会计档案管理规范Word格式.docx

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实行会计电算化单位存贮在磁性介质的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。

（六）会计账簿打印时应注意的事项：

1、现金日记账和银行存款日记账，应每天登记并打印，对于每天发生业务较少的，可按旬打印，月底按顺序装订成册。

2、相关会计人员负责分管明细账及总账的打印。

每半年打印一次全套账簿，明细账可满页打印；

每年年末打印全部正式账簿，明细账页应按科目分页打印输出；

辅助帐页或查询帐页日常可根据需要随时打印。

3、不得从查询模块打印正式帐页，正式账簿不能有“查询”字样。

4、计算机打印出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并由操作人员在打印输出的页面的签字或盖章注明，由财务经理签字或盖章认可。

5、科目汇总表每月末打印一次，并同该月记账凭证一起装订。

以上档案的保管均要求存放于集团公司档案室，并且是书面纸质形式存档。

前三类电子形式的归档工作由集团信息中心完成。

第四类电子形式的归档工作由各分子公司指定人员完成。

二、会计档案的装订

（一）会计档案的整理立卷

会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。

会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即：

分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。

1、分类标准统一。

一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他。

在归档时需分类清楚，前后分类方法要一致，不得随意变动。

2、档案形成统一。

案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。

3、管理要求统一。

建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录；

会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。

4、按税法的要求贴印花税。

（二）会计档案的装订

会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。

1、会计凭证的装订。

一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。

会计凭证装订前的准备工作：

（1）分类整理，按顺序排列，检查日期、编号是否齐全；

凭证上的附件栏是否正确填写；

（2）按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数；

或者按生产、采购、销售、综合等业务模块进行归集并确定装订成册的本数；

（3）摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；

（4）整理检查凭证顺序号，严格审查，确保无错、无漏、无串号。

如有颠倒要重新排序，发现缺号要查明原因。

再检查附件有否漏缺，领料单、出入库单、工资表、奖金发放单是否随付齐全；

不易同记账凭证一起装订的保管的原始凭证，可以单独装订保管，但应在原记账凭证上加以说明，以备查阅。

（5）记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。

会计凭证装订时的要求：

（1）用“三针引线法”装订，装订凭证应使用棉线。

一律左侧装订，在左上角部位打上三个针眼，实行三眼一线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；

（2）凭证外面要加封面，封面纸应用质量好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证。

（3）装订凭证厚度一般在1.5厘米到3厘米之间,做到装订整齐、完整、牢固、便于查阅。

会计凭证装订后的注意事项：

（1）会计凭证的封面及封底应按统一方式填写，一般应写明**年**月、本月第**册、本月共**册、凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章并加盖单位公章。

（2）在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。

会计凭证每册一号，一年内连续编一个流水号，按年度统一编号。

2、会计账簿的装订。

各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。

总账、银行日记账、现金日记账、各类明细账需分开装订。

基本要求是：

（1）账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；

然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。

（2）活页账簿装订要求。

（如：

备查账簿）

第一、保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹,用质量好的牛皮纸做封面、封底、装订成册。

每本以200-300页为宜，不宜过厚，不便于日后翻阅。

第二、多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。

第三、在本账的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章并加盖单位公章。

（3）账簿装订后的其他要求。

第一、会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。

第二、会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。

第三、封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账，并加盖单位公章。

第四、会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；

总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。

3、会计报表的装订。

会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。

三级及以下公司可按年度装订成册。

第一、会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺的装订；

第二、会计报表装订顺序为：

会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底；

第三、会计报表在封面上应注明单位名称、报表的名称、加盖单位公章。

第四、按保管期限编制卷号。

4、其他相关资料的装订

（1）存货账龄分析表、产品销售费用计算表，应于每月末打印输出，月底按顺序装订成册，业务量少的可按年装订成册。

（2）银行存款余额调节表及银行对账单，应于每年末按顺序装订成册。

三、会计档案的保管

《会计档案管理办法》规定：

“当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年，期满之后原则上应由财务会计部门编制清册移交本单位的档案部门保管。

”根据上述规定，会计档案的保管要求主要有：

1、会计档案的移交手续。

在各分子公司的档案没有交到集团档案室之前，各公

司应当指定专人进行保管，但出纳人员不得兼任档案管理。

会计部门在将会计档案移交本公司档案管理人员时，应按下列程序进行：

（1）移交会计档案公司，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管的期限、已保管期限等内容。

（2）交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由公司指派人员负责监交

（3）交接完毕后，交接双方和监交人员要在移交清册上签名或盖章。

并应在移交清册上：

注明单位名称、交接日期、交接双方和监交人员的职务、姓名以及需要说明的问题等。

（4）移交清册一般应当填制一式三份，交接双方各持一份，单位存档一份。

会计档案移交清册

移交档案公司：

会计档案名称

案卷号

册数

起止年度

档案编号

应保管期限

已保管期限

移交人：

接交人：

监交人：

2、会计档案的保管要求。

（1）会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易然品堆放地，周围应备有适应的防火器材；

（2）采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞；

（3）会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀。

（4）会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿。

（5）设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密。

（6）会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

3、会计档案的借阅

（1）会计档案为本公司提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经上级主管单或单位领导、会计主管人员批准。

（2）外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经集团会计部或财务副总批准后，方可办理借阅手续；

公司内部人员借阅会计档案时，应经财务总监（经理、财务负责人）批准后，办理借阅手续。

借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。

（3）借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记，拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经集团会计部或财务副总批准后方能携带外出或复制原件）。

（4）借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。

4、会计档案的保管期限。

各种会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性和

定期性两类。

凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。

定期保管期限分别为3年、5年、10年、15年、20年和25年6种。

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，如：

2006年度终了日为12月31日，保管期限按2007年元月1日开始计算。

各类会计档案的保管期限如下：

（1）月度、季度财务报告保管3年；

（2）银行对账单、银行存款余额调节表和固定资产卡片保管5年；

（3）各种会计凭证、账簿以及会计移交清册保管15年；

（4）现金和银行存款日记帐保管25年；

（5）年度财务报告、会计档案保管清册和销毁清册永久性保管；

（6）主要的财务文件、合同、协议永久性保管；

为了全面反映会计档案情况，立档部门应设置“会计档案备查表”及时记载会计档案的保存数、借阅数和归档数，做到不出差错

会计档案备查表

单位盖章：

档案分类

总计数

凭证档案

账簿档案

会计报表档案

其他会计资料档案

本数

年初数

本年增加数

本年减少数

本年年终数

借阅档案情况

复制档案情况

自用

外调

归还档案情况

单位负责人：

填表人：

三、会计档案的销毁

1、保管期满的会计档案，需要销毁时由档案机构提出销毁意见，会同财务、会计部门共同鉴定、严格审查，编制会计档案销毁清册。

列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

2、集团内所有分子公司包括集团总部的会计档案的销毁必须经集团财务副总和总经理共同签署意见，获得批准后予以销毁。

3、会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明，由档案部门保管到结清债权债务时为止；

正在项目建设期间的在建项目，其保管期满的会计档案不得销毁。

4、销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；

各单位销毁会计档案时应由档案部门和财会部门、集团会计部和审计部，共同派员监销；

会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本公司领导，一份归入档案备查。

集团会计部和审计部应将销毁情况上报财务副总和总经理。

会计档案销毁审批表和会计档案销毁清册的格式如下：

会计档案销毁审批表

销毁会计档案意见

账簿卷（册）数

凭证卷（册）数

备注

档案机构负责人（签字）

年月日

会计机构负责人（签字）

集团财务副总（签字）

集团总经理（签字）

会计档案销毁清册

档案名称

起至日期

保管期限

已保管年数

销毁原因

销毁方法

档案机构负责人：

会计机构负责人：

监销人：

保管人：

本规范自颁布之日起执行，由集团公司财务副总负责解释和修订。

二零一零年一月