文件和资料管理办法doc.docx
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文件和资料管理办法doc
（本部使用，不得外传）
中国水电建设集团十五工程局有限公司
亭口水库工程项目部文件
文件和资料管理办法
2010年6月5日发布2005年6月10日实施
陕西省水电工程局（集团）有限责任公司
引红济石项目经理部
文件名称
质量（2005）003文件和资料管理办法
编写
徐萍
审核
李渊
批准
强东会
版次
1
修改次
0
发布日期
2005年6月5日
实施日期
2005年6月10日
1、目的------------------------------------------------------------3
2、范围-------------------------------------------------------------3
3、依据-------------------------------------------------------------3
4、职责-------------------------------------------------------------3
5、术语/定义--------------------------------------------------------3
6、工作程序-------------------------------------------------------3
7、文件和资料的更改、换版和作废--------------------------7
8、记录--------------------------------------------------------------8
1、目的
为了对与质量体系及工程质量有关的文件和资料进行控制，确保质量管理体系运行，在引红济石调水工程的施工过程中使用文件和资料的有效版本，特定本办法。
2、范围
本办法适用于引红济石调水工程项目经理部质量体系及工程施工过程中所有文件和资料的管理与控制。
3、依据
本办法依据Q/SPB—CX—01—2001《文件控制程序》、Q/SPB—SC—2001《质量手册》和本部《质量计划》。
4.术语/定义
本办法采用GB/T19000-2000标准中相关的术语/定义
5、职责
5.1、总工负责本办法的保持与改进；
5.2、质安部负责本工程质量体系文件的控制和管理，工程技术部负责技术文件和资料的控制和管理；
5.3、综合办公室负责本办法的协作实施。
6、工作程序
文件和资料控制过程如图所示
6.1、文件和资料的分类
6.1.1、质量体系文件
质量计划及支持性文件、质量记录、质量管理细则、有关规定/制度/办法
6.1.2、技术文件和资料
a）内部文件：
施工组织设计、技术方案、作业指导书等；
b）外来文件：
设计单位/顾客提供的设计图纸及设计变更文件，业主/监理的文件，质检文件，技术标准，技术会议纪要及竣工验收文件、合同技术条款及其变更的文件。
6.2文件编制、审核及批准发放
6.2.1质量体系文件和资料的编制、审核及批准
a）质量计划及支持性文件由质安部负责组织编制，总工审核，并确定发放范围，填写《文件发放范围审批表》，并由经理批准。
b）有关规定、制度、办法由经理部相关部门负责编写、审核并确定发放范围，填写《文件发放范围审批表》，并由经理批准。
c）质量记录、管理细则由质安部编制，质安部部长审核，并确定发放范围，填写《文件发放范围审批表》，由总工批准。
d）国家或行业技术标准/规范/规程，由质安部登记，部门领导审核适用性和确定发放范围，填写《文件发放范围审批表》，总工批准。
6.2.2技术性文件和资料的编制、审核、批准
a）施工组织设计、技术方案、作业指导书由工程技术部组织编制，部门领导审核，填写《文件发放范围审批表》，由总工批准。
b）业主、监理提供的图纸、文件由工程技术部收文、登记、部门领导批阅后，确定发放范围，填写《文件发放范围审批表》，经总工批准。
6.3文件和资料的编号
3.1文件资料共分三类：
质量、技术、规范及标准；
3.2质量、规范及标准文件由质安部编号并发放，技术文件由工程技术部编号并发放。
6.4文件的标识
6.4.1文件由发放人标识
6.4.2在文件的封皮上打印或加盖标识图章
6.4.3文件标识如下：
受控状态
发放号
XXX
持件人
XXX
说明：
受控状态一栏中注明受控或非受控
6.5文件和资料的发放、保存、归档
6.5.1质安部对本部的质量体系文件和资料、对该项目所适用的国家和行业技术标准、规范、规程进行统一编号、标识、编制《文件发放记录》，按照批准的发放范围进行发放，并将一份原件保存、归档。
6.5.2工程技术部对技术文件和资料统一编号、标识、编制《文件发放记录》，按照批准的发放范围进行发放，并将一份原件保存、归档。
6.6文件和资料的使用控制
6.6.1质安部编制《质量体系受控文件清单》，工程技术部编制《技术性受控文件清单》
6.6.2受控文件和资料的所有持件人都必须妥善保管所使用的文件和资料，任何人都不得以任何理由私自复制和对外提供。
如持件人调离或文件需要修改时须交还质安部/工程技术部，由文件管理人员作收回记录。
6.6.3在本部质量体系运行范围内，不得使用文件的复印件的文件，一经发现立即由文件管理人员收回并销毁。
6.6.4当文件使用人的文件资料破损或丢失时，经部门领导确认后，到相关部室办理更换手续，并交回破损文件，换发新的文件。
6.6.5当文件使用人将文件丢失后，应到相关部门办理重新补发手续，原发放编号作废，并进行记录。
6.6.7质安部要及时更改该项目适用的国家和行业标准、规程、规范保证使用最新的有效版本（发有效版本、收失效版本）。
6.6.8当业主提供的图纸、资料份数不够使用时，由工程技术部复制，复制需经总工批准，并做好记录。
7、文件和资料的更改，换版与作废
7.1、当文件需要更改时，由文件的编制部门填写《文件更改申请单》，说明原因，经审批人审批，形成《文件更改记录》，发给所有持件人，并在《受控文件清单》上标明更改记录序号。
7.2、更改方式
文件的持件人按《文件更改通知单》的要求，对文件进行修改，并将《文件更改通知单》附在文件后面。
7.3、文件的换版与作废
文件经多次更改或需要进行大幅度修改时应进行换版，新的版本的编写、审批、发放按本办法6.2条款执行；对作废的文件和资料由质安部/工程技术部按文件的发放记录收回，同时加盖作废印章，经总工批准后集中销毁，需保留的作废文件应加盖“作废”和“保留”资料印章。
8、记录
本办法形成下列记录，样表附后。
附表一收文记录
附表二受控文件发放范围审批表
附表三受控文件发放记录
附表四受控文件清单
附表五文件借阅登记表
附表六文件发放登记表
附表七文件更改申请审批表
附表八文件更改通知单
附表九文件更改记录
附表十文件归档登记
附表一
收文记录
序号
日期
收文编号
文件名称
份数
发文单位
收文人
备注
附表二
受控文件发放范围审批表
编号：
文件名称
文件编号
版次
修改次
序号
拟发放单位或个人
份数
备注
批准人：
年月日编制人：
年月日
附表三
受控文件发放记录表
编号：
文件名称
编码/编号
发放依据
发放编号
领用人
份数
签名
领用日期
备注
审查人：
发放人：
附表四
受控文件清单
文件
编号
文件名称
印刷
份数
发放
份数
发放
时间
版次
修订
状态
备注
审核人：
制表人：
年月日
附表五
文件借阅登记表
文件编号
文件名称
借阅份数
限归还日期
借阅人
批准人
借阅时间
归还日期
备注
管理人：
第页
附表六
文件发放登记表
序号
时间
收文单位
文号
文件内容
签字
附表七
文件更改申请审批表
文件
编号
文件名称
更改理由
更改内容
备注
批准人：
审核人：
申请人：
年月日
附表八
文件更改通知单
通知单位/人员
更改文件
名称编号
更改的内容
更改的方法
备注
审核：
制表：
年月日
附表九
文件更改记录表
文件
编号
文件名称
更改内容
份数
领用人
领用时间
备注
批准人：
审核人：
申请人：
年月日
附表十
文件归档登记表
序号
文件内容
文号
页数
日期
备注
审核：
制表：
第页
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