公司差旅服务管理办法6.28Word文档下载推荐.doc

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2范围

本管理办法适用于公司员工因公出差预订飞机票、火车票、酒店及接送等服务事项。

3职责

3.1总务部是公司差旅服务的归口管理部门。

负责拟定和完善公司相关管理办法；

负责按需求和价格优势进行飞机票、火车票、酒店的预订等；

负责定期与合作供应商办理结算手续；

负责组织安排公司高、中管人员的出差接送。

3.2出差单位负责提出机票、车票和酒店的需求，并在出差前填写《出差计划及完成情况表》（见《差旅费管理规定》）报总务部备案和盖章。

4、管理内容

4.1合作方的确认

4.1.1成立综合评审小组，成员由总务部、企划部、财务部、人力资源部等部门成员组成，负责对订票、订酒店的合作方进行评审。

4.1.2评审要素：

公司资质、综合实力、社会信誉度、服务态度、送票速度和价格等。

4.1.3评审小组成员按评审要素收集相关信息。

4.1.4总务部对相关信息进行汇总，提交评审小组进行审核。

4.1.5评审小组综合评价后，提出合作方的选择建议，并向公司高管提交《合作方建议报表》（见附件一）。

4.1.6公司分管高管批准后，各业务选择2—3家公司作为合作方，并签订协议。

4.2订票、订酒店流程

4.2.1公司员工因公需要乘座飞机和火车的、或需要预订酒店的，应至少提前一个工作日向总务部专管人员提交申请（申请表见附件二）。

4.2.2机票。

4.2.2.1总务部根据需求的飞机起飞时间、航空公司向协议合作方询价，本着价格优先的原则进行选择和确定。

4.2.2.2公司高层经理订购机票时，若航空公司、航班时间有多种选择的情况下，由总务部直接征求领导意见后确定。

4.2.2.3电子机票经总务部确定后，由机票供应商完成出票，并将相关机票信息（航班号、起飞时间等）以手机短信的方式通知乘机人和总务部差旅服务专员。

4.2.2.4乘机人凭身份证件原件到机场指定的窗口或电子出票机办理取票和乘机等手续。

4.2.2.5费用结算以月为单位，由机票供应商将上月所订机票及清单送总务部核对无误后，办理请款转帐手续。

4.2.3火车票和汽车票

4.2.3.1总务部根据需求的发车时间、硬软座、是否动车等条件，本着价格优先的原则购买。

4.2.3.2车票确认后由票务合作方出票，并送票上门。

4.2.3.3费用结算同4.2.2.5。

4.3预订酒店。

4.3.1若出差人需要预订酒店的，可在申请表中填写好详细信息，由总务部代订。

4.3.2总务部根据提供的住宿地点、星级水平、房间标准、打折情况、住宿时间等信息，本着价格优先的原则预订酒店房间，价格水平应控制在公司规定的范围内（相关信息见《差旅费管理规定》）。

4.3.3总务部将以上信息与出差人沟通确认后，进行最终的预定下单。

4.3.4若出差人指定需要预订的酒店超出公司相关规定费用标准的，超支部分由出差人自行承担。

4.3.5酒店住宿费用由出差人入住后缴纳，并领取发票以备报销。

4.4退票及退房

4.4.1出差人员如因故需要改变出行时间、出行目的地或取消行程的，应至少提前半天通知总务部。

4.4.2办理机票、车票改签产生的手续费及办理退票、退房产生的手续费由出差申请人员支付。

4.5乘机、乘车接送

4.5.1接送对象主要指公司高层经理和中层管理人员。

4.5.2接送车辆的安排由总务部负责落实，专管员负责将离/抵时间、航班号/车次号、人员数量等信息及时交给公务车驾驶员。

4.5.3公务车驾驶员负责安全、准点接送领导。

4.6处罚

4.6.1出差人员要及时、准确的申报机票、车票及酒店预订需求，如发现虚报、错报、晚报或因自身原因，视其情节对经办人和负责人给予通报批评、警告、记过等行政处分和100—500元的经济处罚。

4.6.2如因总务部管理不严，不能准确及时完成差旅服务的，出现问题不及时纠正、处理，造成不良影响的，视其情节分别给予相关经办人和负责人通报批评、警告、记过等行政处分和100—500元的经济处罚。

5本管理规定自下发之日起实行。

6本管理规定解释权归公司总务部。

附件一：

合作方建议报表

附件二：

差旅服务申请审批表