公文写作照虎画猫Word文档格式.docx
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人们都说“照猫画虎”。
“照猫画虎”，是我们非常熟悉的一个成语，意思就是照葫芦画瓢。
我为什么反过来说“照虎画猫”呢？
因为，一则，虎和猫属于同一类，都是猫科动物。
古人，比如《水浒传》上就把老虎称之为大猫。
二则，我把“虎”比做是规范的公文文本，是大家的范例。
而把“猫”比做为初学公文写作者的习作。
在我看来，“虎”比“猫”要难画一些。
我们每个人，在写作上，总要经过由易到难、由浅入深这么一个过程。
对我们初学写作者来说，“照虎画猫”有三个好处：
第一个好处是，可以使我们在公文写作起步时，有个规范的高标准的榜样。
第二个好处是，有“虎”作参照，可以使我们在画“猫”时不走大样，防止画虎不成反类犬，使我们画出来的“猫”有一些虎形虎气。
第三个好处是，便于我们由“照虎画猫”逐步发展到“照虎画虎”，最后达到胸有成虎，画出有自已个性的、风格的虎。
那么，怎么“照虎画猫”呢？
三、“照虎画猫”步骤之一
那么，怎样“照虎画猫”呢？
三个步骤：
首先，了解画猫的规则；
其次，了解画猫的技法；
第三，进行画猫的临摹实战。
下面，我们就“照虎画猫”的三个步骤，进行探讨。
首先，需要了解画猫的规则。
规则，就是规矩。
俗话说，无规矩不成方圆。
任何一个行业、职业，都有本行业、本职业的规则、规矩。
你要学习开车，首先要了解、熟悉、遵守交通规则。
我们学习公文写作，同样，也要了解、熟悉、遵守公文的规则。
这个规则，就是公文处理的规章制度。
这方面，学习的资料，主要是《中国共产党机关公文处理条例》（中办发[1996]14号）和《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）。
学习遵守公文处理的规则，其目的有二：
一是使我们从事的公文处理工作，做到科学化、制度化、规范化。
因为，公文是党政机关、企事业单位在党务、政务、经济技术、经营管理等活动中，处理公务的有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党和国家的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题、报告和交流情况的工具。
公文的性质，要求这项工作必须科学化、制度化、规范化。
二是使我们培养良好的职业习惯，提升职业素质。
《条例》和《办法》，明确了公文处理的统一标准和规则。
执行公文处理的标准，遵守公文处理的规则，会使我们形成良好的、正确的职业习惯，良好习惯一旦形成，就会化为内在的素质。
《条例》和《办法》，作为公文处理的规则，内容系统而全面，包括公文种类、公文格式、行文规则、公文的起草、校核、签发、办理传递、管理、立卷归档和保密等内容。
应该全面了解、熟悉并遵照执行。
从公文起草的角度来讲，应该重点掌握的是：
公文文种、行文规则和公文格式。
重点之一，要熟悉公文的种类。
《中国共产党机关公文处理条例》规定，党的机关公文种类主要有：
决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14种。
《国家行政机关公文处理办法》规定，行政机关的公文种类主要有：
命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。
熟悉公文文种的目的，其一是，了解在实际工作中，常用的公文文种有那些。
我们学习公文写作，就从这些常用公文入手。
这样，会使我们少走弯路，省时省力，提高效率。
看起来，党政机关的公文有27种之多。
实际上，其中有9种是重复的或相同的。
它们是：
决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。
党政机关的27种公文，除去相同的，也就是18种公文。
而从公文写作的实际看，使用频率较高的文种不过五、六种：
通知、决定、请示、报告、通报、及函等。
除了上述主要文种以外，在实际工作中，经常使用的还有：
计划（工作要点）、总结、会议记录、会议纪要、简报等文种。
而其中最常用的是通知。
在公文中，通知的比例，占到百分亡七、八十之多。
因此，对于初学公文写作者来说，先从学写通知入手，打好基础，再逐步学习上边所说的常用的十余种公文，然后再学习其他公文。
其二，熟悉公文种类的目的，还在于使我们掌握不同公文文种的适用范围、文种的区别，避免相似文种的混淆。
《条例》和《办法》的第二章公文种类，对党政机关的27种公文文种各自的适用范围和用途，做出了明确的规定。
只要我们认真研读，就可以明确不同文种的适用范围和用途；
把不同文种的适用范围和用途相互对照，找出不同之处，就会发现文种的区别。
在文种实际运用中，容易混淆的有，请示和报告；
不太注意用途和区别的有，决定和通报；
以及如何正确使用函。
几乎所有公文写作的书籍，都对此有论述。
这里，就不说了。
重点之二，要熟悉公文的行文规则。
在工作中，经常会遇到这种情况：
领导把秘书或工作人员叫去，说有个什么什么事，你给起个文。
就是这么一两句话，领导把工作布置完了，再没有别的指示。
你怎么起这个文呢？
首先，要解决的问题是，要起草的这个公文，发给谁，采用什么文种？
这，就需要我们了解公文的行文规则。
什么是行文规则？
行文规则，就是行文的关系、行文的方向。
行文关系，指的是发文机关和收文机关的级别关系，是上下级关系还是平级关系，或者相互间没有隶属关系。
由于行文关系不同，行文方向也不同。
从行文关系和行文方向的角度，公文就分为了上行文、平行文、下行文三种类型。
与行文规则相关的，是行文的文种。
或者说，行文规则，决定着行文采用的文种。
公文的上行文、平行文、下行文这三种类型，各有相应的文种范围。
1、上行文
上行文，指的是本级机关向所属的上级机关呈送的公文。
相应的文种有：
请示、报告、意见等。
《办法》规定，“行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告”。
也就是说，本级机关只向直接主管的上级机关行文，特殊情况下才可越级行文，但“应当同时抄送被越过的上级机关”（《条例》）。
2、平行文
平行文，是指本级机关与同级机关或者没有隶属关系的机关之间往来的公文。
函、通知等。
同级行政机关、社会团体、企事业单位之间，不管隶属关系和地区、系统，都可以采用函的文种商洽工作，询问和答复问题、审批事项，也可以采用通知。
3、下行文
下行文，是指上级机关向下级机关下发的公文。
命令（令）、决定、决议、布告、公告、通告、通报、批复、意见、工作要点、通知等。
重点之三，要熟悉公文的格式。
公文的格式，分为两类。
一类是，外在的、形式上的文本格式。
公文的文本格式，是针对所有公文的，不分文种。
我们阅读文件，第一印象，就是文件的外在的、形式上的文本格式。
严格、规范的文本格式，体现了文件的庄重、整洁、权威性和严肃性。
《条例》和《办法》的第三章公文格式，分别对党的机关和行政机关公文的文本格式，做了统一的规定。
以党的机关公文的文本格式为例，《条例》规定，党的机关的公文格式，包括十七个部分。
我把这十七部分，分为文头格式、文干格式和文尾格式三大部分。
文头，由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人六部分组成。
文干，由标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印发传达范围八部分组成。
文尾，由主题词、抄送机关和印制版记三部分组成。
《条例》还规定了，党的机关六种公文版头的形式和适用范围，也是应该熟悉和掌握的。
为什么要强调公文的文本格式呢？
我们说，熟悉并规范地运用公文的文本格式，是为了做到“形似”。
照“虎”画“猫”，起码，在外观上、形式上要像。
以上，我们围绕着“照虎画猫”的第一个步骤，了解画猫----公文处理、写作的规则，进行了探讨。
把第一个步骤小结如下：
第一，熟悉公文的种类；
第二，熟悉公文的行文规则；
第三，熟悉公文的文本格式。
经过的第一个步骤，可以使我们对公文处理、写作的规则，有了一个初步的、较系统的理性认识。
但是，仅仅如此，是不夠的。
还得有感性认识。
这就是我们紧接着要探讨的，“照虎画猫”的第二个步骤。
四、“照虎画猫”步骤之二
“照虎画猫”步骤之二，就是要了解画猫的技法，也就是公文写作的方法。
要探讨公文的写法，就不能不探讨公文的第二种格式：
文种格式。
公文的写法，不同于一般文章，更不同于小说、诗歌、散文、戏剧等文艺创作。
公文写作的一个突出特点是：
规范化的格式。
公文规范化的格式，体现在两个方面，一个方面是外观上、形式上的文本格式。
这种文本格式，我们已经讲过了。
另一个方面是，文种格式，是公文内在的、内容的格式。
公文，在标题、正文的写作上，有规范化、格式化的要求。
这种以格式体现的规范化的要求，是在长期的公文写作实践中形成的，是公文作者都必须遵守的。
文种格式，是分文种的。
也就是说，不同的文种，有不同的格式。
请示，有请示的格式；
批复，有批复的格式。
可以说，有多少个文种，就起码有多少类文种格式。
这，就是人们常说的“文有定法”。
有的同志可能会说，人家都说“文无定法”，你怎么说“文有定法”呢？
确实如此。
对于文章的写法，自古从来，就有这样两种争论。
并且，还会继续争论下去。
在我看来，两种说法，都有道理。
什么叫“法”，两种说法对此理解有所不同。
“文有定法”的“法”，指的是文章写作的基本规律、基本规则。
“文无定法”的“法”，指的是僵化的、死板的、一成不变的、毫无生气的模式，也就是毛主席批评的“八股文”。
“文有定法”，是对写作的基本要求，对初学写作者特别重要，离开了“法”的指导，写作就无从起步，更难以提高。
“文无定法”，是经过长期的写作实践，对“法”的运用达到了烂熟于心、得心应手、不受限制的境界，也是对有一定水平的写作者的要求。
对于初学写作者来说，总是从“文有定法”起步的，学习写作的基本规律、基本规则，从循规蹈矩，到熟悉掌握，达到一定水平后，走向“文无定法”。
“文无定法”，不是无法无天，是“定法”和“无法”的高度统一；
是随心所欲，不逾距。
公文写作之“法”，在哪里？
就在文种格式里。
研究文种格式，要结合相应文种的公文范本，对每一个文种逐一研读。
研读，不是一般的读书，更不是一目十行，看过拉倒。
研读，是在读的时侯，要啄磨、要研究，要领会。
研究什么呢？
我们以“请示”为例，予以说明。
一是研究标题的格式
请示的标题，通常有两种格式：
一种是由发文机关名称、事由、文种构成。
如“中共***局委员会关于变更****公司党组织隶属关系的请示”。
另一种是，省略发文机关名称，由事由、文种构成。
二是研究对主送机关的要求
请示的主送机关，应该是发文机关的直属上级机关，也就是负责接受并答复请示的机关。
如前边所例举的“请示”的主送机关，应该是“中共**市委组织部”。
并且，只能主送一个上级机关，不能多头请示。
如是受双重领导的机关向上级机关请示，应写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。
三是研究正文的结构、内容和写法
正文由开头、主体、结尾三部分构成。
开头部分，要写明请示理由，即为什么要请示并简明扼要地说明请示亊项，给上级机关一个总括印象，提起下文。
主体部分，应写清楚请示的问题、亊项，说明理由。
即要解决什么问题，为什么要解决这一问题，对解决该问题的意见。
便于上级机关批复时参考。
结尾部分，一般使用惯用语。
但是，经过仔细研究，就会发现，惯用语的使用，因请示的类别不同，而有所区别。
请求指示性的请示，一般使用“妥否，请批示”、“以上意见妥否，请批示”等。
请求批准性的请示，一般使用“以上请示，请予审批”、“特此请示，请予审批”等。
请求批转性的请示，一般使用“以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门贯彻执行”等。
四是要研究段落划分、表述方式和语言使用。
在段落安排上，请示正文的三个部分，既可以分为三个段落，也可以篇段合一，还可以把开头和主体合为一个段落。
在表述方式上，请示以概括陈述为主，加以必要的说明。
一般不加过多议论。
在语言使用上，请示属于上行文。
凡上行文，讲究言辞、语气的恳切、委婉、谦和，不宜使用指令性的语言。
例如，前例“请示”的正文和结尾：
我局所属****公司，根据市人民政府市政[2008]12号文件规定，已划归**区。
该公司系中型国有企业，现有职工****名，其中党员***名，设立党的基层委员会。
为了加强党的领导领导，便于党组织活动，我们的意见，将该公司党的关系划归**区委领导。
妥否，请批示。
五是落款要规范。
落款包括：
发文机关名称、（加盖公章）；
发文日期。
应写全年、月、日，用阿拉伯数字。
这方面的学习资料，可以参考有关公文写作的书籍。
公文写作的书籍很多，在选择上要注意两点，一是选择与自己所在单位和工作性质一致的，至少是贴近行业、贴近职业、贴进工作的；
二是选择既有理论阐述，又有写法指导，更有范文可供借鉴的。
现在，把“照虎画猫”的第二个步骤“学习画猫的技法”小结如下：
1、选择一本合适的公文写作书籍。
2、结合公文范本，研究具体公文文种格式。
3、主要是研究该文种的正文的结构、内容、写法。
好了，有了第一步的理性认识和第二步的感性认识垫底，我们就可以进入第三个步骤了。
五、“照虎画猫”步骤之三
“照虎画猫”步骤之三，临摹实战。
实战，是学习公文写作，提髙写作水平的最重要的方法。
正如毛主席所指出的，“从战争学习战争----这是我们的主要方法”，“常常不是先学好了再干，而是干起来再学习，干就是学习。
”（《中国革命战争的战略问题》《毛泽东选集》第1卷）
实战，从那入手呢？
临摹。
说起临摹，凡是学习过书画的人，都很熟悉。
临摹，是学习书画，特别是书画入门的重要方法。
其实，也是学习写作，特别是学习公文写作的重要方法。
我们说，“照虎画猫”，就是临摹。
公文临摹，也有三个小步骤：
选“虎”、研“虎”、临“虎”。
第一步，选“虎”。
选择作为临摹的范本的“虎”，要符合以下两个条件：
一是同一文种或相近的文种。
同一文种，指的是要画的猫是“通知”，临摹的范本“虎”也是“通知”。
相近的文种，需要做一些解释。
比如，同为指导性公文的文种，有：
指示、意见、实施意见、实施方案、通知等等。
这类文种，都属于指导性公文。
它们都可以用来布置工作、阐明工作活动的指导原则、内容、方法措施、要求。
又如，同为计划性公文的文种，有：
规划、计划、方案、要点等等。
同为规定性的公文的文种：
规定、规则、办法、条例等等。
二是同一内容或基本相近的内容。
如果，你要写一个表彰先进基层党组织、优秀共产党员、优秀党务工作者的通报，那么，你选择的临摹蓝本，最好是同一内容，起码是基本相近的，此如是表彰先进集体、先进个人类的。
依据我个人的体会，符合以上两个条件的“虎”有：
上级文件、过去的同类文件、书上的范文等三类：
第一类是上级文件。
这类文件，通常选用直接上级机关的。
因为，一般来说，直接上级机关的文件，比其他上级机关的文件，在内容上更贴近所在机关、单位的实际。
假如，你是代局里起草文件，部署同一项工作的上级文件，如果有中央的、省上的、市上的，那么，选用市上的文件做为临摹的蓝本为佳。
第二类是过去的同类文件。
通常选择距离现在较近的。
在实践中，有不少经常性的常务工作，在内容、要求方面，基本上没有多大变化。
你就可以选择过去的同类文件，作为临摹的蓝本。
第三类是公文写作书上的范文。
一般来讲，你要撰写篇幅较大的文件，在书上不太好找到合适的临摹蓝本。
因为受到出书的篇幅字数限制，书上很少全文刊载大篇幅的范文。
往往是开头、结尾全文刊载，中间正文部分只有每段的标题。
小型的、简单的，好找一点。
比如，会议通知、请示、批复、介绍信、证明、申请、鉴定，等等。
临摹的“虎”，根据需要，既可选一只，也可选几只。
如果是几只的话，一只作为主要的，其他作为辅助的。
比如，你要起草当年的工作要点，可以选择去年的工作要点为主要蓝本，以上级当年的工作要点为辅助蓝本。
选准了蓝本之后，就可以进行公文临摹的第二步，研“虎”。
研“虎”，就是研读蓝本，是为下一步进入临摹做准备的。
我们“照虎画猫”，只有把“虎”研究好了，做到心中有数了，才能画出一只合格的“猫”来。
怎么研读呢？
八个字：
“研读三遍，吃透三情”。
第一遍，吃透上情，第二遍，吃透已情，第三遍，吃透下情。
假如，我们选择的“虎”，是上级部署某项工作的文件。
要画的“猫”，是对这项工作在本机关单位进行安排、落实。
第一遍，吃透上情。
怎样才算吃透了上情呢？
在于能否回答出三个问题：
是什么、为什么、怎么办。
“是什么”，指的是这项工作的内容。
“为什么”，指的是开展这项工作的指导思想、意义和目的。
“怎么办”，指的是开展工作的阶段、措施和要求。
第二遍，吃透已情。
“已情”，是本级机关的相关情况。
要根据上级要求，结合本机关的实际，提出有针对性的工作思路、意见和办法措施。
吃透已情，也有三个问题要回答。
一是本级机关领导对开展这项工作的要求。
二是是否有类似的经验、或教训。
如果有，经验是什么，教训又是什么。
三是开展工作的结合点、切入点、着力点。
第三遍，吃透下情。
吃透下情，也要啄磨三个问题：
下级开展这项工作时，有利条件是什么？
是否有困难和不利因素？
采取什么措施，克服困难，使工作得到落实？
“研虎”的过程，同时也是为“画猫”搜集材料的过程。
俗话说，巧妇难为无米之炊。
对于我们初学公文写作的人来讲，还谈不上巧，更需要把“米”准备的充分一些。
把开展这项工作的相关材料：
上级的、本级的、下级的，统统装进我们的大脑里，装进我们的电脑里，摆在我们的案头上。
待到我们对临摹的蓝本，“研读三遍，吃透三情”之后，上边的9个？
号，就会拉直，变成！
这些个，就是写作的激情，就是灵感！
现在，就可以进入公文临摹的第三步，“临虎”。
“临虎”的具体操作，有三个方法：
一套、二减、三加。
先说一“套”。
人们谈论文章写作，常说“天下文章一大套，看你套得妙不妙”。
具体落实到公文写作“照虎画猫”的“套”，就是：
首先，保留蓝本文件的基本面貌，同时，缩小尺码。
“照虎画猫”嘛，不保留基本面貌，就不叫“照虎”；
大“老虎”变成小“猫”了，自然要瘦身，要缩小尺码。
保留蓝本文件的基本面貌，就是一方面，保留上级文件的基本的、主要的内容，另一方面，保留上级文件的结构写法。
缩小尺码，就是要使制作的文件，符合本级机关的职权范围。
相对上级，下级的职权范围小。
因此，要缩小发文的范围，与本机关、单位的管辖范围相一致。
有人可能会问，你说的“套”，不就是“抄”吗？
你问得很对。
“套”，就是照抄上级文件。
那么，“套”或者“抄”有什么依据吗？
有。
其一，有理论法规依据。
《条例》指出，党的机关公文，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置工作的工具。
《条例》对“公文起草”的第一条要求是：
“符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，完整、准确地体现发文机关的意图”。
其二，实践依据。
我们经常看到，对同一项重大工作的部署安排，从中央到省、市、县、乡，直至基层企亊业单位，各级的文件，无论内容还是形式，大同小异，基本一致。
再说，二“减”。
这里说的“减”，就是“减法”，就是“删减”、“删改”。
面对蓝本，删减掉什么内容呢？
一般来讲，上级文件对一项工作的安排部署，往往比较全面，涉及到各个地区、部门，工农商学兵各行各业，有城市、农村、机关、学校、社区、新闻媒体、企事业单位等等。
既有普遍的共性要求，也有针对性的个性要求。
这些有针对性的个性要求，是对特定对象提出的。
它们对于你所在的机关、单位来讲，未必适用，未必需要，甚至没有关系。
既然不适用、不需要，没有关系，那就大笔一挥，删掉就是了。
因此，“减法”运用的原则之一是：
删减掉与“我”无关的，删减掉“我”不需要的。
在“减法”运用的实践中，我们往往发现，蓝本文件中的有些内容、有些句子段落，对“我”来说，既有适用的地方，也有不适用的地方。
不能简单地或取或舍，一减了之。
对于这种情况，就要运用“删改”之法。
将蓝本文件中，于“我”不适合之处，予以改造，改为适合我的。
因此，“减法”运用的原则之二是：
将与“我”无关的改为有关的，将不适合“我”的改为适合的。
三说三“加”。
经过对蓝本文件的“一套”、“二减”之后，我们照“虎”画的“猫”，就有了一个基本模样了。
在沾沾自喜之余，再仔细端祥，就会发现，我们画的“猫”，不夠完善。
表现在：
一是，大框架有了，但不夠具体、丰满。
二是，有些地方内容较多，有些地方内容较少。
不匀称。
三是，有的地方，缺了一块、两块。
这个时侯，就要用到“加法”了。
“加”什么？
总的原则是：
缺什么，加什么。
缺的是什么呢？
我们依据上级蓝本文件制作的这个文件，现在应该说，基本上体现了上级机关的意图，也就是体现了“上情”。
一般情况下，缺的是“已情”和“下情”。
这，就是需要增加的部分。
具体来讲，有“三加”：
一加，本级机关领导的意图。
凡部署一项较大的工作，本级机关领导往往有自已的考虑。
你或在起草文件之前，向领导请示；
或在基本完成文件草稿之后，向领导汇报，从而征得领导的指示和意见。
二加，结合本机关单位实际的具体措施和要求。
有时侯，依据上级文件做蓝本起草的文件，只有原则性的规定，而缺乏针对本单位实际的思路意见和具体措施、具体要求。
也许，你会说，我参加工作时间短，对这项工作接触少，不太了解情况。
这也好办。
虚心向熟悉情况的同事请教就是了。
三加，类似的经验和自己的想法。
任何工作，都有连续性。
都有以往的经验、做法、措施可以借鉴。
作为起草者，也会有对开展这项工作的设想。
这些，都是加的内容。
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