体系文件管理制度Word下载.doc
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适用于公司体系文件编制、标识、审核、批准、修订、发放及归档。
3.术语与定义
3.1.组织管控（GK）文件：
对组织架构、责权进行规定的文件。
指组织管理手册、授权手册。
3.2.流程文件（LC）：
为进行某项活动或过程所规定的途径而形成的文件。
对于主责范围内跨部门事务工作程序制定，可结合《授权手册》审批权限，明确关键环节工作职责进行拟订。
3.3.作业指引（ZY）：
本部门为确保作业过程有效策划、运作和控制所需的文件。
对于流程文件各环节操作规范及涉及事项的细化，明确工作细则及标准。
3.4.制度/规范/规定/办法/细则（ZD）：
针对各部门所负责模块的内部管理纲性规则拟订。
3.4.1.制度：
强调共同性甚至全民性，是基础性的约束条文。
例如：
社会主义经济制度
3.4.2.规范：
指群体所确立的行为标准。
***行为规范
3.4.3.规定：
强调预先（即在行为发生之前）和法律效力，用于法律条文中。
普通高等学校学生管理规定
3.4.4.办法：
也就是处理问题的方法，强调上级对下级的指导性。
出版管理行政处罚实施办法
3.4.5.细则：
是对个别或一些制度、措施、方法中的详细地方加以规范，强调详细的解释，说明及法律性。
3.5.记录（R）：
阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
3.6.文件标识：
指体系文件编号，并对其版本及修订状态进行标记的工作。
3.7.体系文件:
指包含组织管控文件、流程文件、作业指引、制度/规范/规定/办法/细则文件，统称为体系文件。
3.8.流程体系文件：
除组织管控文件以外的文件，指流程文件、作业指引、制度/规范/规定/办法/细则文件，统称为体系文件。
4.职责
4.1.营运管理部负责制定体系文件的编制规范，发布及更新。
4.2.各部门负责本部门/本模块的流程体系文件编制及优化。
4.3.营运管理部组织跨部门体系文件的优化及报批。
4.4.人力资源部负责组织管控文件的更新及优化。
5.方法和过程控制
5.1.体系文件的编制及审批：
5.1.1.部门根据本部门的业务需要，负责本部门/本模块体系文件的编写。
5.1.2.部门内部文件，不涉及跨部门流程，由责任部门直接进行编制，营运管理部参照《授权手册》进行审批。
5.1.3.若为跨部门的流程优化，由营运管理部组织责任部门及相关部门进行讨论，如有必要则组织专题会进行研讨。
体系主管参照《授权手册》进行审批。
5.2.体系文件的优化及审批：
5.2.1.部门如需要修订优化流程体系文件，填报《体系文件优化审批表》，注明文件修订的原因、修订的内容、修订前后版本及修订状态的变化等情况。
营运管理部根据公司运行状况确定是否需要新编或修订，将《体系文件优化审批表》传递到原编写部门，由该部门组织修改编制。
参照《授权手册》进行审批。
5.3.体系文件的标识：
5.3.1.文件标识：
经审核同意编写或修订文件后，由营运管理部负责给定文件编号。
5.3.2.模块名称及代码：
模块名称
模块代码
人力资源
RL
审计管理
SJ
行政管理
XZ
财务管理
CW
收银管理
SY
信息管理
XX
研究拓展
YT
运营计划
YJ
招商管理
ZS
营销企划
YQ
营运管理
YY
客服管理
KF
工程管理
GC
安全管理
AQ
消防管理
XF
保洁管理
BJ
5.3.3.文件类型代码：
5.3.3.1.流程：
LC
5.3.3.2.指引：
ZY
5.3.3.3.制度/规范/办法：
ZD
5.3.3.4.表单/附件：
R
5.3.3.5.组织管控：
GK
5.3.4.编号示例：
5.3.4.1.流程：
公司代码-流程模块代码-LC+顺序号
JDDSY-YJ-LC01
5.3.4.2.指引：
公司代码-流程模块代码–ZY+顺序号
JDDSY-YJ–ZY01
5.3.4.3.制度：
公司代码-流程模块代码-ZD+顺序号
JDDSY-YJ-ZD01
5.3.4.4.表单/附件：
JDDSY-R-模块名称+顺序号
JDDSY-R-XZ01
注：
如果一个表单在多个流程/指引中出现，按照价值链的顺序，以在第一个流程中出现的表单编号为准，在其他流程中出现的该表单也用上一流程中出现的编号,保证每个表单的编号唯一。
某一模块中涉及到的表单统一放在同一个文件夹中“相关记录”，加上“00模块名称表单记录目录”。
（如：
00行政管理表单记录目录）
5.3.4.5.组织管控：
公司代码-GK-顺序号
JDDSY-GK-01
5.3.5.文件有效版本标识
5.3.5.1.所有文件均要标明版本及修订状态，即版本号。
其编号规则为：
文件每修订一次，修订状态从0、1…到9依次递增，超过10次时其版本由A、B…到Z依次递增。
例：
A/0、B/1。
5.3.6.文件的生效日期：
体系文件必须标明生效日期，即为文件报批签字生效日期。
5.3.7.文本板式：
参照本文件的字号及排版。
5.4.体系文件的发布：
营运管理部负责体系文件的发布，组织相关部门学习优化后的体系文件。
5.5.体系文件的归档：
营运管理部体系主管负责保存体系文件及《体系文件优化审批表》，每年1月，定期向档案室归档。
6.支持性文件
无
7.相关记录:
7.1.《体系文件优化审批表》JDDSY-R-YJ01
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