告必须包含：
常规检查、血常规、心电图、胸透等。
5.5.2录用报批资料应包括以下完整内容：
1）个人简历
2）应聘人员登记表&应聘人员面试评价表
3）身份证、学历、资格证书相关复印件
4）体检合格报告
5）背景调查报告（含学历网上核查结果）
6）专业笔试测试结果及网络能力素质、性格相关测评结果
7）录用审批会签单
8）离职证明或个人承诺书
9）录用审批权限（参考人力资源审批流程）
5.6入职规定
新员工报到时，须到人力资源部办理以下入职手续（人力资源部专人负责）
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