9采购和进货检验控制程序.docx

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9采购和进货检验控制程序

武汉阿迪克电子有限公司

RDK/P7.4-2012

采购和进货检验控制程序

第E版

编制日期

批准日期

受控状态

发放号

年月日发布年月日实施

1目的

对原材料采购过程和供方进行控制，确保供应商提供的关键元器件和材料能满足本公司产品的生产质量要求，确保未经检验或经检验不合格的关键元器件和材料不投入生产、安装和使用，确保产品的一致性，规范合格供应商的选择、评定和日常管理等控制活动特制定本程序。

2适用范围

适用于对向本公司提供关键元器件、原材料的供应商进行选择、评定和日常管理的控制和公司产品关键元器件和材料的进货检验/验证和确认检验。

3职责

a）技术中心负责提供外购关键元器件、原材料的质量要求及验收标准，编制参与对合格供应商的选择与评定。

b）质保部负责提供有关供应商产品质量信息，参与对合格供应商的选择与评定。

c）管理者代表兼质量负责人负责审批合格供应商的资格。

d）质保部负责进货物料入库前的检验/验证，必要时由保障部采购就物料的质量问题与合格供应商进行联系。

e）技术中心负责提供检验所需的图纸、工艺及相应的技术支持。

f）保障部采购负责供应商的选择、评定及《供应商档案》的建立和日常管理。

g）质保部负责《原材料进厂检验方法》编制及关键元器件和材料的进货检验/验证和确认检验，建立和管理《进货检验档案》。

h）仓库负责采购原材料的提货与原材料的保管。

4工作程序

4.1采购物资的分类

根据采购产品对随后的产品实现和对最终产品的影响，将采购产品分为三类：

第一类：

与产品计量性能相关的电子元器件如计量芯片、存储芯片、单片机、以及国网、南网、3C关注的主要元器件、水表基表（关键原材料）等。

第二类：

不影响产品计量性能但影响产品外观质量的电子元器件、零部件。

第三类：

低值易耗材料。

保障部采购只对第一类、第二类物资实施控制。

本公司产品在生产过程中，有外包过程发生，主要是印制电路板和产品机芯贴片及焊接，由我公司提供图纸、元器件和相关资料委托外协厂负责加工。

4.2采购流程图

v

4.2.1预下帐处理

保障部采购接到经生产总监审核批准后下发的《销售计划单》后，根据《外购件清单》中的单品耗用元器件量，用订单数量*各元器件单品用量=预下帐量，并将各元器件预下帐量记录在预下帐台帐中。

特别注意前批次预下帐情况。

4.2.2编制采购计划

4.2.2.1低值易耗材料采购计划

低值易耗材料包含：

办公用品、劳保用品、封箱胶、酒精、周转箱、条码纸、不干胶纸、印刷品、清洗剂、高温纸等。

各部门根据工作需要（采购时），填写《采购申请计划单》，《采购申请计划单》由各中心总监审批，以确保采购要求是充分与适宜的。

《采购申请计划单》应清楚地说明：

产品名称、规格、型号、数量、供货日期等，保障部采购保存记录。

保障部采购根据库存状况，编制采购计划并上报生产总监审批。

注：

以上的供方可以不是合格供方之列。

4.2.2.2大批量原材料的采购计划

根据预下帐后的库存状况，编制《采购计划单》并上报生产总监审批。

注：

以上的供方必须是合格供方，所供物料必须是在经过供货验证程序的正式物料名单之列。

4.2.3审批

生产总监根据《采购计划单》信息，对供方、单价及数量作出审核批准。

4.2.4签订合同

保障部采购根据审核批准的《采购计划单》，与上述物料对应的单价及供方签订《采购合同》，数量为“审核量”，对产品质量或技术要求、检验方法、交货方式、交货日期、合同金额、付款方式时间、运费支付和违约等，应予以规定，争取公司最大利益。

提交生产总监核准后，盖上合同章传真给供方，督促供应商盖上公章或合同章后回传，归入《供应商档案》。

4.2.5进度跟催

4.2.5.1对《采购合同》中的交期进行跟踪，包括物流进度，及时掌握状况，并作出反馈。

如果是到武汉自提的,保障部采购接到到货通知后，填写《提/发货申请单》，填写内容：

订单号（与合同号一致）、申请部门、申请人签名、发货单位、件数、名称/型号/规格/数量、发货单位地址及联系电话以及规定的运输方式，第一、二联交收货人员提货。

4.2.5.2行政中心按《提/发货申请单》规定的运输方式联系运输工具，谈妥价格，送上级主管审核后执行。

行政中心提到货物到公司后，通知保障部采购查验货物是否正确，并在《提/发货申请单》上收/发货情况栏内确认货物到达情况，并登记入提/发情况台帐《提/发情况及费用清单》。

将《提/发货申请单》第二联返回保障部采购归档。

4.2.5.3《提/发情况及费用清单》设二联，第一联作为每次报销费用的清单目录；第二联与《提/发货申请单》及提/发货运输方的单据等资料装订留存行政中心备查；每汇总统计提/发货对方收到情况并报行政中心形成内部沟通会报表。

4.2.5.4保障部采购按生产周计划查其缺料的情况，安排、调整催货进度及力度，制定出月付款计划，交主管领导审核，总经理审批。

如材料不能按时催回，及时向主管领导汇报。

4.2.6到货自检

货到公司仓库后，仓库将物料分门别类放到“待检区”，管理员应第一时间通知保障部采购，保障部采购收到通知后须在半小时内，将回公司的物料进行清点并与《采购合同》核对名称、型号、数量，包装、出厂检验报告是否相符。

如外包装不一致时保障部采购要及时联系供应商确认，报上级主管批准后，填写《元器件样品检测试用报告》送技术中心检测，明确是否使用。

4.2.7报检

到货自检如不符，保障部采购及时与供应商沟通、协商；相符，填写《报检入库通知单》并由仓库管理员确认，仓库先在记账本上记录数量但不办理入库。

《报检入库通知单》分三联，保障部采购留一联，保障部仓库留一联，另一联随货送质保部检验。

4.2.8检验

4.2.8.1检验准备

所有检验人员均应经培训考核合格后上岗，并学习该种材料的《原材料进厂检验方法》并理解；确认检验过程中所使用的仪器仪表良好，并在规定校准周期内。

4.2.8.2进货检验对“待检”物料：

首先确认是否有供货商的出厂检验单据及合格供应商所提供的检验数据是否满足质量要求，若无或不一致，则通知保障部采购处理；然后按照《原材料进厂检验方法》进行常规检验和质量证明资料检验，确认检验结果，将检验结果记录在《进货检验记录》表上，并将供应商提供的检验数据附在《进货检验记录》表后。

质保部保存此记录在《进货检验档案》中。

4.2.8.3进货检验员根据检验结果，按检验状态对元器件进行标识（待检、己检、不合格）。

检验合格的产品需贴上《检验合格证》，《检验合格证》上带有检验时间信息（第一季度用绿色表示、第二季度用蓝色表示、第三季度用黄色表示、第四季度用橙色表示）。

并在《报检入库通知单》上注明合格数量和不格合数量并随货返回仓库；

4.2.8.4在进货检验中出现的不合格品，填写《进货检验不合格处置表》送管理者代表审批后交保障部采购，保障部采购在收到质保部的《进货检验不合格处置表》后24小时内与供应商联系确定退、换，每月办理至少一次。

质保部保存此记录。

当未达到质量目标要求时或者明显下降时应填写《供应商质量问题反馈表》交保障部采购与供应商联系。

4.2.9检验后处理

质保部按照《原材料进厂检验方法》元器件顺序对每一类元器件检验资料进行分类建立《进货检验档案》。

将每批次检验结果记录在《进货检验记录》上归入《进货检验档案》中。

4.2.10办理入库

仓库管理员根据质保部随己检验物料的《报检入库通知单》，对物料的名称、型号、数量是否系合格供应商提供的产品、质量证明资料和质保部检验结果等进行验证。

对合格物料打印《元器件入库单》办理入库手续（要有合同号或《采购申请计划单》号），注明存放地方，按《检验合格证》颜色放入相应合格物料区；不合格品放置不良区，由保障部采购处理。

《元器件入库单》第一联留存仓库，第二、三、四联给保障部采购；保障部采购根据采购合同填上单价送生产总监审核；审核后第二联送财务，第三联存入《供应商档案》并及时更新《供应商档案表》。

4.2.11申请特采

4.2.11.1特采定义：

由于合格供方缺货现有物料、或者经进货检不符合质量要求，但不影响我公司产品使用性能的，同时是生产和市场又急需的物料，购买或让步接收的一种暂时性特殊采购行为。

4.2.11.2保障部采购填写《特采评审表》，描述物料的质量状况，列举性能指标，并与现实行的质量技术标准进行对比，写明供应商及采购数量，召开评审会议。

参加部门：

营销中心、技术中心、质保部、生产部、保障部采购。

4.2.11.3各部门主管写出各自的评审意见，并签字。

最后提交分管质量的副总作最后定度是否通过特采。

4.2.12评审后处理

4.2.12.1评审决议为通过或让步接收的，生产领用，但过程记录要作标注，质保部全过程监控。

由保障部采购监督供方出具《预防与纠正措施》或改进方案，交质保部存档。

并检验改进结果。

4.2.12.2降级使用的，生产领用，但过程记录要作标注，质保部全过程监控。

由保障部采购与供应商商谈此批物料的索赔款项事宜，报告生产总监处理结果，并交由财务直接从货款中扣除相应款项。

同时由保障部采购监督供方出具《纠正与预防措施》或改进方案，交质保部存档。

并检验改进结果。

4.2.12.3评审决议为不通过的，取消此批物料的采购，由保障部采购退货处理。

4.3采购控制

4.3.1选择合格供应商的准则与评定方式

a）供应商调查：

保障部采购根据外购外协件的质量要求，在国内同行业厂家或主要原材料生产厂家中，选择两个以上具有良好信誉及保证能力的厂家，作为候选供应商，对供方调查并填写《供应商能力调查评价表》，组织质保部、技术中心、生产部相关人员对供应商的调查结果予以审核（必要时对样品或供货现场或质量保证能力等进行摸底）并做出评估意见，由保障部采购将《供应商能力调查评价表》报管理者代表兼质量负责人审批是否录为合格供方。

保障部采购保存此记录在《供应商档案》中。

具有价格优势或付款优势或通过ISO9000系列质量保证体系认证和3C认证的供应商，可优先作为合格供应商进行评价。

b）样品检测及试用：

对于新供方提供的样品或原合格供方提供的新样品，保障部采购要求供应商提供样品检测报告及样品的技术规格说明书或说明书，由保障部采购填写《元器件样品检测试用报告》送生产总监审批，确定检测部门及检测负责人；检测部门按所提供的样品检测报告测试方法或上级领导所规定的测试方法及项目进行测试后，将实际测试结果记录在《元器件样品检测试用报告》表上，然后将此表返还生产总监下达是否使用的意见，再交总经理审批。

保障部采购按照审批要求进行小批量采购，填写《元器件样品检测试用报告》，审批后送质保部跟踪试用情况。

小批量试用合格后，由保障部采购组织质保部、技术中心、生产部相关人员进行评价，并填写《供应商能力调查评价表》报管理者代表兼质量负责人审批是否录为备用合格供方。

保障部采购按照审批要求进行批量采购，填写《元器件样品检测试用报告》，审批后送质保部跟踪试用情况。

批量试用合格后，由保障部采购组织质保部、技术中心、生产部相关人员进行评价，并填写《供应商能力调查评价表》报管理者代表兼质量负责人审批是否录为合格供方。

保障部采购保存《元器件样品检测试用报告》记录和《供应商能力调查评价表》在《供应商档案》中并及时更新《供应商档案表》。

c）业绩记录评价：

保障部采购每半年组织质保部、技术中心、生产部相关人员对供应商进行重新评价，填写《供应商能力调查评价表》，调整《合格供应商名录》。

保障部采购保存此记录在《供应商档案》中。

d）管理者代表兼质量负责人负责审批合格供应商资格并签署意见。

经批准的合格供应商应形成《合格供应商名录》，并发至相关部门。

4.3.2合格供应商的管理

4.3.2.1在进货检验和定期确认检验过程中发现合格数达不到质量目标要求或明显下降，由质保部填写《供应商质量问题反馈表》给保障部采购，保障部采购将其发出，并要求限期改进。

保障部采购保存此记录在《供应商档案》中并及时更新《供应商档案表》。

4.3.2.2质保部每半年对保障部采购门所采购进货物料进行统计、汇总，并填写在《供应商能力调查评价表》中，作为对关键元器件和材料定期确认检验评估的依据，保障部采购保存此记录在《供应商档案》中。

4.3.2.3保障部采购每半年应对供应商进行业绩评比，其内容必须有：

报检合格率、供货及时率、结算方式、纠正预防措施结果等内容。

根据供应商业绩统计结果，对供货业绩较差者发出《供应商质量问题反馈表》并要求限期改进。

向供应商发出二次《供应商质量问题反馈表》仍无明显改进的，公司将采取必要措施协助其改进产品质量或取消其合格供应商资格。

必要时公司派出人员对合格供应商的供货现场、质量保证能力进行审核，不符合要求时，建议取消其合格供应商资格。

4.3.2.4保障部采购每年必须重新要求供应商提供最新的企业营业执照、代码证、税务登记证及一般纳税人资料、银行帐号、ISO9000质量管理体系或3C认证或许可证认证及年审等资料，还必须要求供应商提供产品技术说明书／规格书、样品（包含包装）、第三方权威检验报告、质量合同作为合格供应商评价依据之一并更新《供应商档案》，代理商要提供原厂代理、分销授权合同（证明）。

4.3.2.5如合格供应商（特别是关键元器件的合格供应商）发生了变化，保障部采购应填写《关键元器件、材料变更记录》报管理者代表审批；如是认证产品，管理者代表及时通知质保部向有关部门申请变更。

4.3.2.6对合格供应商必须鉴定公司统一的《质量合同》（原件），明确质量、服务要求，并在《采购合同》中指明出现质量问题时按《质量合同》执行。

4.3.2.7保障部采购应每月与财务部、供应商进行帐务核对，确保供货台帐100%准确。

4.4外包

4.4.1外包流程图

4.4.2保障部采购根据市场订单或生产需要制定外包计划，报生产总监审批。

4.4.3签订外包合同（协议）

a）外包合同由保障部采购与选定合格外包方签订，报生产总监审批。

b）外包合同中必须清楚明确项目内容和质量要求、产品质量验证的方式及产品交付方式。

4.4.4仓库根据外购件清单，按保障部采购开具的外加工领料单（公司下发的受控产品外购件清单）配发物料。

4.4.5外包质量控制

外包项目实施后，质保部要对其实施的过程按《外包质量控制程序》进行控制，并按外包方合同规定的要求与公司制定的《原材料进厂检验方法》进行质量检验与验收。

4.4.6后面程序对应物料采购程序执行。

4.5关键元器件定期确认检验

4.5.1每年底，对所购关键元器件和材料抽样，进行确认检验，填写《关键元器件确认检验记录》，考查其是否持续符合质量要求。

4.5.2关键元器件定期确认检验项目为“自行检验项目+委托检验项目”，自行检验项目按技术中心编制的《关键元器件确认检验方法》中规定执行，委托检验项目的检测结果由供方提供试验报告，填写定期确认检验记录。

4.5.3对于国网、南网、3C关注的关键元器件以及其他第一类采购物料的检测，如果没有相关检测设备及试验器具的，可将此类元器件替换在使用此类元器件通过检验并完好的相应成品表上，进行检测成品表的相关性能及功能是否与替换前一致，以此来确认相关元器件是否合格。

公司成品表送检通过的“产品安全性能的产品检验报告”可做为组成此表的关键元器件通过当年度安全性能确认检验的证据；

4.5.4如果工厂采购的是获得3C认证产品或可为强制性认证承认的部件和产品自愿性认证的关键件，记录这些证书的编号以及工厂核实这些证书有效性（如网上核查）的记录的日期也可做为定期确认检验的证据。

4.5.5所有检验/验证记录按《记录控制程序》整理归档保存在《进货检验档案》中。

4.5.6为确保合格供应商提供的产品持续符合要求，质保部每年组织保障部采购、技术中心、生产部相关人员，对关键元器件及原材料相关质量要求和验收标准逐项进行验证和调整，更新《原材料进厂检验方法》。

4.5.7对新增元器件的相关质量要求和验收标准由技术中心提供，质保部主持相关部门评审、确定，更新《原材料进厂检验方法》。

4.5.8在验证过程中出现的不合格的关键元器件及原材料按《不合格品控制程序》RDK/P8.3执行，对不合格的供应商按4.2条执行。

5程序流程图

见4.2。

6相关文件

《外包质量控制程序》RDK/P7.4-1

《原材料进厂检验方法》RDK/insp7.4-1

《关键元器件确认检验方法》RDK/insp7.4-2

7记录

《供应商档案表》RDK/R（P7.4-03）

《供应商能力调查评价表》RDK/R（P7.4-01）

《合格供应商名录》RDK/R（P7.4-02）

《供应商质量问题反馈表》RDK/R（P7.4-04）

《元器件样品检测试用报告》RDK/R（P7.4-05）

《采购申请计划单》RDK/R（P7.4-06）

《采购合同》RDK/R（P7.4-07）

《报检入库通知单》RDK/R（P7.4-08）

《进货检验记录》RDK/R（P7.4-09）

《关键元器件确认检验记录》RDK/R（P7.4-10）

《质量合同》RDK/R（P7.4-11）

《采购计划单》RDK/R（P7.4-12）

《特采评审表》RDK/R（P7.4-13）