超市收货手册 全套实用手册.docx
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超市收货手册全套实用手册
来得乐超市管理手册
收货手册
目录
第一章岗位职责及工作事项
第一节工作职能
第二节人员组织架构
第三节收货部主管岗位职责及工作事项
第四节收货员岗位职责及工作事项
第五节核查工作职责
第六节票据室工作职责
第七节票据员岗位职责及工作事项
第二章管理规定及工作流程
第一节收货原则
第二节黄线原则
第三节常规收货流程
第四节零进价商品收货流程
第五节收货标准
第六节缺一补十规定
第七节退货流程
第八节退货规定
第九节收货部印章管理规定
第十节收货部日常管理规定
第三章设备、安全管理
第一节车辆使用规定
第二节托盘使用规定
第三节地秤使用规定
第四节安全规定
第一章岗位职责
第一节工作职能
一、基本职能
1、遵守来得乐超市的各项规章制度。
2、遵守收货部的各项规章制度。
3、遵守收货部各项工作程序。
4、及时、准确地将商品安全收进库房及卖场,确保超市的正常销售。
5、及时准确的为提货人员交付货物，保证超市的正常销售。
6、及时、准确地将商品退出，确保卖场的正常运转。
7、严格控制人为损耗，做到全员防损。
8、合理安排供应商的出入，保证收货区的整洁与畅通。
9、负责需退换货商品的返厂工作，严格遵守退货程序。
10、负责收货区的区域整理。
11、负责核对收货的相应单据，保证财务结款的准确性。
12、随时同各部门进行沟通，发现问题及时跟进解决。
13、完善本部门工作的同时，尽最大努力协助卖场工作。
14、遵守收货部的放行程序，并且做到百分之百核查。
15、合理安排培训，使每位员工在提高技能的同时也提高诚实和防损意识。
第二节人员组织架构
第三节收货部主管岗位职责
一、组织关系
直属上级：
店长
二、基本职能
在集团、超市政策下，接受店长领导，发挥管理功能，督导下属执行各项制度及流程，强调顾客服务、跟进销售业绩、加强商品管理、合理控制费用，及时培训员工，随时策划分析，达成顾客服务，商品管理，损耗控制，卫生督导，员工控管之目标；发挥纽带作用，及时汇总、分析和反馈本部门信息，提出各项改进建议。
三、岗位责任
1、每日提前进入岗位，巡视区域环境，发现问题及时上报。
2、每日组织班前会，检查出勤率及员工着装标准，与同事分享信息，安排工作岗位，布置当日的工作要点。
3、协助店长工作，完成交办事宜。
4、负责本部门与其他部门的沟通，保持本部门与超市外各部门的协调。
3、制定本部门员工培训计划，增强员工素质，提高员工工作效率和服务质量。
4、检查本部门员工的劳动纪律，检查设备的使用情况，督促员工做好区域整理。
5、及时发现员工中的不良情绪，做到及时沟通解决，保持员工在工作中良好心态，做到“以人为本”。
6、制定收货部各环节相应的工作计划，并跟进检查落实。
7、跟进本部门日、周、月例会。
8、跟进收货区域的卫生、消防及防损工作。
9、检查收货员工是否遵循正确的收货程序及退货程序，发现问题及时予以现场指导。
10、跟进排班、考勤及节假日高峰时段的人员配备。
11、巡视收货区，随时跟进相应问题。
12、跟进票据室相应的工作流程及问题的解决。
13、及时处理收货区域的突发事件。
14、严格控制本部门的成本。
15、遵循商品的放行程序，监督退货、大单购物等商品的放行。
16、批准并确认每一笔不合格的商品的拒收，并详细记录。
17、及时跟进并处理收货区域的异常情况。
18、对新入职员工进行管理制度、相关业务知识、相关工作技能的培训。
19、负责本部门员工的工作管理及考核评估。
20、听取员工的反映及时向上级反馈商品经营信息及合理化建议。
第四节收货员岗位职责
一、组织关系
直属上级：
收货主管
二、主要职能
在公司政策指导下，在本部门主管带领下工作，执行公司各项管理规定及工作流程，及时反馈本部门各项信息，并提出合理化建议，达成超市营业目标。
三、岗位职责
1、遵守集团、超市的各项规章制度。
2、遵守收货部的各项规章制度。
3、着装整齐干净，个人卫生良好。
4、服从管理。
5、保护自己、他人和商品的安全。
6、工作中使用文明用语。
7、善对供应商，保持良好的合作关系。
8、指导或帮助供应商卸货，保证送货车及叉车运送渠道的畅通。
9、严格按照收货程序工作，确保验收、核查商品准确、无误。
10、正确使用叉车等设备工具，做到及时保养、维护。
11、负责收货区一切出库物品的审验，放行。
12、优先验收易化、易腐的生鲜商品及食品，优先验收快讯商品。
13、有责任拒收不符合规定的商品，并及时登记记录。
14、负责把收进货品送到库房相应的区域。
15、合理的安排供应商有效、有序的退货时间表。
16、及时通知卖场，传递供应商的退货时间信息，做好退货准备工作。
17、负责退货单据的整理，处理退货时出现的异常情况。
18、建立退货登记册，准确无误的登记退货过程,有问题的单据要追查原因。
19、负责商品报损工作。
20、及时了解每笔批退商品所属供应商的应付帐款金额。
21、负责收货区域的卫生清洁工作，做到随手区域整理。
22、防止闲杂人员在收货区域随意进出。
23、协助做好库存盘点工作。
24、保护超市的财产，保守超市机密。
25、具有团队合作的精神。
第五节核查工作职责
一、主要职能
按照超市的要求，由收货主管根据工作需要临时授权，对日常收货环节的某单验收商品进行再次复核的管理工作，一般是部门骨干人员被临时授予此项工作的完成，也包括收货主管和防损人员的现场抽查核查，核查的作用就是起督导作用，能及时杜绝收货中的错误，达到提高收货效率、准确率的目的。
二、工作职责
1、核查时要严格按收货流程，一般是抽查，对第一次验收工作进行复核。
2、核查人员不能是验收此单的第一次验收的人员。
3、核查工作时，必须是此单所有货品还未进入仓库，商品验收单未制出之前完成。
4、核查时的复核工作，必须是100%的开箱率，可以是某订单中抽查某个单品的全面复查工作，也可以对整单所有第一次验收商品的全面复查。
5、核查人员有责任对异议商品拒收、更正，并告知送货商；严禁包庇，隐瞒不报。
6、核查后要做好问题商品的记录，并向收货主管如实反映。
第六节票据室工作职责
1、遵守来得乐超市的各项规章制度。
2、遵守相应的办公室工作流程。
3、降低人为损耗，做到全员防损。
4、打印收货单据。
5、负责收进商品的实物与系统内容的校对、复核和录入工作。
6、负责对已验收进入库存系统的收货单据进行审核、登记、传递和交接。
7、负责其他收货类型相关单据的管理存档和整理工作。
8、处理收货登录时出现的异常情况。
9、负责对收货数据报表的打印、统计。
10、负责商品扫描时错误条码的记录并及时处理。
11、负责协助各部门对收货及相关事项的查询。
12、负责收货部备品和耗材的管理。
第七节票据员岗位职责
一、组织关系
直属上级：
收货部主管
二、基本职能
在集团、超市政策的指导下，在本部门主管的带领下，严格遵循并执行收货部票据流程，及时的反馈本部门的各项信息，并提出合理化建议。
三、岗位责任
1、遵守来得乐超市的有关规章制度。
2、遵守来得乐超市的规章制度。
3、遵守收货部的规章制度。
4、遵守收货部员工工作职责。
5、按照票据流程的规定工作。
6、遵守票据室的职责。
7、注意仪容和仪表，搞好团队建设。
8、及时跟进问题单据，快速处理，并做好记录，反馈票据信息，并向主管提供合理化建议。
9、保持票据办公室的清洁，维护好电脑等办公设备。
10、负责对进出商场的单据进行核对、确认、传递交接以及相关票据的存档工作。
11、每天保证工作的日落原则。
12、掌握安全及防损知识，积极的参与防损工作。
13、完成本职工作的前提下，要积极参与收货部的其他工作。
14、完成上级领导布置的其他工作（如办公用品的管理）。
第二章管理规定及工作流程
第一节收货原则
一、诚实原则：
收货的数据必须是真实的，不得弄虚作假。
收货人员须具备诚实品格，不得接受供应商的任何馈赠或向其索要任何物品、钱财等。
二、正确原则：
收货、退货返厂的数据必须是正确的。
与实际的送货、返厂数量相一致；错误的单据必须进行及时的纠正。
三、优先原则：
收货执行优先原则。
优先顺序是：
生鲜、冷冻食品、冷藏食品。
退货优先顺序是：
先退货，再进行收货。
紧急优先顺序是：
卖场已经缺货并等待销售的商品，可以考虑优先收货。
四、区域原则：
收货的区域原则即黄线原则，能准确界定：
1、未收货商品区域。
2、正在收的商品区域。
3、已收完货的商品区域。
各个流程中的商品必须在正确的区域内；商品在不同区域的放置，能准确判断商品的归属，按照流程办理相关业务；区域整理是收货部重要工作之一。
五、安全原则：
即保证人身、商品、设备的安全。
收货部的整个区域，在设备使用（如液压叉车的运作）、商品的运送、仓库的商品存放等方面，都必须遵守安全原则。
六、当日原则：
收货部执行当日原则，即当天的收货、退货工作，必须当天完成。
不能无故推迟录入和确认，需要交接的，要做好交接记录，及时跟进。
第二节黄线原则
黄线原则是一个商品安全制度，它可以有效的保障收货区的秩序及物品的归属。
简单的描述，黄线就是供应商来送货至送货结束所经历的区域，或者说两条黄线的区域。
两道黄线之间为收货区，供应商的物品在停车区（第一道黄线外），超市不予负责，只负责监督、维护秩序；当商品进入第一道黄线与第二道黄线之间收货区，在这个区域属于超市收货人员与供应商共同验货区域，（在此区域对商品属性及数量、质量进行清点，这时不允许其他人进行干扰）商品未经验证，暂时不得离开收货区（包括进入或出去），当合格商品验证完毕，商品进入第二道黄线；第二道黄线视为超市的一道门，进入物品视为超市所有，不得再拿出黄线（特殊原因，需相关责任人与管理人员了解情况后，履行必要手续，方可放行）。
收货区与缓冲区之间的黄线：
1、供应商未验收的货物不得越过黄线。
超市内物品未经防损允许不得越过黄线。
2、除收货员及协助收货的人员外，其他人员不得越过黄线。
第三节常规收货流程
1、票据员根据供应商送货人员出具的订单号在系统中审核订单是否合格，包括：
订单号、品名、条形码和页号、有效期，订单上标识的有退货的订单，票据员员第一时间通知理货员、收货员准备退货商品，提示收货员先退货，后收货；审核合格后打印订单并签字，交收货员安排收货。
2、收货员拿到订单后，安排供应商进入收货区房卸货。
供应商卸完货后，收货员、防损员、送货人员共同进行验货。
3、验货时，应注意以下几点：
（1）商品的名称、规格、条码是否与订单相符,商品验收的数量不能超过订单数量；商品价格不能高于订单价格；商品价格低于订单价格时要及时与营采部门主管沟通，而不能简单的拒收。
（2）供应商提供的商品或者其包装上的标识必须真实，并符合下列要求：
a.有产品质量检验合格证明；
b.有中文标明的产品名称、生产厂厂名和厂址；
c.根据产品的特点和使用要求，需要事先让消费者知晓的，应当在外包装上标明，或者预先向消费者提供有关资料；
d.限期使用的商品，应当在显著位置清晰的标明生产日期和安全使用期或者失效日期；
e.使用不当，容易造成产品本身损坏或者可能危及人身、财产安全的产品，应当有警示或者中文警示说明。
f.裸装的食品和其他根据产品的特点难以附加标识的裸装产品，可以不附加产品标识。
（3）保质期管理：
参照《收货标准》的保质期收货要求。
（4）开箱率：
标准箱10箱以下全开，10箱以上的先开10箱，剩余的再开20%，非标准箱全开。
（5）如果是进口商品必须带有卫检证书。
（6）收货实收数量写在订单上相对应商品的空白处，抽查的标准箱中，如有差错，要按“缺一补十”规定执行补收；清点完数量后，要检查供应商提供的送货单数量与实收数量是否一致,如果有差错，以实收数量为准，并让供应商在送货单上改动并签字。
6、核查无误后，收货员、供应商、防损员在订单上签字。
7、收货员将订单与送货单交于票据员。
票据员接到订单和送货单后，进行核查，核查内容：
订单上是否有有效人的签字，包括票据员、收货员、供应商、防损员，订单上实收数量的字迹是否标准、清晰，改动处是否有当事人的签字，实收的空白处是否是大写“零”字，送货单的数量是否与收货报告的实收数量一致，改动处是否有当事人的签字。
8、票据员审核单据后，将相关数据输入系统，打印出商品验收单（一式三份），并将商品验收单交与订单交于收货员。
9、收货员将收货报告和订单与供应商再次核查，检查无误后收货员与供应商在商品验收单上签字；如有异议需立即通知收货主管在系统中进行修改，经店长签字同意后二次打印商品验收单，原有单作废。
10、收货部留存一份存档备查，供应商留存一份作为对账凭证。
11、收货完毕后，由收货员安排供应商离开，为下一位供应商验货。
12、票据员将收货单据进行分类、整理和装订，送交财务部审核、记账。
第四节零进价商品收货流程
1、营采部与供应商谈妥零进价商品后，须把零进价商品明细提前告知收货部。
2、零进价商品必须以零进价订单的格式发出。
3、供应商单独送零进价商品时，收货部应优先收货。
4、供应商到收货部送零进价商品时，收货部应在第一时间通知营采部门人员（班长级以上）到收货部一起收货。
5、收货部收零进价商品时，参照一般商品收货流程的验收程序操作；若有商品保质期不能达到《收货标准》的2/3要求，但至少须有1/2。
6、收货、营采、防损、供应商四方共同清点免费商品。
7、收货人员要在零进价商品登记册上做好登记，收货、营采、防损人员签字确认。
零进价商品登记表
日期
厂商
名称
条形码
商品
名称
规格
送货数量
收货
签字
营运
签字
防损
签字
备注
第五节收货标准
收货基本要求：
1、所有商品有产品质量检验合格证。
2、所有商品有中文标明的产品名称和生产厂厂名、厂址。
3、根据产品的特点和使用要求需要标明产品的规格、等级及所含主要成分的名称含量的，应用中文予以说明，需要事先让消费者知晓的，应当在外包装上标明或者向消费者提供有关资料。
4、限期使用的产品，应当在显著的位置清晰的标明生产日期和安全使用期或者失效期。
5、使用不当，容易造成产品本身损坏或者可能危及人身财产安全的产品应当警示标志或者中文警示说明。
6、食品在外包装上必须有食品安全认证（生产许可）标志，即“QS”标志。
不在认证范围的除外。
7、生鲜生肉食品送货车必须有车载检疫证明。
8、所送商品须符合送货验收日期的规定（畅销商品例外）：
有效期为7天以下（含7天）的。
须在第一天内送货验收，截止保质期停止销售并予以清退；
有效期为10天以下（含10天）、7天以上的。
商品至少须有2/3天验收，截止保质期前一天停止销售并予以清退；
有效期为半个月以下（含半个月）、10天以上的。
商品至少须有2/3天验收，截止保质期前2天停止销售并予以清退；
有效期为1个月以下（含1个月）、半个月以上的。
商品至少须有2/3天验收，截止保质期前5天停止销售并予以清退；
有效期为1年以下（含1年）的。
商品至少须有2/3天验收，截止保质期前1个月停止销售并予以清退；
有效期为1年以上的，商品至少须有2/3天验收，截止保质期前2个月内停止销售并予以清退。
9、商品若有不符合保质期收货要求的，要在商品验收单上注明并由营采部主管在验收单上签字确认。
10、所有商品送货时，需有供应商提供的商品随货同行单，需与订单一并交给票据员，与订单装订在一起。
11、进口商品必须具有当地检验检疫部门发放的卫生检验合格证。
进口商品要有中文简体说明，包括：
名称、配料表、净含量、生产日期、保质期、原产国、国内经销商名称、地址及电话。
12、开箱率要求：
标准箱10箱以下全开，10箱以上先开10箱，再开20%。
非标准箱及箱体有破损的全部开箱验收。
13、收赠品的标准与正常标准的要求一致。
第六节缺一补十规定
为促进与供应商之间的合作,达成相互信任，提高验收商品的工作效率，对供应商所送商品在验收时，若发现原包装短少现象，来得乐超市将采取“缺一补十”的措施，具体规定如下：
1、收货员工验收商品时，发现以下几种情形，要将其行为记录在案：
（1）原包装内商品数量少于包装上标注的；
（2）包装内夹有空包装商品的；
（3）二次包装内故意夹塞不是同批次商品的；
（4）二次包装内故意夹带其它商品顶替数量的；
2、对供应商所送商品中的短缺数量，采取十倍补损补收，要从当次所收商品中扣除；
3、填写《“缺一补十”证明单》，以做双方证明使用（具体内容见附表）；
4、超市将根据实际情况自行调帐；
附表
“缺一补十”证明单
供应商名称
年月日
供应商编码
事情经过（原则由供应商填写）
商品名称
商品条形码
短缺数量
扣补数量
收货员签字
供应商签字
防损签字
收货主管签字
第七节退货流程
1、仓库出现残次商品，由收货部负责人整理退货商品（批量、残次），并填写退货单，将待返货商品统一存放至待返货商品库，通知供应商办理退货。
2、遇有批量退货填写退货单时，收货部主管还须与营采部、财务部主管确认在系统中供应商应付帐款上有足额扣款，共同联系供应商尽快来店办理退货。
3、供应商来办理退货时，收货员先找出退货单，找出对应的残次商品或是批量退货商品，在退货区与供应商、防损员共同清点数量、确认，票据员再按系统默认价打出退货单，由以上三方签字确认；退货单一式三份，一份与手填退货单装订留存，一份给供应商作为以后结款原始凭证，一份上交财务部记账。
4、退货单未签字确认前，退货商品禁止离开收货区。
5、换货，要求在退货区进行，在防损监督下，由收货员、营采部门员工及供应商同时核对，一对一换货，但不需生成退货单，换货结束后，双方带各自商品离开退货区。
商品退货申请单
供应商名称：
供应商编号：
日期：
序号
国际条形码
店内码
商品名称
数量
退货原因
1
2
3
4
5
6
7
8
填单人：
收货部主管
营采部主管签字：
财务主管：
店长：
第八节商品退货规定
商品退货工作，是为保障经营顺利进行，资金周转顺畅，而对滞销商品及问题商品快速解决的一项工作，为保证其工作的规范化，最大限度的减少失误，规定如下：
一、仓库退货
1、仓库退货商品，确属滞销商品或是问题商品范畴的，退货数量及金额须有部门主管签字确认。
2、退货商品按金额执行逐级审核确认权限，金额在200元以下的，由收货部员工填单，主管签字确认，并注明退货原因；金额在2000元以下的，由收货部员工填单，主管签字确认，营采部门主管确认、财务部主管确认；金额在2000元以上的，由部门主管直接找店长签字认可；票据员要严格审核批复的权限，按照退货流程执行。
3、退货制单时，若系统出现供应商应付账款金额不足时，制单人只做在金额范围内的退货工作，严禁把商品分开多次制单，让供应商一次性把货提走的行为出现。
违反者，直接开除处理。
4、在供应商送货的同时办理商品退货，是最安全选择；若是供应商单独前来办理退货工作，供应商必须持能证明其身份的有效证件（如退货明细的传真件或单位介绍信）在规定期限内办理退货工作。
5、退货商品以确认供应商接到退货通知时日计算，退货商品需在10个工作日内办理完毕，若供应商在规定期限内不来办理退换货手续，退货单上要注明供应商不来的情况说明，注明通知时间及应知时间，告知人等信息，由收货部员工、收货主管签字，报店长审批，转财务做定案扣款。
6、已作扣款处理的退货商品转防损部，营采部协助、防损部监督对商品做店外折价处理，销售款以营业外收入入账，做到账目明了；若是问题商品，防损部要予以销毁。
二、卖场退货
1、卖场的滞销品或问题商品返回仓库需营运部门人员持返库单随同返库商品同时到达收货组。
2、收货部员工认真审核返库单上理货员、防损员签字是否齐全。
3、理货员、收货部、防损员三方验收返库商品，验收合格后，收货部将返库商品运送至待返商品区，留存返库单记账。
未退商品交接表
供应商名称
商品条码
商品名称
规格
数量
不能退还原因
第九节收货部印章管理规定
收货专用章，是收货部收进商品、证实商品数量与金额、财会结算的重要依据，为规范收货专用章的使用，特做如下规定：
1、收货专用章，只能由收货主管、票据员、收货员管理使用，其他任何人员未经收货部主管授权，不得私自动用。
2、收货专用章，只能在收货部日常规定的正常单据上使用，并必须有收货部相关人员签字生效；
3、收货专用章，被授权使用管理人，交接班时要仔细交接好，工作期间，不许擅自离开工作岗位。
4、收货专用章，被授权使用管理人，下班前，要严格把印章锁进指定的地方。
5、每名员工在工作中，发现有不规范使用收货专用章行为的，有责任制止，并向收货部主管反映，也可越级直接向店长反映。
6、收货部主管要随时监督、检查收货专用章的使用工作，发现隐患，及时纠正。
7、凡是发现一切违法、违纪、违规使用收货专用章的行为，将按照公司规定，追究责任，严肃处理。
第十节收货部日常管理规定
为维护收货部的正常秩序，保障超市的收货任务，确保销售，现做如下规定：
1、鉴于单据的重要性，收货部票据室未经允许，不得随意进入,更不能随意进入聊天或休息。
2、未经收货部允许，收货部的液压叉车不得随意拉到卖场使用。
部门领用的液压叉车如有损坏，应及时上报收货部，由收货部与厂家联系，尽快修复。
3、使用后的托盘、液压叉车，部门员工应及时送到指定存放处，并整齐摆放，不能随意丢弃，更不允许部门私自将托盘、液压叉车锁起留用，影响工作。
4、收货区的商品（包括赠品）每日闭店前必须清理，办好交接手续，不得留在收货区，防损部要给予监督。
5、冷冻冷藏的空牛奶箱（日配），要统一并整齐存放于指定位置，不能长时间存放于收货区，生鲜部门的周转箱不得存放于收货区。
6、每日收货暂存放于缓冲区的货物，营采部门尽快在半个小时之内安排人员将商品归位到库区，确保收货渠道畅通。
若影响正常收货工作，按责处罚。
第三章设备、安全管理
第一节车辆使用规定
1、叉车要编号，部门需长期固定专用的，办好签字手续，保管责任转移。
2、建立叉车使用登记表。
3、叉车使用前和归还后要登记，要填写
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