如何提高应用文写作质量.docx

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如何提高应用文写作质量

对企业应用文写作问题的探讨

（讲义）

企业应用文是一种实践性很强的学问，虽有一定的格式，存在一定的规律，但绝没有定律，而且写这些文章没有雷同，没有止境，一事一文，具体问题具体分析，具体材料具体写作。

所以，企业应用文写作“说不清、道不明、学不会、教不懂”，意思就是水无定势、文无定法，只有在工作中不断的学习、总结、体会和运用，才能有所悟、有所得，有所提高，最终达到熟练应用，有所创新、渐入佳境的程度。

一、应用文的基本概念

“文”可以从不同的角度、不同的属性、不同文体分成许多种类。

但从基本属性来分，主要可以分为文艺文和应用文两大文体。

“文艺作品以外的文字都是应用文”。

文艺作品主要包括：

小说、散文、诗歌、随笔、杂文、小品文、戏曲、曲艺、影视剧本等等，除此之外，基本上都是应用文。

应用文的种类很多，但从我们企业工作的需要看，主要包括：

工作总结、工作安排、领导讲话、调查报告、经验材料、典型材料、宣传提纲、工作论文、工作信息、新闻报道等等。

1、应用文的基本属性

我们可以从三方面进行对比，确定文艺文和应用文两大文体的区别。

一是文艺文是“可写可不写”的文章，应用文是“让你写就得写”文章。

这一比，就比出了文艺文的随意性和应用文的指令性，即写文艺文是由于作者的主观意识的需要，而应用文是由于工作实际的需要。

二是文艺文写出来“谁看，不知道”，应用文写出来“读者是谁，一清二楚”。

这一比，比出了文艺文的读者难以预见而应用文的读者可以预见，即文艺文写作没有明确的针对性，而应用文写作有鲜明的针对性。

三是就内容和形式而言，文艺文由作者自由选择，应用文则是规定好了的。

这一比，比出了写文艺文自由程度高而选择性强，写应用文自由程度低而规定性强。

通过比较，我们可以得出应用文主要具有“实用”、“运用”和“管用”的三项功能。

2、企业应用文的基本特征

我们企业工作所要掌握的应用文主要包括三大类。

第一类：

侧重于工作指导、上传下达。

如工作总结、安排、领导讲话、宣传提纲等；第二类：

侧重于经验总结、典型引路。

如调查报告、经验材料、典型材料、论文等；第三类：

侧重于信息传递、内外宣传。

如工作信息、新闻报道等。

但这只是大致的分类，并没有明显的区别，而是相互贯通、相互交叉。

这些应用文都有一个共同的特点，就是具有“以文辅政”的作用，不能对企业的工作产生指导、宣传作用的应用文，就是一纸空文。

这是我们对写作企业应用文的基本要求，也是对企业宣传文化工作的基本要求。

一是要有针对性。

企业应用文不是空洞的说教，空泛的议论，而是对企业工作中的一些重要工作、经验方法、突出问题的反映，具有很强的目的性和功利性，没有明确目的、没有明确明确作用的应用文，不可能称为好材料。

二是要有指导性。

企业应用文对企业发展有比较突出的导向作用，能够让干部员工从中了解企业正在做什么，将来向什么方向发展，需要员工做什么，员工应该做什么，从而达到统一思想，凝聚力量的作用。

三是具有典型性。

企业应用文不是对企业的一般性的问题总结、分析和概括，而是对企业发展中具有重要、特殊、典型意义的问题的理性分析和概括，是“透过现象看本质”，从个别反映一般，从具体引向普遍，能够从中找出规律性问题，提出具有普遍意义的意见和建议的材料。

四是具有实效性。

企业应用文必须是能够在企业工作中能够运用、得到落实，对企业发展具有促进作用的材料，而不是为写文章而写文章。

运用价值越大，越是好的应用文，起不到作用的，不如不写。

3、如何看待应用文的写作

从应用文的基本功能看，应用文是为人们的工作生活需要而产生的，大量的存在于人们日常的工作和生活中，具有很强烈的实用功能。

所以，是现代生活中人们必须掌握的基本技能。

“并不能每个人都能写文艺文，但每个人都必须学会写应用文”。

曾经有这样一种说法，“写文艺文似易而实难，写应用文似难而实易”。

文艺文“似易”，就是好像没有什么要求，没有什么限制，没有什么对象；“实难”就是要有更高的语文水平、更多的生活经历和很好的文学才能。

写应用文好像有这样那样的限制或规定，但只要注意一些应用文体的内容要求和格式，写起来相对还是比较容易。

但是从企业宣传文化工作来看，更应看作是“写应用文似难而实难”。

“似难”既应用文具有明确的规范性，不能随心所欲；“实难”既应用文还具有很强的思想性，突出的技巧性，写好了很不容易。

既要体现企业的要求、工作的需要，文体的规范，同时，还要充分调动作者的主观能动性，最大限度地增强文章的思想性、可读性，甚至艺术性，是一种“戴着脚镣的舞蹈”，是一门高深的学问。

光靠看书本、听人授课是学不会的。

写应用文没有南山捷径，只有不断地实践，才能不断有所领悟、有所提高，别无他途。

二、企业应用文的基本要求

一是“真实”。

我们所写的企业任何材料首先都必须要真实，要符合企业的实际情况，客观地反映各项工作的真实性，实事求是。

没有真实，就没有任何说服力，也没有任何实际作用，甚至会产生负面作用。

二是“准确”。

准确不仅仅是真实，而是要“抓住要害”，“精确制导”。

必须要下大力气、花真功夫去发现突出问题、深入分析问题，明确提出解决问题的方法。

既要做“有心人”，善于发现和捕捉新情况；又要做“加工厂”，善于提炼和提出思路。

没有准确，产生不了实际的效果。

三是“时宜”。

新闻报道讲时效,企业宣传文化工作讲时效，所形成的材料也必须讲时效。

然而这种时效与新闻时效有所不同，是一种在适当的时间、适当的方式、以适当的形式反映出来的材料。

对企业改革发展中的重要动态、重要举措、重要工作进展、重要的突发性事件、重要典型等，要反应敏锐，反映及时，为企业提供第一时间的信息资源。

任何事过境迁的材料和信息，写得再好，也会大打折扣，甚至成为一纸空文。

然而，对一些比较敏感的问题，没有看准的问题，必须要看准了再写再发，否则会形成负面作用。

四是“新颖”。

宣传材料要强调有新意，有新的特点、新的内容，对工作的分析要有新见解，对工作实践有新的指导性。

没有新意，就如同“吃别人嚼过的馍、讲别人知道的话，做别人做过的事”，很难有好的成效。

五是“全面”。

宣传材料既要有正面的信息，也要有负面的信息；既要反映工作中取得的成绩，也要反映工作中存在的问题与不足。

特别是要学会辩证地看待问题，不能“以偏概全”，更不能任意拔高，造成“假大空”。

“六是“深刻”。

宣传材料要强调思想和内容的深度，必须要能够反映企业改革发展中的深层次问题，反映职工群众思想上的深层次问题，反映企业内外部环境的深层次问题。

要做到这一点，就要“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里”。

使材料“讲别人还没有发现的问题、发现了但还没有认识到的问题，认识到了但还没有找到解决办法的问题”，这也是我们追求的材料最高境界。

七是“简明”。

我们写的任何材料都必须要做到主题鲜明，开门见山，层次清楚，言简意赅，不能说了半天，别人还不知道你想告诉大家什么事。

“简”不是一般的短或长，而是根据事物的本质要求的所进行的文字描述，在能够说明情况，分析到位的前提下，文章越简洁越好。

八是“精彩”。

应用文也是要讲文采的，凡是结构不清，逻辑不顺、句子不通，语言不美，都会使文章的作用大打折扣，甚至有的还会起到相反的作用。

三、企业应用文的基本要领

1、要坚持“以文辅政”。

企业应用文必须围绕企业发展大局，主动服务于企业的中心工作，从企业改革发展的大局上找准定位，围绕的党的中心工作和企业的重点任务提出课题，在促进企业改革发展和服务职工群众上做好文章。

要增强政治意识和责任意识，增强敏感性，善于捕捉有价值的信息线索。

要围绕中心工作选好课题，选好典型，选好角度，选好题材。

要立足于促进企业工作研究问题，写好材料，善于运用理论成果指导工作实践，真正使宣传文化工作做到企业欢迎、基层需要、职工满意、富有成效。

2、要注重调查研究。

写好材料第一位的工作是掌握第一手资料。

调查研究是宣传文化工作的基本方法，也是我们企业宣传文化材料产生的基本途径。

因此，一个好的企业干部一定是一个善于调研的干部。

调研不是看材料、听汇报，而是深入到干部职工中去，亲自了解事物的全面情况，了解事物发展的来龙去脉，了解事物的每一细节，了解事物背后隐藏的真实情况，只有全面把握了事物的全部情况，我们才能做出准确的判断，才能从本质上，更全面、更深刻地驾驭好这个材料。

因此，我们一定要树立“一切结论都产生于调查研究之后”的观念，要高度重视调查研究工作，坚持深入实际，深入基层，深入职工，深入挖掘，深入研究，全面了解基层在干什么，职工在想什么，通过调查研究，发现基层新的创新、新的变化、新的问题，从中发现出事物的特性和特点，总结出事物的规律性和普遍性，从而上升到理性认识，形成有价值的材料，指导企业的工作。

3、要详尽占有资料。

大量的、全面的、深入的占有资料是一切材料成功的基础，平时重视收集和掌握企业的各方面资料是我们写好材料的基本条件。

我们每一名从事宣传文化工作干部，都应该是企业各方面情况的最大占有者，是收集社会各方面信息的“有心人”。

从某种意义上说，谁占有和运用的资料多，谁的材料就写的详实、生动、全面和深刻。

反之，就会捉襟见肘，言之无物。

4、要认真思考问题。

研究新情况，解决新问题，是我们提高应用文质量，发挥应用文作用的根本途径。

目前，企业的领导体制、经营方式，市场领域、经营模式、产品结构、组织结构、队伍结构、管理手段、用工制度、干部人事制度、薪酬制度、文化理念正在发生着深刻转变，政治思想工作也面临着许多新问题，在企业发生重大变革的时期，有大量新情况和新问题需要我们加强调查研究，认真地把握和分析，提出解决问题的思路。

因此，宣传文化工作不仅任重道远，而且大有可为。

关键在于我们能不能具备一双发现的慧眼和一个善于分析的大脑。

5、要善于抓住典型。

抓典型是宣传文化工作的重要方法，也是企业宣传材料的重要方面，甚至可以说是衡量一个单位工作水平，材料质量的重要标准。

典型就是方向，典型就是旗帜，典型代表了宣传文化工作的深度和水平，发现和总结好一个典型，可以对企业工作产生重要影响。

近年来，总公司先后抓了农民工工作典型，树立了全国知识型员工王海，全国科技人员好榜样段永传，去年又树立了“专家型”员工窦铁成，中央领导同志多次作了批示。

还总结了中铁隧道集团狮子洋隧道项目企业文化建设的典型、中铁七局武汉公司重组并入总公司后依靠体制创新、机制转换做强做大的典型，都起到了内树榜样，外树形象的作用。

6、要打造精品和品牌。

企业宣传文化工作是一项系统工程，典型材料、经验材料、调查报告就是这个系统工程中的精品工程和品牌工程。

没有精品，就没有品牌，没有品牌，就没有市场。

因此，我们一定要抓重点工程那样抓好重点材料，把打造宣传文化精品和品牌作为创新工作的重要途径，要坚持抓住企业工作的重点，超前规划、体现特色、精心运作，创造一批宣传精品、文化品牌，提高企业宣传文化工作的影响力和带动力。

每年出一至两个能够引起关注、产生影响的好信息，出一至两篇具有指导性的调研报告，发现和选树一至两个好的典型。

四、如何提高写作能力

1、打牢文字基础。

提高写作能力，不是一日之功，能够写出有质量的应用文，重在文化的提高，知识的积累，写作的实践。

根本的问题还是知识结构的问题。

俗话说，功夫在诗外，任何写作方面存在的问题，都可以在知识积累不足上找到原因。

因此，我们必须要把学习放到非常重要的位置，从增加知识的库存量、全面提高综合能力素质上来解决提高写作能力问题。

要认真学习政治理论、宣传业务知识、企业管理知识和相关文化知识，切实提高观察思考能力、分析判断能力、语言表达能力和文字写作能力，注意平时各方面资料的收集和归纳。

不仅要从书本上学习，更重要的是在工作实践中学习，做一名学习上的有心人，实践中的用心人。

只有打牢了政治、文化、业务知识的基础，才能不断提高写作能力。

2、善于归纳提炼。

文章是有灵魂的。

一个好的材料，无论是调查报告、还是经验材料，或者是通讯报道，甚至是一个短小的消息，都应该有灵魂，这个灵魂就是主题。

没有主题的材料，就是一盘散沙，就会“失魂落魄”，而主题往往是隐藏在大量的表象之中，埋没在大量在材料之中，必须要从中认真进行分析，从中找出最能体现事物的本质，产生指导意义的中心思想。

整个文章都是围绕这个主题而论述的，主题不好，不新、不准确，都会影响到整个文章的效果，甚至使文章成为败笔。

因此，主题的选择非常重要，而且是衡量一个人写作水平高下的重要标准。

选好主题，是我们写好文章最需要重视的，根本的方法就是要从大处着眼，把你所写的材料放在更大的背景中去思考，去分析，从中找到最适合的主题思想。

思想认识有多深，眼界有多开阔，主题就会有多深刻。

因此，归纳提炼主题实际上也是一个深化认识的过程，必须不断加强学习，提高自己分析问题的能力。

3、重视谋篇布局。

应用文是有内在的逻辑结构的。

一篇好的文章，往往让人觉得结构非常严谨，层次十分清楚，感受到内在逻辑的力量。

而写得不好的文章，往往让人感到叙述的内容十分混乱，东拉西扯，不知所云。

实际上人们在生活中，是十分注意顺序的，但在文章中却很容易颠三倒四，根本的原因，就是没有很好的谋篇布局。

建议大家在写材料的时候，先认真地列好提纲，分清楚要写的内容是几个方面，它们之间究竟存在着那些内在联系，与主题思想是否有关系，然后根据主题的需要分出层次，按照逻辑顺序依次论述。

凡是与主题无关的材料，即使再好，坚决舍弃；凡是不符合逻辑的表达方式，即使再工整，坚决调整；凡是前面已经论述过的论点和论据，即使再生动，坚决删掉。

如果我们坚持这种方法，反复实践，文章的逻辑水平一定会有大的提高。

4、讲究遣词造句。

应用文也要讲究语言。

但它对语言的要求与文艺文有所不同。

应用文的语言最重要的是准确，其次才是生动。

往往我们有些宣传干部写文章，喜欢摆出大阵式，讲究大气势，爱讲大道理，使用大概念，其实这是应用文的大忌，是文革遗风。

应用文应该是朴实无华的，是用深刻的道理、严谨的逻辑、充分的认证来说服人的。

因此，我们必须要在提高文章的思想性、感染力上下功夫，而不是用抄一些新概念、引用一些新提法、搬一些新名词来装饰文章。

这样的文章，现在社会上很多，但究竟有多少人看呢？

古人曾经说过，“不著一字，尽得风流”。

比如，中央提出以人为本，现在所有的文章都讲以人为本，好象不使用这个词组，就不以人为本了。

其实，我们完全可以在一篇文章中，充分体现以人为本的思想，让读者从中充分体会到以人为本，但只字不提以人为本这个概念，这才是好文章。

因此，我们要学会“言之有物”的论述方式，学会“揣摸”和“推敲”的修改方法，把文章写精写活写好。