Excel试算表入门文档格式.docx

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設換到上一個工作表。

Ctrl+PageDown:

設換到下一個工作表。

Ctrl+Shift+PageDown:

（選取）多個工作表。

CTRL+F6或CTRL+TAB:

移到下一個活頁簿或視窗

F6:

移到已分割活頁簿的下一個窗格

Ctrl+G或F5:

開啟移至對話盒，輸入儲存格坐標，按ENTER即跳至該儲存格。

Jaws閱讀快捷鍵

Alt+1:

讀出同一直欄第一個儲存格內容。

Alt+2:

讀出同一直欄第二個儲存格內容。

Alt+3:

讀出同一直欄第三個儲存格內容。

Alt+4:

讀出同一直欄第四個儲存格內容。

Alt+Ctrl+1:

讀出同一橫列第一個儲存格內容。

Alt+Ctrl+2:

讀出同一橫列第二個儲存格內容。

Alt+Ctrl+3:

讀出同一橫列第三個儲存格內容。

Alt+Ctrl+4:

讀出同一橫列第四個儲存格內容。

Ctrl+F2:

讀出當前儲存格內的方程式。

Ctrl+Shift+D:

列出並可讀出所有有數值之儲存格及其內容。

Ctrl+Shift+C:

列出並可讀出同欄內儲存格之內容。

Ctrl+Shift+R:

列出並可讀出同列內儲存格之內容。

Alt+Ctrl+Shift+C:

設置列標題為某一列。

Alt+Ctrl+Shift+R:

設置欄標題為某一欄。

三‧Excel試算表的搜尋與閱讀

Find（尋找）

跟Microsoftword一樣，Excel同樣有尋找的功能，就連操作步驟及快捷鍵也是一般無異。

（尋找）功能可以在編輯功能表內找到。

他們的操作步驟如下:

按ctrl+f，跳出（尋找）對話盒

輸入想尋找的資料

按enter後，光標會跳到乎合該資料的儲存格座標。

按esc關閉對話盒。

若資料並非所需的資料，可重複以上步驟。

四‧Excel試算表的設定及Office小幫手與操作環境的介紹

使用前設定：

1.（選取）《檢視（V）》功能表中的《工具（T）》在子功能表中檢查一般和格式工具列是否已開啟。

2.（選取）《檢視（V）》功能表中的《工具（T）》在子功能表中再（選取）《自訂（C）》打開《自訂》對話方塊，在《選項標纖》頁中核取《顯示一般和格式工具列於兩列上（S）》及核取《永遠顯示完整功能表（N）》、兩個選項都要在核取方塊中的核取，再按《TAB》跳至關閉按妞，按ENTER完成。

3.關閉工作窗格，按Alt，V，K便可以關閉/開啟工作窗格，以F6鍵檢查工作窗格的開啟/關閉。

4.按Instert+Ctrl+F4用以檢查/關閉Office小幫手。

操作環境《介面》的介紹：

一‧標題列：

按Insert+t讀出標題列內容。

二‧選單列：

按ALTERNATE一次，便可移至選單列。

三‧一般工具列：

先按ALTERNATE再按CONTROL+TAB，便可以移至一般工具列。

四‧格式工具列：

先按ALTERNATE再按CONTROL+TAB二次，便可以移至格式工具列。

五‧工作區：

用來輸入及編輯試算表的區域。

六．工作窗格：

按F6鍵可在工作區和工作窗格切換。

七‧狀態列：

按Insert+PAGEDOWN便可以讀出狀態列內容

五‧Excel試算表的開啟、切換及儲存

在開啟Excel試算表程式後可使用以下的快捷鍵：

Ctrl+O：

開啟舊檔。

Ctrl+N：

開啟新檔。

Ctrl+S：

貯存檔案。

F12：

另存新檔。

Ctrl+F6：

切換檔案。

Alt+Tab：

切換/選擇檔案/視窗。

Alt，W，上方向鍵：

選擇檔案。

Ctrl+F4：

關閉當前工作簿/檔案。

Alt+F4：

關閉Excel試算表程式。

六‧輸入文字、數字與日期

在工作表鍵入資料

將作用儲存格移到欲輸入資料的儲存格，即可直接在儲存格內輸入資料，輸入完成後，按Enter（作用儲存格向下移動一格），或方向鍵或按Tab一下（作用儲存格向右移動一格）。

如要取消輸入，在輸入中途按ESC（取消）便可。

輸入文字資料（Text）

所謂文字，是指所輸入的資料，不論其外觀型式為何，皆被視為文字處理。

在單一儲存格內最多可輸入32000個字元，這些被輸入的文字，會自動在儲存格中靠左對齊。

如要將數字當成文字輸入，只要在輸入第一個字元時，鍵入一單引號即可。

但記得如此輸入後，它們已被視為文字型式，將無法再當成數字用來計算。

輸入數值資料（Numbers）

數值是可用來計算的資料，其輸入的方式與輸入文字完全一樣；

您可以輸入整數、小數、分數與科學符號。

一般在輸入數值時，很容易產生攔寬不夠的情形，此時儲存格會顯示數個＃＃＃＃＃符號，在這種情況您必須調整欄寬，以顯示全部資料。

注意：

輸入份數時，要在數值前加上0與一空格，否則會被當成日期，例如要輸入2份1，則要輸入01/2。

（0字不會顯示或列印出來）

輸入日期／時間（Date/Time）

Excel會依據一般的方法自動辨識日期與時間，若您輸入的資料不是日期或時間的格式Excel會將其當成文字，如果輸入的是正確日期／時間的格式，Excel會將其轉換為一數值，這數字相等於由世紀初開始第一天直至該日子的總天數，這是為了運算方便。

輸入日期可用以下格式（假設要輸入的日子是94年3月12日）：

1.3/12/94

2.12-Mar-94

3.12-Mar

4.Mar-12

（小注意）在儲存格按Ctrl+;

即可輸入即日日子

輸入時間可用以下格式（假設要輸入的時間是下午二時二十五分）：

1.14:

25

2.14:

25:

09

3.2:

25PM

4.2:

09PM

（小注意）在儲存格按Ctrl+:

即可輸入即時時間。

編輯輸入資料

修改儲存格資料與輸入儲存格資料一樣，仍舊可以使用相同的方法為直接在儲存格內編輯、可按（F2），若在插入游標未出現前輸入，儲存格內原有的資料會消失。

完成修改後請按ENTER結束輸入程序。

填滿（F）（Alt，E，I）

編輯功能表內的填滿功能亦是協助輸入資料的一個好方法。

主要功能有二:

功能一．把一個cell內的資料快速填入相鄰的cells。

功能二．自動填入有規律之數值

功能一的使用方法如下：

1.在儲存格中輸入一個值

2.在工作表中（選取）要填滿的欄或列的範圍，

3.打開（編輯功能表），選（填滿），再從子選單中選以下A至D其中一項目，按ENTER。

填滿的意思是把該數值填入所（選取）的範圍，注意只能選單列或欄的範圍，不能橫跨兩列或兩欄）

A.向下填滿（Ctrl+D）註：

複製上一儲存格。

B.向右填滿（Ctrl+R）註：

複製左一儲存格。

C.向上填滿

D.向左填滿

功能二自動填入有規律之數值，數列（Alt，E，I，S…）

使用（數列）輸入有規律之數值的使用方法如下：

當我們輸入一欄或一列有規律的數值時，例如編號、學號等等（如1,2,3,4,5…），若逐一鍵入是一件相當繁瑣的事情，但Excel卻提供了輕而易舉的方法。

使用功能表指令操作。

A.選定1個儲存格，鍵入第1個數值或日期。

B.（選取）欲建立數列的儲存格範圍（可以不（選取））。

C.打開（編輯功能表）選（填滿）再選（數列），出現（數列）對話方塊。

D.分別就（數列資料取自）、（類型）、（間距值）及（終止值）鍵入您要求的終止的數值，然後按確定。

七‧文字、數字與日期的格式

（選取））儲存格之方法如下：

當我們在使用excel的運算功能或改變某些儲存格的格式時，也需要（選取）某些儲存格或表格範圍。

（（選取）儲存格及表格範圍）

鍵盤操作：

和Word97很類似，同樣是按住Shift鍵然後移動方向鍵。

（注意）（選取）完成後請勿按方向鍵，不然（選取）會被取消。

（（選取）多個不連續儲存格或範圍）

按住Shift鍵（選取）完成第一部份，按一下Shift+F8，再選下一部份，如此類推。

GOTO（到）功能

按CTRL+G會跳出一個GOTO（到）對話盒，只要鍵入儲存格坐標後按ENTER，會即時跳到該坐標之儲存格。

（這毎功能對（選取）多個儲存格時亦很有用，方法是按SHIFT+ENTER

1.設定字型格式（fontstyle）

Typeface（字體）、size（大小）、color（顏色）、styles（型式）

操作步驟

1.先（選取）（（選取））您要設定格式的儲存格或工作表範圍

2.打開FormatMenu（ALT+O），選Cell（儲存格），按enter

3.在彈出的對話框內，ctrl+tab選Font（字型）設定標籤頁

font設定標籤頁主要提供Formattingcharacters（設定字元格式）的功能，只要以鍵盤（選取）所需之格式後，按enter。

Font標籤頁內各選項

1.Font字體ComboBox（下拉式方塊）

2.FontStyle字型樣式ComboBox（下拉式方塊）

3.Size大小ComboBox（下拉式方塊）

4.Underline底線ComboBox（下拉式方塊）

5.Color字型色彩ComboBox（下拉式方塊）

6.Strikethrough刪除線CheckBox（核取方塊）

7.Superscript上標CheckBox（核取方塊）

8.Subscript下標CheckBox（核取方塊）

（注意一）FormatToolbar提供了一些常用的格式按鈕。

（注意二）當開始在一份新的文件中輸入文字時，您所輸入的文字將以Word預設的字型（字體）及大小，一般預設的英文字體是TimesNewRoman，12point大小。

（中文則為細明體，12point大小）

（注意三）按ctrl+1可直接打開format對話盒。

2.設定數字格式（NumberFormats）

當您在工作表的某些儲存格中，輸入一些數值後，Excel會儘可能以最適當之格式顯示在螢幕上。

但這些格式可能無法滿足您的要求，這個時候，您會需要將此類預設之數字格式加以修改。

3.在彈出的對話框內，以ctrl+tab選number（數字）設定標籤頁

4.在Type（類別）清單中選擇數值類別。

（類別：

General通用,Number數值,Currency貨幣,Accounting會計專用,Date日期,Time時間,Percentage百分比,Fraction分數等等）。

5.選好後按tab一下，再從子類選適當之相關格式。

6.完成後按ENTER。

2.1有關設定Date/Time格式

在某些特定的計算中，需要將日數當成參數，例如計算利息、工程進度等。

Excel能提供日期/時間的計算能力，但先決條件是這些白期/時間必須是Excel能辨識的格式。

例如輸入12/2/97，它可顯示35473數值。

這數字是以1900年1月1日、星期日為起始日，數值設定為1。

若要得出這數值，只要把日期的格式改為general（通用）便可以了。

時間的計算

前面曾經提到，如果需要計算某段期間的利息，很多時候需知道兩個日期之間的總日數。

例如你想知道由96年12月6日至97年2月28日間之總日數，只要作如下操作便可以了。

例:

1.儲存格A1輸入2/28/1997

2.儲存格A2輸入12/6/1996

3.儲存格A3輸入公式=A2-A1，A3將會顯示3/24/1990，此時將格式設定為General（通用）格式，則會顯示84，表示間隔為84日。

3.對齊與旋轉

在工作表中如未特別設定格式，則文字資料會自動靠左對齊、數值資料自動靠右對齊。

為了讓工作表更易閱讀，您可以依需要分別設定置中，靠左、靠右或跨攔置中等。

設定對齊操作步驟

2.打開FormatMenu，選Cell（儲存格），按enter

3.在彈出的對話框內，以ctrl+tab選alignment（對齊）設定標籤頁

4.在Horizontal（水平）下拉式方塊，擇一選項：

A.Left將儲存格資料靠左框線對齊。

B.Center：

將儲存格資料以儲存格中線作對稱放置。

C.Right：

將儲存格資料靠右框線對齊。

D.Fill：

重複您輸入的資料，填滿整個儲存格。

E.Justify：

左右對齊。

CenterAcrossSelection：

將儲存格資料放置在所選儲存格範圍的中間欄位（或中間位置）。

5.在Vertical（垂直）下拉式方塊，擇一選項：

A.Top

B.Center

C.Bottom

D.Justify

其它選項包括：

（CheckBox（核取方塊））

WarpText（自動換列）

ShrinkToFit（縮小文字以適合欄寬）

MergeCell（合併儲存格）

4.設定外框格式

外框線與陰影效果，可以明確區分工作表上的各個範圍，凸顯含有重要資料的儲存格。

框線的種類不但區分為好幾種，而且可以加上顏色。

設定框線的方法同樣有兩種，分別為使用功能表指令與工具鈕。

操作步驟

3.在彈出的對話框內，以ctrl+tab選border（外框）設定標籤頁。

4.按alt+s到Style（樣式）選單，先選擇您要的框線樣式，例如單實線、雙實線、虛線等。

5.如果要在框線加上顏色，則點選Color（色彩）下拉式清單產生色板，選擇你所要的顏色。

6.點選Preset底下的Outline（外框）或Inside（內線）按鈕。

如果想要個別設定某一條框線（例如：

左邊），則點選Border（框線）底下相對應的按鈕。

7.完成後請按ENTER。

（小貼示）在Border（標籤）對話框內可以使用Hotkey為（選取）範圍移除、加上外框和內線.，如下：

1.Alt+N（None）

2.Alt+O（Outline）

3.Alt+I（Inside）

如果要移除已設定的框線，可以在上述之步驟6將原選擇位置重設，另外，您也可以便用EditMenu（編輯功能表）的清除指令，將所有格式加以清除。

八‧公式的輸入與修改

建立計算公式

電子試算表最強之功能是能夠運算複雜的公式並能有條理的顯示結果，公式與函數是電子試算表的精髓與核心，使用公式目的之一，是減少繁瑣的輸入工作，與增加計算作業之效率。

MicrosoftExcel提供了一個完整的環境，讓您能夠建立公式，其中您可以應用加、減、乘、除到複雜的財務統計分析與科學運算。

建立公式

所謂公式，在Excel的定義是必須以等號=為起首，然後再鍵入其它的文字、數值、運算子、函數、參照位址或名稱等。

當您在儲存格輸入公式後，Excel會自動加以運算，並將結果顯示在工作表的儲存格，公式內容則顯示在資料編輯列上。

輸入公式時，必須以等號＝為起首，可以自行建立計算公式，如=A1+B1這樣，EXCEL才知道我們輸入的是公式，而不是一般的文字資料。

要建立函數公式，可直接在儲存格自行輸入，例如=max（a2:

a8），亦可以在（插入）（插入）功能表選function（函數）功能，然後在打開之對話盒中操作。

輸入函數需注意的事

相對位址和絕對位址

其差別在於絕對參照位址的前面多一個$的符號，代表欄或列的位址固定不動

相對位址

所謂相對參照，就是在複製公式時，公式中所參照的位址，會因兩個儲存格位址相距的欄、列數改變而有所改變，如H5:

H24等。

絕對參照

所謂絕對參照，就是在複製公式時，公式中所參照的位址，不會因兩個儲存格位址相距的欄、列數改變而有所改變，如$H$5:

$H$24等。

混合參照

我們亦可在公式中同時使用相對參照與絕對參照，此種方式稱為混合參照。

例如：

$H5及H$5。

數學慣例處理

輸入公式時，所有公式的運算，其運算順序仍舊按照數學慣例處理，

即先計算括號內的運算。

乘、除運算先執行，加、減運算後執行。

同階層的運算，由左至右依序執行。

輸入函數

在Excel內建有200多個函數（Function），所有指定給函數以便執行運算的資料（包含文字、數字、邏輯值），我們稱它為此函數的「引數」，經函數執行後傳回的資料，則稱為函數的「解」。

於工作表中建立函數，可直接在儲存格或資科編輯列鍵入函數。

以下列出最常用的函數（Function）。

=SUM（B3：

B6）求取引數的總和

=AVERAGE（B3：

B6）求取引數的平均值

=COUNT（B3：

B6）求取所有引數中含有數值資料的儲存格數目

=COUNTA（B3：

B6）求取所有引數中含非空白資料的儲存格數目

=COUNTBLANK（B3：

B6）計算指定範圍內空白儲存格的數目

=MIN（B3：

B6）傳回指定儲存格範圍內之最小值

=MAX（B3：

B6）傳回指定儲存格範圍內之最大值

=NOW（）傳回電腦系統內建時鐘現在日期與時間的值

=SQRT（B4）計算數字的平方根

關於指定儲存格範圍的方法

由於我們在輸入公式或函數時，常常要指定大量儲存格，若逐一輸入將花費我們大量時間，這時可以使用較快捷的方法，例如B3:

B6，則是指B3,B4,B6三個儲儲存格，以SUM函數再作一舉例：

若在資料編輯列輸入：

=SUM（B4：

B8），這是叫EXCEL求出B4,B5,B6,B7,B8之總和。

B8,C4：

C8），則是叫EXCEL求出B4,B5,B6,B7,B8及C4,C5,C6,C7,C8之總和，如此類推。

自動加總

由於試算表中，最常用的函數就是加總SUM（），因此Excel將它設定成一工具按鈕，放在「一般工具列中」。

此加總鈕圈，可自動設定對應儲存格範圍的參照位址，執行加總運算。

運用「自動加總」按鈕方式

方式一：

Excel自動向上或向左尋找最大的連續數字範圍，而在儲存格中建立小計公式。

方式二：

先選定範圍，再按「自動加總」按鈕。

九．插入欄、列與工作表，

1.在工作表中插入儲存格、欄或列

插入儲存格

需要插入單個儲存格時，只要移動至要插入之位置，打開（插入）功能表，選（儲存格），跟著會產生插入對話方塊：

在對話方塊中選擇把現有儲存格

A.往右移（shift（儲存格）sRight）

B.往下移（Shift（儲存格）Down）

C.整列往下移（EntireRow）

D.整欄往右移（EntireColumn）

選取完成後按ENTER。

插入整欄或列

在一工作表中選定一個儲存格，然後打開插入功能表，再選擇欄或列，便可以在指定的儲存格的左方或上方加入一欄或一列。

2.插入工作表

打開（插入功能表），選（工作表），便在現時工作表之前加入一張工作表。

註：

一次只能插入一張工作表。

3.改變工作表排列順序？

打開（編輯）功能表，選（移動或複制工作表）功能，以方向鍵選擇要移動的位置。

4.變更工作表名稱？

打開（格式）功能表，選擇（工作表）子功能表/，再選（重新命名）功能，輸入新名稱，按enter。

5.刪除一張工作表

首先移至欲刪除的工作表中，打開（編輯）功能表，選（刪除工作表）功能

6.（插入名稱）

範圍名稱

1.選取要設定範圍名稱的單個或多個儲存格。

2.打開（插入）功能表，選（名稱），選（定義），按enter。

然後打入名稱。

7.（插入註解）

若有插入註解的儲存格右上角會出現小紅點

1.先選要插入註解的儲存格

2.打開（插入）功能表，選（註解），按enter，打入（註解），完成後按兩下escape鍵離開。

3.欲修改註解，請依1,2動作，打開（插入）功能表，選（編輯註解）。

4.用鍵盤的話可按shift+F2從新打開（註解）窗口編輯註解

Delete（註解）（刪除註解）

先選要刪除註解的儲格，按SHIFT+F10，選（刪除註解）即可。

JawsCommand

顯示註解儲存格清單CTRL+SHIFT+APOSTROPHE

讀出現儲存格的註解ALT+SHIFT+APOSTROPHE

十‧Excel試算表的列印

PageSetup（版面設定）

Page（頁面）

Orientation（方向）：

可以調整（Portrait）縱向或（Landscape）橫向。

Adjustto（縮放比例）：

縮放比例可以在10%-400%，若工作表超出列印範圍，可以嘗試調低比例。

Margin（邊界）

設定邊界可以在PrintPreview（預覽列印模式）中按一下margin（邊界）按鈕，然後直接拖曳控制點來調整頁面邊界或在版面設定頁中設定，分別設定Top（上），Bottom（下），Left（左），right（右）邊界。

Header（頁首）、（Footer）頁尾的設定值最好不要超過上、下邊界的設定值，否則會發生標題與內容重疊的現象。

設定每頁的欄、列標題

我們可以由PageSetup，Sheet工作表標籤頁中設定Printtitle（列印標題）以設定每頁都印出的標題列及欄。

Print（列印）

Excel的列印功能與Word的列印功能非常相似

·

方法一：

直接按工具列上的列印工具按鈕

方法二：

打開Filememu，選Print（列印），然後在列印對話盒中設定