销售与分销流程.docx

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销售与分销流程

流程编码：

SD01

流程名：

标准订单处理流程

（一）

流程说明：

本流程描述了和轻工有稳定交易，有信用额的先款后货的客户的订单处理．销售员和客户沟通后，向销售助理下订单，；销售助理进行ＳＡＰ订单输入，在集成实时的信用额检查和可用库存检查后，做出装运相关的时间安排．

备注

1.订货有电话订货、电报订货、传真订货、订单订货四种方式。

2.标准的手工订单由销售员填写，销售助理留底。

在手工订单上需要写明订单的希望到达日期，和容忍日期．ＳＡＰ系统将会进行安排，如果货到达客户处日期在希望到达日期和容忍日期之间，则销售助理通过订单，否则，需要通知销售员．

3.销售助理根据销售员的手工订单在ＳＡＰ系统中做订单输入．

4.SAP系统自动做客户的信用额检查．将客户的可用信用额减去这张订单的金额，如果为负则不通过，否则可以通过。

SAP当订单通过成为合格订单后，客户的可用信用额减少；当财务收到客户的付款后，客户的可用信用额会增加。

流程编码：

SD01

流程名：

标准订单处理流程

（二）

流程说明：

备注

5.如果ＳＡＰ系统的自动信用额检查不能通过，这张订单会被冻结．销售助理将订单交给信用控制员，等待信用控制员的审核结果．

6.客户的信用额审核：

由轻工公司财务总监授权营销部经理，可以批准30万以下（包括30万）的信用超额．

超过30万的信用超额，必须经财务总监批准．

当轻工公司的财务组织发展完善之后，将由财务组织专人负责客户的信用评估和审核控制。

此时解冻操作由信用控制员处理。

7.如果信用控制员批准，则销售助理在ＳＡＰ系统中做订单解冻．

8.如果信用控制员没有批准，则销售助理通知销售员．

在销售员收到销售助理的通知之后，由销售员和客户协商

9.客户同意加快付款，则在客户付款之后，销售助理将订单解冻，进入正常流程．

如果客户无法正常付款，销售助理将订单取消

10.SAP系统会自动做可用库存的检查．将可用库存减去订单的数量，如果为负则不通过，否则可以通过。

流程编码：

SD01

流程名：

标准订单处理流程（三）

流程说明：

备注

如果ＳＡＰ系统自动的可用库存的检查没有通过，SAP系统会自动计算三种建议：

1.目前所满足的最大数量

2.满足订单所有数量的最早日期。

3.分期交货的具体时间和数量。

SAP系统会自动做订单的时间安排：

货品的可用日期，运输计划安排的日期，装运日期，在途日期，和客户收货的日期。

销售助理对订单的时间安排做审核，看系统安排的货到达客户的时间是否在客户的希望到货日期和容忍日期之间,如果，时间安排落在客户希望日期和容忍日期之间，则订单合格．

11.销售员判断订单是否重要，如果重要，需要按＂重要订单调整流程＂，取消或者推迟一些不太重要的客户的订单．

12.销售员如果不按＂重要订单处理流程＂．则和客户协商，修改订单日期或者数量．

如果客户同意更改订单日期，则按系统建议做确认．

13.销售助理修改订单数量．

14.ＳＡＰ系统对每个客户都有默认的运输方式，如果这张订单不使用默认的运输方式，销售助理需要在ＳＡＰ系统中修改运输方式．

流程编码：

流程名：

样品处理流程

（一）

流程说明：

备注

流程编码：

流程名：

样品处理流程

（一）

流程说明：

备注

流程编码：

流程名：

预收款

（一）

流程说明：

备注

流程编码：

流程名：

预收款

（二）

流程说明：

备注

流程编码：

SD02

流程名：

　　先款后货客户订单处理流程

（一）

流程说明：

本流程描述了和轻工交易关系尚不稳定，或者信用额还不够的客户的订单处理过程．销售员和客户沟通后，向销售助理下订单，在经过可用库存检查后订单会被冻结，在客户付款后订单才会被解冻进入装运流程；

备注

1.客户和销售员，谈好条款，（运输方式，价格，数量等）．

2.销售员做标准订单，并交销售助理留底

3.销售助理进行产品数量/价格的审核．先款后货的一次性客户购买，在厂价以下（不含厂价），或者金额在叁拾万元以上（不含叁拾万元），必须需要营销公司经理的审批．

如果订单是在厂价以上（含厂价），并且金额在叁拾万元以下（含叁拾万元），由销售员直接下订单．不需营销公司经理批准．

4.营销公司经理审核为何数量和价格超过正常标准．

5.如果审批不能通过，由销售助理销售员去和客户协商．

流程编码：

流程名：

先款后货客户订单流程

（二）

流程说明：

备注

6.销售助理在ＳＡＰ系统中输入订单．

7.ＳＡＰ系统自动做可用库存的检查．系统用当前可用库存减订单数量，如果为正，则可以通过，否则不能通过．

8.如果不能通过，系统会给出三种建议（见标准订单处理）．由销售助理通知销售员和客户协商．修改订单或者接收新的交货日期．

9.如果客户同意三种交货建议中的一种．则销售助理在系统中指定此种建议．

10.如果客户不同意三种建议，则销售助理按客户要求修改订单，包括修改订单数量内容，甚至取消订单．

11.在订单做完后，销售助理需要将订单冻结，直到客户付款后才可以解冻．

12.客户去出纳处交款，见财务的收款流程．

13.销售助理见到客户的付款凭证后做解冻订单．下一步就可以安排自提流程了．

先款后货客户的订单处理，必须在五个工作日内付款．否则，销售助理必须将订单取消，将库存释放出来．

流程编码：

SD03

流程名：

特殊产品订单处理流程

（一）

流程说明：

本流程描述了需要特殊加工或特殊审议的产品的订单处理过程．销售员和客户沟通后，提交经理和业务部门审议，在审议通过后，客户预付款，计划部门下达计划，销售助理输入订单将交货日期通知客户．

备注

1.客户的订货需求．

2.销售员洽谈价格条款．

3.审核是否已有的产品．

4.如果是已有的产品，则按先款后货客户流程进行处理．

5.如果是没有库存的产品，则需要由业务部门进行审核合同．包括：

销售，财务，技术，设备，生产，计划等等．

6.如果审议合同未能通过，则由销售员和客户协商．

7.如果审核通过，客户必须进行预付款，要求不低于40%，一般应该为50%．

8.财务输入预付款，将付款凭证给客户．

流程编码：

流程名：

预收款

（二）

流程说明：

备注

9.物料主数据维护员在审议合同会后当天之内在系统中维护好．

10.计划部门在ＳＡＰ系统中下达计划．

11.　生产部门进行生产．

12.销售助理输入ＳＡＰ系统生产订单，定出交货日期．

13.通知业务员具体的交货日期．

14.生产完成之后，通知销售助理和业务员．

15.销售助理做正常的装运，按汽运，铁水，自提走．

●流程代码：

SD04

流程名：

内部员工购买流程

（一）

流程说明：

本流程描述了轻工内部员工出于非贸易性的目的购买轻工产品的处理过程．内部员工向销售助理下订单，在经过可用库存的检查后订单被冻结，当员工付款后订单解冻进入装运流程．

备注

6.内部员工找销售助理，谈好条款，（运输方式等）．

7.销售助理做标准订单，并留底

8.销售助理进行产品数量/价格的审核．内部员工购买，在厂价以下（不含厂价），或者金额在５00元以上（不含500元），必须需要营销公司经理的审批．

如果订单是在厂价以上（含厂价），并且金额在500元以下（含500元），由销售助理直接下订单．不需营销公司经理批准．

9.营销公司经理审核为何数量和价格超过正常标准．

10.如果审批不能通过，由销售助理和内部员工协商．

流程编码：

流程名：

内部职工购买流程

（二）

流程说明：

备注

14.销售助理在ＳＡＰ系统中输入订单．

15.ＳＡＰ系统自动做可用库存的检查．系统用当前可用库存减订单数量，如果为正，则可以通过，否则不能通过．

16.如果不能通过，系统会给出三种建议（见标准订单处理）．由销售助理和员工协商．修改订单或者接收新的交货日期．

17.如果员工同意三种交货建议中的一种．则销售助理在系统中指定此种建议．

18.如果员工不同意三种建议，则销售助理按员工要求修改订单，包括修改订单数量内容，甚至取消订单．

19.在订单做完后，销售助理需要将订单冻结，直到员工付款后才可以解冻．

20.内部员工去出纳处交款，见财务的收款流程．

21.销售助理见到员工的付款凭证后做解冻订单．下一步就可以安排自提流程了．

22.内部员工的订单处理，必须在当天付款．否则，销售助理必须将订单取消，将库存释放出来．

流程编码:

SD05

流程名：

重要订单流程

流程说明：

本流程描述了重要订单（重要客户的订单，紧急订单，促销产品的领用等）在无法满足的清况下，由销售助理做出取消或推迟某些订单，来满足重要订单的流程．其中，取消推迟的订单建议需要经理审批，并和客户充分沟通．

备注

1.销售助理查询系统，作出建议：

取消或推迟某些不太重要的订单和要货，以便将新的重要订单加入．

2.营销公司经理进行审批．

3.如果没有批准，销售助理通知业务员．

4.如果批准，则销售助理取消或者修改订单．

5.　确认重要订单．

流程代码：

SD11

流程名：

汽车运输

（一）

流程说明：

本流程描述了汽车运输的开提货单，提货，发货，开发票的一系列过程．

备注

1.发票管理员开发票

2.销售助理每天定期开汽车装运单，由送达汽运组..SAP系统会有系统默认的产品仓库，在送货单上会打印出来，提货者就会知道去哪个仓库提货，仓库也知道发哪里的货

3.汽车运输组在拿到装运单后，当天之内安排车辆和搬运，并在当天送出．

4.司机和搬运去仓库提货．

5.仓库拿到提货单，依据提货单号码在SAP系统中找到这笔交易，做发货过帐操作，并进行实际的发货出仓．

在仓管员做发货过帐时，必须按照提货单上指定的仓库来发货．

具体的操作见ＭＭ的成品出仓流程．

6.司机进行汽车运输．按装运

7.如果途中有残损，见途损子流程．

8.单上规定的时间不早于也不迟于送达客户方．

9.客户签收回单，交给司机．回单是装运单的一张附联．

回单交给会计，进入下一个财务收款流程．回单必须在区域界定的时间内交回会计，否则，在各方协商后，由财务做相应的处理．并对相关岗位进行处罚

流程编码：

SD12

流程名：

铁/水运输

（一）

流程说明：

本流程描述了铁路/水路的装运，提货，出具发票和发票过帐的流程

备注

铁水运输组是指轻工公司内部的负责铁路和水路运输的组织机构．

铁水部门是指不属于轻工公司的来自于外部的铁路和水路政府部门和公司．

铁水运输不需做到达客户处的时间衡量．

1.铁水运输组每天定期在系统中浏览铁水的装运单据．

2.根据浏览的单据和报表来做计划．将计划报给铁水部门．

3.铁水部门进行审批，给出可以发货的日期．通知铁水运输组．

4.铁水运输组在SAP系统中确认需要汽车运输到火车站或码头的时间．

5.装运助理打印铁水运输需要的汽车装运单．装运单的附联提货单上有系统默认的仓库，提货人知道去那里提货，仓管也知道发那里的货．

流程编码：

流程名：

铁/水运输

（二）

流程说明：

备注

6.汽车运输组在拿到装运单后，根据装运单上的日期和时间安排车辆和搬运．

7.汽运组安排的司机和搬运去仓库提货，将装运助理开具的提货单交给仓库．

8.仓库按照＂成品出库流程＂做发货和发货过帐．

9.汽运组将货物运至火车站或者码头．

10.铁水部门将货物运至客户所在城市．

11.铁水回单由铁水部门交给轻工公司铁水运输组．

12.发票管理员根据业务员的需求开发票．

流程编码：

SD13

流程名：

自提

（一）

流程说明：

本流程描述了客户自提的提货，出具发票和发票过帐的流程

备注

1.客户应有销售助理所出具的订单才能前来提货

2.发票管理员打印自提客户的发票.

3.装运助理打印自提客户的装运单据.

4.装运助理将提货单，签收回单等打出．交给客户．

5.客户去仓库提货，将提货单等给客户．

6.仓库按成品出仓流程做发货和发货过帐．

7.客户当场签收回单，交仓库．

8.如果客户未付款，则按收款流程进行收款．如客户已经付款，则流程结束．

流程编码：

SD21

流程名：

赠品/样品处理流程

（一）

流程说明：

本流程描述了赠品／样品的开单，装运过程．

备注

1.业务员做样品/赠品活动计划．业务员包括销售员和市场部业务员．

2.经营部经理和品牌经理对样品/赠品计划进行审批．

3.如果审批不能通过，由经理和业务员协商．

4.营销公司经理和市场部经理对样品/赠品计划进行审批．

5.如果计划未通过，需经理和业务员协商．

6.有库存产品的样品/赠品处理子流程．

7.无库存但能生产的样品/赠品处理子流程．

8.无库存需要采购的样品/赠品处理子流程．

流程编码：

流程名：

赠品处理流程

（二）现已有产品的子流程

流程说明：

备注

1.销售助理根据已批准的样品/赠品活动计划输入订单．

2.系统自动进行可用库存检查，自动确定订单时间的安排．

3.如果检查没有通过，由业务员判断活动计划的重要性，是否需要取消其他订单，推迟其他订单来满足这张单据．

4.如果业务员觉得足够重要，按＂重要订单调整子流程＂处理．取消不太重要的客户的订单，或者推迟一些订单，来满足这张单据．

5.如果不是重要订单，业务员需要考虑新的交货期．

6.销售助理修改订单，改成新的交货期．

提货流程按三种流程走．所不同的是在装运后，客户不需付款．

流程编码：

流程名：

赠品处理流程（三）不能生产需要采购的子流程

流程说明：

备注

1.业务员采购所需样品/赠品

2.业务员按财务报销流程，报销费用．

流程编码：

流程名：

赠品/样品处理流程（四）没有库存能够生产

流程说明：

备注

1.业务部门开会进行审核，包括：

销售，财务，生产，计划，设备，等等．会议的内容包括是否决定生产，生产日期等，同时也包括物料主数据的详细内容．

2.如果审批没有通过，则和业务员协商．

3.在会议后，物料主数据维护员当天在系统中维护好物料主数据．

4.在会议后，计划根据会议决议，一个工作日内下达生产计划．　

5.生产部门进行生产．

6.销售助理在系统中第二个工作日输入订单，根据计划部门的计划系统自动算出交货期．

7.销售助理通知业务员具体的交货期．

8.在生产完成后，生产通知销售助理和业务员．

9.售助理收到通知后，在系统中做装运，以下进入三种运输方式:

汽运，铁水，自提．

流程编码：

SD22

流程名：

退货流程

（一）

流程说明：

本流程描述了客户向轻工的退货过程．

备注

1.客户申请退货．

2.销售员做退货申请．退货申请上包括退货原因，退货货品，数量，金额，发票日期，退货货款处理方法等等．

3.营销部经理审核．

4.如果营销部经理没有批准，则由销售员和客户协商．

5.营销公司经理审核．

6.如果营销公司经理没有批准，则由销售员和客户协商．

流程编码：

流程名：

退货流程

（二）

流程说明：

备注

7.销售助理在ＳＡＰ系统中输入退货．

8.销售助理审核是否需要质检的参与．如果是客户投诉有关轻工导致的质量问题，如果是销售经理审批时加注需要事先质检的退货，必须要质检的参与．

退货进入仓库后，处于冻结状态，必须要质检认可后才可以退现金，或者扣货款，或者补货给客户．

9.质检进行事先质检，认可客户的退货原因．

10.　质检必须加注意见．

11.　技术副总进行审批．

12.如果不能通过，需要协商

13.销售助理打印退货单，传递给仓库，通知仓库可以收货．

流程编码：

流程名：

退货流程（三）

流程说明：

备注

14.销售助理通知客户可以发货，或者运输组进行运输．

15.仓库收货入仓．

16.发票管理员开红字发票或者开返销单．

17.财务进行审核，包括是否允许退现金，扣货款，补订单给客户．包括审核客户的退货原因，包括退货后的质检是否通过．

18.如果通过，则开票过帐．

19.正常的退货应该补一张一样的订单．见标准订单处理，一次性客户订单处理和内部员工订单处理,特殊产品订单处理流程．

20.如果是扣货款，则按财务收款流程处理．

21.退现金不是正常的退货处理操作，在销售经理审批和财务审核时进行把关．

流程编码：

SD23

流程名：

铺底流程

（一）

流程说明：

本流程描述了轻工出于对客户的支持而进行的铺底过程．

备注

出于对重要客户的支持，轻工采用铺底测略．从长远看，铺底的数量和金额将会逐步减少．

1.销售员了解客户需求的支持，向经理汇报．

2.打印客户评估的内容，包括客户的销量，回款情况，退货情况，信用额情况等等．

3.开每年开客户评估会议，讨论客户的铺底建议．业务部门参与人员包括销售部门和财务部门副经理以上和相关业务骨干．

客户评估会上决定那些策略性的客户会做铺底，每个客户占铺底的权重．财务总监和销售经理协商，控制铺底总金额．

4.决策层进行审批．

5.营销公司将审批结果下达经营部．

6.　销售员和客户签订协．

7.轻工标准的铺底协议．

流程编码：

流程名：

铺底流程

（二）

流程说明：

备注

8.销售助理输入铺底．

9.ＳＡＰ系统自动进行可用库存的检查．

10.如果可用库存检查未通过，由销售员和客户协商新的交货日期．

11.以下进入标准的铁水装运/　　开票流程．注意此时仓库有出仓，但是发票管理员并不出具发票．等到客户在铺底时间到期后再进行铺底的结算．

在客户收到货后，由销售员将签收回单交客户签收，交发票管理员留底，和客户的铺底协议一起保存．

12.在铺底时间到期后，销售员和客户协商，进行结算．

13.销售助理进行结算．

14.发票管理员在得到销售助理的通知后，开具发票．

15.以下进入财务的收款流程．

流程编码：

SD31

流程名：

按回款期的返利流程

（一）

流程说明：

本流程描述了根据轻工和客户签订的回款期协议，对客户进行返利的流程

备注

1.销售员了解客户的回款情况，准备获得返利.

返利可以在客户按时回款后随时获得．

按回款期的返利在客户回款时，ＳＡＰ系统根据客户签收货物的时间和客户回款的时间，以及付款的条款，自动算出，记录在系统中．

2.返利有三种情况，扣货款是指返利和以前客户的应收货款抵扣掉．销售员需要和财务沟通，但不需经理审批．

3.返现金指将现金返给客户，这种情况需要审批．由财务总监授权销售经理审核，财务总监同过每月报表来进行监控．

4.票面返利是指客户在获得返利时告知销售助理下一订单情况，由销售助理做成折扣，这样订单和发票金额中已经将返利金额扣除．

流程编码：

流程名：

按回款期的返利流程

（二）

流程说明：

货款返利子流程

备注

1.销售员和财务沟通，扣除哪笔货款．

2.财务在ＳＡＰ系统查询，审核，是否有这笔返利．

3.如果系统中记录和销售员所说不符，需要沟通协商．

4.如果相符合，财务按照财务收款流程，抵扣货款．

流程编码：

流程名：

按回款期的返利流程

（二）

流程说明：

返还现金的子流程

备注

1.销售员做现金返利申请，注明现金返利的产品，客户和有效期．

2.如果是现金返利，必须有营销公司经理的审批．出于促销或市场策略等目的，对特殊品牌，特殊规格，特殊区域，特殊客户等做返现金的批准．

3.如果返现金的被批准，由财务执行付款流程，返还现金．

4.如果批准没有通过，由销售员与客户协商．

5.领款方式有两种：

销售员将现金或单据带给客户，轻工财务直接支付给客户．

如果是销售员领款，在销售员将现金或票据带给客户后，交客户签收．

6.客户的签收回单由销售员保管．

7.销售员将签收回单带给会计，由会计注销．

流程编码：

流程名：

按回款期的返利流程

（二）

流程说明：

票面返利

备注

1.销售员和销售助理沟通，说明返利金额和下一订单情况．

2.销售助理在ＳＡＰ系统中查询，所提返利是否存在无误．

3.如果返利不存在，或者返利金额，时间有误，则和销售员协商沟通．

4.如果返利存在无误，则销售助理在ＳＡＰ系统中扣除返利．

5.销售订单处理流程做下一张订单，在订单中做折扣，以便可以在发票中体现．

流程编码：

SD32

流程名：

回扣的返利流程

（一）

流程说明：

本流程描述了根据轻工和客户签订的回扣协议，当客户完成一定销售额时，对客户进行返利的流程

备注

1.在与客户的回扣合同到期之后，回扣结算员查看系统中的回扣协议．

2.回扣结算员利用ＳＡＰ系统进行回扣结算，算出客户应有的回扣金额．

3.回扣结算员查看客户，并进行回扣过帐，将客户应得的回扣金额挂在客户的帐上．

4.和按回款期返利一样，回扣返利有三种方式．扣货款是指将返利和客户的应收款抵扣掉．

5.返现金是指将返利用现金返给客户，需要经理的审批．

6.票面折扣指将返利在下一张订单中做成折扣，反映在发票上．

流程编码：

SD33

流程名：

特殊的返利流程

（一）

流程说明：

本流程描述了不属于按回款期和回扣的其他类型的返利过程

备注

1.此返利流程指特殊情况下的返利，不属于按回款期的返利和回扣的返利．例如，客户没有在正常时间内回款，但也出于市场的需要给予返利．

销售员做特殊返利申请．

2.销售员做的返利申请，要经过营销公司经营部经理的签名．

3.如果经营部经理不同意，由销售员和客户协商．

4.返利申请由营销公司经理签名才可以执行．

5.如果营销公司经理不同意，返利申请被驳回，由销售员与客户协商．

流程编码：

流程名：

特殊的返利流程

（二）

流程说明：

备注

1.财务经理审批．

2.如果审批没有通过，销售员和客户协商．

3.特殊返利和按回款期返利和回扣返利一样，有三种情况．扣货款是指将返利和客户的应收帐款抵扣．

4.返现金指将返利现金给客户．

5.票面返利指将返利作为下一张订单上的折扣，在发票上体现出来．

流程编码：

SD34

流程名：

定价流程

（一）

流程说明：

本流程包括轻工公司所有产品价格的变动，和新产品价格的确定．

备注

1.营销公司根据市场情况，提出定价方案．包括产品的市场分析，竞争对手的分析，价格变动的幅度，价格变动带来市场占有率的变化，价格变动的长期目标，竞争对手可能的反应，客户可能的反应等等．

2.财务和其他业务部门会协助营销公司对方案进行成本和利润的分析．

3.市场部将定价方案和财务/业务部门的成本/利润分析一起上交公司决策层，由决策层做审批．

流程编码：

流程名：

定价流程

（二）

流程说明：

备注

4.公司决策层将批准的定价方案通知相关的业务部门．

5.营销公司将通知下达各销售员后，销售员通知客户，并和客户处理相关事宜．

6.营销公司将通知下达销售助理．

7.销售助理在ＳＡＰ系统中做更新价目表的操作．