用友ERPU8管理制度.docx

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用友ERPU8管理制度

用友ERP-U8管理制度

《用友ERP-U8帐务处理制度》

　　为了加强用友ERP-U8的操作使用管理，确保用友ERP-U8管理软件的正常运行及安全、在会计信息处理和保存中的效用，根据公司实际需要，结合本公司具体情况制定本规定。

（一）财务部应在每年或上年末建立新的会计年度的完整的帐务文件根据现行财务制度，运用当前在用系统的规则正确地设置全部级次的会计科目，会计年度中间可以任意追加新的会计科目，但以制单或记帐的会计科目不得修改或删除（帐务的修改工作由系统管理员执行）。

（二）转换会计年度时，应在新的会计年度开始后的20天内，完成结转各帐户的年初手续，并保证数据检验平衡正确，年初余额在当年记帐以前可以修改，当年记帐以后如有调整，只能通过填制记帐凭证进行。

　　（三）任何登记入帐的经济业务都必须填制记帐凭证，摘要规范填入，在机上填制的记帐凭证编号应当连续，编号出现间断时，应在断号的第一张凭证上注明间断的编号，并在打印输出的该张凭证上注明断号的原因并签字盖章。

　　（四）记帐凭证必须经过复核人员签字后，才能根据其登记帐薄，复核人员必须在屏幕上直接对机器存储的记帐进行复核签字，同时要对打印输出的记帐凭证或代用凭单进行签字盖章。

同一张记帐凭证，制单和复核不能是同一人。

　　记帐凭证在记帐以前必须打印输出（记帐凭证清单），没有打印输出的记帐凭证不得登记入帐。

　　（五）总帐及现金帐和银行帐均可采用计算机打印输出的活页帐装订，出纳人员根据审核人员审查并准许报销的凭证，收入或付出款项，出纳人员可以不登记订本式日记帐，如现金处理收支较多可根据需要自设辅助帐。

　　每天必须将当日发生的现金收支数据输入计算机并据以计算出库存日报表，并在表上签字盖章。

　　（六）单位根据机器使用和人员分工情况以及工作需要，确定每月的记帐期限，每月至少记帐一次，每月月末以前应将当月所有收支及转帐业务全部登记入帐。

至少每月核对一次总帐，每季度核对一次明细帐。

　　（七）必须将储存在机器内的帐簿数据打印输出为书面帐簿，会计帐簿打印间隔时间不得超过一个月，平时可以只打印已满页的帐簿数据，但每年年末必须将全部帐簿数据打印输出。

　　《用友ERP-U8操作管理制度》

　　为了加强用友ERP-U8的操作使用管理，确保软件的正常运行及会计信息的全面、准确与安全特制定本制度。

　　一、操作使用人员：

　　操作使用人员是指有权使用用友ERP-U8软件完成职责范围内会计电算工作的财务人员或相关部门工作人员。

　　根据用友ERP-U8工作要求配备以下操作使用人员；

（一）系统管理人员：

负责所有用友ERP-U8软件数据的初始化、数据备份与恢复、系统运行错误的登记与排除工作；负责系统操作使用的组织与管理工作，分配操作人员的工作权限，并设置操作使用人员的保密字。

（二）数据录入员：

按照操作规程录入凭证数据，并负责录入数据的正确性校验，对操作中出现的问题作详细记录并及时报告系统管理员。

数据录入人员无权修改原始凭证或手制凭证上的数据，不得进行凭证复核操作。

系统维护人员不能担任数据录入人员工作。

　　（三）数据复核员：

负责对已录入计算机的凭证编号及数据的完整性、正确性审核，确保入帐数据的完整与正确。

　　（四）数据管理人员：

负责已复核数据的入帐、入帐后凭证、帐页的打印输出工作，协助系统管理员定期做好数据备份工作，负责程序软盘、存档数据软盘、输出凭证、帐页及其他资料的保管工作，做好软件数据扩资料的安全保密工作。

　　（五）系统维护人员：

负责对电算化硬件和软件的检查及运行故障处理工作，以保障电算化工作的正常运行。

　　二、用友ERP-U8管理软件操作使用人员的操作权限：

（一）系统管理员必须根据用友ERP-U8的特点和电算体系与核算方式。

会计科目的设置必须符合会计制度与单位核算、管理的要求。

报表格式必须符合公司要求。

（二）数据录入员进行数据录入操作时应严格按照凭证内容输入数据。

不得擅自修改凭证数据，如发现凭证数据错误立即通知凭证编制人员或系统管理人员，并根据修正后的凭证修改录入的数据。

数据录入人员除可以进行数据录入操作外，还可以进行数据查询工作，但不得进行数据复核操作，复核人员亦不能进行数据录入操作，复核时发现凭证录入错误，必须通知数据录入人员进行修改，复核人员不得进行已录入数据的修改操作，待数据录入人员修正录入数据后再进行复核签字操作。

　　（三）系统维护人员除实施数据维护时，一般情况下不允许随意打开系统数据库进行操作。

实施维护时不准修改数据库结构。

其他操作人员一律不允许实施数据库操作。

　　（四）用友ERP-U8管理软件的硬件和软件只有操作人员才能上机操作使用。

其他人员一律不允许上机。

操作人员必须经过培训并经系统管理员认可合格后方可上机。

　　（五）操作使用人员上机操作前后必须填写“上机操作登记簿”，如实填写操作人员姓名、上机时间、操作内容、下机时间、操作期间系统运行情况等。

操作人员的保密字必须牢记，并注意要安全保密，否则出现问题，操作人员有不可推卸有责任。

　　（六）维护人员、程序人员均不准实施数据录入操作。

　　（七）备份数据软盘和存档数据软盘、帐页、凭证、报表及其他资料由数据管理人员按规定统一复制、核对、存放、保管。

　　三、会计凭证的审核与管理：

　　会计凭证是计算机处理会计核算业务的依据。

必须保证入帐前录入计算机的会计凭证准确、可靠，因此应从以下几方面严格把关：

（一）业务单据的审核：

　　财务部门收到业务人员编制的业务凭证后首先由稽核人员审核业务发生的真实性和准确性，确认无误后再审查业务单据有无业务负责人，业务主管的签章，如确认无误则上机制单依此手工编制记帐凭证。

（二）手工记帐凭证的审核：

　　制单人手工编制完的记帐凭证必须交稽核人员审核后才能交数据录入人员录入。

稽核人员必须认真审核凭证摘要的规范性、清晰性；凭证分录和数据的合法性、准确性。

如无误再检查凭证科目的平衡关系，最后审查制单人是否签字。

　　（三）机制凭证的复核数据录入人员录入凭证数据后，由数据复核人员对录入的凭证进行复查，确保与手工单据的一致性和复核人员复核无误后签字。

　　（四）复核后的凭证必须打印输出、并经有关人员（稽核员、制单人员、出纳、数据录入员、数据复核人员、财务经理等）确认签字后方可进行记帐操作。

　　《用友ERP-U8档案管理制度》

　　为了加强会计档案管理，确保会计档案的安全，特制订本规定：

（一）应根据帐簿数据准确编制或由机器正确生成会计报表，报表格式由财务总监统一设计或认可。

（二）报表的编制要求做到数据真实，计算正确，内容完整，手续齐备，做到帐证，帐表，表表之间勾稽严密，把所属单位的报表数据输入机器进行汇总表一并报出，书面报表必须由分管帐务的财务总监，财务经理和制表人签名盖章。

　　（三）会计档案包括存储在磁盘（硬盘和软盘）上的会计文件和以书面形式存放的会计凭证、会计帐簿和会计报表。

　　存储在磁盘上的会计文件必须按规定及时打印输出书面形式，末打印之前不得抹去。

　　由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并由操作使用人员在打印输出的页面上签字或盖章注明，由系统管理员签字盖章认可。

　　磁盘形式的会计档案保管期限必须在两年以上，其中会计科目和总帐数据（包括年度和月度汇总数据）必须永久保存，明细帐、记帐凭证及其他数据资料在两年后可根据需要决定存毁。

　　（四）必须经常对硬盘上的会计数据建立软盘备份。

备份是通过对硬盘的会计数据建立软盘副本来实现信息存储的，每月备份不得少于一次。

不得直接对硬盘上的会计数据和作为正式档案的备份软盘上的会计数据进行任何非法操作，如要对磁盘会计数据进行加工，必须使用备份的副本，不得删除硬盘和软盘的数据。

恢复系统数据必须使用最新的正式备份。

　　（五）必须妥善保管好会计数据的备份软盘，备份软盘应贴上写保护标签并用印章或封条签封，或由专人保管。

备份软盘应装在保护封套和包装盒中，存放在安全，洁净，防热，防潮，防磁的场所，并定期进行转储。

硬盘和正式备份软盘不得随便知心乱放和外借。

　　（六）会计数据的备份软盘及自行开发原程序的备份分别在三个地点以上，应根据数据量和硬盘空间的大小情况，每隔一定时期（如半年或一年以上）清理一次硬盘，删除硬盘上以前年度的会计数据，以利于提高机器的利用率和运行速度，没有做过备份的硬盘数据不得清理删除（三个存放地点分别为机房、档案室、财务室）。

　　（七）磁盘会计档案的管理工作，包括数据备份，数据恢复和清理硬盘等，由系统管理员专职执行并对磁盘会计档案的安全的正确负责。

　　《计算机上机操作记录制度》

　　《用友ERP-U8管理软件的几项规定（试行）》中对软件的使用部门有明确要求──要有必要的上机操作制度。

为了更好地完成系统维护的任务，了解故障发生的原因、地点、时间，以及如何处理和处理结果等情况，并作为下结段合理调整机时分配的依据，严格微机管理制度，现规定如下：

　　一、计算机操作人员必须登记当天所有上机操作情况。

要求填写日期，操作员姓名，操作内容，运行时间和运行情况。

　　二、操作过程中没有问题则在运行情况及备注栏填写运行正常字样，若有问题发生则应及时登记记录并向系统管理员报告。

　　三、不得进行末作登记记录的任何软硬件维护工作。

　　四、系统管理员在维护过程中发现的异常现象和处理方法，处理结果都应有所记载，对于重大运行故障，除按规定登记外还须另行填写故障报告单。

　　五、操作记录每月装订成册，日常由档案管理人员妥善保管，年终整理归档。

　　六、要真实完整地填写操作记录，发生总是不登记者，按经济责任制相应条款处理，以上规定由系统管理员监督执行，请所有操作及维护人员遵照执行。

　　《用友ERP-U8岗位经济责任制》

　　随着我公司用友ERP-U8电算化进程的不断加快，电算化的应用在公司核算管理方面无论在范围上还是在层次上都有很大的发展，为了使我公司管理工作沿着健康严谨的轨道继续巩固提高，确保此项工作的合法性、科学性、准确性、安全性，特制如下用友ERP-U8岗位经济责任制。

　　一、用友ERP-U8管理岗位：

　　根据本企业的管理核算特点对用友ERP-U8管理岗位设置的要求，为了稳妥地进行以计算机替代手工帐的过渡，在财务总监领导下，本着管理岗位围绕电算化开展工作，更好地发挥用友ERP-U8为财务管理、核算服务的原则，以计算机替代手工帐后本公司设置如下管理岗位：

　　岗位：

财务经理、岗位主管、系统管理、稽核、底稿制作、计算机操作、传票复核、软件开发、出纳、内勤、成本管理、往来帐管理岗、销售管理。

　　二、岗位职责：

（一）财务总监：

对企业用友ERP-U8发展方向、规模及重大硬件、软件的使用及应用项目进行决策，保证用友ERP-U8工作的健康发展。

（二）财务经理：

制订用友ERP-U8发展规划，为财务总监提供重大应用项目和决策依据，根据企业特点合理的设置用友ERP-U8管理岗位及配备岗位人员，检查岗位人员工作情况。

严格执行责任制对各岗位人员经济现任的约束条款。

　　（三）用友ERP-U8管理岗：

　　1.参与制订本公司用友ERP-U8发展规划及电算化管理制度。

　　2.执行对操作人员的管理和计算机档案管理职责，对用ERP-U8管理软件进行日常维护运行。

保证计算机软件及硬件的财产。

　　3.报告计算机故障并采取相应的处理措施，遇重大的系统运行故障必须根据故障的发生，自理情况填写报告单并及时报予电算化主管。

　　4.正确分配系统操作人员的使用权限，参与软件开发的管理。

　　5.保证各种电算化管理规定的正确实施。

　　（四）岗位主管：

　　1.电算化、成本、计划岗位主管：

　　＊协助财务经理制订电算化发展规划及为财务总监提供重大应用项目的决策依据，负责软件开发的管理。

　　＊协调系统管理与会计管理岗位工作，保证计算机辅助财务管理工作的正常过渡及协调发展，保证各级电算化管理制度的正确执行。

　　＊本公司成本管理及财务计划的制定、预测。

　　＊组织各岗位对公司经济活动进行准确及时的分析。

　　＊为财务经理提供岗位经济责任制考核依据。

　　2.资金、专用资金岗位主管：

　　＊负责银行、现金出纳岗、销售岗、往来岗、专用资金岗的日常管理。

　　＊上缴利润、税金、留利及货款的管理。

　　＊流动资金的日常核算管理。

　　＊配合电算化主管使本主管岗位的电算化应用不断完善。

　　＊为财务经理提供岗位经济责任制考核依据。

　　（五）系统操作岗位：

　　1.执行系统管理员对本岗位工作的具体指挥、要求。

　　2.及时准确地输入及生成各种会计凭证、帐簿、报表。

　　3.通过系统管理员及时准确地为领导提供所需的查询数据。

　　4.系统管理员给本岗位设置的口令不得告知其他任何人。

　　5.正确执行电算化管理规定中有关操作、使用、备份等条款。

　　（六）软件开发岗：

　　1.执行系统管理员对本岗位工作的具体指挥、要求。

　　2.末经电算化主管、系统管理员核准的开发项目不得上机。

　　3.开发的软件应充分利用本公司已经应用信息系统、报表系统的功能并应易接受、掌握。

　　（七）档案管理岗：

　　1.执行系统管理员对本岗位工作的具体指挥、要求。

　　2.对存储在磁盘（含硬盘及软盘）上的会计文件、凭证、帐、报表等要及时备份。

备份软盘要编号及加盖印章归档，对企业会计核算结果的历年资料要备份三份，分别存放在不同地点。

　　3.对购置或自行开发的会计软件的软件文本作为会计档案永久妥善保存，并负责督促计算机凭证、帐簿、报表的装订归档。

　　4.对硬盘上的会计数据和作为正式的备份软盘上的会计数据不允许任何人进行非会计系统许可的任何操作。

　　5.注意保管查看计算机操作记录，发现问题及时向系统管理员报告并负责操作记录的整理装订，归档。

　　（八）稽核岗：

　　1.审核原始凭证的合法性及是否有经办人、验收人、主管领导签字。

　　2.审核凭证制作底稿是否规范，运用会计科目是否合理，借贷是否平衡。

　　3.发现不合理的原始凭证及传票制作底稿，及时退回业务发生岗位进行合格性处理。

　　4.签于业务处理时间问题至少一周内对所有原始凭证及凭证制作底稿全面审核一次，确保凭证制作质量。

　　5.稽核后的凭证要加盖岗位人名的印章，并对所有因人为因素造成又无及时稽核发现的凭证制作质量问题负责。

　　（九）复核岗：

　　1.保证计算机记帐前凭证制作质量起到把关的作用。

　　2.复核计算机凭证与主制作底稿的一致性，配合稽核人员及时发现原始凭证，凭证底稿的质量问题。

　　3.按日整理当日所有原始凭证、凭证底稿及计算机凭证，完整的交付装订人员进行装订。

　　4.按日进行每笔经济业务凭证的复核，发现问题后属于操作问题通知操作人员进行处理，属于系统维护问题通知系统管理进行处理。

　　5.负责审核计算机操作人员的操作结果并对审核结果负责，复核后的凭证要加盖岗位人员印章。

　　（十）其他业务岗位：

　　1.其他业务岗位按原经济责任制规定内容开展工作，发生问题按原条款处理。

　　2.其他业务岗位要全力配合电算化工作，执行领导对各岗位指定的有关电算化管理方面的要求。

　　3.末经系统管理人员允许，不得私自上机操作。

　　4.现金及银行出纳岗和往来业务岗协助档案管理员暂时负责每日凭证的装订工作并负责凭证封面要求内容的填写。

　　5.各岗位要及时发现本岗位不适于计算机管理方面的问题，并努力提出有利于用友ERP-U8发展的建议。

　　三、关于各岗位工作的奖惩规定：

　　各岗位的职责条款与当期的奖金挂钩，实行百分制考核，每岗位的五条职责共一百分（每条款二十分），如果岗位人员有违反本岗位职责的问题，经财务经理、岗位主管、系统管理员认定，按职责的内容扣除相应的分数。

计奖实行活分活值考核。

　　计算公式：

　　奖金分值＝部门奖金总额／各岗位得分总和

岗位人员得奖额＝各岗位实得分数＊奖金分值

补充说明：

其他业务岗位：

采购部操作岗位、仓库操作岗位、制造部操作岗位、销售操作岗位、工程部操作岗位

1、采购部系统操作岗位：

1采购部必须做<采购订单>或<到货单>；

2退货用<到货退回单>；不得要求仓库直接开据采购入库单；

3采购订单（或到货单）必须有数量、单位成本、成本合计，不论是不是样品入库，其他入库、免费赠送入库等；

4提示相关人员及时审核采购相关单据；

5当日入库单开据，三日内开据发票和结算单，无特别情况不得跨月；

6录单发生错误不得删除，用红字单据订正，蓝字单据补记。

7制单时间和审核时间为同一区间。

8其他事宜，开据的采购订单、到货单、采购发票、结算单等要规范，不得漏项，例：

业务员、发票时间等〈开票日期为系统开票时间，发票日期为供应商送货单时间（或供应商发票时间）〉

9已确认取消和合并的仓库不得开据任何字样的入库单。

例：

组装入库、挑拨入库、其它入库、盘点入库等。

2、仓库操作岗位：

1对外采购入库必须根据采购订单或到货单拷贝，生成采购入库单；退货可根据〈到货退回单〉拷贝生成红字采购入库单；

2生产领料根据生产订单拷贝生成出料单；其他部门领用要有相关领导批准单方可出料开单；

3产品入库根据生产订单父项填入；

4不得擅自盘盈盘亏处理，如有需要盘盈盘亏的事先以书面形式提交，必须有相关人员的批准，相关部门参与方可处理填写盘点单（或其它入库单和其它出库单形式的盘盈盘亏）；

5仓库审核，入库由仓库收货人员审核（品名、规格、数量等），生产领料时由领料员审核（品名、规格、数量等），其他领料由仓库主管审核，当日开单，单日审核。

6采购入库单必须有数量、单位成本、成本合计，不论是不是样品入库，其他入库、免费赠送入库等；

7仓库文员看到销售部开据的发货单后，并打印已通过实物保管员审核的销售出库单，交仓库付货人员，付货员必须以销售出库单的品名、规格、数量等为依据，进行销售产品出库，并且看时间是否为当月日期，否则不得付货出库，

8以上制单日期和审核日期均为同月日期。

9怎样安排这两个单据（发货单和销售出库单）合理哪？

两单据各分三联式：

发货单三联持有者，一联持有者是销售部文员留存，二联是业务员持有，三联是仓库驾驶员持有（作为发货通知）；销售出库单三联持有者，一联是仓库文员留存，二联仓库实物保管员持有（以此联做为出库的依据），三联是大门警卫放行载物车辆的依据。

10必须保证帐和实物相符。

（掌握有进帐才有出货，切记！

看到实物打印（拷贝）入库单，看到出库单才付货）

11已确认取消和合并的仓库不得开据任何字样的入库单。

例：

组装入库、挑拨入库、其它入库、盘点入库等。

3、制造部操作岗位：

1生产订单编码：

LS+年+月+（3位编码）；例：

LS0608001

2计划周期：

按实际情况制定，一般为一月一个

3POM单〈父项〉下面要有〈子项〉；

4计划周期≧计划开工期和计划完工期区间总和；

5审核日期一般要求为计划开工日期当日，

6完工期要根据实际工作安排确定；

7严格按POM下生产订单，有问题及时与工程部联系改POM单，不得擅自改变POM单；

8生产部PMC必须接受工程部的指令及改正方案，先执行后申述；

9关闭生产订单至少在一个月后关闭.

4、工程部操作岗位：

1POM单填入必须与生产订单一一对应；

2监督抽查生产订单下单是否符合实际需要；

3工程部全程监控生产订单，是否正确执行POM单情况，及时要求PMC改正；

4工程部必须及时、准确的把生产需要的POM单录入用友软件中，且有审核人复审POM单。

5POM单（即产品结构）要达到科学性、权威性、可执行性；

6杜绝、监控、指导，防范生产无技术性的生产，严格禁止盲目（无技术性）生产现象的发生；

5、销售操作岗位：

①销售订单、发货单、发票、调拨单、组装单等开据要规范，相关项目填写齐全且无误（品名、规格、出库方式、金额、数量等）；

②当日开据发货单必须当日审核无误，且不得随意删除；

③当日开据<发货单>当日开据<销售专用发票>，开据当日审核且无误；

④当日开据调拨单必须当日审核且无误；

⑤当日开据组装单必须当日审核且无误；

⑥组装单近期收尾，组装出库只可以从深圳仓领用材料；

⑦拆卸单形成的拆卸入库材料只可以入深圳仓；

⑧调拨单可以从原材料仓和深圳仓调出；不可以当月出库当月退回，其他仓库不得调回材料和产品（禁止来回多次调拨）；

⑨各分公司和临时仓库，事先在每月15日前把下月计划交采购部、销售部和财务部相关人员，并要有相关手续，内容为采购需求计划和需用产品计划，不在计划内需用材料和产品，扣罚调拨人，按公司规定和本管理制度执行处罚（特别情况除外）；

⑩销售的发货单审核后，系统自动生成仓库的销售出库单的，业务员要凭发货单到仓库通知发货，仓库以销售出库单的数量出库成品（或材料等）；

⑾制单日期和审核日期均为同一期间，已确认取消和合并的仓库不得开据任何字样的入库单。

例：

组装入库、挑拨入库、其它入库、盘点入库等。

总论：

后一道工作人员可以对前一道工作人员的工作表现以书面形式提出处罚内容。

行政部、财务部

2006-08-21