WHL会议管理规定.docx

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WHL会议管理规定

目录

1．目的2

2．适用范围2

3．规范性引用文件2

4．会议程序：

2

5．会议组织3

6．会议室管理7

7．会议分类7

附件2会议（例会）议题清单11

附件3：

XXXX会前检查表12

附件4：

会议签到表13

附件5：

会议纪要14

附件6：

会议有效性评估表15

附件7:

会议决议表16

会议管理制度

1．目的

为规范企业会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。

2．适用范围

本制度适用公司内各类会议

3．规范性引用文件

会议计划：

各部门以周为单位将非例行性会议报行政审核（计划的内容要包括召集时间、地点、要解决何问题，制作会议计划填报表）

4．会议程序：

4.1会议提案准备：

4.1.1会前由行政部门下发会议通知，相关部门提交议题。

主办部门在会议固定时间的前一天将会议议题下发。

4.1.2会议议题文件。

（详见附件2）

4.2会议控制督导

4.2.1主办部门会前准备会议场地、仪器、会议资料等，并在会前检查。

（详见附件3）

4.2.2会前主办部门负责人负责人员签到工作。

（详见附件4）

4.2.3会中由指定人员编写会议纪要。

（详见附件5）

4.2.4主持人担负会中控制及突发事件的处理。

4.3会议工作的评估与检查

4.3.1会议主办方对会议主持人进行效果评估。

4.3.2会议主办方对会议管理进行效果评估。

（详见附件6）

4.3.3会议主办方对会议纪要进行检查评估。

4.4会议的追踪反馈

4.4.1会议主办方对会议决议进行追踪。

（详见附件7）

4.4.2会议主办方对会议决议进程反馈至相关部门。

5．会议组织

5.1会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。

5.2会议的准备

5.2.1除例会、紧急会议外，其它会议至少提前二个工作日由会务人员将相关资料及开会通知发至各与会人员，以便会前做好思考与信息收集。

5.2.2通知内容：

应将会议名称、主持人、具体时间（开始与结束）、地点、与会人员、会议主题与议程等详细告知与会人员。

5.2.3会务人员应于开会前10分钟准备好会场布置（会标、提示牌、话筒、音响、投影、计算机等）及开会时的演示资料（包括会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好座位等）；各参会人员进入会议室前应准备好相关资料（并携带，避免中途准备资料而干扰会议）。

5.3会议纪律要求：

　5.3.1迟到、早退、缺席。

5.3.1.1迟到。

所有参加会议的人员在会议规定召开时间后1分钟内（以会议室悬挂计时器为准）未到的，计为迟到。

　　5.3.1.2早退。

凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议召开结束前5分钟提前离会的，计为早退。

　　5.3.1.3缺席。

凡必须参加会议人员未经请假许可擅自缺席会议，计为缺席。

　　5.3.2奖惩与处罚。

5.3.2.1奖励。

按《奖惩管理制度》执行。

5.3.2.2无正当理由迟到每次处时间5分钟的罚站。

5.3.2.3无正当理由缺席，按公司《奖惩管理制度》计旷工一次处罚。

5.3.2.4凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。

5.3.3会议中。

5.3.3.1与会人员手机应调至震动，不得因手机铃音干扰会议。

5.3.3.2严禁大声喧哗，统一听从会议主持人安排发言。

5.3.4会议结束后，由会务人员负责会议场所的整理（与会人员应积极参与和协助），并且关闭设施与空调、照明等。

5.3.5会议相关人员（主持人、组织者、与会人员、记录人员、会议中落实的工作事务负责人）应按本规定履行职责，否则视为工作失职，代理人失职责任由授权人承担；未传答造成的失职责任由传答人承担。

5.3.6会议主持人、核查人员、部门负责人对违纪人员可在此规定范围内行使处罚权提报权，经行政管理中心复核后作通报，并开具处罚单。

5.4会议记录

5.4.1公司各类会议均应以专用记录方式进行会议记录。

5.4.2公司各类会议原则上应确定专人负责记录。

会议记录员的确定应遵守以下规定：

　　5.4.2.1各部门应常设一名会议记录员（一般为本部门的内务文员，名单报总经办备案），负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。

　　5.4.2.2会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。

　　5.4.2.3公司总经理主持的公司例会、临时行政会议原则上由公司总经理秘书负责会议记录工作，公司总经理另有指定的，从公司总经理指定。

5.4.3会议记录员应遵守以下规定：

　　5.4.3.1以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要。

5.4.3.2会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性

5.4.3.3对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。

5.4.3.4会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。

5.4.3.5做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。

5.4.4下列情况下，应整理会议纪要：

　　5.4.4.1公司各类临时行政会议；

　　5.4.4.2须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议；

　　5.4.4.3其它主持人要求整理会议纪要的会议。

5.4.5会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。

公司各类临时行政会议的会议纪要须报总经办一份存档备查。

5.4.6会议原始记录的备档按以下规定：

　　5.4.6.1本部门负责组织的公司各类行政会议的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管，但用完后的记录本应作为机要档案及时转总经办统一归档备查。

　　5.4.6.2本部门会议记录由本部门常设会议记录员统一归档备查。

5.4.7会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。

其调阅应严格按公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。

5.5会议跟进与落实

5.5.1会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议主持人另有指定的，从主持人指定。

5.5.2公司总经理主持的会议的会后跟进工作原则上由总经办负责落实，公司总经理另有指定的，从公司总经理指定。

5.5.3会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。

6．会议室管理

6.1.1会议室由行政管理中心指定专人（前台文员）负责管理，各部门如因会议需要使用会议室，须事先向行政管理中心申请，由行政管理中心统筹安排。

6.1.2会议室电子设备的管理、使用和维护由与会专人负责，其他人不得随意操作，否则造成设备损坏应按价予以赔偿。

6.1.3会议室由行政管理中心指定专人（前台文员）负责管理每日清理。

7．会议分类

会议按层级与范围分公司、部门两级。

两级会议按性质再细分为例会、专题会、紧急会议。

7.1例会：

有固定的固定时间、固定汇报程序，内容涉及公司经营、管理、服务领域。

（含经理办公会、部门例会、门店班组例会等）

7.1.1经理办公会。

7.1.1.1总经理办公会是由总经理本人或委托人定期召开的工作例会。

7.1.1.2主办为行政管理中心，每周一上午X：

30准时开始，公司总监级以上人员参加。

7.1.1.3与会人员会前提交会议议题至总经办，会上讨论决议，会后落实追踪。

7.1.1.4会议纪要由总经理秘书负责整理，并于周X呈总经理审阅后发放至各有关部门。

7.1.2部门例会。

7.1.2.1部门例会是由各部门负责人定期召开的工作例会。

7.1.2.2例会时间由各部门根据部门工作特点合理安排，以不影响日常工作的正常进行为原则。

7.1.2.3主办为各部门负责人，部门各成员参加。

7.2专题会：

凡因解决公司经营、管理、服务等领域的重要问题或事务，需涉及二个以上部门（不含二个）间沟通与协调，可由提案人向行政管理中心申请，由行政管理中心确认后统一安排与组织。

7.2.1店务会。

7.2.1.1店务会是由运营管理中心定期召开的工作会议。

7.2.1.2参加人员为运营总监、区域总厨、店长、厨师长、质量管理中心与研发生产及相关部门人员。

7.2.1.3主办中心为运营管理中心，每周三11：

00准时开始。

7.2.1.4会议纪要由运营管理中心文员负责整理。

7.2.2产品会。

7.2.2.1产品会是由生产研发中心定期召开的工作会议。

7.2.2.2参加人员为运营总监、区域总厨、厨师长、质量管理中心与研发生产及相关部门人员。

7.2.2.3主办中心为生产研发中心，每周X16：

00准时开始。

7.2.2.4会议纪要由生产研发中心文员负责整理。

7.2.3管理组月会。

7.2.3.1管理组月会是由总经理指示行政管理中心定期召开的工作会议。

7.2.3.2参加人员为运营部门与职能部门各管理层人员参加。

7.2.3.3主办中心为行政管理中心，每月最后一周召开。

7.2.3.4会议纪要由行政文员、总经理秘书负责整理。

7.3紧急会议：

凡因解决公司经营、管理、服务等领域的问题或事务，需涉及二个以上部门（含二个）间沟通与协调，由召集部门负责协调相关部门人员进行临时会议。

7.4研讨会议

7.4.1部门联席会议是由总经理或各职能部门总监发起召开的跨部门协调、协作研讨会议。

7.4.2会议由会议发起部门发布通知，并安排时间、地点。

会议纪要由发起部门负责整理，并于次日呈总经理审阅后发放至各有关部门。

7.5大型会议

7.5.1公司财年会议

7.5.2供货商大会

附件2会议（例会）议题清单

召开时间：

召开地点：

召集部门：

填写人：

一、上周延续性议题：

二、上周情况汇报：

三、月度工作总结汇报

四、本周议题：

1、****部门：

2、****部门：

附件3：

XXXX会前检查表

检查人：

检查时间：

事项

准备就绪

变动

说明

会议通知

会议地点

会议时间

会议资料

场地摆设

视听器材

室内温度

灯光照明

……

附件4：

会议签到表

开会

时间

会议

名称

开会

地址

序号

姓名

签到

签到

时间

备注

序号

姓名

签到

签到

时间

备注

1

19

2

20

3

21

4

22

5

23

6

24

7

25

8

26

9

27

10

28

11

29

12

30

13

31

14

32

附件5：

会议纪要

会议时间：

会议地点：

主持人：

会议时长：

与会人员：

……（共10人）请假人员：

会议记录人：

页数：

共页

会议内容

一、

二、

三、

四、

附件6：

会议有效性评估表

会议的管理：

对从会议上收到的信息给出您的答案：

（4为“优秀”，1为“差”）

会议计划1234

音像展示1234

会议费用1234

预定安排1234

会议地点的设施：

会议室布置1234

住宿条件1234

提供的茶歇1234

会议的内容：

会议时间及进程安排是否合理：

是/否，给出原因：

会议内容符合会议通知的目标吗？

是/否，给出原因：

会议计划中列出的主题吗？

是/否，给出原因：

……

附件7:

会议决议表

XXXXXXX会议决议表

召开时间：

追踪责任人：

编号

决议内容

决议人

责任人

完成

时间

完成

情况

1

2

3

…

会签人：