文件编码编号及格式管理制度.docx
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文件编码编号及格式管理制度
1.目的
本文件规定文件类别的划分和编号及格式的规定，确保实施有序管理。
2.范围
适用于公司所质量管理体系文件。
3.公司代号
DF：
表示东方纸箱机械实业有限公司
4.管理类别划分及其代号规定：
类别
序号
管理类别
代号
说明
业务类
1
技术管理
T
2
采购物料管理
B
3
质量管理
Q
4
生产管理
P
5
运输管理
D
支持类
6
市场管理
M
7
人力资源管理
H
8
行政管理
A
9
环境管理
E
10
安全卫生管理
S
11
基础设施管理
I
含投资
12
财务管理
F
13
目标计划管理
O
含实体绩效管理、年度经营计划目标
14
信息管理
N
15
客户关系管理
C
5.文件类别划分及其代号规定：
序号
文件类别
定义
代号
1
质量手册
规定组织质量管理体系的文件
QM
2
程序文件
质量管理体系中描述为进行某项活动或过程所规定的途径的文件
QP
3
规章制度
QR
4
计划
规定用于某一具体情况的管理体系要素和资源的文件
QL
5
作业指导书
有关如何实施和记录的详细描述
WI
6
表单
用于记录管理体系所要求的信息的文件
QF
7
清单目录
QT
8
技术规范
TS
6.部门代号
根据组织架构图中设置的各部门名称，以两个英语单词第一个大写字母进行标识，如总经理、总经理助理、生产副总、营销副总均缩写成CE、生产部PD、人事行政部HA、财务部FD、物控部MC、开发部RD、市场部MD、品管部QM、售后服务部CS。
7.文件编号组成要素
7.1质量手册和程序文件：
DF/QM-××
顺序号（00，01，02……）
公司代号及文件类别号
7.2三级文件及其它文件：
DF/××-××-××
文件的序号（01，02，……）
部门代号（其中物控部原已印刷的表单按“OP”,但等ERP正式运行后改为“PMC”）
作业指导书（WI）、规章制度（QR）、技术规范（TS）、质量记录（QF）等文件类别号
公司代号
7.3物控部计划编号：
×××/××××/××/×××/×××
此供应商当月生产计划单或追加计划单或更改计划单的流水号
计划编制的当月流水号
计划编制的月份
计划编制的年份
供应商编号
8.程序文件的结构和基本要求
8.1程序可用文字、流程图、表格或其组合描述。
8.2程序文件可采用任何载体，如书面文档和电子文档。
8.3程序文件的名称应简短地反映程序的内容。
8.4程序文件由封面、内容页、流程图（必要时）、修改状况记录页及附录组成。
注：
如有流程图，流程图放在“内部页”之后，“修改状况记录页”之前。
8.5程序文件的封面字体采用楷体-GB2312；修改状况记录页、内容页的格式中字体的采用宋体。
8.6文件的版本号用大写英文字母表示，例如第一版的编号为A。
8.7文件的修改次第号用两位阿拉伯数字表示，例如第二次修改的编码为02。
8.8文件的页码数和总页数用“第×页，共×页”表示，例如一份共有六页的文件，第一页则表示为“第1页共6页”。
8.9日期表示方法为：
2002-12-24。
9.程序文件封面的格式
具体格式参见附录一：
《程序文件封面格式》。
10.程序文件内容页的格式
10.1程序文件内容页的章号和名称包括：
目的、范围、定义、职责、内容、记录、相关/支持性文件、附录。
10.2程序文件章节号规定如下：
1.——章
1.1——节
1.1.1——条
1.1.1.1——款
1.1.1.1.1——目
注1：
尽可能少用款和目的编号。
注2：
a）,b）……可用于节以下的条文，一般用于短句以及不成句的短语或词组。
10.3具体格式参见附录二：
《程序文件内容页格式》。
11.程序文件修改状况记录页的格式
具体格式参见附录三：
《程序文件修改状况记录页格式》。
12.程序文件“内容页”的内容
12.1目的
简要阐明本程序文件的意图及实施本程序所期望达到的效果。
描述方法示例：
a）本程序规定……，通过实施确保……
b）制订本程序之目的在于……
c）本程序旨在确保……
d）为了……，建立和保持本程序
12.2范围
界定本程序文件适用的范围，可就部门、产品、过程和活动之一或其组合阐述，以便明确本程序控制的对象，必要时可说明不适用情况。
描述方法示例：
本程序适用于……。
12.3定义
为正确和统一理解本程序所涉及的术语，在定义中可包含：
a）虽然ISO9000标准已有定义，但组织内在概念上易混淆的术语；
b）组织内专用的术语；
c）在定义中可列出缩略语的全文。
注：
仅在必要时，才阐述术语的定义。
熟知的和无歧义的术语可不阐述其定义，在该栏里标明“无”。
12.4职责
概括阐明实施本程序规定活动责任者的职责和权限。
描述方法示例：
a）……负责……
b）……负责组织实施……
c）……承担……（某项或某些活动）……
注：
责任者是指部门和/或岗位而不是某个人，要尽可能指明岗位。
12.5内容
本项内容是程序文件的主要内容，按照工作流程中各个过程、活动的先后顺序，规定活动的途径、步骤。
在描述时应考虑：
a）规定组织及其顾客和供方的需要；
b）过程的输入、转换和输出的内容和控制要求；
c）由谁或哪个部门，为什么，于何时何地做什么，以及如何做，如何控制和记录；
d）规定完成活动所需的资源（人员、培训、设备和材料）；
e）规定与要求的活动有关的文件；
f）规定所采取的测量。
注1：
本章的第一节应描述是否有流程图，如有流程图，列出流程图名称。
注2：
本项内容的细节可在作业指导书中阐述。
12.6记录
列出实施本程序过程中生成的各项记录、表格，包括记录的编码（如有时）及名称。
12.7相关/支持性文件
12.7.1列出在本程序正文中引用的其他文件的编码及名称，包括程序文件、作业指导书、法规、标准。
12.7.2在相关文件中不宜列出版本号/修改次第，这样能避免因被引用文件的修订而使引用失效。
12.8附录
12.8.1附录提供程序文件的支持性信息。
12.8.2附录可包括：
对本程序内容的补充、图表、记录表格等。
12.8.3在程序文件正文中的第8章“8.附录”中列出本程序中附录的目录，以正文中表述先后的次序列出编码及名称，如：
“8.1供方评价审批表”。
13.程序文件编写的应用软件及排版要求
13.1文字文件采用MicrosoftWord软件编写，流程图采用MicrosoftWord/MicrosoftExcel编写。
13.2正文排版要求：
a）字体：
采用宋体；各章标题用粗体，其他用常规字体。
b）字号：
正文用小四号；标题用小三号；表格用小四或五号。
c）段落：
每段两端对齐；行距为1.5倍。
d）页边距：
采用A4纸张时，上页边距为1.6厘米，下页边距为1.4厘米，左、右页边距为1.3厘米。
14.程序文件的编制过程要点
14.1质量管理体系程序文件应由参与过程和活动的部门的骨干人员编写，部门负责人审核，以有利于对过程和活动要求的正确理解，确保程序文件既符合质量管理体系标准要求，又适合本组织实际运作需要，提高体系的有效性和运行效率。
14.2程序文件编制人员应对照ISO9001:
2000标准对质量管理体系的要求，评审现有的文件，识别质量管理体系中存在的不足，以便予以纠正和改进。
14.3程序文件所规定的是质量管理体系中一个逻辑上独立的部分，包括：
某一个或一组相关联的过程/活动，通常是描述跨部门的活动。
因此，程序文件编制人员不能局限于本部门，应从组织的全局出发，分析工作流程，理解逻辑上的纵向顺序和横向协调关系，作出具体规定，确保体系的有效性。
14.4程序文件应确保流程清晰、接口明确、层次分清、言简意赅。
15.程序文件的批准、发布和控制要点
15.1评审和批准
15.1.1程序文件发布前，应由组织被授权人员对文件进行评审，确保内容正确、适合、充分、有效，结构符合规定要求。
15.1.2为使文件具有系统性、符合性、适合性和可操作性，在程序文件批准前，需要时可采取会签方式由文件使用部门对文件的适合性和是否符合实际运行需要进行评价，评价意见及其后续措施应予以保持。
15.1.3程序文件应由组织被授权人员批准才能发布，且具有明确的批准标识，组织应保存文件批准的证据。
15.2发放
15.2.1程序文件被批准后应由指定部门人员发放，发放的方法应确保文件使用的人员在正确的时间、正确的地点得到有效版本的适用文件。
15.2.2为确保正确发放程序文件和有效控制，可使用部门代号（如序列号）对每份发放的文件予以标识。
15.3更改控制
15.3.1组织应规定文件更改的提出、评审、实施、控制等过程，文件更改过程应执行原文件相同的评审和批准过程。
15.3.2组织应采取合适的方法实现对文件更改的过程。
15.3.3为确保各部门使用正确的文件，组织可使用表明文件更改状态（版本/修改次第）的文件总目录，或采取其他合适的方法，予以控制。
文件总目录应纳入受控文件范围。
15.3.4更改的形式主要为换页或换本。
15.4作废文件处置
组织应建立作废文件处置的过程，以防止作废文件的误用。
15.5程序文件控制状态标识
15.5.1程序文件是组织各项质量活动的依据，也是指导质量管理体系有效运行的准则，对此应作为受控文本，可用适当方法予以标识。
15.5.2对于其他特殊需要发放的文件，当不要求对其更改进行控制时，对此类文件应作为非受控文本，并予以明确标识。
15.6附录：
15.6.1附录一:
程序文件封面格式
15.6.2附录二:
程序文件内容页格式
15.6.3附录三:
文件修改状况记录页格式
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