谈应用计算机公文处理的方法与技巧Word格式文档下载.docx
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（3）文件尾部分：
主题词、抄报抄送机关、印发机关、印刷份数。
选用主题词要注意：
主题词必须准确；
主题词要有层次性；
不能把标题和主题词混同。
（二）常用公文
1、通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
通知的特点：
应用广泛，使用频率高；
内容单纯，行文简便；
具有执行性。
通知的结构：
标题。
一是完全型标题，即由发文机关、事由和文种三部分组成；
二是由事由和文种构成。
主送机关。
正文。
开头部分，写明制发通知的理由和目的；
中心部分，写明通知事项，即要求受文者办理、周知或共同执行的事项；
结尾部分，一般使用惯用语“特此通知”结束全文。
例文：
（会议通知）
关于召开街道社区党建工作交流会的通知
各社区：
定于年月日召开街道社区党建工作交流会，现将有关事项通知如下：
一、会议议题：
二、参加人员：
三、会议时间：
四、会议地点：
五、有关事项
联系人：
电话：
区街道社区工作办公室
年月日
2、通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
通报的种类和写法：
（1）表彰性通报。
正文有三个层次：
概括介绍先进事迹或经验，把时间、地点、主要事迹或经验写得翔实简洁；
分析重大意义，着重分析先进事迹或经验产生发展的原因；
表彰决定，交代清楚先进人物受了什么级别的奖励，并发出号召在什么范围内学习先进事迹或经验。
（2）批评性通报。
先总括错误事实，写明错误的主要情况，造成损失的轻重程度；
再指出错误性质，认定错误的性质，指出严重程度，指出这一错误违反哪些法令、政策，应该从中汲取哪些教训；
最后作处理决定，引以为戒，对错误的直接责任者和有关人员或单位，要依照有关规定作出恰当处理。
（3）情况通报。
这种通报是通过传达重要情况，指出当前某项工作中出现的带有倾向性的重要问题，引起有关方面注意，并阐明领导机关的鲜明意见。
首先要把重要情况简明扼要地告诉受文单位，并指出这种情况是什么性质的问题，以引起高度注意。
其次申明领导机关的态度和意见，起到通报情况指导工作的作用。
3、决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
决定的种类及其写法：
就某项工作作出重大安排的决定。
标题要求写明发文机关名称、发文事由和文种，一般不能随意省略。
会议的名称、决定的日期，应写在标题之下、正文之上，居正中位置。
正文通常由决定原由和决定事项两部分组成。
决定原由指对某项工作作出重大安排的依据，写在正文的开头，行文要简明扼要，依据要恰当充分，令人信服。
决定事项，这是全文的主体内容，主要包括开展工作的有关政策原则、执行的事项及有关的规定要求等。
（2）对某个重大问题作出处理的决定。
正文通常由开头、主体和结尾三部分组成：
开头提出决定的原因和依据。
这部分一般要求写出某一重大问题产生的背景、过程及危害性等，分析问题产生的原因，为下文处理提供充实、可靠的依据；
主体提出决定的具体事项，这是全文的中心内容，是决定的核心和结论，一般采取分条式写法，态度要十分鲜明，用语要高度准确，分寸得当，行文要具体翔实、干脆利落。
结尾提出希望和要求，这部分是决定事项的扩展和延伸，对决定事项起补充和强调的作用，在写作时要注意和上两部分前后照应，切忌空泛套用，华而不实，以使有关方面明确执行决定的有关要求。
（3）就设置机构、任免人员、召开会议或表彰、处分等重要事项作出的决定。
关于滕、蒋同志的任职决定
各家禽养殖公司：
根据工作需要，经公司研究决定，任命：
滕为家禽养殖有限公司生产技术部经理助理；
蒋为家禽养殖有限公司营销服务部经理助理。
农牧有限公司
年月日
4、报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
常用的报告有两大类：
呈报性报告、呈转性报告。
呈报性报告的写法
这类报告以汇报工作、反映有关情况为主要内容，行文目的是供上级机关了解掌握工作情况，为上级机关制订有关方针政策提供依据，以便更好地指导和开展工作，所以一要求上级机关批转。
呈报性报告涉及的内容极为广泛，或反映某项工作的进展情况；
或反映工作存在的某些问题、动态和倾向等。
其正文通常分为三部分：
开头。
用来总述开展工作的主要背景、主要做法或存在的主要问题等，作为发文的依据，然后常用“现将有关情况报告如下”之类惯用语过渡，领起下文。
主体。
这部分阐述的是报告的具体内容，如内容复杂，可采用分条式或分题式结构进行阐述，具体写法，要因文而异。
如果是侧重于汇报工作情况，就要写出主要做了哪些工作，进展到什么程度，采取了哪些措施和方法，收到了什么样的效果，还有哪些不足等，可以按工作的先后顺序来写，也可以按工作的性质、内容来安排层次段落；
如果侧重于反映有关的问题，就需要阐述问题产生的原因，问题的危害性及解决问题的方法途径等；
如果侧重于总结经验体会，就需要对取得的成绩和存在的缺点进行必要的分析，探索规律性的东西。
总之，不管侧重于写哪方面的内容，都要详略得当、重点突出。
结尾。
常常用“特此报告”等惯用语收束全文。
报告的写作要求：
情况要属实、中心要明确、条理清晰。
（情况报告）
关于情况的报告
根据现将主要情况报告如下：
针对，提出以下建议：
北京积水潭医院处
5、请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
请示的种类及写法：
（1）请求批复性请示。
这类请示涉及的大都是比较单一、具体的事项，或者是仅仅关系到请示机关单位的局部性事项，需要上级机关指示、批准后才能部署和实施。
正文由三部分组成：
请示起因。
这是正文的开头，用来交代请示事项产生的原因、背景，阐述请示的理由和依据。
只有理由充分，才能给上级鲜明、突出的印象，便于迅速批复处理。
请示事项。
这是需要上级批复解决的具体问题，是请示内容的落脚点，必须写得明确、具体、一目了然，便于上级判断掌握，及时给予批复。
请示结语。
这是请示的结尾语，常用“以上请示妥否，请批示”等惯用语收束全文。
（2）请求批转性请示。
这类请示的内容大都是带有普遍性、全局性的问题，或者是比较重大、紧急的事项，涉及的范围较为广泛，往往需要通过上级机关的批转，发至有关单位贯彻执行。
其正文也包括请示起因、请示事项和请示结语三部分。
请示的写作要求：
要坚持“一事一请示”的原则；
不要搞多头请示；
请示的理由要充分有力；
要注意行文的语气。
请示与报告的区别：
行文目的和作用不同、内容和结构不同、行文时限不同、批转的重点不同。
（事务性请示）
关于在全国开展基本农田保护工作的请示
国务院：
为了全面贯彻落实党的十三届八中全会精神，巩固和发展划定基本农田保护区这项工作的成果，拟在全国推广这一做法。
具体意见如下：
以上意见已商得国家计委、财政部、建设部等部门意见，如无不妥，请批转各地区、各部门执行。
国家土地管理局
6、会议纪要
会议纪要是传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守和执行的公文。
会议纪要具有较强的提要性，具有决议的性质，具有存查、备用的作用。
按会议形式可分为：
工作会议纪要、座谈会纪要、办公会议纪要、联席会议纪要、协调会议纪要等；
按纪要的性质和内容可分为：
决议性会议纪要、部署性会议纪要、情况性会议纪要等。
根据会议纪要的内容，其主要有三种写法。
综合概述法。
这种写法是把会议的基本情况、讨论研究的主要问题、与会人员的统一认识和看法、议定的有关事项综合到一起，用概括叙述的方法，进行整体的阐述与说明。
归纳分析法。
这种写法是把会议的主要内容分门别类地加以整理，归纳成几个大的方面或大的问题，然后加上标号或小标题分成几项来写。
这种写法侧重于横向分析阐述，内容写得多，问题谈得细，一些大型会议采用这种写法。
发言提要法。
这种写法的特点是把会议上具有典型性、代表性的言论加以整理，提练出内容要点和精神实质，然后按发言的顺序或内容的类别加以阐述说明。
这种写法能如实反映会议讨论的情况和与会人员的意见，适用于一些座谈会、讨论会和研究会的纪要等。
7、函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
函分为公函和便函两种。
函的特点：
以书信般的结构格式；
语气谦恭、礼貌；
直接面交或送（寄）达受文对象。
函的写法：
函的标题一般由发文机关、事由和文种三部门组成。
发文机关视具体情况一般可省略。
发函的文种不管是联系函还是请批函，均可写成“函”，但也有写“公函”字样的。
属答复性质的函，文种均须标明“复函”。
顶格写机关全称或规范化简称，后标冒号。
复函的主送机关即来函单位。
开头：
发函的开头应简述发函的缘由或目的；
复函的开头应引述来函的日期、文号或标题等。
主体：
发函要写清商洽、询问、告知、请准的主要事项；
复函则要针对来函内容，作出具体的、明确的答复。
不论去函还是复函主体的内容都要求明确、集中、单一，做到一函一事。
尾语：
发函一般用“专此函告”，“敬请函复”等作结；
复函多用“此复”、“特此函复”等为结尾。
尾语应根据内容、要求来拟写。
落款：
正文右下方署名署时并盖公章。
正文除做到一函一事外，还要求语言得体，视内容、行文方向等掌握用语分寸并符合身份，做到多用雅语，既热情诚恳又务实直陈，有利办事。
例文一（公函）：
市人民政府关于在铁路压煤改线
站建立交桥的函
[]号
委员会:
铁路压煤改线站,位于我市县镇。
由于该站的建设,原有的站西侧的平交道口按设计要求将要封闭。
这样就阻断了沟通南北三乡一镇的交通要道,给乡镇企业和商品经济的发展造成了困难。
另外,铁路以南五个村的大面积耕地在路北,由于铁路所阻,给群众的生产生活造成了很难克服的困难。
站在dk308+893处虽有一座净高2.5米,宽6米,长220米的单孔立交兼排水涵洞,但因纵深太长,宽度较窄,高度很低,农机车辆不能通行,农忙秋收人畜难以通过。
为此,请贵委员会给予照顾,在dk308+430处（原站西侧的平交道口处）建立交桥一座,以适应当地生产和需要。
请研复。
市人民政府
例文二（便函）：
关于商洽代培统计人员的函
金融管理干部学院:
得悉贵院将于3月份举办统计人员讲习班,系统培训统计工作人员。
国务院《关于加强统计工作的决定》下达后,我厂曾打算集训现职统计工作人员,但由于力量不足,未能实现。
现在贵院决定办讲习班,我厂拟派15名统计人员随班学习,请你们代培。
如同意,将是对我厂统计工作的有力支持。
代培所需费用由我厂如数拨付。
盼于复函。
此致
敬礼
机床厂（公章）
8、证明信
不论是哪种形式的证明信，其结构都大致相同，一般都有标题、称呼、正文、署名和日期等构成。
（1）标题。
通常有以下两种方式构成：
单独以文种名作标题，一般就是在第一行中间冠以“证明信”、“证明”字样；
由文种名和事由共同构成，一般也是写在第一行中间。
如“关于同志情况（或问题）的证明”。
（2）称呼。
要在第二行顶格写上受文单位名称或受文个人的姓名称呼，然后加冒号。
有些供有关人员外出活动证明身份的证明信因没有固定的受文者，开头可以不写受文者称呼，而是在正文前用公文引导词“兹”引起正文内容。
（３）正文。
正文要在称呼写完后另起一行，空两格书写。
要针对对方所要求的要点写，要你证明什么问题就证明什么问题，其它无关的不写。
如证明的是某人的历史问题，则应写清人名、何时、何地及所经历的事情；
若要证明某一事件，则要写清参与者的姓名、身份，及其在此事件的地位、作用和事件本身的前因后果。
正文写完后，要另起一行，顶格写上“特此证明”四个字。
也可直接在正文结尾处写出。
（４）落款。
落款即署名和写明成文日期。
要在正文的右下方写上证明单位或个人的姓名称呼，成文日期写在署名下另起一行，然后由证明单位或证明人加盖公章或签名、盖私章，否则证明信将是无效的。
例文：
证明信
大学党支部：
年月日来信收到。
根据信中要求，现将你校同志的爱人、同志的情况介绍如下：
同志，现年岁，中共党员，是我校历史系教师，本人和家庭历史以及社会关系均清楚。
该同志对教学工作认真负责，近年来多次被评为市级模范教师。
特此证明。
省市大学党支部（公章）
年月日
9、工作计划
（１）计划的标题。
计划的标题常规写法是由单位名称、适用时间、指向事务、文种四个要素组成。
如《建筑工程安装公司XX年工作计划》。
除常规写法外，还有一些变通的写法。
变通一方面表现在要素的省略上，一方面表现在文体名称的变化上。
有些计划省略单位名称或适用时间，有的这两者都省略，如《科研工作计划》。
此外，由于每一份计划所强调的重心各有侧重，其指挥性、约束性的强弱程度也有较大不同，计划不一定都用本名做标题，可以根据自身的特点和需要变换名称，如《大学党委宣传部2011年度工作要点》、《党委中心学习组2011年理论学习安排》。
（２）计划的正文。
前言：
是计划的开头部分，简明扼要表达出制定计划的背景、根据、目的、意义、指导思想等，一般一两个自然段即可。
主体部分要一一列出准备开展的工作（学习）、任务，并提出步骤、方法、措施、要求。
这是计划最重要的内容，也是篇幅最大的一部分。
通常主体部分由于内容繁多，需要分层、分条撰写。
常见的结构形式为：
用“一、二、三……”的序码分层次，用“
（一）、
（二）、（三）……”加“1．2．3．……”的序码分条款。
具体如何分层递进，依内容的多少及其内在的逻辑性而定。
结尾：
结尾可以用来提出希望、发出号召、展望前景、明确执行要求等，也可以在条款之后就结束全文，不写专门的结尾部分。
计划在结尾之后，还要署明单位名称和制定计划的具体时间，如果以文件的形式下发，还要加盖公章。
10、工作总结
工作总结可以大体分为：
全面总结、专题总结、个人总结三类。
总结的结构：
（1）标题。
由总结的单位、时间、内容或种类组成。
如《市场监督处GSP认证工作总结》，也可以省略其中一部分，如：
毛泽东的《关于打退第二次反共高潮的总结》。
总结标题有单标题，也有双标题。
双标题就是分正副标题。
正标题往往是揭示主题——即所需总结提炼的东西；
副标题往往指明总结的内容、单位、时间等。
（2）前言。
其目的在于让读者对总结的全貌有一个概括的了解、为阅读、理解全篇打下基础。
（3）正文。
要中心突出，重点明确、阐述透彻、逻辑性强、使人信服。
正文的基本内容是做法和体会、成绩和缺点、经验和教训。
成绩和经验。
一般写法有二。
一是写出做法；
二是“寓经验于做法之中”。
存在的问题和教训。
要坚持辩论法，坚持一分为二的两点论，既看到成绩又看到存在的问题，分清主流和枝节。
写存在的问题与教训要中肯、恰当、实事求是。
（4）结尾。
一般写今后努力的方向，或者写今后的打算。
这部分要精炼、简洁。
计算机使用方法与技巧
（一）文字处理
Windows操作系统下运行的文字处理系统，常用的是Word和WPS系统，现以中文Word2003为例说明。
1、启动和退出Word2003
在Windows起始界面的左下角单击“开始”，将鼠标指针移到“程序”选项，单击“程序”级联菜单中的“MicrosoftofficeWord2003”选项，进入Word2003工作环境。
如图1所示：
如果不想通过“开始”菜单来启动，可以通过双击桌面快捷方式图标启动Word2003。
退出Word2003，可以选择以下方法之一：
①选择“文件”菜单中的“关闭”命令。
②按Alt+F4键。
③单击Word标题栏右上角的“”按钮。
2、创建、保存和打开文档
1）创建新文档
如果要建立新的Word空文档，可以用以下两种方式：
①选择“文件”菜单中的“新建”命令，出现“新建文档”栏；
单击“空白文档”选项卡，出现一个新的空文档。
②单击“常用”工具栏中的“新建”按钮来创建一个新文档。
2）保存文档
（1）保存未命名的文档
具体操作步骤如下：
①单击“常用”工具栏中的“保存”按钮或者选择“文件”菜单中的“保存”命令，出现“另存为”对话框。
②在“保存位置”列表框中，选定保存文档的驱动器。
③在文件夹列表框中，选定保存文档的文件夹。
如果要将文档保存到新文件夹中，可单击“新建文件夹”按钮，出现“新文件夹”对话框，输入新文件夹的名字，然后单击“确定”按钮。
④在“文件名”框中输入文档名，然后单击“保存”按钮。
（2）保存已有的文档
如果要保存已有的文档，请选择“文件”菜单中的“保存”命令，或者单击“常用”工具栏中的“保存”按钮。
（3）保存当前打开的文档
按住Shift键并单击“文件”菜单中的“全部保存”命令，可以同时保存所有打开的文档和模板。
如果打开的文档中有未被保存过的文档，将弹出“另存为”对话框以便用户命名文档。
3）打开文档
如果要打开文档，可以按照以下步骤进行：
①选择“文件”菜单中的“打开”命令，或者单击“常用”工具栏中“打开”的按钮，出现“打开”对话框。
②在查找范围内下拉列表中选定包含该文档的驱动器、文件夹或Internet地址。
③在文件夹列表中双击各文件夹，直到打开包含所需文档的文件夹。
④双击要打开的文档。
如果要打开的文档最近使用过，则会列在“文件”菜单的底部。
从其中选定这些文档，可以快速打开它们。
4）关闭文档
如果要关闭当前活动文档，请选择“文件”菜单中的“关闭”命令；
如果要关闭所有文档，请按Shift键，并选择“文件“菜单中的全部关闭命令。
3、输入和编辑文本
1）输入文本
创建一个新文档后，就可以在其中输入文本了。
如果要输入中文，请按ctrl+空格键；
如果要切换输入法，请按ctrl+shift键；
如果要切换全角＼半角方式，请在中文输入法下按shift+空格键。
如果输入时出现错误，则可以用键盘上的↑、↓、←、→键把插入点移到敲错的地方，然后按Backspace键删除插入点左边的字符；
按Delete键删除插入点右边的字符。
如果要删除大量的文本，请先选定这些文本，然后按Delet键。
2）选定文本
在对文本进行编辑或排版时，必须选定要处理的文本。
具体方法是：
将光标指针移到要选定文本的开始处，然后按住鼠标左键拖动至要选定文本的结束处。
要选定一行，将鼠标指针移到该行左侧的选定栏中，当鼠标指针变成箭头时，单击鼠标左键。
要选定多行，将鼠标指针移到这些行左侧的选定栏中然后按住鼠标左键拖动。
如果要取消选定状态，只需单击鼠标左键，或者按箭头键即可。
3）移动文本
（1）用鼠标拖动的方法快速移动，具体操作步骤是：
①选定要移动的文本。
②将鼠标指针指向选定的文本，然后按住鼠标左键拖动。
拖动时，会出现虚线插入点表明移动的位置。
③拖动虚线插入点到所需位置后，松开鼠标左键即可。
（2）通过剪贴板移动文本，步骤是：
②选择“编缉”菜单中的“剪切”命令（按Ctrl+X键），或者单击“常用”工具栏中的“剪切”按钮。
③将插入点移至目标位置。
④选择“编辑”菜单中的“粘贴”命令（Ctrl+V键），或者单击“常用”工具栏中的“粘贴”按钮。
4）复制文本
（1）用鼠标拖动的方法快速复制，步骤如下：
①选定要复制的文本。
③拖动虚线插入点到所需要的位置后，按住Ctrl键，再松开鼠标左键即可。
（2）通过剪贴板复制文本，步骤是：
②选择“编辑”菜单中的“复制”命令（按Ctrl+C键），或者单击“常用”工具栏中的“复制”按钮。
④选择“编辑”菜单中的“粘贴”命令（按Ctrl+V键），或者单击“常用”工具栏中的“粘贴”按钮。
5）撤消和重复操作
执行撤消或重复的操作相似，有以下3种方法：
①选择“编辑”菜单中的“撤消”（或“重复”）命令。
②按Ctrl+Z（或Ctrl+Y）键；
③单击“常用”工具栏中的“撤消”（或“重复”）按钮。
4、格式编排
1）字符格式编排
（1）通过“格式”工具编排字符格式。
这是设置字体、字号、倾斜和下划线等字符格式最快捷的方法。
步骤是：
①选定要改变字符格式的文本，或者将插入点放在要输入文本的位置上。
②单击“格式”工具栏中“字体”、“字号”列表框右边的向下箭头，从列表中选择要用的字体、字号。
要改变某些文本的字形，首先选定相应的文本，然后单击“格式”工具栏中要用的字形按钮，如“加粗”、“倾斜”或“下划线”。
（2）使用“字体”对话框编排字符格式，具体操作步骤如下：
①选定要设置格式的文本。
②选择“格式”菜单中的“字体”命令，出现“字体”对话框，如图2所示。
③在“字体”选项卡中，可以设置“中文字体”、“英文字体”、“字形”、“字号”、“下划线”、“颜色”、“着重号”、“效果”、删除线、双删除线、上标、下标、阴影、空心、阳文、阴文、小型大写字母、全部大写字母、隐藏等选项。
④设置完毕后，单击“确定”按钮。
（3）设置字符间距，操作步骤如下：
①选定要调整其间距的字符。
②选择“格式”菜单中的“字体”命令，出现“字体”对话框。
③单击“字符间距”选项卡，在“字符间距”选项卡，可以设置“缩放”、“间距”、“位置”等选项。
2）段落格式编排
（1）设置段落对齐方式：
一是利用“格式”工具栏中的按钮快速对齐；
二是选择“格式”菜单中的“段落”命令，出现“段落”对话框，再单击“缩进和间距”选项卡，从“对齐方式”列表中选择一个对齐选项（见图3），然后单击“确定”按钮。
（2）设置段落缩进：
可以利用标尺设置段落缩进，拖动水平标尺中的缩进标记到要缩进的位置即可。
如果要精确设置段落缩进，可按以下步骤进行：
①在一个段落中设置插入点，或者选定要设置缩进的段落。
②选择“格式”菜单中的“段落”命令，出现“段落”对话框。
③在“缩进和间距”选项卡的“缩进”组框中可以设置“左”、“右”、“特殊格式”等选项（见图3）。
④单击“确定”按钮。
（3）设置段间距和行间距：
①将插入点置于或者选定待调整间
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