酒店财务部管理制度.docx
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酒店财务部管理制度
酒店财务管理制度
第一节、概述
财务管理办法是酒店在财务管理业务、会计制度的基础上，结合业务需要所订立的运作规条。
本管理办法所包括的规定内容，酒店所有员工必须遵守，不得违犯，或以任何形式蓄意背离原意，以致虚应或走样。
财务管理办法的内容，包括各项管理办法的细则都是财务管理业务上用以规范业务运作标准，使用符合酒店业务运作要求。
这些管理办法的制定，在原则和方向上，应依循和符合会计制度的规定和精神。
如遇财务管理办法与会计制度的规定内容产生茅盾或不一致时，应以会计制度的规定执行。
财务管理办法的相关部分应停止执行，并由酒店财务经理根据会计制度的规定及时作出修订。
第二节、资金管理办法
酒店的资金收支必须按本制度的规定办法管理。
违反本制度所规定将按财务法规和员工手册的有关规定给予处分，并追究应负的经济责任。
酒店的资金包括银行存款和现金，除按规定留存的备用金，存放在酒店规定的贮存处外，均存入酒店在银行开立的基本账户内。
1、上述账户的提取及使用须由总经理（或他的代表），及财务经理共两人以上的会签，并加盖酒店的财务专用章、私章方可提取。
2、上述银行账户的支票私章由出纳保管。
财务专用章由财务经理保管。
3、上述银行账户的支票由银行领出后，经出纳登记保管，并凭有效批准后的付款通知单填写支票，不符本项规定的任何情况，不予填写支票。
4、如果在取得发票之前需要预先领取支票的，应在5个工作日之内，将有关原始凭证交回财务部，予以核准报销。
支票未能按原定用途使用时，必须及时退交出纳员，可根据业务需要重新办理支票领用手续。
5、不得开具空白支票，支票的收款人、用途、金额等必须填列齐全。
如因特殊情况确需将某项内容空置不填的，应在《用款申请单》的备注栏填写清楚，按程序经有关领导审批后方可开具。
经办人需在支票开出后三日内将原空置项目的实际内容告知财务部。
出纳员负责督促相关工作。
6、酒店的所有营业现金收入均按酒店的《营业款缴纳管理制度》办理，违反者给予处分，并追究应负的经济责任。
7、本管理制度存放在酒店内的周转资金规定为：
8、出纳备用金：
仅作为本制度规定的其他备用金的报销回填，和支付零星现金支付。
（1）、收银员找零备用金：
各收银处的找零备用金，只作为收款业务中找零给客人的专用备用金，并应按规定在每班交接班时，由交接双方核点交接，不得截留滞交。
（2）、采购部备用金：
采购部的备用金，规定只作为解决酒店零星采购，业务急用所需。
（3）、专用备用金：
经总经理和财务经理的同意，在特殊情况下个别部门可获拨留不超过人民币壹仟元的临时专用备用金。
在事情办理完毕后或被通知回缴时必须即时交回。
（4）、所有备用金包括出纳的备用金均采用随用随报的回填办法控制。
除出纳的备用金按实际支付后，并经批准开出支票由银行账户存款回填补充外，其他备用金以报销方式回填，报销均应在指定办公时间内，在出纳的办公室办理回填手续。
办理回填手续应在5个工作日以内，所有备用金均采用报销回填的定额控制方法，使备用金固定在规定的额度，不得随意增减，所有备用金额度的变更，均须获总经理和财务经理批准。
（5）、酒店所有费用的报销，均须经部门经理同意，加签后送财务部办理审批手续，经获批准后在出纳处领取或退缴现金。
9、现金借款
（1）、公司严格控制现金借款。
确因业务需要而必须借款时，借款人应填写《借款申请单》（一式三联，见附表一），公司人员借款由总经理审批。
借款2000元以下由总经理审批，借款2000元以上及公司总经理本人借款由董事长审批。
（2）、借款人申请临时借款时，应填明估计还款日期。
除特殊情况外，一般借款不得超过25个工作日。
出纳员应及时向财务经理报告借款逾期未还情况，并向借款人发送暂借款催款单。
接到催款单后既不说明原因又不归还借款者，财务部有权扣发其工资，直至结清借款为止。
结清借款前不再给予第二次借款。
第三节用款管理制度
本制度适用于支付酒店改建项目、日常大批量采购以及大额的费用支出，零星的费用采购或费用的开销，另订立报销制度。
1、用款分类：
本用款管理制度将用款项目划分为五类：
建设项目。
包括工程项目、设备的大修，购买固定资产。
2、特殊费用项目：
包括差旅费每次超过1000元、业务招待费和礼品费每笔超过2000元、公益赞助费、诉讼费、评估费。
3、日常经营项目：
工资、能源、办公、成本等日常经营活动的必需费用。
4、财务类支出：
包括银行贷款利息，代收代付款，支付供应商货款等。
5、本用款管理制度未涉及的支出项目，有合同的，按合同所规定的程序付款；无合同的，相关责任部门必须提交相应的专题报告，报送总经理批，审批后予以付款。
用款的管理
1、建设项目合同款项的支付
（1）、经办部门根据合同条款以及项目的进度情况，填写《工程项目审价报告书》，经由合同部、监理公司审核确认后，连同《用款申请单》一起
（2）、上报总经理审批；总经理批示付款意见后，财务部签字后对外支付
用款达2000元以上的，需要报董事长审批。
2、购买固定资产及日常经营用品及日常费用
（1）、添置固定资产和用品，在预算的范围内，择优与供应商签订合同，根据合同的支付条款，如果是预付款，由经办部门填写《用款申请单》，经总经理批准，财务部门支付款项；如果是货款，财务部根据验收记录和发票的收取情况，支付款项（购买固定资产需要行政部向董事长汇报）。
如果用款达2000元以上的，需要报董事长审批。
（2）、使用部门根据营业情况，对需新添置的固定资产，提交报告，连同《用款申请单》送财务部；对于日常经营用品的支出，只需要提交物品申购单；对于日常费用按相关定额或要求，填写《用款申请单》；送财务部审核后，报总经理批准，批准后的进行采购或付款。
（3）、设备大修计划首先报总经理审批，根据维修情况和合同付款的要求，填写《用款申请单》附审批报告一份副本，经总经理批准后付款。
3、特殊费用项目用款
特殊费用的用款，应由经办部门提交报告，报总经理批准，批准后填写《用款申请单》，连同批准后的报告送财务部，完成付款审批手续后付款。
如差旅费每次超过2000元、业务招待费、礼品费每笔超过1000元，依照酒店有关规定送董事长审批。
4、日常经营费用
按采购制度进行（祥见《采购制度》）。
5、财务类支出
（1）、财务类费用依照有关合同或规定，填写《用款申请单》，报总经理批准，批准后付款。
（2）、月结的供应商货款，根据验收单，核对清楚后，报总经理批准，批准后安排付款。
（3）、月结的供应商货款，根据验收单，核对清楚后，报总经理批准，批准后安排付款。
第四节营业款缴纳管理制度
酒店对营收现金采用钱、帐分途的管理方法，有关控管方法按以下程序执行，所有操作人员均应绝对遵守本管理办法的各项规定，违反者将受纪律处分，以至追究法律和经济责任。
1、前厅收银员、餐厅和其他营业点的收银员均应在下班时将该班次的账单点算清楚，并完成各该班的营业收入报告。
账单和有关报告应于下班后第一时间交到指定的办公地点，以便在初步核查后转夜班审核组进行随后的帐务工作。
现金部份应于下班前，在见证人的见证下投入投放式保管箱内。
2、每一班次的收银员在完成帐表的核查工作后将其所持现金中，属找零备用金的部份取出，清点清楚后移交到下一班收银员，如属于最后班次（除大厅外），即将其交到指定的保管处。
在减去找零备用金的额度后即属于该班次的现金收入，则按上述的规定，投入投放式保箱内。
3、每班的现金收入必须与该班的营业报表内所统计的现金销售额相吻合。
如有任何差异应即时查明，差异部份不论是超出或是短款均应如属填报，记录在收银员报表内的现金超短栏内上报，不得隐满。
如投款包含了找零备用金，也要清楚地记录在缴纳袋上，同时在交班记录本上注明，方便下一班次同事接收。
4、现金收入应在该班当值的前厅收银员当面见证，点算清楚后（假设条件许可，以下相同），随即在缴纳封袋上如实填写清楚，并在袋口骑缝加签，然后即时投入投放式保险箱中。
收银员和见证人均须在投缴记录簿上同时加签。
所有封袋必需使用香糊，或胶水封口，不准使用透明胶或订书机钉上作为加封，未依循本项规定进行者，除对因此引起的所有后果负全部责任外，并将被视作蓄意违反本管理办法，遭受纪律处分。
5、所有投缴事项必须即核、即签、即时投箱，不得以任何理由拖延，缴款人和见证人均有责任监督对方按本规定的条款完成规定的事项和核签，对不按规定操作而引致的后果，双方均负同等责任，受同等处分。
6、对于不按规定要求，在没有见证下，独自封袋投箱者，除此而引致的后果全部由其个人负责外，还应按违反规章制度论处，初犯者予口头警告，蓄意再犯者给予书面警告，以至最后警告。
7、缴纳人和见证人不按规定，没有当面点核，或不认真点算清楚而造成的过失，按第6项的规定同等处分。
8、收银缴纳登记簿的每一栏，均应按规定的内容和格式完成要求填入的资料填写，并在规定的栏目位置加签，不得有遗漏、错填。
其中因错写需要更正的，应用横线画去，再在其上方写上正确数据，然后由缴纳及见证双方加签，违反本项规定者按与第6项相同的程度给予处分。
9、所有收银员必须办妥缴纳现金收入，并完成各该班次的报表及账务后，方可下班。
大厅的每一班次的当值人员均应对收银员缴纳登记簿进行检查，并对出现不完善的情况即时查明原因，并将情况通知在班的上一级主管人员，若当时未有直属上级主管时，应向当时财务部在酒店当值的其他人员报告。
10、收银缴纳登记簿所登记的缴纳封的数量及缴纳封中是否有破损的情况，由出纳在第二天与见证人共同打开保险箱取出缴纳封袋时按实填写。
实际数量或封内的缴款如与登记簿所载情况有出入时，若当时办公室还有第三者在场时，应请第三者（前台收银处24小时均有人员当值）作证，并在第一时间报告上级主管处理。
11、若当天所有缴纳封均未有破损时，破损封数目的栏位应加“/”斜线删除。
若有封袋破损时，应将该等破损封袋的情况注明，并按10项的规定处理。
12、出纳及见证人均须在登记表上加签，任何一方漏，另一方未能予以提醒，均属疏忽责任。
13、收益审核每天均应在出纳完成缴款点算后，检查经出纳和见证人加签的登记簿，并与收入报告的现售总额核对。
保证该天的现金收入确已无误入库。
如有差异应即时与出纳共同查明原因。
切不可拖延，以致增加核查的难度。
14、出纳在点算所有缴款后，应将各项收银员的缴款情况，据实在出纳的每日现金日报表内加以记录，并将副本送审核组作账务处理。
15、收银员缴纳报告（缴款封）应予保存不少于12个月，收银缴纳登记簿应予保留少于18个月。
出纳每日现金日报表应作为辅助帐表并由出纳加以保管。
16、收益审核应对在岗收银员进行不定期的现金（包括备用金和当时的营业现金）检查，所有检查均应按营业情况考虑，避开高峰期，在不预先通知的情况下进行。
此项检查每月应进行2次以上。
17、各项检查均应留有记录，记录应有检查人和收银员双方的加签，以确证当时的检查结果。
为保证检查在公正和认真的情况下进行，所有的现金检查，均应具备第三者作为见证，整个检查过程应在见证人监督下进行，并由见证人在双方人员在检查记录上加签后，最后加签证明。
18、营业的各种报告及营业帐单，在下班后交到夜审办公室。
第五节报销管理制度
第一条单据的处理
1、所有申请报销的支出经过完整的验收、审核、批准手续，方可报销。
经手人、领导批准、财务审核原则上不能有同一人重复的情况。
不准自审、自批自己开支的费用，一律报上一级核批（如，运营总监的支出报总经理核批，总经理的支出由董事长或执行董事核批）。
2、所有开支一律须经有关领导审批、指定的财务人员复核后方能付款。
3、所有申请报销的支出必须附有正确及有效的票据来证实支出，依据必须是正本，并加盖对方发票章，复印件将不受理。
发票、信用卡支付存根联、收据或其他证明文件必须粘在报销凭证后。
如果是报销采购物品的，在有保修单、说明书的情况下，也应附上。
4、各人自行支付、报销自己发生的费用。
多人参如的活动（如用餐、乘坐出租车等），应由其中职级最高者报销。
5、对员工实行现金周报制度。
上周发生的各项现金报销费用，应于本周内一次性填写“现金报销报告”办理报销手续，一般不允许跨月报销。
报支差旅费者，必须在出差回来后两星期内，到财务部办理报销手续。
财务部实行每周两次报销单据，时间分别为每星期二上午、星期四上午，除此以外的时间一般不受理报销申请。
对外（指外单位及外部人士）付款不受报销时间限制。
6、报销申请人首先将所有发票整理分类。
定额小尺寸发票（如车票、餐饮发票）应分类粘贴在一张或多张票据粘贴单上，并在粘贴单上注明该类发票的张数及金额。
购物发票应有手续完整的验收单、发票、保修单（保修单是附上，而不是粘上）；车票、机票上应注明起讫地点、时间；所有接待、应酬费用必须每次结账，不可以月结的形式报销。
在填写《现金报销单》时要包括：
姓名、部门、用途、金额、附件张数等，经部门经理审核后，送财务部审核员办理报销手续。
7、审核员核对金额是否准确、是否符合公司规定的开支标准、各类审批手续是否适当、单据粘贴是否规范等等。
如果有疑问，或发现不应报销的项目，应及时向申请人落实及说明。
审核员审核无误，经财务经理审批后，按审批权限规定，呈送总经理/副总经理审批。
未经财务部审核员、财务经理签署的报销单据，不得送总经理或副总经理审批。
审核员一般应在三天内办妥审批的手续，并交由出纳员付款。
8、出纳员应及时通知报销申请人领款，付款时收款人应在收款栏签名及填写日期。
付款之后出纳员应在发票、《现金报销单》盖上“现金付讫”章。
第一条本地差旅费
1、报销市内交通车（船）费时，应在报销报告附件上注明每次行程的事由、起止地点及费用。
2、严格控制市内的的士费报销。
市内办事搭乘的士，应取得总经理/运营总监/部门经理的批准，方可报销。
对弄虚作假者，一经查出，将从严处理。
如没有总经理或副总经理批准，凡搭乘“的士”的费用一律不予报销。
3、现金报销实行周报制度，即上周发生的各项现金报销费用，应于本周规定的时间内办好报销手续。
差旅费填于《现金报销单》，经审核签批后于每周规定的报销时间交财务部报销。
一般不允许跨月报销。
4、出差并当天往返的视同市内出差办理，不能当天往返的作为异地出差。
第三条外地差旅费
1、出差审批
（1）、所有业务到外地出差，必须由员工本人填写《外地出差申请表》经部门经理审核后，由总经理或运营总监批准，方可出差外地。
（2）、《外地出差申请表》一式二联：
行政联及财务联。
在出差前2天，必须把手续完备的申请表行政联交行政部考勤及订票等使用，而保留财务联直到报销为止。
2、出差补贴/费用报销标准（包括住宿、交通、伙食等）规定：
住宿费标准、伙食补贴标准：
级别
住宿标准
（元/天）
伙食补贴标准
（元/天）
一般城市
大城市
省内
省外
其他
总经理
450
50
运营总监
350
40
经理/业务部职员
200
220
20
40
30
职员
130
150
（1）、交通工具：
市区往返乘大巴，市区可以乘坐出租车。
（2）、长途旅行一般乘坐火车或汽车，夜间乘车每夜补贴25元。
（3）、补贴天数的计算办法：
以机票/车票时间为准，出发当天，在12点之前出发的算1天，12点之后出发的算半天；返程到达当天，不计算补贴天数。
（4）、出差人员趁出差方便，经上级主管批准就近回家探亲、办事，其间的交通费自理，并且该期间不享受出差补贴。
（5）、除以上规定外，出差人员不享受任何其他出差补贴。
3、差旅预支款项
（1）、对需预支款项的，需填写《借款申请单》，列明有关事项，由上级领导（部门经理或以上）审核，总经理及财务经理批准。
批准时必须评估所需的款项与出差期及目的是否合理。
（2）、每一次预支金额不高于人民币2000元。
（3）、所有借款须在1个月内必须报销及结清，以《现金报销单》送达财务部为准。
确有特殊情况要延期，必须在到期前到财务部说明情况，方可延期。
员工报账时不退还《借款申请单》，由财务部开给申请人收款收据。
（4）、申请借款时，须附审批手续完整的《外地出差申请表》复印件办理。
（5）、财务部必须及时记录所有预支款项，确保没有久未退还的预支款项。
（6）、在旅途中尚未使用的预支款项应在报销时交还财务部，禁止把款项保留或转至其他员工。
（7）、预支款项退还财务不应用委托他人传递的方式，若款项遗失，一切后果自负。
4、交通工具
（1）、选择最经济的交通工具是公司所需求的。
（2）、限制乘坐飞机、火车软卧。
普通员工需要乘坐飞机、火车软卧，应事先经总经理或副总经理特别批准。
（3）、经理及以上人员出差可乘坐飞机、火车软卧。
（4）、机票/车票/船票的订购必须向指定的代理订取。
（5）、不使用的机票/车票必须退回代理公司领回退款，不应保留作将来之用。
5、住宿安排
（1）、酒店订房尽可能向指定的代理订房或使用有优惠协议的酒店。
（2）、住宿费在限额内据实报销。
（3）、多人出差至同一地点，应尽量安排至少两人住同一房间。
不同级别的员工合住房间时，适用其中较高级别员工的住宿标准。
（4）、到外地参加会议、培训等活动，统一安排住宿的，住宿费可以据实报销。
（5）、不论是否合住房间，均应按人分别付款，分别开具住宿发票。
第四条差旅支出报销及结算
1、报支差旅费者必须在出差回来后两星期内到财务部办理报销手续。
2、报支外地差旅费者必须附相应的《外地出差申请表》的财务联及《出差工作报告》，详列每天行程及出差期间工作内容。
3、财务部应确保《现金报销单》上的预支款项金额与《外地出差申请表》上所预支款项相符，否则不受理差旅费财务报销手续。
4、差旅支出报销若不按公司的报销程序将均不受理，此情况包括，例如：
（1）、没有填写《现金报销单》或《出差工作报告》。
（2）、《现金报销单》的资料不正确或没有完全地填写。
（3）、没有附上正本发票、信用卡支付存根联或其他有关证明文件。
（4）、没有总经理或副总经理的批准。
（5）、没有一次性将本次的所有开支报销完毕。
第五条与其他部门协调
1、财务部应通知两个月或以上尚未退还预支款项的员工，尚欠余额将会在下期工资内扣除。
2、对于离职/解聘的员工，人力资源部/行政部必须确保《离职手续表》中各项手续（其中包括办理偿还借支手续）已经完成才发出《员工保证金、工资领取通知书》，离职/解职的员工才能到财务部领取保证金及应领工资。
第六条特殊情况
若有特殊情况而不能履行以上条文，必须有总经理的批准。
第六节发票管理办法
为使酒店对发票的使用得到有效的管理制度，特制定本管理制度，酒店所有人员必须严格遵守执行，违反者除按违反酒店员工手册的规定给予严格处分处，还将循《中华人民共和国发票管理办法》的有关规定追究应负责任。
第一条开出发票
1、酒店使用由税务机关统一的税控发票，由指定发票管理员凭发票领购簿和规定的文件及财务专用章向税务机关领购发票，并负责保管和控制使用，并向税务机关报送使用情况。
2、所有发票由指定会计员设立登记本记录和控制作用。
在加盖财务专用章后，由各岗位点的收银员向指定会计员直接办理领出和缴销。
3、收银必须按照本管理制度的各项规定执行，并接受监督和指导，各岗位点的收银员要严格遵守发票的使用和缴销。
在发现有违反规定时，应立即通知指定发票管理员协同调查并报财务部经理处理。
4、发票必须顺序、按时限使用，不得折本跳页（指：
订本式），每次打印发票后必须检查印刷号码与输出号码是否相同。
5、发票的开具不准涂改、撕毁，如有作废，应注明原因，整份完整保存，交回给发票管理员核销。
如发生丢失、损坏必须即时报告候查，因此造成损失的由当事人赔偿。
6、发票不得转借、转让，不得为其他单位或个人代开，只能对经营业务收取款项使用。
7、任何情况不得拐带或以任何方法将空白发票带离酒店。
8、发票管理员必须定期检查发票的管理和使用情况，监督和责成完善和防止可能出现的疏漏。
9、每班次结束后，收银员均要打印发票使用报告，附于营业收入报告之后。
第二条收取发票
1、购买商品和其他付款事项，应向收款方向取得发票，该等发票必须具税务机关规定的全国统一发票监制章，并由收款方加盖财务专用章或发票专用章，并经开票人签字方可接受。
2、发票必须符合有关税务规定，内容不得涂改。
3、对不符合规定的发票，不得接受，不得作为报销凭证。
4、所收发票金额应与交易事项的金额相符，在正常情况下，发票应直接开给酒店。
如有特殊情况，应具报告说明，并经财务经理批准，方可给予报销。
5、发票的商品或服务内容应与交易事项相符，不得串通开票单位虚构作假，以相同金额发票抵充顶替。
6、财务人员应以交来发票核销各项报销事项，审核其真实性、合法性、完整性。
第七节支票使用管理办法
酒店银行账户的提存和支票使用采用双签和加盖专用印鉴的多控方法，确保银行存款和支票使用得到合理和有效的监控：
1、银行账户的款项提取须由总经理（或他的代表）和另一位经授权人员盖章，并加盖酒店的财务专用章方可提取。
2、财务专用章由财务经理保管；支票由出纳保管。
在任何情况下对未具备经财务经理批准的有效支取凭证下，不得填制任何支款支票。
3、支票由出纳凭留存银行印鉴从银行领出后，由出纳登记保管，并凭有效批准的《用款申请单》填写支票。
不符本项规定的任何情况，不予填写支票。
付款后在《用款申请单》上盖“银行付讫”章。
4、付款要求通知单由要求付款人按要求填写，内容包括收款单位/收款人名称；大、小写金额；付款方式；要求付款原因，经部门经理核实加签后，联同有关凭据送财务部进行财务审核。
通过财务审核的《用款申请单》由财务部送呈总经理批准，最后转出纳填写支票。
对不符合财务审核要求和不获批准的《用款申请单》，在注明缘由后，退回原提出付款要求部门。
5、出纳必须严格要求保管和开出支票，对未经批准的付款要求不得开出支票。
6、开出的支票必须写明收款人或收款单位的名称、金额、日期和用途。
不得使用空白支票作任何用途，或将空白支票带离酒店。
7、因业务确有所需，不能确定实际金额的情况，允许在填写收款人，及用途后，开出限额支票。
按本项规定开出的支票，领出支票人必须在2个工作天内，将使用情况报回出纳，办理财务手续。
8、支票必须使用墨汁或炭素墨水填写。
金额、用途和收款人不得涂改，其他事项的更变，必须加盖与留存银行印鉴一致的印鉴。
9、因故取消或作废的支票必须注明原因，并在支票上明显位置，用大号字标上“作废”字样。
作废的支票除按上述规定标注外，应按号与同号存根一并订在存备查。
10、支票在使用前应按银行原装订本保存，不得折本使用。
支票页在使用前必须与存根联保持原状，不得撕离。
11、支票本存根上的各项资料应与开出支票一致，各栏资料必须如实填写，不得留空。
12、支票必须按从银行领出的先后次序顺号使用，不得跳页跨页使用。
13、已经整本使用的支票本的存根必须按票号和日期封存保管备查，并按有关制度的规定期限保存。
14、酒店对支票的使用除须符合本管理办法的各项规定外，尚应遵守开户银行对支票使用的各项要求和有关守则。
15、如当地人民银行有订立支票管理法则或规条的，应按有关法则和规条修订本管理办法。
并于当月报送公司行政部备查。
第八节收据管理办法
收据是财务部用以记录和证明业务事项的的书面凭证，开具收据的情况罗列如下：
收取客户的定金以后须退还得；借款人归还借款；员工缴纳的制服保管金；收回的赔偿款；收取支票、发票等一些重要的凭证资料；代收代之的款项；预收款。
1、确保开具收据的真实性和完整性。
未发生业务时不得开具，
2、酒店营业收据应确保合法有效，并由专人保管、领用、发放。
3、收据填写要求项目齐全、字迹清楚、全部联次、一次复写，内容一致，
4、因工
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